4.4.1 Ekonomisk redovisning
Våra utgångspunkter
Rädda Barnens årsredovisning skall vara upprättad enligt god redovis- ningssed samt möjliggöra för Rädda Barnen att rapportera till Sida i en- lighet med gällande avtal. De väsentligaste villkoren i årsrapporteringen till Sida är att rapporten skall vara upprättad i enlighet med ansökan. Detta innebär idag att samtliga projekt skall specificeras på utfall – bud- get samt uppdelas på Sidas respektive Rädda Barnens andel. Vidare skall Rädda Barnens administrationskostnader beräknas med angivande av Sidas andel samt Sida-medlen särredovisas och ränteberäknas.
För att tydliggöra omfattningen av de projekt som Rädda Barnen arbetar inom borde, enligt vår uppfattning, även redovisning ske av de totala projekten. Idag sker, liksom inom de flesta organisationer, enbart en re- dovisning av de medel som faktiskt utbetalts till projek-
ten/samarbetsorganisationerna vilket ibland och ibland inte omfattar hela projektet. Vidare borde de ”moraliska” åtagande som gjorts gente- mot samarbetsorganisationerna anges.
Våra iakttagelser
Rädda Barnens årsredovisning håller god kvalitet med en tydlig uppdel- ning av programverksamheten på respektive målgrupp och region/land samt en särredovisning av erhållna och kvarstående Sida medel. Redo- visningen från de olika regionerna kommer dessutom att gradvis förbätt- ras i samband med införandet av Agresso (RBs nya ekonomisystem).
42
Någon specifikation i årsredovisningen av utbetalda Sida-medel finns inte, varför en avstämning mot Rädda Barnens årsrapportering till Sida ej di- rekt kan göras. Enligt uppgift har dock ett sådant avstämningskrav införts i det nya avtalet.
Något krav på att en sådan avstämning skall kunna göras finns dock inte från Sidas sida, men vore likväl önskvärd.
Projekten redovisas med utgångspunkt från kontantmetoden vilket inne- bär att enbart den del av de faktiska projekten som avser utbetalningar från Rädda Barnen framgår av årsredovisningen och årsrapporten till Si- da. Detta torde väl överensstämma med vad som är praxis i Sverige men ger, enligt vår uppfattning, inte en fullständig bild över programverksam- heten. Denna metod innebär även att upplysning saknas över Rädda Barnens ”moraliska” åtaganden. Att sådana åtaganden finns framgår av budgetunderlaget för år 2000 och 2001.
Även om Rädda Barnen ej avtalsmässigt förbundit sig gentemot sina samarbetspartner, finns i allmänhet så starka ”moraliska” och faktiska åtaganden att upplysning borde ges i årsredovisningen. Man kan härvid även notera att de beräknade åtaganden/utbetalningar för år 2000, som framgår av budgetunderlaget, de facto redan har omvandlats till påskriv- na avtal vid tidpunkten för årsredovisningens undertecknande.
Denna redovisning skulle t ex kunna ske under eget kapital.
Någon uttalad praxis för redovisning av denna typ av åtaganden finns dock ej i Sverige även om frågan f n diskuteras.
I enlighet med Sidas villkor skall årsrapportering ske i enlighet med ansö- kan. Ansökan till Sida omfattade en specifikation över Sida finansierade projekt på 112.643 tsek och årsrapporten en specifikation på 94.447 tsek. Då det faktiska anslaget blev lägre en ansökt belopp borde omfördelning skett och rapporterats till Sida innan Sida-medlen togs i bruk. Så har dock inte skett.
Erhållna medel har under året legat ofördelade varför det har varit omöjligt att löpande kunna identifiera vilka projekt som varit Sida- finansierade. Fördelning av medlen, på respektive projekt, har skett via en bokföringsorder i början av mars 2000. Då faktiskt erhållna medel va- rit lägre än i ansökan har härvid vissa projekt helt enkelt “strukits” som Sida projekt. Denna metod torde ej vara acceptabel. Rädda Barnen är medvetna om problemen och frågan skall lösas i samband med att nytt Sida-avtal upprättas.
Någon specifikation av Rädda Barnens administrativa kostnader sker f n ej i enlighet med Sidas anvisningar och Sidas andel beräknas schablon- mässigt som 7% av erhållna medel. Frågan har diskuterats med Sida och Rädda Barnen har lovat att göra en fullständig redovisning för år 2000.
Sammanfattande iakttagelser och bedömning
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att:
- Redovisningen håller god kvalitet men kan förbättras. - Årsrapportering till Sida följer ej helt avtalet.
- Avtalet med Sida, som det tolkats och hanterats av Rädda Barnen, har lett till en omfattande och svåröverblickbar rapportering.
Enligt vår bedömning bör rapportering till Sida omarbetas och ges en så- dan struktur att Sidas möjligheter till uppföljning av utbetalda bidrag kraftigt förenklas. Nuvarande rapportering om ca 500–600 sidor är alltför omfattande.
4.4.2 Övergripande kontroll
Våra utgångspunkter
Kontrollen inom Rädda Barnen skall vara utformad på ett sådan sätt att rimlig garanti finns för att säkerställa att:
Utbetalning enbart sker till av ledningen godkända projekt. Lämpliga kontroller har fastställts och implementerats.
Våra iakttagelser
Rädda Barnens redovisningssystem är så utformat att bokning enbart kan ske på av ledningen fastställda projektnummer. Vidare följer den interna kontrollen av kontorets normala rutiner i all väsentligt god standard utom vad avser underlag för utbetalningar till samarbetsorganisationerna. Kontrollrutinerna, vad avser utbetalningar till organisationerna, är något oklara men tycks bygga på följande förutsättningar:
Det är upp till respektive regionchef att införa och följa upp att lämp- liga kontroller har utförts vad gäller utbetalningar till samarbetsorgani- sationerna.
Regionrevisorerna skall granska att dessa rutiner följs.
Dessa förutsättningar är enligt vår uppfattning ej rimliga och har lett till att granskningen i praktiken helt är beroende av respektive handläggares erfarenhet och kvalifikationer samt att rutinerna är ofullständiga. Då de lokala rutinerna vanligen saknar regler för dokumentation och kraftigt varierar mellan kontoren är det även mycket svårt för revisorerna och re- gionchefen att utöva acceptabel tillsyn. Vidare saknas i huvudkontorets anvisning till regionkontorets revisorer tydliga instruktioner i hur man skall följa upp och bedöma dessa interna kontrollrutiner.
44
Vid vårt stickprov har vi dock konstaterat att handläggarna i allt väsent- ligt tycks ha utfört lämpliga kontroller. Denna granskning bygger dock så gott som uteslutande på intervjuer då dokumentationen över utförda kontroller saknas eller är ostrukturerad.
Vi har vidare inte i någon rapport från regionkontorets revisor funnit att bedömning eller kontroll skett av kontorens interna rutiner i detta avse- ende.
Sammanfattande iakttagelser och bedömning
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att:
- Rädda Barnen har bra kontroll på att utbetalning enbart sker till av styrelsen godkända projekt.
- Enhetliga rutiner saknas för granskning av samarbetsorganisationer- nas ekonomiska rapportering.
- Utförda kontroller dokumenteras dåligt.
- Regionkontorets revisorers granskning bör utökas.
Enligt vår bedömning saknas idag acceptabla underlag för att kunna ut- öva tillsyn. Vidare saknas, beträffande tillsynen av regionkontorens granskning av samarbetsorganisationerna, tydliga anvisningar till region- cheferna och regionrevisorerna.