Skapande och hantering av ett regelverk inom stora företag och organisationer är en komplex och tidskrävande process. Men att ha ett komplett och välfungerande regelverk är en avgörande faktor för verksamhetsstyrning inom ett stort företag både när gällande duglighet och effektivitet. På grund av att processen för skapande och managering av regelverk är komplex och mycket omfattande anser vi att ett bra förslag till fortsatt arbete är att dela in området in i mindre sektioner. Dessa sektioner kan vara till exempel ett arbete med fokus på produktorienterade eller tjänsteorienterade styrande dokument. Syftet bakom arbetet ska vara att identifiera de vanligaste bristerna i respektive styrande dokumentstyper.
En annan aspekt som behöver tas itu med genom fortsatt arbete är datasamling- och sökningsmetoder. I detta arbete drogs slutsatser kring det så kallade dokumentcenter som används av Trafikverket för datasamling och sökning av styrande dokument. Dokumentcenter har stora brister och är inte lika effektiv som de undersökta externa företagens metoder och mjukvaruprogram som till exempel SLL:s EDIT. Därför bör det i framtiden skapas fortsatt arbete i detta ämnesområde. Trafikverket bör antingen utöka och komplettera dokumentcenter eller hitta ett nytt program som kan vara mer lik EDIT.
Ett annat förslag som kanske är den viktigaste och mest resultatorienterad är att se över de styrande dokument som till exempel (TDOK 2010:180) som innefattar regler kring strukturering och managering av Trafikverkets styrande dokument. Där ska aspekter som struktur, lättläslighet, omfattning, uppdateringstid, versionshantering och m.m. vara i fokus i ett välfungerande och effektiviserande syfte.
REKOMMENDATION TILL TRAFIKVERKET
Detta kapitel består av en analys och presentation av SLL:s omorganisering av dess regelverk. Det är en omorganisering som rekommenderas till Trafikverket i ett effektiviseringssyfte av Trafikverkets regelverk.
Denna rekommendation syftar till att Trafikverket ska få inspiration till en omstrukturering av dess styrande dokument. Samtliga förvaltningar inom SLL samlades i syfte att omstrukturera och omorganisera SLL:s regelverk. Detta var enbart möjlig genom ett bra samarbete i form av bra kommunikation som leder naturligt till en bra kunskapsöverföring.
SLL genomförde en omstrukturering av dess regelverk år 2013. SLL insåg regelverket brister starkt och behöver omstruktureras från grunden och botten. Målet och grundtanken med omstruktureringen av regelverket var att förvaltningarna ska ha en gemensam övergripande kravbild för dess styrande dokument i programmet EDIT. (Arbman, 2018)
Figur 1 SLLs mål med omstrukturering av regelverk och användning av programmet EDIT (Källa:
SLL, 2018)
Utöver målet och grundtanken som är beskrivit ovan var syftet med omstruktureringen av styrande dokument att det ska vara lätt att hitta rätt version där information har bevarats. Det ska även ge goda förutsättningar för att styra verksamheten och arbetet ska bli kvalitetssäkrat och tidseffektivt. SLL fick inspiration från Gävleborgs funktion gällande styrande dokument där alla deltagande förvaltningarna kom överens om omstruktureringen av regelverket.
Förvaltningarna som var deltagande i denna process var Danderyds sjukhus (DS), Hälso- och sjukvårdsförvaltningen (HSF), Landstingsstyrelsens förvaltning (LSF) och Trafikförvaltningen (TF). (Arbman, 2018)
Figur 2 Grafisk beskrivning av arbetssätt (Källa: SLL, 2018)
Bilden ovan visar arbetssättet för att ta fram eller revidera styrande dokument. SLLs kravhanteringsprocessen består av sju olika aktiviteter som finns i programmet EDIT.
Aktiviteterna är: Analysera behov, analysera och planera uppdrag, skapa dokument, granska dokument, fastställa dokument, publicera dokument, aktivitet förvalta dokument.
Där aktiviteterna ett och två är huvudsakligen manuella processer. Aktiviteterna tre-sex utnyttjar systemstöd för styrande dokumenten i programmet EDIT, samt att aktivitet sju utnyttjar systemstöd i programmet EDIT i en begränsad omfattning. (Arbman, 2018)
Vad dessa aktiviteter har för uppgifter beskrivs översiktligt nedan.
Aktiviteten ”analysera behov” analyserar behovet av ett nytt dokument. Här ska även beslut fattas kring hur dokument ska hanteras.
Aktiviteten ”analysera och planera uppdrag” analyserar och planerar arbetet med att skapa eller reviderar ett styrande dokument.
Aktiviteten ”skapa dokument” är det skedet där dokumentkort skapas med information om dokumentet. Här skapas även en granskningsbar version av styrande dokumentet.
Aktiviteten ”granska dokument” kontrollerar att styrande dokumentet är korrekt formellt och faktamässigt.
Aktiviteten ”fastställa dokument” godkänner det styrande dokumentet för användning och publicering.
Aktiviteten ”publicera dokument” är det skede där styrande dokumentet ska publiceras på intranätet. I denna aktivitet tillgängliggörs styrande dokumentet på bestämd plats för att enkelt komma åt från målgruppens sida samt för att få avsedd nytta i organisationen.
Aktiviteten ”förvalta dokument” gör att relevansen i det styrande dokumentet bedöms fortlöpande utifrån den aktuella verksamheten
Dessa aktiviteter används av SLL för att uppdatera och strukturera dess styrande dokument.
Målet är bland annat att få en bra användning av de styrande dokumenten och samtidigt hinna med teknikens utveckling. (Arbman, 2018)
En omstrukturering av regelverket kräver en stark kommunikation och samarbete.
Omstrukturering av regelverket förbättrar och underlättar hanteringen av styrande dokumenten men det kräver resurser, tid och forskning. Det är viktigt att alla deltagande medarbetare i processen är medvetna om vad respektive måste göra och ha samma insyn i processerna som utvecklas (Arbman, 2018). Enlig både Arbman (2018) och Blom (2018) har omstruktureringen av styrande dokumenten lett till att frågorna och problemen kring styrande dokumenten inte finns kvar. Detta innebär att omstruktureringen av styrande dokumentet har skapat fram ett nytt arbetssätt som möjliggör för SLL att hantera dessa styrande dokument på bästa sätt.
REFERENSER
Böcker
Andersen, Erling. (1994). Systemutveckling: Principer, Metoder och Tekniker. Upplaga två.
Studentlitteratur AB
Blomqvist, P., & Hallin, A. (2015). Metod för teknologier – Examensarbete enligt 4-fasmodellen. Lund: Studentlitteratur.
Bryman, A. och Bell E. (2017). Företagsekonomiska forskningsmetoder. Tredje upplagan.
Malmö: Liber
Davis, Alan M. (1993). Software Requirements: Objects, Functions and States. Second Edition. Englewood Cliffs, New Jersey: Prentice Hall.
Davis, Alan M. (2005). Just engouth requirements management. Published by Dorset House publishing. New york, NY 10014.
Dorfman, Merlin. (1990). System and software requirements engineering. IEEEComputer Society Press.
Englund, Tomas. (2007). Utbildning som kommunikation: deliberativa samtal som möjlighet. Förlag: Dialalos
Erikson, Peter. (2017). Planerad kommunikation: strategiskt ledningsstöd i företag och organisationer. Upplaga 8. Förlag: Liber
Eriksson, Ulf. (2008). Kravhantering för IT-system. Upplaga två. Studentlitteratur AB Hooff van den B., De Ridder Jan A. (2004). Knowledge sharing in context: the influence of organizational commitment, communication climate and CMC use on knowledge sharing.
Emerald Group Publishing Limited.
Hull, Elizabeth. Dick, Jeremy. Jackson, Kem. (2017). Requirements Engineering. Fourth Edition. Springer
Hård af Segerstad, Peder. (2009). Kommunikation och information – en bok om människans förmåga att tänka, tala och förstå. Uppsala publishing House AB
Jacobsen, Dag Ingvar. (2002). Vad, hur och varför? – Om metodval i företagsekonomi och andra samhällsvetenskapliga ämnen. Upplaga ett. Studentlitteratur
Karakostas, V. och Luocopoulos P. (1995). System Requirements Engineering. First Edition.
(International Series in Software Engineering). London: McGraw-Hill, Inc.
Kvale, S. och Brinkmann, S. (2009). Den kvalitativa forskningsintervjun. Upplaga 2. Lund:
Studentlitteratur
Liyanage C., Ballal T., Elhag T. och Li Q. (2009). Knowledge communication and translation – a knowledge transfer model. Emerald Group Publishing. Publishing Limited
Manion, L. Cohen, L., Morrison, K. (2011). Research methods in education. The seventh edition. New York: Routledge
Ralph, R Young. (2004). The Requirements Enginnering Handbook. Artech House
Robertson, James och Robertson, Suzanne. (2012). Mastering the Requirements process.
Third Edition. Harlow: Addison Wesley
Sommerville, Ian och Kotonya, Gerald. (1998). Requirements Engineering: Processes and Techniques. First edition. John Wiley och Sons Inc
Sommerville, Ian och Sawyer, Pete. (1997). Requirements Engineering: A good practice guide. John Wiley och Sons Inc
Stoltz, P. och Willman A. (2002). Evidensbaserad omvårdnad. Lund: Studielitteratur Wiegers, Karl och Beatty, Joy. (2013) Software Requirements. Third Edition Redmond.
Microsoft Press
Intranätet och Internetkällor
TDOK 2010:180. (2013). Dokumenttyper, hantering. Hämtad: 2018-03-05, från http://trvdokument.Trafikverket.se/
TDOK2014-0049. (2016). Dokumenthierarkier för specificerande dokument. Hämtad: 2018-03-05, från http://trvdokument.Trafikverket.se/
Trafikverket. (2013). Dataproduktspecifikation - Spårspärr. Hämtad 2018-04-20 från https://www.Trafikverket.se/TrvSeFiler/Foretag/Bygga_och_underhalla/Jarnvag/BIS/D ataproduktspecifikationer%20(DPS)/Dps_anlaggningsdata/Bang%C3%A5rdsanl%C3%A4 ggningar/Sp%C3%A5rsp%C3%A4rr.pdf
Trafikverket. (2015a). Så upphandlar vi. Hämtad: 2018-01-29, från https://www.Trafikverket.se/for-dig-i-branschen/upphandling/Sa-upphandlar-vi/
Trafikverket. (2015b). Trafikverkets nya säkerhetsregler för vägarbeten. Hämtad: 2018-02-30, från https://www.Trafikverket.se/for-dig-i-branschen/Arbetsmiljo-och-
sakerhet/Arbete-pa-vag/regelverk-for-arbete-pa-vag/Fliksidor/Trafikverkets-nya-sakerhetsregler-for-vagarbeten/
Trafikverket. (2015c). Trafikbestämmelser för järnväg. Hämtad 2018-04-25 från https://www.Trafikverket.se/contentassets/bf17b089dbe347acad20b91ceeda913d/modul_1_termer_2017 0601.pdf
Trafikverket. 2016. Vision och verksamhetsidé. Hämtad: 2018-02-01, från https://www.Trafikverket.se/om-oss/var-verksamhet/Vision--verksamhetside/
Trafikverket. 2017. Trafikverkets uppdrag. Hämtad: 2018-02-01, från https://www.Trafikverket.se/om-oss/var-verksamhet/Trafikverkets-uppdrag/
Trafikverket. (2018a). Vår verksamhet. Hämtad: 2018-01-20, från https://www.Trafikverket.se/om-oss/var-verksamhet/
Trafikverket. (2018b). Organisation. Hämtad: 2018-01-20, från https://www.Trafikverket.se/om-oss/var-verksamhet/Organisation/
Trafikverket. (2018c). Investering. Hämtad: 2018-02-20, från
http://intranat.Trafikverket.local/Om-Trafikverket/Organisation/organisationsbeskrivning/Investering/
Trafikverket. (2018d). Underhåll. Hämtad: 2018-02-20, från
http://intranat.Trafikverket.local/Om-Trafikverket/Organisation/organisationsbeskrivning/Underhall/
Trafikverket. (2018e). Planering. Hämtad: 2018-02-20, från
http://intranat.Trafikverket.local/Om-Trafikverket/Organisation/organisationsbeskrivning/Planering/
Trafikverket. (2018f). Stora projekt. Hämtad: 2018-02-20, från
http://intranat.Trafikverket.local/Om-Trafikverket/Organisation/organisationsbeskrivning/Stora-projekt/
Trafikverket. (2018g). Trafikledning. Hämtad: 2018-02-20, från
http://intranat.Trafikverket.local/Om-Trafikverket/Organisation/organisationsbeskrivning/Trafikledning/
Trafikverket. (2018h). Bakgrund till projekt Getingmidjan. Hämtad 2018-04-15 från https://www.Trafikverket.se/nara-dig/Stockholm/projekt-i-stockholms-lan/stockholm-centralstockholms-sodra-getingmidjan/Om-projektet/bakgrund-till-projekt-getingmidjan/
Svenska Certifiering. (2018a). Miljöcertifiering. Hämtat: 2018-03-09, från https://www.svenskcertifiering.se/iso14001.html
Svenska Certifiering. (2018b). Miljöcertifiering. Hämtat: 2018-03-09, från https://www.svenskcertifiering.se/iso9001.html
Heckscher, Sten. (2016. Karolinska institutet och Macchiarini-ärendet. Hämtad 2018-05-02 https://ki.se/sites/default/files/karolinska_institutet_och_macchiariniarendet_en_extern _granskingrev.pdf
KI. (2018). Detta har hänt i Macchiarini-ärendet. Hämtad 2018-05-01 från https://ki.se/nyheter/macchiarini
Intervjuer
Arbman, Mats. (2018). Kanslimedlem ansvara för arbetssätt för styrande dokument på SLL förvaltningen. Intervju 2018-03-08.
Blomberg, Nina. (2018). Ansvarig för program – projektavdelning på SLL förvaltningen.
Intervju 2018-03-02.
Dahlberg, Erik. (2018). Manager for regulation and standards at Scania. Intervju 2018-02-22.
Eriksson, Lars-Åke. (2018). Förvaltare på Trafikverket. Intervju 2018-02-23.
Fogelgren, Lena. (2018). Projektledare för anpassat regelverk på Trafikverket, stora projekt.
Intervju 2018-02-07.
Jangenstål, Ludviq. Underhållscontroller. Projektet Mötesspåret i Brattheden – Spårspärr vid uppåt lutad backe. Intervju (2018-04-12).
Lövgren, Charlotte. (2018). Funktionsledare för kvalitetslösning och riskhantering på Trafikverkets stora projekt Förbifart E4 Stockholm. Intervju 2018-02-08.
Lindberg, Reine. (2018). Strategiskt ansvarigt för signal riskhantering på Trafikverket, investeringsverksamhetsområde. Intervju 2018-02-29.
Mihalakis, Alexander. (2018). Samordnare. Projektet Mötesspåret i Brattheden – Spårspärr vid uppåt lutad backe. Intervju (2018-04-12).
Nilsson, Håkan. (2018). Projektledare. Projektet Förberedande arbeten – Getingmidjan.
Intervju (2018-04-10)
Nyberg, John. (2018). Gruppchef för hållbar utveckling på Skanska. Intervju 2018-03-08.
Rost, Charlie. (2018). Projektingenjör på Trafikverket, investeringsverksamhetsområde.
Intervju 2018-02-25.
Rydell, Ola. (2018). Teknikspecialist på Trafikverket. Intervju (2018-04-30)
Strand, Joakim. (2018). Förvaltningsledare för anläggningsstyrning och Underhåll på Trafikverket, Underhållsverksamhetsområde. Intervju 2018-03-07.
Viklund, Steffan. (2018). Teknikspecialist/Beställning Mottagning. Getingmidjan förberedande arbeten - hinderfrihetspunkt. Intervju (2018-04-03)
Warnebo, Patric. (2018). Projektledare på Trafikverket. Projektet ERTMS. Intervju 2018-02-20.