B = biblioteket
29
Förvaltningsövergripande
Förvaring System Tidsfrist för eventuell gallring (förstöring)
Anmärkning
Anhörigblanketter, personal Papper UF, E, K, B Gallras vid
inaktualitet Anmälan av behandlingar av personuppgifter Digitalt UF Draftit Gallras vid
inaktualitet Anmälan om kränkande behandling,
trakasserier och diskriminering del 1, 2 och 3 Digitalt UF Evolution Bevaras Ansökan om tjänstgöring läsår XX Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Anteckningar från utvecklings- och
lönesamtal Papper UF, E, K, B Gallras vid
inaktualitet
Arbetsplatsträff protokoll Digitalt UF, E, EH, K, B Bevaras
Brandsynsprotokoll Papper UF, E, K, B Gallras vid
nästa syn
Diarieplan Digitalt UF Evolution Bevaras
Följesedlar vid beställning Papper UF, E, K, B Gallras 2 år
efter leverans
Garantibevis Papper UF, E, K, B Gallras vid
inaktualitet
Godkännande postöppning Papper UF, E, K, B Gallras vid
inaktualitet Individuella utvecklingsplaner, personal Papper UF, E, K, B Gallras vid
inaktualitet Informationsmaterial om förskola,
förskoleklass, skola, kulturskola Papper
Digitalt UF, E, K Gallras vid
inaktualitet
30
Internkontroll, arbetsmiljö, psykosocial
arbetsmiljö Papper
Digitalt UF, E, K, B Evolution Bevaras
Inventarielistor Digitalt UF, E, K, B Gallras vid
inaktualitet Korrespondens av tillfällig betydelse Papper
Digitalt UF, E, EH, K, B Gallras vid
inaktualitet
Kurs och konferensinbjudan Papper
Digitalt UF, E, EH, K, B Gallras vid
inaktualitet
Inkomna cirkulär Papper
Digitalt UF, E, EH, K, B Gallras vid
inaktualitet Inkomna meddelanden, kännedom m.m. Papper
Digitalt
UF, E, EH, K, B Gallras vid
inaktualitet
Inkomna nyhetsbrev mm Papper
Digitalt UF, E, EH, K, B Gallras vid
inaktualitet
Minnesanteckningar Papper
Digitalt UF, E, EH, K, B Gallras vid
inaktualitet Protokoll från rektorsgrupp och
ledningsgrupper Digitalt UF, E Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Protokoll från skyddsronder Papper UF, E, K, B Bevaras
Statistik uppgifter som lämnats till Statistiska
centralbyrån Digitalt E, K Gallras efter 1
år
Underrättelse från polisen Papper UF, E, K, B Gallras efter 2
år
Överklaganden Papper
Digitalt UF, E, K, B Evolution Bevaras
31
Central förvaltning
Förvaring System Tidsfrist för eventuell gallring (förstöring)
Anmärkning
Ansökan och beslut om att bedriva förskola,
pedagogisk omsorg och fritidshem Papper UF Bevaras
Ansökan och beslut om att fullgöra
skolplikten på annat sätt Papper UF Bevaras
Ansökan och beslut om busskort, särskilda
skäl och delad vårdnad Papper UF Gallras efter 2
år Anmälan och beslut om skolpliktens
upphörande p gr a varaktig utlandsvistelse Papper UF Bevaras
Arkivlista avslutade ärende Digitalt UF Evolution Bevaras
Barn- och utbildningsnämndens samverkans
protokoll Papper UF Bevaras
Beslut om utsedda beslutsattestanter Digital UF Evolution Bevaras
Fotokatalog Papper UF Bevaras
Föredragningslista och kallelse, AU Digitalt UF Evolution Gallras efter 2 år
Om de fungerar som register till protokollen bör de bevaras.
Föredragningslista och kallelse, Barn- och
utbildningsnämnden Digitalt UF Evolution Gallras efter 2
år Om de fungerar som register till protokollen bör de bevaras.
Förteckning över barn/elever som är skrivna i kommunen men går i förskola/skolan i annan kommun
Digitalt UF Bevaras Läsårsvis.
Förteckning över barn/elever från annan kommun som går i förskola/skolan i Borgholms kommun
Digitalt UF Bevaras Läsårsvis.
32
Interkommunal ersättning,
överenskommelser Papper
Digitalt UF Evolution Bevaras
Kallelse inklusive kopior på handlingar, AU Digitalt UF Evolution Gallras efter 2 år
Kallelse inklusive kopior på handlingar, Barn-
och utbildningsnämnden Digitalt UF Evolution Gallras efter 2
år
Läsårsdata Digitalt UF Evolution Bevaras
Postlista Digitalt UF Bevaras
Protokoll, AU Papper
Digitalt
UF Evolution Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Protokoll, Barn- och utbildningsnämnden Papper
Digitalt UF Evolution Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Protokoll, MBL och UF Losam Papper
Digitalt UF Evolution Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Rapport anmälda delegationsbeslut Papper
Digitalt UF Evolution Bevaras
Reseräkningar för traktamente/arvode/resor
förtroendevalda Papper UF Gallras efter 1
år
Sekretessförbindelse ledamöter Papper UF Bevaras
Semesterlistor Digital UF Gallras vid
inaktualitet
Stadsbidragsansökningar och rekvisitioner Digitalt UF Gallras efter 10
år
Timplan Digitalt UF Evolution Bevaras
Underlag för beräkning av arvode och
reseersättning för förtroendemän Papper UF Gallras efter 10
år
33
Ärendekort Papper
Digitalt UF Evolution Bevaras
34
Förskola och fritidshem
Förvaring System Tidsfrist för eventuell gallring (förstöring)
Anmärkning
Anhörigblanketter, barn Papper E Gallras vid
inaktualitet Inaktuellt = när ny blankett lämnas in.
Anmälan till sociala eller polis Papper E Bevaras
Ansökan och beslut om nedsättning eller
befrielse av avgift Papper UF Bevaras
Ansökningar om barnomsorg, om
barnomsorg kväll och helg, om barnomsorg särskilda skäl
Papper
Digitalt E Procapita Gallras vid
inaktualitet Inaktuellt = barnet är placerat, placerat i kö, uppsagt eller ny ansökan inte gjord.
Avtal om barnomsorg i annan kommun Papper
Digitalt UF Evolution Gallras 2 år
efter avtalstidens slut
Fotografier, samlade för att belysa den egna
verksamheten Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Förteckning över barn i respektive förskola
och fritidshem Digitalt E Procapita Bevaras
Handlingar och beslut om avstängning från
förskole- eller fritidsverksamhet Papper
Digitalt E Evolution Bevaras
Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov, åtgärdsprogram eller handlingsplan
Papper Digitalt
E PMO Bevaras
Handlingsplaner och riskanalyser Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Inkomstuppgifter vårdnadshavare Papper
Digitalt E Procapita Gallras 5 år
efter inkomståret
35
Kölistor Digitalt E Procapita Gallras vid inaktualitet Närvaro- och frånvarouppgifter, förskola,
fritidshem Papper E Gallras efter 3
år
Olycksfall barn Papper E Bevaras Original i pärm hos förskolechef.
Kopia till skolhälsovården.
Kopia till administrativ chef.
Placeringserbjudanden, placeringsbekräftelse E Gallras vid
inaktualitet Inaktuellt = barnet är placerat.
Protokoll från föräldraråd Papper
Digitalt E Bevaras
Schema barn Papper
Digitalt E Procapita Gallras vid
inaktualitet
Samtycke till undantag från sekretess Papper E Gallras vid
inaktualitet Samtycken bör vara tids-begränsade och gallras tidigast efter elev slutat.
Tillbud barn Papper E Gallras vid
inaktualitet Original i pärm hos förskolechef.
Kopia till skolhälsovården.
Kopia till administrativ chef.
Uppsägning av plats i förskola eller fritidshem Papper
Digitalt E Procapita Gallras efter 2
år Verksamhetsplan, lokal arbetsplan, skriftliga
rutiner, målformulering Digitalt E Gallras vid
inaktualitet
36
Grundskola inklusive förskoleklass, grundsärskola Rutin
Handling Medium
Papper och/eller digitalt
Förvaring System Tidsfrist för eventuell gallring (förstöring)
Anmärkning
Anhörigblanketter, elever Papper E Gallras vid
inaktualitet Anmälan om inflyttning, utflyttning, byte
av skola inom Borgholms kommun samt byte till skola utanför kommunen
Papper E Gallras vid
inaktualitet Vid inaktualitet = När registrerat i Procapita.
Anmälan om plats i förskoleklass Papper E Gallras vid
inakyualitet Vid inaktualitet = När registrerat i Procapita.
Ansökan och beslut om
modersmålsundervisning Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Vid inaktualitet = När eleven slutar skolan.
Anmälan och beslut om svenska som
andraspråk Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet
Anpassningar Digitalt E Edwise Bevaras
Ansökan och beslut om studiehandledning
på modersmål Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Ansökan och beslut om
tidigarelagd/senarelagd skolplikt Papper E Elevakt Bevaras
Ansökan och beslut om uppflyttning till
högre årskurs Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet
Ansökan om förlängt barnbidrag Papper E Gallras vid
inaktualitet
Ansökan och beslut om ett tionde skolår Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet
Beslut om att inte flytta upp elev Papper E Elevakt Bevaras
37
Beslut gällande upphörande av
undervisning i svenska som andraspråk Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Beslut om anpassad studiegång Papper
Digitalt E Elevakt
PMO Bevaras
Beslut om att avsluta åtgärdsprogram Papper
Digitalt E Elevakt
PMO Gallras vid
inaktualitet Vid inaktualitet = När eleven avslutat sin skolgång.
Beslut om att inte utarbeta
åtgärdsprogram Papper
Digitalt E Elevakt
PMO Gallras vid
inaktualitet Vid inaktualitet = När eleven avslutat sin skolgång.
Beslut om klassplacering av nyanländ elev Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Vid inaktualitet = När eleven avslutat sin skolgång.
Beslut om mottagande i grundsärskolan Papper Digitalt
UF Elevakt Bevaras
Beslut om placering i särskild
undervisningsgrupp Papper
Digitalt E Elevakt
PMO Bevaras
Beslut om språkvalsbyte Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Vid inaktualitet = När eleven avslutat sin skolgång.
Beslutsunderlag efter åk 9 vid betyg F Papper E Bevaras Per klass tillsammans med
betygskatalog.
Betygskataloger Papper E Bevaras
Busskortsförteckning Papper E Gallras vid
inaktualitet Gallras vid läsårsslut.
Busskortsförändringar – blankett Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Gallras digitalt så fort de skickats till KLT. Pappret gallras vid läsårsslut, när
redovisningen till KLT är inskickad.
Dokumentation av gjorda stödinsatser Papper
Digitalt E, UF Elevakt
PMO Bevaras
Dokumentation från utvecklingssamtal Papper E Gallras vid
inaktualitet Senast vid avslutad skolgång.
38
Elevlösningar på diagnostiska prov,
skriftliga testet, prov (ej nationella prov) Papper
Digitalt E Lämnas till
eleven eller gallras vid läsårets slut Fotografier, samlade för att belysa den
egna verksamheten Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Fördjupad läs- och skrivutredningar Papper
Digitalt E Elevakt
PMO Bevaras
Handlingar och beslut om disciplinära åtgärder (utvisning, kvarsittning, tillfällig omplacering, tillfällig placering vid annan skola och omhändertagande av föremål)
Papper E Elevakt Bevaras Obligatoriskt enligt skollagen
kapitel 5 24§.
Handlingar och beslut rörande barn med särskilda behov, åtgärdsprogram eller handlingsplan
Papper
Digitalt E, UF Elevakt
PMO Bevaras
Handlingar rörande friluftsdagar och utflykter
Papper Digitalt
E Gallras vid
inaktualitet Handlingar rörande konserter, konsert- och
teaterbesök eller andra kulturella aktiviteter
Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Handlingar rörande studieresor, skolresor
och lägerskolor Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Handlingar till grund för betygssättning Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Vid termins-/läsårsslut Handlingsplaner och riskanalyser Papper
Digitalt
E Gallras vid
inaktualitet
Individuella utvecklingsplaner (år 1-5) Digitalt E Edwise Bevaras Obligatoriskt enligt skollagen kapitel 10 13§, 11 16§, 12 13§, 13 13§, 16 25§, 17 7§.
Inskrivningsblankett Lotsen Papper E Gallras vid
inaktualitet Vid inaktualitet = När registrerat i Procapita.
39
Intyg om anpassad studiegång Papper E Elevakt Bevaras med
betygskatalog Intyget ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg, och bifogas detta.
Kemikalieförteckning Papper E Gallras vid
inaktualitet
Klasslistor Digitalt E Procapita Bevaras
Kontrakt för lån av bärbar dator Papper UF Gallras vid
inaktualitet
Ledighetsansökan från elev Papper E Gallras vid
inaktualitet Gallras dock tidigast vid läsårets slut.
Lektionsplanering Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet
Likabehandlingsplaner Digitalt E Gallras vid
inaktualitet
Lånepåminnelse från biblioteket Papper E Gallras vid
inaktualitet
Lärarschema Digitalt E Skola 24 Gallras efter 3 år
Matematikutredningar utförda av specialpedagog Nationella prov. Elevlösningar i andra
ämnen än svenska och svenska som andraspråk.
Papper E Gallras efter 5 år
Nationella prov. Elevlösningar i svenska
och svenska som andraspråk. Digitalt E Bevaras
Nationella prov. Sammanställning över
resultat. Digitalt E Procapita Bevaras
Närvaro- och frånvarouppgifter, elever Digitalt E Edwise Gallras vid
inaktualitet
40
Olycksfall elever Papper E Bevaras Original i pärm hos förskolechef.
Kopia till skolhälsovården.
Kopia till administrativ chef.
Protokoll från arbetslagskonferenser Digitalt E Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Protokoll från elevvårdskonferenser Digital E Elevakt Bevaras Sekretess möjlig enligt
offentlighets- och
sekretesslagen kapitel 23 2§.
Gäller ej minnesanteckningar.
Protokoll från klasskonferenser Digitalt E Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Protokoll från klassråd Digitalt E Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Protokoll från lokala samverkansgrupper,
föräldraråd eller elevråd Papper
Digitalt E Bevaras Gäller ej minnesanteckningar.
Rutinkorrespondens och andra handlingar med innehåll av kortare betydelse, t ex tillfällig befrielse från gymnastik
Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Sammanställning av screening utförda av
specialpedagog Papper E Gallras vid
inaktualitet Sammanställning över resultat från prov (ej
nationella prov) Papper
Digitalt E Gallras vid
inaktualitet Då betyg är satt och då tiden för omprövning av betyget löpt ut.
Samtycken till publicering på Internet och i
tryckta medier (fotografier) Papper E Gallras vid
inaktualitet Samtycken bör vara tids-begränsade och gallras tidigast efter elev slutat.
Samtycke till undantag från sekretess Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Samtycken bör vara tids-begränsade och gallras tidigast efter elev slutat.
Schema, slutgiltigt för varje läsår och
skolenhet Digitalt E Skola24 Gallras vid
inaktualitet
Skriftliga omdömen Digitalt E Edwise Bevaras Obligatoriskt enligt skollagen
kapitel 10 13§, 11 16§, 12 13§,
41
13 13§, 16 25§, 17 7§.
Språkval Papper E Gallras vid
inaktualitet Gallras när valet är registrerat i Procapita.
Tillbud elever Papper E Gallras vid
inaktualitet Original i pärm hos förskolechef.
Kopia till skolhälsovården.
Kopia till administrativ chef.
Verksamhetsplan, lokal arbetsplan,
skriftliga rutiner, målformulering Digitalt E Gallras vid
inaktualitet
Utredning kring hög frånvaro Papper E Elevakt Bevaras
Utredning och medgivande om mottagning
i grundsärskolan Papper UF Elevakt Bevaras
Utredning som kan leda till avstängning av
elev Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Obligatorisk enligt skollagen kapitel 5 24§.
Sekretess möjlig enligt offentlighets- och
sekretesslagen kapitel 23 2§.
Utredning som kan leda till skriftlig varning Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Obligatorisk enligt skollagen kapitel 5 11§.
Åtgärdsprogram Papper E Elevakt Bevaras Sekretess möjlig enligt
offentlighets- och
sekretesslagen kapitel 23 2§.
Överlämningsdokument från förskola till förskoleklass
Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet
Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång i förskoleklass.
Överlämningsdokument från årskurs 5 till
årskurs 6 Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Gallras efter att eleven avslutat sin skolgång.
Överlämningsdokument för nyanlända
elever Papper E Elevakt Gallras vid
inaktualitet Gallras efter att eleven avsluta sin skolgång.
42
Kulturskolan
Förvaring System Tidsfrist för eventuell gallring (förstöring)
Anmärkning
Anmälan till musikskola Papper
Digitalt K Procapita Gallras efter 3 år
Antagning av elever till musikskolan Papper
Digitalt K Bevaras
Avgiftsbefrielse i vissa fall Papper
Digitalt K Bevaras
Avstängning från plats i musikskolan p.g.a.
ej betalda avgifter Papper
Digitalt K Bevaras
Elevförteckning Digitalt K Bevaras
Elevkort Papper
Digitalt K Bevaras Uppgifter om inskrivningstermin,
skola och instrument.
Handlingsplaner och riskanalyser Papper
Digitalt K Gallras vid
inaktualitet Informationsmaterial kring kursutbud Papper
Digitalt K Bevaras
Inventarieförteckning instrument Papper Digitalt
K Bevaras
Kölista Papper
Digitalt K Procapita Gallras vid
inaktualitet Gallras när eleven fått plats.
Listor obetalda avgifter Papper
Digitalt K Gallras vid
inaktualitet Låneförbindelse instrument Papper
Digitalt K Gallras efter 3 år
Närvarolista elev Papper
Digitalt K Gallras efter 3 år Under förutsättning att
bearbetning, kontroll,
43
redovisning och revision är slutförd.
Olycksfall elever Papper
Digitalt K Bevaras Original i pärm hos
kulturskole-chef.
Kopia till skolhälsovården.
Kopia till administrativ chef.
Program för uppspelningar och konserter Papper
Digitalt K Bevaras
Schema, slutgiltigt Papper
Digitalt K Bevaras Ett ex. med uppgift om lärare,
tider och instrument bör bevaras.
Tillbud elever Papper
Digitalt K Bevaras
44
Elevhälsan Rutin
Handling Medium
Papper och/eller digitalt
Förvaring System Tidsfrist för eventuell gallring (förstöring)
Anmärkning
Pedagogiska utredningar och bedömning Papper
Digitalt UF Elevakt
PMO Bevaras
Social utredning och bedömning Papper
Digitalt UF Elevakt
PMO Bevaras
Psykologiska utredningar och bedömningar Papper
Digitalt UF Elevakt
PMO Bevaras
Skolpsykologjournal med underlag Papper
Digitalt UF Elevakt
PMO Bevaras
Tester och utredningar av skolpsykolog Digitalt UF PMO Bevaras
Uppdragsblankett till elevhälsan Papper UF Elevakt Bevaras
45
Bibliotek
Förvaring System Tidsfrist för eventuell gallring (förstöring)
Anmärkning
Adresskort för hemsändning av talböcker
(bibliotekets egenproducerade) Papper B Gallras vid
inaktualitet Gallras när låntagaren säger upp tjänsten
Anmälningslistor Digitalt B Gallras vid
inaktualitet Gallras när evenemanget är genomfört.
Beställningar: fjärrlån, interna beställningar
och inköpsförslag Digitalt B Book-It Gallras vid
inaktualitet Gallras när lånet är återlämnat.
Bibliotekets rutindokument (innehåller inga personuppgifter men dokumenterar hur vi arbetar med personuppgifter på biblioteket)
Papper B Bevaras Uppdateras löpande.
Biblioteksplan Papper
Digitalt B Evolution Bevaras
Bildarkiv Digitalt B Särskild
databas Bevaras Raderar bilder på begäran.
Datorbokning Digitalt B FRI Gallra vid
inaktualitet Gallras vid dagens slut.
Hemsidans besökares IP-nummer Digitalt B Google
analytics Bevaras För att kunna följa statistik på bibliotekets hemsida sparas besökarnas IP-nummer.
Klasslistor Papper
Digitalt B Gallras vid
inaktualitet Gallras vid läsårets slut.
Lista på deltagande barn i Sagoklubbar Papper B Gallras vid
inaktualitet Gallras vid läsårets slut.
Lista på förskolebarns lån (böcker som lånas
av barn på institutionskort) Papper B Gallras vid
inaktualitet Gallras vid läsårets slut.
Pressklipp med lokal anknytning Papper B Bevaras
46
Register över låntagare Digitalt B Book-It Gallras 3 år efter inaktivitet
Register av lån per person Digitalt B Book-It Gallras vid
inaktualitet Gallras när lånet är återlämnat.
Räkningsunderlag Papper B Gallras vid
inaktualitet Gallras när räkningen är betald alt skickad till inkasso
Vinnartalonger från tävlingar/lotterier,
programverksamhet Papper B Gallras vid
inaktualitet Gallras vid terminsslut.
47
Marie-Louise Johansson, 0485-880 18 marie-louise.johansson@borgholm.se
Arkivreglemente
Sida
1(10)
Datum
2017-10-27
Diarienummer
2017/221-003