STEFAN PERSSON
Styrelseordförande. Född 1947.
HUVUDSYSSELSÄTTNING Styrelseordförande i H&M.
ÖVRIGA VÄSENTLIGA STYRELSEUPPDRAG
Ledamot i MSAB samt styrelseuppdrag i familjebolag.
UTBILDNING
Studier vid Stockholms universitet och Lunds universitet, 1969 – 1973.
ARBETSLIVSERFARENHET
Landschef för H&M i Storbritannien och ansvarig för H&M:s utlandsexpansion.
1982 –1998 Vd och koncernchef för H&M.
1998 – Styrelseordförande i H&M.
MIA BRUNELL LIVFORS Styrelseledamot. Född 1965.
HUVUDSYSSELSÄTTNING
Vd och koncernchef för Investment AB Kinnevik.
ÖVRIGA VÄSENTLIGA STYRELSEUPPDRAG
Styrelseledamot i Efva Attling Stockholm AB, Metro Internatio-nal S.A., Tele2 AB, Transcom WorldWide S.A., Korsnäs AB och Mellersta Sveriges Lantbruks AB sedan 2006, samt Millicom International Cellular S.A. och Modern Times Group MTG AB sedan 2007.
UTBILDNING
Ekonomlinjen vid Stockholms universitet.
ARBETSLIVSERFARENHET
1989 –1992 Consensus AB.
1992 –2006 Diverse chefsbefattningar inom Modern Times Group MTG AB och finansdirektör 2001 – 2006.
2006 – Vd och koncernchef Investment AB Kinnevik.
LOTTIE KNUTSON
Styrelseledamot. Född 1964.
HUVUDSYSSELSÄTTNING
Marknadsdirektör på Fritidsresegruppen i Norden med ansvar för marknadsföring, kommunikation samt miljö och socialt ansvar.
ÖVRIGA VÄSENTLIGA STYRELSEUPPDRAG Inget utöver ledamot i H&M.
UTBILDNING
Université de Paris III, Diplôme de Culture Française, 1985 –1986. Teaterhistoria, Stockholms universitet, 1989.
Journalisthögskolan i Stockholm, 1987 – 1989.
ARBETSLIVSERFARENHET
1988 – 1989 Journalist, Svenska Dagbladet.
1989 – 1995 SAS-koncernens informationsavdelning.
1995 – 1996 PR-konsult, Johansson & Co.
1996 – 1998 PR- och informationsansvarig konsult, Bates Sweden.
1998 – 1999 Informationskonsult, JKL.
1999 – Marknadsdirektör, Fritidsresegruppen i Norden.
SUSSI KVART
Styrelseledamot samt ledamot i revisionsutskottet.
Född 1956.
HUVUDSYSSELSÄTTNING
Konsultverksamhet med inriktning mot strategisk affärsråd-givning, bolagsstyrning och styrelsearbete.
ÖVRIGA VÄSENTLIGA STYRELSEUPPDRAG
Ordförande i Kvinvest AB. Ledamot i styrelsen för Stockholms Läns Sjukvårdsområde, Stockholms Stadshus AB, Transparency International Sverige samt i DGC One AB.
UTBILDNING
Jur kand examen från Lunds universitet 1980.
ARBETSLIVSERFARENHET
1983 – 1989 Advokatfirman Lagerlöf (numera Linklaters), advokat 1986.
1989 – 1991 Politisk sakkunnig Riksdagen, folkpartiets riksdagskansli.
BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT
BO LUNDQUIST
Styrelseledamot samt ledamot i revisionsutskottet.
Född 1942.
HUVUDSYSSELSÄTTNING
Leder familjeägt investmentbolag. Styrelsearbete.
ÖVRIGA VÄSENTLIGA STYRELSEUPPDRAG
Ordförande i GIH Stockholm, Teknikmagasinet AB (onoterat bolag), samt ledamot i Frans Svanström AB (onoterat bolag).
Ledamot i styrelsen för Anders Walls stiftelse Fri entreprenörskap.
UTBILDNING
Civilingenjör vid Chalmers Tekniska Högskola i Göteborg 1968.
ARBETSLIVSERFARENHET
1970 –1974 Förvaltningschef vid Högskolan i Luleå.
1975 –1978 Divisionschef SSAB.
1978 –1982 Försäljningschef Sandvik.
1982 –1984 Vd Bulten.
1984 –1990 Vice vd i Trelleborg.
1991 –1998 Vd och koncernchef i Esselte.
1994 –1998 Engagerad i olika centrala näringslivsorganisa-tioner, bland annat ordförande i Grossistför-bundet Svensk Handel.
STIG NORDFELT
Styrelseledamot samt ordförande i revisionsutskottet.
Född 1940.
HUVUDSYSSELSÄTTNING
Konsultverksamhet med inriktning mot styrelsearbete.
ÖVRIGA VÄSENTLIGA STYRELSEUPPDRAG
Ledamot i Capinordic Asset Management AB.
UTBILDNING
Civilekonomexamen vid Handelshögskolan, Göteborg 1963.
ARBETSLIVSERFARENHET
1964 –1981 Auktoriserad revisor Reveko AB, Stockholm, från 1971 Senior Partner och delägare.
1982 –1985 Vd Tornet AB, Stockholm.
1986 –2006 Vd Pilen AB, Stockholm.
MELKER SCHÖRLING Styrelseledamot. Född 1947.
HUVUDSYSSELSÄTTNING
Grundare och ägare av MSAB.
ÖVRIGA VÄSENTLIGA STYRELSEUPPDRAG
Ordförande i MSAB, AarhusKarlshamn AB, Hexagon AB, Hexpol AB och Securitas AB.
UTBILDNING
Civilekonom vid Handelshögskolan, Göteborg 1970.
ARBETSLIVSERFARENHET
1970 –1975 Controller, LM Ericsson, Mexiko.
1975 –1979 Controller, ABB fläkt, Stockholm.
1979 –1983 Vd, Essef Service, Stockholm.
1984 –1987 Vd, Crawford Door, Lund.
1987 –1992 Vd och koncernchef, Securitas AB, Stockholm.
1993 –1997 Vd och koncernchef, Skanska AB, Stockholm.
MARIANNE BROMAN
Arbetstagarledamot i H&M:s styrelse sedan 1995. Född 1944.
MARGARETA WELINDER
Arbetstagarledamot i H&M:s styrelse sedan 2007. Född 1962.
TINA JÄDERBERG
Arbetstagarsuppleant i H&M:s styrelse sedan 2007. Född 1974.
AGNETA RAMBERG
Arbetstagarsuppleant i H&M:s styrelse sedan 1997. Född 1946.
BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT
INTERN KONTROLL
Denna beskrivning av H&M:s interna kontroll och riskhantering avseende den finansiella rapporteringen har upprättats i enlighet med avsnitt 10.5 och 10.6 i Svensk kod för bolagsstyrning.
Beskrivningen utgör inte en del av årsredovisningen.
Styrelsen ansvarar för bolagets interna kontroll, vars över-gripande syfte är att skydda bolagets tillgångar och därigenom ägarnas investering. Intern kontroll och riskhantering är en del av styrelsens och ledningens styrning och uppföljning vars syfte är att se till att verksamheten styrs på ett så ändamålsenligt och effektivt sätt som möjligt.
H&M arbetar utifrån COSO:s ramverk med den interna kon-trollen avseende den finansiella rapporteringen. COSO:s ramverk, som är utgivet av Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, utgörs av fem delområden; kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunika-tion samt uppföljning.
KONTROLLMILJÖ
Kontrollmiljön är basen för den interna kontrollen eftersom den innefattar den kultur som styrelse och ledning kommunicerar och arbetar efter. Kontrollmiljön utgörs främst av etiska värde-ringar och integritet, kompetens, ledningsfilosofi, organisations-struktur, ansvar och befogenheter, policies och riktlinjer samt rutiner.
Särskilt viktigt är att styrande dokument såsom interna poli-cies, riktlinjer och manualer finns inom väsentliga områden och att dessa ger god vägledning till medarbetarna. Inom H&M finns framför allt Code of Ethics, en etikpolicy som genomsyrar hela företaget då den beskriver på vilket sätt medarbetarna ska förhålla sig gentemot bolaget och i affärsrelationer med leverantörer.
H&M:s interna kontrollstruktur bygger på;
– Arbetsfördelningen mellan styrelsen, revisionsutskottet och verkställande direktör, som tydligt beskrivs i styrelsens arbets-ordning. Bolagsledningen samt revisionsutskottet rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner.
– Företagets organisation och sätt att bedriva verksamhet där rollerna och ansvarsfördelningen är tydligt definierade.
– Policies, riktlinjer och manualer, där Code of Ethics, finanspolicyn, informationspolicyn, kommunikationspolicyn och butiksinstruktionerna är exempel på viktiga och övergri-pande policies.
– Medvetenhet bland medarbetarna om upprätthållande av en god kontroll över den finansiella rapporteringen.
– Kontrollaktiviteter, avstämningar, analyser, rapportering.
H&M har en matrisorganisation, dvs de funktionsansvariga i koncernledningen ansvarar för arbetsresultatet inom sin funk-tion i respektive land (de lodräta pilarna). Landscheferna ansvarar för lönsamheten i sitt land och har därigenom ett samlat ansvar för alla funktioner inom sin verksamhet (de horisontella pilarna).
Landsorganisationen är i sin tur uppdelad i regioner där ett antal butiker finns inom varje region.
Alla bolag inom H&M-koncernen har samma struktur och ekonomisystem med samma kontoplan. Detta underlättar ska-pandet av ändamålsenliga rutiner och kontrollsystem, vilket gyn-nar den interna kontrollen och underlättar jämförelser mellan de olika bolagen.
För butikerna finns det detaljerade butiksinstruktioner som styr det dagliga arbetet. Inom koncernen finns även ett flertal andra riktlinjer och manualer. Dessa är i de flesta fall utarbeta-de på utarbeta-de centrala avutarbeta-delningarna på huvudkontoret i Stockholm och sedan kommunicerade till respektive avdelning på
lands- Försäljnings-länder
Centrala funktioner/avdelningar*
Finans/
Ekonomi Försäljning Inköp Produktion Etablering Marknadsföring Information HR Miljö och
socialt ansvar Säkerhet Land 1
Land 2
VdCFO Styrelse
Revisionsutskott
BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT
kontoren. Varje central avdelning går regelbundet igenom sina riktlinjer och manualer för att se vilka som behöver uppdateras och om nya behöver utvecklas.
RISKBEDÖMNING
H&M arbetar löpande med riskanalys där riskerna för fel inom den finansiella rapporteringen ses över. I slutet av varje verk-samhetsår uppdateras de främsta riskerna inom den finansiella rapporteringen i ett koncernövergripande dokument, vilket även görs för de operationella riskerna. Dessa dokument behandlas i revisionsutskottet och delges därefter styrelsen.
De operationella riskerna kartläggs också löpande. Under året har den övergripande riskanalysen uppdaterats för att få en samlad bild av de största riskerna inom respektive funktion samt vilka system och metoder som finns på plats för att minimera en risks eventuella påverkan.
När det gäller den finansiella rapporteringen har H&M identifierat vissa områden med en högre inneboende risk för fel, bland annat svinn i varulagret, kassamanipulation, förskingring av varor samt påverkan av valutakursförändringar och skatter.
För närmare beskrivning av H&M:s risker se förvaltnings-berättelsen sid 8 samt not 2 finansiella risker sid 22 i H&M i siffror 2009.
För att begränsa riskerna finns det ändamålsenliga policies och riktlinjer samt processer och kontroller inom verksamheten.
KONTROLLAKTIVITETER
Det finns ett antal kontrollaktiviteter inbyggda i varje process för att säkerställa att verksamheten drivs effektivt och att den finansiella rapporteringen vid varje rapporttillfälle ger en rätt-visande bild. Kontrollaktiviteterna, som syftar till att förebygga, upptäcka och rätta till felaktigheter och avvikelser, finns på alla nivåer och alla delar av organisationen. Inom H&M är kontroll-aktiviteterna bland annat god kontroll och analys av försäljnings-statistik, kontoavstämningar och månadsvisa bokslut samt analys av dessa. H&M:s finansiella rapporter analyseras och det görs både manuella kontroller och rimlighetsbedömningar.
Under året görs också löpande IT-revisioner för att säkerställa validiteten i H&M:s IT-system avseende den finansiella rapporte-ringen. Under 2009 har IT-kontroller reviderats av extern part, tillsammans med H&M:s systemansvariga och ”system area responsibles” i utvalda verksamhetsprocesser.
INFORMATION OCH KOMMUNIKATION
Policies och riktlinjer är särskilt viktiga för en korrekt redovisning, rapportering och informationsgivning och definierar även de kontrollaktiviteter som ska utföras.
H&M:s policies och riktlinjer avseende den finansiella rap-porteringen uppdateras löpande. Det sker främst inom respektive
Finansiell kommunikation lämnas via:
– H&M:s årsredovisning
– Delårsrapporter, bokslutskommuniké och månadsvisa försälj-ningsrapporter
– Pressmeddelanden om händelser som väsentligt kan påverka aktiekursen
– H&M:s hemsida www.hm.com UPPFÖLJNING
I arbetet med den interna kontrollen under 2009 har de centrala avdelningarna gjort revisioner av sina respektive landsfunktioner enligt COSO-modellen utifrån dels generella frågeställningar dels avdelningsspecifika frågeställningar. Arbetet har mynnat ut i en handlingsplan för varje central avdelning innehållande de om-råden som bör förbättras för att stärka den interna kontrollen ytterligare.
Inom butikerna utförs årliga kontroller av interna shop con-trollers, som syftar till att se vilka styrkor och svagheter butikerna har och på vilket sätt eventuella brister kan korrigeras. Uppfölj-ning och återkoppling kring eventuella avvikelser som uppkom-mer vid utvärderingen av den interna kontrollen är en central del i internkontrollarbetet.
Styrelsen och revisionsutskottet utvärderar kontinuerligt den information som bolagsledningen lämnar bland annat avseende den interna kontrollen. Revisionsutskottets arbete med att följa upp effektiviteten i bolagsledningens arbete avseende den interna kontrollen är av särskild betydelse för styrelsen. Arbetet innefattar bland annat att säkerställa att åtgärder vidtas rörande de brister och förslag till åtgärder som framkommit vid de centrala avdelningarnas och interna shop controllers utvärdering samt vid den externa revisionen. Arbetet med den interna kontrollen medför att medvetenheten kring vikten av god in-tern kontroll i koncernen höjts ytterligare och att kontinuerliga förbättringar sker.
INTERNREVISION
Bolagets bedömning är att den utvärdering och uppföljning av intern kontroll som samtliga centrala avdelningar som till ex-empel ekonomi, information, säkerhet, logistik, produktion etc bedriver i försäljningsländerna samt arbetet som bedrivits av interna shop controllers väl motsvarar det arbete som i andra företag görs av en internrevisionsfunktion. H&M:s styrelse har därför inte funnit anledning att inrätta en särskild internrevi-sionsfunktion. Frågan om en särskild komplett internrevisions-funktion kommer att prövas på nytt under 2010.
Stockholm i januari 2010 Styrelsen
BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT