Socialförvaltningen består högst upp av Socialnämnden (se Figur 4.1 nedan) som tar de övergripande besluten, därunder kommer socialdirektören med biträdande socialdirektör (Roland Lundmark), dessa fungerar som operativa chefer. De styr själva verksamheterna och har de olika områdescheferna under sig. Dessa områden styrs på olika sätt; Barn, Unga &
Familj; Vuxna och Äldre styrs på traditionellt sätt, Psykiatrin styrs som en intraprenad, med det finns även enheter som är upphandlade på entreprenad. Intraprenadchefen Helén Andersson med biträdande styr Socialpsykiatrin, vilket är en enhet som har en personalstyrka på 260 personer. Under intraprenadchefen i socialpsykiatrin finns sju enhetschefer, en av dessa är Katarina Kasski Sandén. Enhetscheferna är ansvariga för olika boendeformer och har ca 30 anställda under sig. De anställda bildar under enhetscheferna nätverk inom respektive boende där diskussioner förs om arbetssituationen. I intraprenaden finns också en ledningsgrupp som består av enhetscheferna och intraprenadchefen. Vi har också valt att intervjua kommunens personaldirektör Birgitta Forsberg. Hon är indirekt inblandad i intraprenörskapet då hon är ansvarig för personalen. Birgitta sitter även med i kommunstyrelsen, vilket gör hennes perspektiv på intraprenörskapet intressant. Nedan beskrivs organisationsschemat som existerar idag. Personer som vi har träffat är inringande med en förklaring till respektive befattning. Totalt har socialförvaltningen cirka 3000 anställda.
Figur 4.1 Organisationsschema socialförvaltningen Umeå kommun
Helén Andersson Roland
Lundmark
Katarina Kasski Sandén
Birgitta Forsberg
-Empiri-
26 4.2 Förutsättningar för intraprenaden
Socialförvaltningen i Umeå Kommun har skrivit ett intraprenadavtal med enheten för psykiatri på tre år. Genom detta avtal kommer enheten att drivas som en intraprenad under denna period. Detta avtal har olika mål och krav som ska gälla för intraprenaden specificerats och förtydligats. Den nya enheten har fått en mer självständig karaktär än andra enheter, den nya enheten behåller bland annat resultaten som genereras under avtalsperioden. I de skrivna avtalen har det även skrivits in olika sparmål som skulle prioriteras om enheten genererade ett positivt resultat. Dessa områden är främst olika besparingskrav samt en buffert för verksamheten. Som tidigare är det nämnden som beslutar och lägger en övergripande verksamhetsplan och verksamhetskraven för intraprenaden. En av de tidigare enhetscheferna, Helen Andersson, har fått till uppgift att vara chef för den nya verksamheten och hon har fått befogenheter som kan likställas med socialchefen. Beslut som fortfarande måste gå via socialchefen är uppsägningsärenden, resor utanför Norden samt inköp över 100 000 kr.
Intraprenadavtalet har inte inneburit att cheferna har gått in med något personligt ansvar för den nya verksamheten. Om det skulle uppkomma ett större underskott, så genomförs en handlingsplan för att lösa de ekonomiska problemen som har uppkommit.
4.3 Orsakerna till införandet av intraprenörskapet
Tanken med att gå ifrån den mer traditionella styrningen till intraprenörskap var att få den befintliga personalen mer delaktig, samt att ge dem större inflytande i deras eget arbete. I Umeå kommun såg ledningen intraprenörskapet som ett sätt att förbättra och vitalisera den befintliga verksamheten. Det fanns också en rädsla för att fastna i gamla hjulspår, intraprenaden var något nytt och intressant, som gav möjligheten till att kunna jämföra olika styrsätt samt skapa förebilder inom kommunen. Det blev också en tankeställare för kommunen när vissa entreprenörer ute på stan kunde lämna lägre anbud än vad kommunen själv klarade av. Ledningen märkte också att det fanns en risk till att kreativiteten, som fanns inom kommunen, skulle kvävas om det inte genomfördes någon förändring. Ledningen inom kommunen visste att detta var ett vanligt fenomen inom den offentliga sektorn, och kommunen ville inte själv hamna i en liknande situation.
Inom kommunen fanns det också stora problem med sjukskrivningar, vilka hade börjat skjuta i höjden. Detta var en drivande faktor för införandet av intraprenaderna. Det fanns också en önskan att verksamheten skulle bli billigare. Kommunen trodde att intraprenörskapet kunde vara ett medel för att ge personalen större delaktighet, ansvarstagande samt motivation och detta skulle kunna vara ett botemedel mot de stigande sjuktalen. I kommunorganisationen fanns det sedan tidigare brister i kommunikationen mellan ledningen och personal längre ner i organisationen. Ledningen hade även svårt för att förmedla vad de förväntade sig av personalen, detta sågs som ett problem i den gamla organisationen. Enhetschefen säger; ”idag så inväntar vi inte direktiv från ledningen för att få saker gjorda, innan intraprenörskapet var detta inte något självklart”. Personaldirektören menar; ”om vi ger makt i vardagen till våra medarbetare, så kommer detta att ge bättre hälsa och med en bättre hälsa kan personalen producera ett bättre resultat, vilket gynnar medborgarna i slutet”.
Utifrån diskussionen om ”orsakerna till införandet” i Umeå kommun, så har de berörda personerna en liktydig bild (Bitr. Socialdirektören, Intraprenadchefen, Personaldirektören och Enhetschefen).
-Empiri-
27 4.4 Införandet i kommun
Intraprenad som styrform i Umeå startade den första april 2004, detta genom en enhällig politisk majoritet som tyckte att det var dags för en förändring i kommunen. Innan starten av intraprenaderna, hade kommunen ett stort antal informationsmöten där förutsättningarna och möjligheterna för att starta intraprenader presenterades. Det som kom fram då var att det fanns en viss skepsis mot att binda upp sin verksamhet på tre års sikt. Vissa tyckte att detta var riskabelt, och valde i stället att bli styrda utifrån resultatenheter, vilket innebär att en enhet bara binder upp sin verksamhet på ett år. Hos personalen infann sig i början en viss rädsla, många blev rädda att kommunen skulle lägga ut deras enheter på entreprenad, vilket har varit relativt vanligt inom kommunen. Det fanns en känsla av att ”det nog är lättare att förekomma, än att förekommas” när införandet diskuterades, säger Bitr. Socialdirektören.
Några förutsättningar, som var betydande för införandet, var att ha en god dialog med facket i kommunen, samt att inte tvinga på någon intraprenörskapet. De personer som inte kände för att arbeta på detta sätt, ”ska istället bli omplacerade än att stanna kvar i enheten”, säger intraprenadchefen. Det var också viktigt för införandet att det fanns ett intresse och engagemang hos personalen som jobbade ute i verksamheten. Intraprenadchefen säger, ”har man inte en bra förankrings process, så är man ute på glid direkt, detta var något som vi inte kunde skynda igenom, man var tvungen att låta det ta tid”. Det fördes också en diskussion med brukarrörelsen10 innan införandet av intraprenaden, på grund av att det var en förändring av den befintliga verksamheten. Personaldirektören säger, ”det är väldigt viktigt att man är ärlig med sina intentioner till varför man startar intraprenaden”.
Utifrån diskussioner om ”införandet” i Umeå kommun så har de berörda personerna en liktydig bild (Bitr. Socialdirektören, Intraprenadchefen, Personaldirektören och Enhetschefen).
Införandet i Socialförvaltningen/socialpsykiatrin
Valet att införa intraprenörskapet inom socialförvaltningen grundandes i ett missnöje från personalen. Det fanns sedan tidigare en önskan från kommunledningen att det skulle startas intraprenader inom kommunen. Då enhetscheferna i socialpsykiatrin såg ett anslag från kommunen där intraprenörer efterfrågades (se bilaga 3), såg de en chans till en förändring.
För att lyckas med införandet av intraprenaden inom socialförvaltningen utsågs en förhandlingsgrupp och en informationsgrupp. Informationsgruppen fick ett väldigt omfattande jobb genom att ha huvudansvaret för spridningen av gruppens tankar angående intraprenaden.
Intraprenadchefen berättar; ”för att få enheten mer självgående och att det skulle tas ett större ansvar, valde vi att prissätta alla tjänster förutom centrala funktionerna såsom;
socialdirektör, ekonomidirektör samt personalchefen för socialförvaltningen”. I starten valdes att göra inventeringar inom enheterna för att se vilka resurser och kunskaper som fanns tillgängliga. Enhetschefen säger, ”vi gjorde också en genomgång av vår verksamhet för att se vad allt egentligen kostar, vi gick igenom allt tänkbart från kopiatorer till varje liten pryl”.
För att ha bra kommunikation inom enheten, valdes att skapa en ny kommunikationskanal.
Denna fick namnet nätverksträffar och som uppgift skulle den säkra kommunikationen inom de nya arbetslagen. Intraprenadchefen berättar ”detta gjorde att vi fick en starkare samverkan och delaktighet hos personalen inom enheten”. Intraprenörskapet krävde ett stort engagemang för att det skulle fungera på ett bra sätt. Det ställdes nya krav på personalen. De som arbetar
10 En organisation som främjar till patientens bästa.
-Empiri-
28
närmast kunden blev tvungna att bli mer delaktiga och föra fram sina åsikter till sin nätverksansvariga för att processen skulle fungera. Om personalen inte hade använt sig av denna möjlighet, så hade de nog inte märkt någon större skillnad i sitt dagliga arbete. Det är väsentligt, enligt Enhetschefen, ”att man inte har bråttom, gör ett grundligt förarbete och tar reda på allt innan intraprenaden sätts igång”.
Intresset för intraprenaden var lite trevande i början, men idag är de flesta positiva.
Enhetschefen förklarar ”detta kan bero på resultat som vi har uppnått”. Men de personer som har en negativ inställning har det ”främst för att förändringen har gått för fort” säger Enhetschefen.
Utifrån diskussioner om "införandet i socialförvaltningen” så hade de berörda personerna en liktydig bild (Intraprenadchefen och Enhetschefen).
4.6 Personliga åsikter från respondenterna i Umeå kommun
4.6.1 Personal Dir. Umeå Kommun, Birgitta Forsberg
Uppfattning om intrapernörskapet
Brigitta förklarar; ”intraprenörskap är ett sätt att skapa företagsliknade enheter inom kommunen”. Hon berättar att det också är ett sätt för medarbetarna att ta ansvar, vilket människor gör om det finns förutsättningar för det. Intraprenaderna har varit ett sätt att prova på något nytt samt att tron att mindre organisationer har en tendens att vara effektivare än större organisationer. ”Intraprenörskapet skall göra att personalen vågar experimentera och samtidigt veta att de har en trygg anställning att luta sig mot”, säger Birgitta. Det skulle kunna liknas med en utvecklingsenhet inom ett stort privat företag. I slutet av intervju säger hon att ”vi skulle kanske ha varit ännu djärvare, och låtit intraprenaden vara en egen driftenhet”.
Intraprenörskapet, ett styrmedel?
Hon ser intraprenörskapet som ett styrmedel och menar att ”det har blivit mycket tydligare vad ledningen förväntar att de olika enheterna ska prestera”. Bigitta förklara vidare ”man skulle kunna förklara detta som en typ av direktstyrning”.
Intraprenad kontra traditionell styrning
Birgitta berättar att skillnaden mellan intraprenörskapet och den traditionella styrningen är att
”det inte finns något osynligt glastak runt personalen och verksamheter som gör att man tror att vissa saker är omöjliga”. ”Intraprenörskapet gör att man tar man bort den kreativa hämmare som tidigare existerade inom organisationen”, förklarar hon. Personalen nu har fått tydligare befogenheter samt tydligare direktiv av vad som förväntas av dem. Dessa förändringar ska göra att personalen känner sig nöjdare med sitt jobb. Brigitta berättar;
”genom denna förändring så ökar man sannolikheten till att personalen bibehåller sin hälsa”.
Vidare säger hon; ”har man inte möjlighet att påverka eller ha inflytande och väntar på att andra skall ta ansvar, då tappar man mycket av sin arbetsglädje”.
Förändrat beteende
Hon berättar; ”för personalen är det på chefsnivå det ökade ansvaret ligger”. Birgitta förklarar även att arbetsmoralen har blivit bättre samt att man har blivit bättre på att lyssna på brukaren.
-Empiri-
29 Intraprenadens betydelse för ekonomin?
Brigitta tycker att om intraprenaden genererar ett positivt resultat, så är utdelningen i form av bonus en bra morot för personalen. Hon förklarar att bonus på lönen är acceptabelt, men kan inte ändras hur som helst, genom att det finns kollektivavtal och lagar som reglerar frågan.
Hon påpekar dock att personalen främst har haft andra önskningar än en bonus på lönen.
Personalen har främst önskat sig olika typer av utbildningar samt material till sin verksamhet, säger Birgitta. Hon menar ”människor har en tendens att bli mer försiktiga när de får ansvar för ekonomin”. Birgitta förklarar vidare att ”man väljer sällan att slösa med pengarna utan blir ofta mer sparsam”.
4.6.2 Biträdande Socialdirektör Umeå kommun, Roland Lundmark.
Uppfattning om intraprenörskapet
Roland beskriver intraprenörskapet som en avtalsliknade konstruktion mellan socialnämnden och intraprenaden. Han förklarar; ”genom att skriva ett avtal mellan nämnden och intraprenaden, så förtydligar man vad som förväntas uppifrån samt vilka resurser som finns att tillgå”. Vidare menar han att intraprenörskapet inte är något som går att tvinga på personal utan det måste finnas en vilja för intraprenörskapet. Roland berättar att tidigare så fanns det vissa svårigheter att komma till skott med förändringar. Han menar att personalen tyvärr inte trodde på att de besatt de befogenheter som de egentligen gör, vilket skapade en inneboende rädsla för att göra fel. Roland förklarar att intraprenörskapet är ett försök till att skapa en arbetsmiljö som gör att medarbetarna känner sig tryggare i sina beslutssituationer.
Intraprenörskapet, ett styrinstrument?
Roland ser absolut intraprenörskapet som ett styrmedel om det skrivs ett tydligt avtal. Han förklarar att en tydlig skillnad mellan den traditionella styrningen och intraprenaden är att det finns ett avtal som säger att enheten får behålla överskott och underskott under avtalsperioden. Han förklarar att om intraprenaden lyckas skapa ett överskott så är det intraprenaden som bestämmer över överskottet, detta var tidigare ett beslut som togs av ledningen inom socialförvaltningen. Roland menar dock att införandet av intraprenaden inte direkt har inneburit några större skillnader för personalen som blir styrda utan den största skillnaden ligger på det mentala planet.
Intraprenörskap kontra traditionell styrning
Han menar att personalen som arbetar inom intraprenaden har idag större befogenheter än tidigare, vilket han anser vara mycket viktigt för att personalen skall kunna agera och prestera ett bra resultat. Roland noterar också att samarbetet med brukarrörelsen har blivit bättre än tidigare genom den nya organisationen. Han berättar att det förbättrade samarbetet har gjort att de idag har en mycket bättre kommunikation än tidigare. Han förklarar att detta samarbete har inneburit att brukarföreningen idag har fått en bättre möjlighet att tycka till vid förändringar i verksamheten. Roland menar att denna förändring har inneburit att fokuseringen på brukaren nu har blivit tydligare. Roland berättar ”styrning via intraprenader är ett bra medel för att skapa en ansvarskänsla för helheten, man är helt enkelt mer angelägen om att göra bra ifrån sig idag än tidigare”. Han säger att personalen som har haft störst förändring vad det gäller befogenheter är intraprenadchefen. Hennes befogenheter är idag på samma nivå som socialchefens. Han berättar att ledningen ständigt strävar efter att effektivisera intraprenadavtalen, man vill ge tydliga signaler till de underställda om vad som förväntas av deras verksamhet.
-Empiri-
30 Förändrat beteende
Han förklarar att de även har jobbat hårt med prissättning av tjänster inom kommunen. Idag så har alla tjänster inom kommunen ett pris per timme, och detta arbete har blivit ännu tydligare genom intraprenaderna. Vilket har gjort det lättare för personalen att kunna relatera till vad det kostar att bedriva verksamheten. Personalen kan nu lättare förstå att det inte går att ligga kvar på en viss personalbemanning, om det inte finns ett nog stort brukarunderlag för verksamheten. Det har i sin tur gjort att man idag är väldigt fokuserad på att ha fullbeläggning på vårdlokaler, säger Roland. Han berättar att beteendet inte var lika utbrett tidigare hos personalen. Personalen har även börjat inse vad saker kostar om enheten står med tomma bäddar på vårdhemmen eller långtidsboenden. Han förklarar att idag finns det ett större intresse för att skapa ett positivt resultat, genom att enheterna idag får behålla medel som genereras under de år som avtalen är skrivna. Roland förklarar ”personalen har idag ett mycket mer utbrett kundfokus än tidigare”. Han säger också ”idag kan man se ett tydligare engagemang hos de anställda som befinner sig i en intraprenad”.
Intraprenadens betydelse för ekonomin
”Ekonomiskt går det bra för intraprenaderna, men detta kan bero på att vi inte avtalade om nog stora sparmål i avtalen” säger Roland. Han förklarar också att en annan väsentlig faktor till att det har gått bra ekonomiskt är att enheten får behålla sitt resultat under avtalstiden. Nu vet personalen att om de gör ett bra arbete så kommer enheten att få en bättre ekonomi. Han berättar att om enheten har en bra ekonomi, så kan de välja att ge sin personal någon form av ersättning i form av bonus, ”bonusutdelning är ett mycket bra sätt för att få personalen att jobba i en viss riktning”.
4.6.3 Intraprenad chef vid Socialförvaltningen Umeå Kommun, Helen Andersson
Uppfattning om intraprenörskapet
Helen förklarar att ”intraprenörskapet kan definieras som en plattare organisation”. Den gamla organisationen var en koloss, med tröga och ineffektiva beslutsvägar. ”Det fanns en otrolig energi ute i verksamheterna, men denna energi kom inte fram i den gamla organisationen” säger Helen. Hon berättar att deras uppgift idag är att skapa delaktighet och medvetenhet inom enheten. Hon menar att ”dagens organisation är mera genomskinlig än i den tidigare organisationen, vilket har gjort att det idag går snabbare och effektivare att ta beslut”. I den gamla organisationen behövdes det alltid konsulteras en chef när beslut skulle fattas. Hon förklarar vidare att de idag även har blivit mycket bättre på att lyssna på brukarna.
Detta har medfört att vi har en större en större förståelse för kunden. Hon förklarar vidare att intraprenörskapet har inneburit att personalen har fått större förhandlingsförmåga. Hon förklarar; ”om man förstår helheten, så blir det också roligare att jobba”, detta var något som personalen hade svårt med tidigare. Helen säger ”nu vet man tydligare vad de övriga enheterna inom förvaltningen arbetar med”. Hon menar att de även har fått en bättre förståelse, för kopplingen mellan verksamheterna och de lagar som styr verksamheten. Detta har i sin tur inneburit att de anställda inom enheten förstår verksamhetens övergripande mål tydligare.
Intraprenörskapet, ett styrmedel?
”Intraprenörskapet är ett styrmedel som skapar en större delaktighet och samverkan” säger Helen. Hon menar att det har blivit mycket lättare att ta beslut och få sin röst hörd. Hon tycker också att det har skapats en större arbetsglädje och delaktighet genom intraprenörskap.
-Empiri-
31 Intraprenad kontra traditionell styrning
Helen berättar att nyligen så hade hon medarbetarsamtal, och där var det en anställd som uttryckte att allting har förändras på arbetsplatsen. Hon berättar också att ”personen beskrev att det finns en större arbetsglädje är tidigare samt att det har skapats ett större känslan av delaktighet”. Idag kan personalen i större utsträckning påverka när beslut ska tas. Helen säger vidare att områdescheferna tidigare inte hade tillräckligt med befogenheter, och menar att det existerade en påtaglig tröghet för att få igenom förändringar. Intraprenörskapet har i stället inneburit att de nu ser en massa nya möjligheter till att förbättra vår verksamhet. Hon förklarar att de bland annat har börjat söka externa medel för att kunna utveckla enheten, senast valde enheten att söka pengar genom Trygghetsfonden. Hon förklarar också ”idag kan vi lägga ner mer tid på varje individ inom arbetslagen”. Något som har tydliggjorts med intraprenörskapet är att de anställda vet vem som är ens chef, detta var inte självklart i den gamla organisationen. Hon berättar att från ledningshåll så sa man ofta ”vem sjutton som har hand om Agda på Karlshem”? Nu kan folk alltid vända sig till Helen och bli slussad till rätt person.
Förändrat beteende
Hon berättar att enhetens positiva resultat inte hade skapats om det inte hade funnits ett stort
Hon berättar att enhetens positiva resultat inte hade skapats om det inte hade funnits ett stort