Ein del av terrenget, men ikkje på kartet: Om leiinga av arbeidsprosessane

I strid med forteljingane om det fleksible og ”ustyrlege” informasjonsarbeidet, blir det av dei 27 informasjonssjefane som er intervjua, poengtert at arbeidet er svært ”planmessig.” Dette kan henge saman med ei interesse for å framstille informasjonsavdelinga som godt organisert, strukturert og sett opp på ein måte som at dei arbeider mot felles mål. At det eksisterer rutinar er i seg sjølv ikkje overraskande. Også observasjonsstudien viste at informasjonssjefane styrte avdelingane på ein ”planmessig” måte, og dei forsøkte å drive gjennom oppgåver på tross av ad hoc problemstillingar, spørsmål frå media og oppgåver som plutseleg kom på pulten. Informasjonssjefen ved Småbysjukehuset har trass i rolla som ekspert og dag-til-dag rådgjevar for direktøren i mediehandtering, også ein strukturert (produksjons)plan for avdelinga. Ved Storbysjukehuset er dette ytterlegare formalisert. Her har til dømes informasjonssjefen ei liste over konkrete og spesifiserte gjeremål, der ansvarsfordelinga for oppgåvene i avdelinga er klar. Avdelinga har eit arbeidsdokument med oppgåver knytt til person som ligg tilgjengeleg for alle medarbeidarane på ei felles mappe på serveren. Ein del av desse spesifiserte oppgåvene har også kvantitetsmål knytt til seg (t.d. tal nyheitsbrev som skal ut,

tilfredsheitsundersøkingar som skal gjennomførast og tal kontaktar med fagmiljø). Gjennomføringa av desse oppgåvene er noko som avdelingane blir målte på når avdelinga blir evaluert. Oppsummert er oppgåvene som informasjonsavdelinga skal løyse klart definerte, sjølv om informantane opplever stor grad av variasjon i oppgåver så lenge desse oppgåvene blir utført tilfredsstillande.

Informasjonsarbeidarane har som vist fastlagte og pålagte oppgåver som dei skal utføre. Dei opplever også stor grad av oppgåveautonomi. Dette kan synast som eit paradoks. Ser ein nærare på dette er det ei lang rekkje funksjonar som blir forsøkt pressa inn i løpet av ein arbeidsdag. Tempoet og kronologien arbeidet blir også i stor grad styrt av forhold på utsida av avdelinga. Desse forholda handlar i hovudsak om pågang frå media, slik intervjuutdraget under illustrerer. Sitatet er henta frå eit side- case, og stør såleis godt opp under inntrykket frå observasjonsstudien.

Det er jo det som er så fascinerende, da. Du vet ikke hva du får i løpet av en dag. Det kan være helt stille og det kan koke og du ikke får gjort noe av det du har planlagt. Men på en vanlig stille dag så har vi jo for eksempel ansvar for alt av nettpublisering. Det er det jeg har brukt disse to rolige ukene på, det er å sitte og oppdatere nettsidene og fjerne åpenbare feile ting. Og det er jo i utgangspunktet en hel stilling det, viss man vil. Og det er både intranett og internett. Så det er på en måte min definerte oppgave når det ikke skjer noe annet (Intervju med informasjonsarbeidar, helse Sør-Øst).

Sitatet viser at pågang frå media styrer arbeidsdagen. Sitatet viser også eit anna forhold, nemleg at den organisatoriske rytmen er definerande for arbeidet. Observasjonsdata både i Storby- og Småbysjukehuset er sterkt prega av dette. ”Stille” periodar fører til rom for anna type arbeid enn det vanlege dag-til-dag orienterte. I materialet er det ei rekkje andre døme på tilsvarande. Arbeidet i informasjonsavdelinga til Småbysjukehuset var til dømes svært strukturert i forhold til eit styremøte som skulle vere i helseføretaket veka etterpå. Eit anna tidsmessige strukturerande trekk er deadline knytt til publikasjonar som informasjonsavdelingane gir ut. Den organisatoriske rytmen spelar også ei rolle i mindre skala. Observasjonsstudien viste mellom anna tydeleg at informasjonsavdelinga kunne gå

frå å arbeide ”stille” med rutineoppgåver til at noko (ei sak, eit medieoppslag eller liknande) eksploderer eller at ”det kokar”, som ein informasjonsarbeidar seier i intervjuet. Dette blir presentert som noko ”pirrande” og interesseskapande i arbeidskvardagen. Dette er ein fellesnemnar både for informasjonsavdelinga i Storby- og Småbysjukehuset.

I intervjua med informasjonssjefane kom det fram at det varierer i kva grad informasjonssjefane formelt er ein del av sjukehusleiinga. Nokre rapporterer direkte til administrerande direktør, medan andre er lenger nede i lina, noko analysane i kapittel seks sette lys på. Ingen av informasjonssjefane i dei to avdelingane eg hospiterte er formelt ein del av direktørstabane.84 Sjølv om dei ikkje formelt har denne rolla, brukte dei begge tid på å presisere at dei ”driv leiing” (slik informasjonssjefen i Småbysjukehuset formulerte det). Dei er ”ressursar” som litt pragmatisk blir styrt av administrerande direktør. I intervjuutdraget under går det fram korleis informasjonssjefen ved Småbysjukehuset framstiller eiga rolle som fleksibel og fri. I tillegg ser han på seg sjølv som ei ”vaktbikkje” overfor administrasjonen.

Intervjuar: Men du har snakka litt om at du må drive ledelse. Og at det er vanskelig. Kva legg du i det?

Informasjonssjef: Nei, det eg tenker på – og som eg har snakka litt med andre om – og poenget er jo at du har jo ikkje nokon mynde, sant, viss du forheld deg til linjene. Sant, eg har jo ikkje noko med det å gjere, men likevel så er eg involvert fordi eg må vere involvert. Og i veldig mange samanhengar så er det eg som skal forklare ting. Så det er jo ikkje ledelse i den forstand, men eg rådgir jo i veldig stor grad, i forhold til kva vi meiner at andre leiarar bør meine. Og det blir jo ein form for ledelse. Og så er det jo sånn at eg ligg på ein måte i systemet under administrerande direktør. Så eg er ikkje ein del av stabane, eller klinikkane. Eg er ein del av ein ressurs som han styrer. Og han kan jo fort delegere oppgåver til meg. Og det er eg veldig ryddig på sjølv. No har eg også diskutert det med han N.N [klinikkdirektør]: ”Den krangelen treng ikkje eg og deg å ta” seier eg, ”den får du og N.N ta, men det er viktig for meg no å berre prøve å lande dette.”

84

”Stab” og ”klinikk” er sentrale einingar i måten sjukehusa er organiserte på, jf. kapittel seks. Her representerer stabane støttefunksjonar som det ikkje er rasjonelt å byggje inn i alle klinikkane. Oppgåvene til stabseiningane er til dømes planlegging, rapportering, rådgjeving og sakshandsaming. Informasjon er ofte også ein stabseining.

Mange begynner jo å krangle med meg, eller diskutere med meg om ting som dei burde tatt med folk som enten er over- eller underordna formelt sett, sant. Så det er eg veldig klar på, eg gir råd, det er det. Men du føler jo at du må passe på! Du gjer jo det. Sant, du blir ein sånn påpassar. Fordi at du har sett det at – sånn som no [pågåande sak i media] la oss sei da – at det skulle dukke opp en tilsvarande ting då om nokken månader, klart da ligge dette her, og da vil du jo ta ein ekstra ... for å sjekke at dette ikkje blir. Sant, at du ikkje får det same trøkket igjen. Så da tar du kanskje den sjekken opp mot direktøren, for sikkerheits skyld. Så du blandar deg jo inn, men det trur eg er heilt avgjerande. (Jan, informasjonssjef, Småbysjukehuset).

Dette sitatet samanfattar på ein god måte rolla eg oppfattar at informasjonssjefen i Småbysjukehuset har. Observasjonane som vart gjort i denne informasjonsavdelinga stadfestar dette. Med dette siktar eg til den uformaliserte, men likevel sentrale posisjonen informasjonssjefen har. Informasjonssjefen seier her at han verken er ein del av stabane eller klinikkane, men er ein ”fleksibel ressurs.” Sitatet seier noko om relasjonane som informasjonssjefen inngår i. Han nemner til dømes at mange ”kranglar” med han. Kranglane er både med medisinsk personell og personar i omgjevnadene til sjukehuset (politikarar, kommunetilsette, journalistar). Dette er ei tydeleggjering av bufferrolla han har overfor sjukehusdirektøren. Tilsette som er usamde i prioriteringar tek gjerne direkte kontakt med informasjonssjefen og kranglar med han, slik sitatet viser. Observasjonsperioden synte også at dette skjer reint fysisk på informasjonskontoret. Tilsette kjem innom og fortel kva dei meiner om korleis saker er framstilt i media. Utdraget frå intervjuet illustrerer også tendensen eg finn i heile materialet om informasjonssjefane: Dei har ei rolle i organisasjonen og i sjukehusleiarskapen, men undreg seg på mange måtar kritikk ved at dei formelt sett har ei uklar rolle. Trass i at informasjonssjefen presiserer at han formelt ikkje er ein del av leiarstaben, ser vi at han har ei sentral rolle i eigenskap av rådgjevar og det er ofte han som skal ”forklare” sjukehuset overfor omverda. Den uklare formelle plasseringa fører også til at informasjonssjefen slepp unna kritikk. Han treng ikkje stå direkte til ansvar fordi han formelt sett ikkje er knytt til leiinga. Dette er eit interessant aspekt ved arbeidsprosessane i informasjonsavdelingane. Ei meir formalisert og

tydeleg rolle ville også gitt informasjonssjefane klarare rettar, men fleire informasjonssjefar set pris på denne ”fleksible” plasseringa.

Sjølv om han ikkje formelt er i leiinga driv informasjonssjefen i Småbysjukehuset det han kallar for ”ei form for ledelse.” I tillegg meiner han noko om kva andre bør meine. Sjølv om dette trekket nok er tydelegast ved Småbysjukehuset, er same tendensen til stades i Storbysjukehuset. Utsegna under illustrerer dette litt uavklarte og uformelle i informasjonsleiarskapen også i Storbysjukehuset:

Ja, jeg fyker rundt på alle typer ledermøter, da! [latter] Og har et våkent øye på de sakene som kommer opp der, og det har strategisk betydning at vi er obs på det. Og at de som trenger informasjon om dette får det – slik at det ikke blir trøbbel og bråk (Kristin, informasjonssjef, Storbysjukehuset).

Utsegna til Kristin viser at det blir opplevd som viktig å delta på møte høgt i organisasjonen. Her må det samtidig leggast til at tendensen går i retning av meir formaliserte roller for informasjonssjefane slik førre kapittel diskuterte meir inngåande.