9. Diskussion
9.4 För vidare arbete
Gruppen ser gärna att tanken med att dokumentera och standardisera sina processer utvecklas. Vi rekommenderar att de instruktioner som redan finns ska sparas ner och läggas upp på en gemensam plattform som alla har tillgång till.
Enligt Lean principer är samarbete viktigt för att uppnå effektivitet. Därför rekommenderas att fundera på vilka faktorer som främjar samarbete i organisationen. Att utbilda sin personal kan leda till effektivare flöden och leder till värdeskapande processer och bättre framgång. Det är viktigt att se över personalens kompetens och hur de kan vidareutvecklas.
Suboptimering är inte alltid att rekommendera, det kan finnas risk för att man missar att se det ur ett helhetsperspektiv. Genom att bara effektivisera en process på avdelningen och se
fördelarna med detta, behöver det inte vara optimalt för avdelningen eller hela institutionen. Dock tar man fram det som tidigare varit dolt genom att ta fram processer och detta minskar riskerna för suboptimering genom att processerna beskriver hur verksamheten fungerar. Därmed ges det i förslag att arbeta vidare med att skapa standarder för flöden som är mer övergripande.
Förslaget till fortsatt arbete enligt ovan kan ske genom att använda metoden med Post-it-lappar för att ta fram en flödeskarta såsom St Andrews beskrev sitt tillvägagångsätt med RIE möten.
Aktivitetsplanerna nedan hänvisar till några förbättringsförslag som framkom under våra intervjuer. Orsaken till att det grundat sig till en aktivitetsplan är att väcka intresset för att fortsätta arbeta med den och utveckla sin förståelse för sin medverkan i det stora hela, sett exempelvis, ur ett kundperspektiv.
Tabell 9-9-3 Förbättringsplan SR-gruppen (SR, Studierektorsgruppen)
Nedan dokument ska ge ett förslag till hur en dokumentation för avvikelser kan se ut och hur den kan användas.
Tabell 9-9-4 Dokumentation för avvikelser
Händelse Problem
Kund-missnöje Kommentar Aktivitet Mål Ansvarig PRIO
Ändringar i kursplan under året Irritation, nödutryckningar, fel, återkommande händelse X
"Beslutande part bör ha ett "Bra svar" till varför och förstå konsekvenserna av att byta kursplan" Processkarta med ansvarsområden, Möte med studierektorerna och diskutera Kursplan ej översatt
Slöseri med tid, onödiga kostnader för översättning Kostnadsbespara, underlätta administrationen kring händelsen
Det rekommenderas att avdelningen använder sig av Lean administrationsspel för att påvisa Leans fördelar i kontorsmiljö och de vinster medarbetaren kan få ut av detta. Arbetsgrupper bör tillsättas för att lära sig att se och finna slöserier i de administrativa processerna. Det tar tid att lära sig hitta slöserier och för detta krävs träning. Det krävs att medarbetaren har förstått kundens/studentens behov och vad som är värdeskapande. För detta krävs en dokumentation och en standard satt som gör det lättare att hitta dessa avvikelser.
För att lyckas förändra processen krävs det att det är medarbetarna själva, som arbetar i den som behöver sätta standarden. Det går bra att coacha i en förändringsprocess men helst skall dokumentationen och standarden sättas av dem själva (härmed nivå 3 i vår nya metod) för att inte ge utrymme till att hitta syndabockar om det inte skulle bli som man tänkt sig med förbättrings- och förändringsarbetet.26
Vidare framkom under intervjuerna att medarbetarna vill att det undersöktes hur TFU kan användas till fullo för verksamhetens nytta. Som det uttrycktes så var det att detta skulle kunna vara deras hjälpverktyg för att förhindra att information inte stannade upp utan att allt
Mål Aktivitet Subprocess-ägare Förbättrings-grupp PRIO Åtgärd 1. Tillfredsställa kunden 2. Underlätta administrationen Agenda, Protokoll/minutes of meeting, mötesteknik
kunde samlas på ett enda ställe som alla har tillgång till. Ofta har medarbetarna inte fel
information, det är dock information som antas, men som inte verifierats av rätt person. I TFU skriver alla till slut in rätt information. Det bör undersökas om det faktiskt skulle kunna sammanställas till en bra rapport i systemet. Fördelarna och tidsbesparingarna bör analyseras och beräkningar göras i ett business case och kanske överväger det kostnaden för att utveckla systemet.
Här rekommenderas starkt att skapa forum för att verifiera att den information som man har är rätt och som man är beroende av att få delgiven, för att påbörja sina (nästföljande)
arbetsmoment. I analysen framkommer flera flaskhalsar där processen står stilla helt i onödan då besluten redan är tagna och därmed borde det finnas ett ok tecken att fortsätta framåt i processen. Här bör riskerna för onödiga stopp elimineras genom att sätta en process gemensamt och faktiskt följa den.
Dessutom var det en fråga om blockscheman. Här skulle man behöva göra en fundering över vad som är viktigast. Författarna till den här rapporten anser att blockscheman är ett bra informativt verktyg som gruppen själva ofta använder sig av. Dock är två stycken ingen statistiskt säkerställd siffra att luta sig på dock bara en informativ ställning. Sen om det är just detta verktyg som skall styra hela processen är inte givet utan det är värt att diskutera fram om detta är bästa lösningen nu eller om det finns andra alternativ som kan diskuteras fram i andra forum. Det viktigaste är att gruppen hittar ett sätt som alla blir tillfredsställda att arbete efter. För att kunden (studenten i detta fall) skall bli tillfreds gäller det att
administrations-avdelningen har alla möjligheter att göra ett bra jobb och om då slutprodukten blir annorlunda från den idag, kan uppväga de positiva fördelarna inom administrationsavdelningen och medarbetarna.
Utöver denna process, finner gruppen att det finns ett starkt behov av att skapa en
processkarta för nya eller reviderade kurser som fastställs. Det finns brister i vilken kod som skall in i kursinfo och i kronox samt TFU och LADOK.