2.1.1 Sammanfattning från Metod för anslutning till Mina meddelanden Fasen Identifiera behov innebär att behov av förändring/utveckling av
kommunikationsvägar har konstaterats. En behovsanalys görs och ligger till grund för beslut om att gå vidare. Vid anslutning till Mina meddelanden görs en
bedömning av behovet och nyttan med tjänsten och av hur tjänsten kan samordnas för att bli ett komplement till verksamhetens befintliga lösningar för
kommunikation med privatpersoner, företag och offentliga aktörer.
Ett inriktningsbeslut från ledningen är ofta resultatet av denna fas som också kan ha omfattat vissa förstudier eller studiebesök hos liknande verksamheter för att få erfarenheter. Effektmål med anslutningen bör även fastställas i denna fas.
En första preliminär tidplan med volymer för vilka typer av meddelanden som ska anslutas och när i tiden detta beräknas ske är också ett vanligt resultat av den första fasen. En övergripande ekonomisk bedömning görs också.
Fasens Resultat:
Idébeskrivning
Behovsanalys inklusive förväntade effekter Förstudiedirektiv
Fasens huvudaktiviteter:
Gör en behovsanalys som belyser behov, krav och möjligheter till förändring.
Beskriv syfte utifrån nuläge och förändringsbehov, det vill säga vad som ska genomföras, för vem och varför.
Beskriv förväntad effekt med koppling till den egna verksamhetens strategier och målbild
Beskriv vad förstudien ska belysa
Beskriv förutsättningar, exempelvis särskilda krav, avgränsningar, målgrupper och risker
Ta fram övergripande tidsuppskattning och en planering av förstudien
Beskriv vilka interna och/eller externa intressenter som bör involveras i förstudien
Metoder och stöd:
o Produktdokument från minameddelanden.se o Mallar och metod från E-delegationen:
o Mall för Idébeskrivning o Mall för Förstudiedirektiv
o Vägledning för Behovsdriven utveckling o Vägledning för nyttorealisering
2.1.2 Kompletteringar utifrån ett kommunperspektiv
De aktiviteter, mallar och metoder som presenteras av Skatteverket fungerar även för kommuner och ger en bra vägledning om hur kommunen på ett bra sätt kan identifiera behovet och initiera en förstudie för Mina meddelanden i kommunen.
Det finns dock vissa saker att notera.
1. Anpassa metoden för anslutning efter egna förutsättningar. Till skillnad från större myndigheter har ofta kommuner (i synnerhet mindre kommuner) mindre resurser. Det är då viktigt att förenkla och anpassa vissa av de steg och moment som beskrivs vidare i denna vägledning, så att arbetet inte blir för tungt. Det kan även finnas anledning att avgränsa arbetet inledningsvis.
Läs igenom Att ansluta till Mina meddelanden – en översikt. Där ges en överblick över vad Mina meddelanden är, vilka nyttor som finns, kort om anslutningsprocessen och viktigare vägval att reflektera över.
Gör en bedömning utifrån Metod för anslutning till Mina meddelanden hur arbetet i de inledande faserna skall bedrivas. Utgå ifrån de metoder och arbetssätt som används i den egna kommunen och komplettera med de aktiviteter och metoder som finns presenterade i
metoddokumentet.
2. Introducera Mina meddelanden i den kommunala organisationen.
Till skillnad från flera myndigheter består en kommun av många olika självbestämmande verksamheter som ibland är egna myndigheter.
Kommunikationsvägar och beslutsstrukturerna är därför ofta komplexa kring införande av gemensamma lösningar vilket ställer andra krav på den inledande fasen:
Introducera och diskutera Mina meddelanden i olika forum i kommunen tidigt i processen så att verksamheterna känner till vilka möjligheter som finns och vilka nyttor som kan skapas med Mina meddelanden. Intresserade verksamheter kan sedan vara med i fasen för att göra egna behovsanalyser och senare vara initiativtagare vid ett införande.
Skapa en samsyn kring vilken roll Mina meddelanden ska ha i verksamheten och i relation till organisationens mål för e-förvaltning, användarbehov etc.
Fatta beslut om hur behovsanalyser skall genomföras. En god idé kan vara att genomföra en behovsanalys utifrån ett kommunalt
helhetsperspektiv och komplettera denna med behovsanalyser på en mer detaljerade nivå för de verksamheter som bedöms ha stor nytta av ett införande. Den senare bör genomföras av verksamheten själv eller i nära samverkan med verksamheten.
Skapa tidigt en förståelse för olika lösningsalternativ. Kommunala IT-arkitekturer är komplexa och består ofta av en mängd olika
applikationer med tillhörande integrationer. Olika
verksamhetsapplikationer kan ha bättre eller sämre förutsättningar att ansluta sig till Mina meddelanden. Utan att förstå vilka alternativa lösningar som finns i den egna kommunen kan det vara svårt att veta vilka verksamheter som är lämpliga för en första anslutning.
3. Besluta om eventuell samverkan. Det finns idag flera kommuner som samverkar på olika nivåer. För de kommuner som samverkar kan det vara lämpligt att i denna första fas även identifiera olika samverkanspartners och förutsättningar för samarbete. Samarbete och samverkan i tidiga faser kan handla om gemensamma behovs- och förstudier som kan, men inte behöver, leda fram till fortsatt samverkan kring val av teknisk lösning, samdrift och förvaltning.
Identifiera om det finns möjlighet till samverkan med andra kommuner i en förstudiefas. Bjud in till samverkan och klargör tillsammans syfte, förutsättningar och mål för samarbete.
4. Besluta om inriktning på förstudie/pilotprojekt. Efter genomförd behovsanalys bör man fatta beslut om inriktning för vidare arbete med en förstudie. En rekommendation är att den genomförs ur både ett
övergripande kommunperspektiv för att ta fram en generell lösning och ifrån en enskild verksamhets behov för att ta fram en konkret lösning för en pilotverksamhet. På detta sätt fås ett realistiskt scenario för vald lösning.
Välja ut den eller de verksamheter/processer som bör delta i en förstudie/pilotprojekt. Utvalda bör ha dels ett behov och nytta av att införa Mina meddelanden, dels ha ett verksamhetssystem som
möjliggör en anslutning till Mina meddelanden och även ha intresse av att förändra sina processer och delta som pilot i en anslutning.
Fatta beslut om inriktning för förstudien.
Gör en intressentanalys och skapa en organisation kring
förstudie/pilotprojekt där flera intressenter är involverade. Skapa exempelvis en referensgrupp av andra intresserade verksamheter.