Empirisammanställning Volvo CE

4.4.1 IT-investeringar

Vad anser ni är grunden för en lyckad investering?

Är det t.ex. ett nytt system är det en fördel att det är efterfrågat av användarna. Ibland kan Volvokoncernen bestämma att alla bolag ska byta system och då kan det bli mer motstånd från användarna eftersom de kanske inte vill byta system. Att visa på fördelarna med en investering kan underlätta men det är inte alltid lätt. Att komma med en ny investering är alltid en smärtsam process. Det finns alltid de som gör motstånd. Motstånd kan vara t.ex. att folk blir störda i sitt rutinarbete. Att ha höga förväntningar på investeringen kan vara bra, dock inte för höga, det gäller att hitta en balans däremellan.

Hur följer ni marknadstrenderna när det gäller IT-investeringar?

Volvos policy är att inte ligga först på marknaden med ny teknik. Respondenten säger att företaget inte vill ligga först därför att företaget vill ha beprövade lösningar. Volvo ligger i den främre halvan men inte först.

Hur ser ni på IT och övriga organisationen?

Kravet på en IT-investering ska komma från affärsverksamheten. Affärsverksamheten kan visserligen inte säga vilket system de ska ha eftersom de saknar kompetensen men verksamheten kan föra fram behoven. Därefter kan IT-folk ta fram rätt system för att tillfredsställa verksamhetens behov.

IT-investeringar och ledningen

Är ledningen inblandad i IT-investeringar?

Om investeringen överstiger fem miljoner kronor måste beslutet tas av affärsenhetens ledning och detta görs i Volvo CEs fall i Bryssel där huvudkontoret ligger. Det finns ingen direkt koppling mellan IT och Volvos högsta ledning, dvs. IT finns inte explicit representerat där utan IT-chefen rapporterar till ledningen.

28

4.4.2 IT Governance

Har ni IT Governance?

Respondenten säger att det finns IT Governance. Det finns en enhet inom Volvo som heter IT Governance och denna enhet är en stab med IT-specialister. IT Governance-enheten är placerad i Göteborg. Respondenten ritar upp en bild, se följande sida. IT Governance är åtskilda från Volvo IT och ingår inte i Supply utan i IT Governance i cirkeln. Den tredje tårtbiten Demand utgörs alltså av beställarna ute i affärsverksamheten, vilka representeras av sina IT-ansvariga. IT Governance fastställer riktlinjer, policy och standards. Dessa riktlinjer, policys och standards gäller för koncernens alla IT-beslut och resten av Volvos verksamhet ska därför följa dessa. Volvokoncernen har ett stort IT-bolag som är den stora IT- tjänstleverantören. Chefen för Volvo IT är också CIO för hela Volvokoncernen och denna person har en dubbelroll. Under denna person finns IT Governance. De personer som sitter i IT Governance är IT-chefer och det finns inget ”affärsfolk” i IT Governance. Volvo IT rättar sig efter IT Governance och de regler som enheten skapar. En viss mängd IT-folk är ute på de organisatoriska enheterna och det finns även en IT-ansvarig inom respektive affärsområde. Själva tjänsteutförandet kommer från Volvo IT. Volvo brukar åskådliggöra detta som en cirkel, se bild;

Figur 6 - Cirkelmodell av Volvo CE (egen framtagning)

Som tidigare nämnts representerar Demand-biten de krav som finns inom organisationen dvs. detta är beställarsidan. Supply-biten utgörs till största delen av Volvo IT dvs. tjänsteutförandet och leveransen av IT kommer till stor del från denna enhet.

IT Governance - del 1, vem tar beslut?

IT-besluten är inte frikopplade från affärsverksamheten utan IT är underordnat affärs- verksamheten. När det gäller de övergripande IT-besluten, t.ex. hur IT ska användas i verksamheten på ett strategiskt sätt, tas dessa beslut av IT-rådet. IT-rådet heter egentligen IT Council och består av de högsta IT-ansvariga (CIO:erna) inom respektive affärsområde (Volvo Trucks, Volvo CE osv). Deras beslut är vägledande för IT Governance och Volvo IT. IT Governance har fastställt ramarna och besluten längre ner fattas inom dessa ramar. När det gäller mindre beslut fattas dessa på lägre nivåer. T.ex. kan en affärsenhetschef fatta beslut. IT kan dock aldrig fatta egna beslut utan är styrda av affärsverksamheten och dess strategier. IT kan därför inte investera i något affärsverksamheten inte vill ha.

29 När det gäller IT-arkitektur och IT-infrastruktur tas dessa beslut av IT Governance. När det gäller behovet av affärsapplikationer tas detta beslut till viss del av IT Governance då dessa försöker samordna verksamhetens affärsapplikationer. IT Governance får en förfråga efter en affärsapplikation och undersöker då om applikationen redan finns i ett annat bolag eller inte. På så sätt underviks dubbletter. Förfrågan kommer från en affärsenhet som har beslutat att de behöver denna applikation. Det är endast de stora besluten (strategiska) som kommer upp på IT Governance-nivå medan de mindre besluten fattas längre ner i organisationen. Dessa mindre beslut fattas efter riktlinjer från IT Governance. IT Governance-enheten har koll på alla projekt som pågår. Enheten måste vara fullt medvetna om Volvos strategier. IT Governance-chefen rapporterar till Volvos AB CIO.

Affärsledningarna har sin egen rapporteringsstruktur men deras respektive IT-ansvariga har ett rapporteringsansvar till respektive affärsområdes CIO (som i sin tur sitter i IT Council enligt ovan).

IT Governance - del 2, vilka beslut tas?

Olika typer av beslut tas i IT Governance-enheten. Det finns även ett IT-råd där IT-cheferna från olika affärsområdena (t.ex. lastvagnar eller Volvo CE) samlas. Där behandlas olika typer av beslut och där bereds och diskuteras också alla typer av beslut. IT-rådet är en beslutsgrupp som IT Governance måste förankra sina beslut i. Rådet kan sägas ta besluten och IT Governance övervakar dessa och ser till att de genomförs. De beslut som behandlas är IT-arkitektur, IT på ett mer övergripande plan, beslutrörande affärsapplikationer, IT- infrastruktur och även IT-investeringar. Varje IT-chef för respektive affärsområde ser till att det som ska genomföras faktiskt också genomförs.

IT-investeringsbeslut, nyckelbeslut vid IT Governance

Har ni någon IT-investeringsportfolio, och i så fall, hur sköts den?

Det finns en ansvarig person som samlar in information om projekten. Det finns också ett verktyg där information om projektet fyll i. Exempel på sådan information är om projektet håller tidsplanen och liknande saker. Den ansvariga personen följer det här noga enligt respondenten och projekten kollas upp månadsvis. Ser denna person att projektet inte följer planen hör de av sig till den projektansvariga.

Hur gör ni för att ena olika behov?

Den som skriker högst ska inte få sitt. Finns det olika behov sker avvägningen om vilken investering som ska ske på huvudkontoret. Detta är på Volvo CE. Där finns IT-chefen för Volvo CE som tillsammans med företagsledningen på företaget beslutar som investeringen. Detta är då investeringar som sker på bolagsnivå, inte koncernnivå.

IT Governance - del 3, hur ska besluten göras och övervakas? Godkännandeprocessen för IT-investeringar

Hur går det till när en IT-investering föreslås och godkänns?

För att bevisa lönsamheten hos en investering används business case. Eftersom det kan finnas strategiska fördelar som kan vara problematiska att räkna fram går det inte att slaviskt

30 gå efter vilken investering som har kortast avkastningstid. Därför ska investeringen ses ur ett helhetsperspektiv.

Finns det någon särskild kommitté som ansvarar för att investeringar får ett strategiskt värde?

Nej det finns ingen speciell kommitté för detta. Det är IT-rådet som beslutar om de största IT-investeringarna och beslut om mindre investeringar fattas på respektive huvudkontor. Om investeringen, som tidigare nämnt, överstiger fem miljoner kronor måste beslutet tas av affärsenhetens ledning på Volvo CEs huvudkontor. Att affärsledningen tar beslutet beror på att denna ledning ska se till att investeringen är i linje med affärsverksamheten. På huvudkontoret sker alltså en avvägning mellan olika IT-investeringar.

IT Governance – del 4, IT Governance och företagsledningen

Är ledningen inblandad i IT Governance och vilken är ledningens roll?

Ledningen bör vara inblandad och IT Governance måste vara på en hög nivå men behoven måste komma från affärsverksamheten på en lägre nivå. IT Governance svarar på de behov som framställs och IT Governance har en övergripande inblick i infrastrukturen. Ledningen har en övergripande roll och de har koll på kostnadsutveckling och liknande. Dock har Volvos högsta ledning ingen mer involvering än att IT Governance chefen rapporterar till företagsledning. Ledningen bestämmer vissa saker som sedan implementeras i verksamheten. Förståelsen att IT är viktigt finns absolut hos ledningen och därför har de en övergripande bild.

Hur ser samarbetet ut mellan IT-chefen och övriga chefer inom affärsverksamheten?

IT-cheferna samarbetar med andra chefer i affärsverksamheten eftersom kraven på IT kommer från verksamheten och därmed också från andra chefer.