Veškerý materiál a výrobky musí být ve všech skladech a v průběhu jednotlivých fází výrobního procesu identifikovány. Správně nastavené procesy evidování zásob by měly zajistit nulový výskyt neevidovaného materiálu nebo výrobků a jejich 100%
dohledatelnost.
Materiálové číslo
Ve společnosti ALFA má každá nakupovaná položka své materiálové číslo, které představuje významný prvek pro celý systém řízení zásob a pro kalkulace nákladů na produkt. Jedná se o šestimístné číslo ve formátu „mXXXXX“, tj. například m11310. Na tomto čísle se pak sledují veškeré pohyby dané položky.
Materiálové číslo je pro každou položku jedinečné. Je vyloučeno, aby dvě různé položky měly stejné materiálové číslo. Skladba materiálového čísla ovšem není navržena tak, aby na první pohled bylo patrné, do jaké skupiny položka spadá. Každé nově nakoupené položce je přiřazeno číslo o jedno vyšší, než zaujímá poslední položka v programu.
Identifikace ve skladech
V rámci celé společnosti jsou závazně stanoveny barvy k označení stavu kontroly a rozpracování položek:
zelená barva označuje překontrolované a vyhovující položky, které jsou tím pádem uvolněny k další operaci nebo připravené k expedici.
Žlutá barva značí položky před provedením kontroly nebo zkoušky. Případně se může jednat také o položky, které je nutné opravit či přepracovat.
Oranžová barva se používá pro výjimky a odchylky. Touto barvou se označují zejména výrobky, které nevyhověly technické dokumentaci, ale chybu lze ještě napravit přepracováním za příslušného technologického dohledu.
Červená barva znamená obecně zákaz dalších operací a povinnost uskladnění ve zvláštním označeném prostoru. Používá se jednak k označení neshody při vstupní kontrole materiálu, nebo k označení hotových výrobků, které při kontrole nevyhověly technické dokumentaci a jsou určené k reklamaci nebo likvidaci.
Identifikace materiálu při vstupu na sklad probíhá následujícím způsobem. Při přejímce materiálu je vždy zkontrolován dodací list, který je ve standardním případě dodán do společnosti spolu s objednaným materiálem. Dodávka je přezkoumána porovnáním s vystavenou objednávkou v příslušném programu aplikace ALTEC. Dodací list obsahuje hlavní identifikační znaky pro přejímku, jimiž jsou zejména:
číslo a název dodacího listu,
název a adresa dodavatele,
druh, rozměr, jakost a množství dodaného materiálu,
datum termínu dodání,
cena materiálu za měrnou jednotku.
Při příjmu materiálu na sklad jsou v aplikaci ALTEC hlavními identifikačními znaky: číslo objednávky, dodavatel, číslo zakázky, číslo výrobku či číslo skladové karty. Pokud vše souhlasí, je dodávka ve vyznačeném prostoru pro příjem materiálu fyzicky označena zelenou nálepkou. V případě neshody je označena nálepkou červenou, jak již bylo popsáno dříve v podkapitole 3.4.1 Proces nákupu materiálu. Za správnou identifikaci má zodpovědnost vedoucí skladového hospodářství nebo jím pověřený pracovník.
Po provedení příjmu na konkrétní sklad jsou dodávky opatřeny bílým lepícím štítkem s čárovým kódem a číslem skladové karty nebo zeleným lepícím štítkem s číslem skladové karty a datem (viz Obr. 10). Označení zeleným štítkem slouží například pro identifikaci spojovacího materiálu.
Obr. 10: Identifikace materiálu po vstupní kontrole – zelený štítek Zdroj: interní zdroje společnosti
Po následné kontrole jsou položky uloženy na sklad. Místo uložení je stanoveno v programu ALTEC a položka je fyzicky označena číslem regálu a konkrétním místem uložení. Označení místa uložení se obecně skládá z čísla skladu, čísla regálu, označení řady a sloupce. Tvar místa uložení pak vypadá následovně: 600 XXX A XXX. Na Obr. 11 lze vidět příklad identifikace spojovacího materiálu na skladě, u kterého lze označit štítkem pouze plastové ukládací zásobníky.
Obr. 11: Identifikace položky na skladě – označení číslem regálu Zdroj: interní zdroje společnosti
Výjimku ovšem tvoří hutní materiál, který vůbec není opatřován lepícími štítky (ani bílým, ani zeleným). Po kontrole je hutní materiál uložen přímo do automatizovaného zakladače hutního materiálu, který následně rozmístí materiál podle nastaveného místa uložení do tzv. van, přičemž pro každou jakost materiálu je přiřazena konkrétní vana. Konkrétní místo uložení hutního materiálu je poté dohledatelné v programu ALTEC podle čísel skladových karet.
Při výstupu materiálové položky ze skladu je tato položka označena opět novým lepícím štítkem s čárovým kódem a číslem skladové karty. V případě položky vlastní výroby je číslo skladové karty nahrazeno číslem výkresu a zakázky.
Oceňování zásob
Všechny nakupované položky jsou oceňovány pořizovacími cenami, které zahrnují všechny náklady související s pořízením. Jedná se tedy zejména o náklady na samotné pořízení a dále náklady na dopravu, balení, celní poplatky, pojištění, provize apod.
Pro oceňování úbytku položek ze skladu se používá metoda váženého aritmetického průměru. Pro výdej ze skladu se však používá metoda FIFO. Za dodržování zásady „první do skladu – první ze skladu“ je zodpovědný vedoucí skladového hospodářství. Dále je zodpovědný za kontrolu doby uložení skladových položek podléhajících znehodnocení (se stanovenou dobou exspirace) a za zajištění ověření použitelnosti po uplynutí této doby nebo za likvidaci nepoužitelných materiálů.
Zásoby vytvořené vlastní činností podniku, čili výrobky a nedokončená výroba, jsou oceňovány vlastními náklady pomocí definovaného kalkulačního vzorce. Tyto náklady zahrnují přímé materiálové náklady, přímé mzdové náklady a režijní výrobní náklady (energie, odpisy, reklamace atd.).