I lönesystemet registreras alla grunduppgifter för anställningen såsom anställningsform/ – typ, avtal, semestergrupp, överenskommen lön, lönetillägg, tjänstgöringsgrad och alla andra uppgifter som reglerar ett anställningsförhållande.
Vidare innehåller löneregistret ackumulatorer för inkomst av tjänst, fullgjord mertid, uttagen semester, kompensationssaldo m m. Dessa ackumulatorer uppräknas via lönerapporteringarna.
Det finns personer som har mer än en aktuell anställning i kommunen. Detta kan t.ex. bero på att man har en vilande tjänst för att vikariera på en annan tjänst, eller på att en person har en deltidstjänst och kompletterar med en annan deltidstjänst. Sett över ett år är det också så att det finns personer vars anställningsförhållanden har ändrats under året.
Vissa uppgifter i löneregistret är personanknutna, andra förvaltningsanknutna. Det betyder att för de personer som registrerats på mer än en anställningspost är vissa uppgifter samma på alla registrerade poster (t ex namn, personnummer, ackumulerad inkomst), andra varierar mellan de olika anställningsposterna (t ex befattning, anställningstyp och -form, tjänstgöringsgrad m m).
3.2.1 Månadslön och fasta tillägg
Löneregistrets uppgift om månadslöner har stickprovsvis stämts av mot
förhandlingsprotokoll från senaste lönerevision. Stickprovet har inte visat några felaktiga månadslöner.
Många, drygt 400 personer, har ett eller flera fasta tillägg utöver månadslönen. Uppgift om lönetillägg finns inte med på de listor som utgör underlag för lönerevisionen. Beslut om lönetillägg är ibland individuella och beslutas i samband med att viss arbetsuppgift tilldelas en person, och ibland generella. Som exempel på det senare kan nämnas ett
”Ullaredstillägg”, som innebär att ett lönetillägg på 1.000 kr utgår till alla fast anställda lärare, förskollärare och fritidspedagoger vid skolor i Ullaredsområdet. Detta beslut är daterat 2002-10-21 och gäller f o m 2003-01-01. Vårt stickprov har inte visat på några avvikelser.
3.2.2 Semester- och kalenderfaktorer
Förhållandet mellan kalender- och semesterdagsfaktor skall alltid vara 1,40:1,00
Löneregistret innehåller en person med faktor 0,98. Detta har dock inte orsakat några fel i löneutbetalningarna. F o m 2009-03 är personen i fråga rätt registrerad.
Motsvarande uppgifter i transaktionsfilen harmonierar dock inte alltid, eftersom faktorerna kan behöva ändras vid ändrat arbetstidsschema. I sådana fall är det inte alltid man ändrar båda faktorerna, eftersom ändring görs i samband med registrering av transaktion som kräver sådan faktor.
3.2.3 Uppehållsfaktor
Ca 90 personer har under 2008 innehaft tjänst med uppehållslön. Vi har kontrollerat att alla har lön som motsvarar fastställd uppehållsfaktor.
För anställda med uppehållslön skall uppehållsfaktorn uppräknas med 0,03 det år den anställde fyller 40 år. Denna registrering måste göras manuellt. Två personer med
uppehållsanställning har under 2008 fyllt 40 år och har därmed i enlighet med avtalet fått uppehållsfaktorn höjd med 0,03 % f o m höstterminens början.
3.2.4 Ackumulatorer för semester, mertid, kompledighet m.m Separata filer har erhållits för ackumulerade saldon av semester, övertid och kompledighet. Vid genomgång av dessa har följande noteringar gjorts:
3.2.4.1 Semester
Ackumulatorn för årets semesteruttag liksom den för kontant utbetalning av semester har kontrollerats stickprovsmässigt. För ett antal personer som är registrerade på mer än en tjänst har antalet semesterdagar registrerats på båda tjänsterna varför antalet dagar enligt ackumulatorn i princip blir dubbelt. Vidare är dessa ackumulatorer missvisande för några personer med vikariat och en vilande tjänst i botten.
3.2.4.2 Mertid enligt ATL (Arbetstidslagen)
Ackumulatorerna för mertid skall uppräknas per person så att arbetstidslagens bestämmelser löpande kan stämmas av. Vi har haft vissa svårigheter att härleda transaktioner för över- och fyllnadstid till övertidsjournalen. Det gäller deltidsanställd personal, för vilka mertid skall registreras på olika orsaker beroende på om det är extra tid på egen tjänst (=mertid enl ATL) eller om det är mertid för att vikariera på annan tjänst (ej mertid ATL). Vid rapporteringen har förvaltningarna inte alltid gjort denna åtskillnad, varför det som i övertidsjournalen registrerats som mertid inte alltid är mertid enligt arbetstidslagen.
3.2.4.3 Saldo okompenserad mertid
Komplett avstämning av ackumulatorn för okompenserad mertid har inte kunnat göras, eftersom vi inte haft tillgång till ingångsvärdet från januari 2008.
En stor del av den mertid som rapporteras i kommunen betalas inte ut i pengar utan registreras som tid att ta ut i ledighet. Vi har också noterat att inte bara övertid, utan också fyllnadstid för heltidsanställda, rapporteras som tid att ta ut i ledighet. Därför finns det ett stort antal personer med stora kompsaldon, som mest + 223 timmar. Totalt kompsaldo i kommunen uppgår till ca 16.500 timmar. Även negativa kompsaldon förekommer i en omfattning som inte är helt obetydlig – ca 50 personer har mer än en minustimma. Som mest har en person ett negativt saldo om -25 timmar.
Kommunen har i sin dokumentation av lönerutinerna angett att ingen negativ komptid bör förekomma och att positivt saldo inte bör överstiga 40 timmar.
3.2.5 Mertid
Totalt har under 2008 utbetalats ca 4,4 mkr i övertidsersättning för ca 14.800 timmar.
Därutöver har ca 8.300 timmars övertid registrerats för uttag i ledighet.
Fyllnadstid har utbetalats med ca 3,4 mkr för ca 23.400 timmar. Därutöver har nästan 30.000 timmars fyllnadstid registrerats för uttag i ledighet
Vidare har positivt flexsaldo på totalt 1.261 timmar ersatts med ca 243 tkr.
Som timlön har utbetalats ca 50 mkr motsvarande ca 486.000 timmar. Även timavlönade har rätt till övertidsersättning om arbetstidsmåttet för heltidsanställd överskrids.
Enligt arbetstidslagen får övertidsuttaget endast efter MBL-förhandling överstiga 200 timmar per år. En sådan förhandling kan medge ett mertidsuttag på ytterligare 150 timmar.
Enligt övertidsjournalen har 3 personer överskridit 200 timmars arbetstid. Av dessa är det bara en person som överskridit 200 timmars övertid enligt arbetstidslagen, för övriga är det mertid som inte är mertid enligt arbetstidslagen.
Ersättning för arbetad mertid regleras i AB. Det finns vissa möjligheter att träffa lokala överenskommelser om hur kompensation för mertid skall utges.
3.2.5.1 Fyllnadstid för heltidsanställda
Fyllnadstid skall enligt avtalet bara i undantagsfall utgå till heltidsanställd personal. Vid tid utöver heltid skall övertidsersättning utgå såvida man inte i lokalt kollektivavtal kommit överens om att mertid i vissa fall skall ersättas med fyllnadstid.
Fyllnadstid registreras ofta även för heltidsanställda – ca 400 personer och över 12.000 timmar - dock ej med kontant betalning utan ”att ta ut i ledighet”. Detta är inte i
överensstämmelse med avtalet, som säger att fyllnadstid bara i undantagsfall skall utgå till heltidsanställd personal, utan en lokal tillämpning. Man har inte heller träffat lokalt avtal om denna tillämpning, vilket vi anser lämpligt.
3.2.5.2 Mertid för deltidsanställda
För deltidsanställd personal skall fyllnadstid utgå för arbetad tid upp till heltidsmåttet, därefter skall ersättning för överskjutande mertid utgå under samma förutsättningar och efter samma grunder som gäller för heltidsanställdas ersättning för övertid.
Beordrad fyllnadstid är enligt arbetstidslagen mertid, som skall uppräkna ackumulatorn för
”mertid enligt arbetstidslagen” även om arbetstidsmåttet för heltid inte uppnåtts. Däremot skall fyllnadstid som en deltidsanställd åtar sig av eget intresse inte betraktas som mertid enligt arbetstidslagen.
I kommunen har all fyllnadstid registrerats på samma löneart i lönesystemet (men med olika ”orsaker”), varför vi i denna granskning inte kan urskilja vad som skall respektive inte skall inräknas i denna ackumulator. Det har också förekommit felregistrering av orsaker, vilket innebär fel i ackumulatorn för övertid enligt arbetstidslagen.
3.2.6 Reglering av flexsaldo
Flexibel arbetstid tillämpas för en stor del av kommunens personal. Flexsaldot regleras per 31/8 varje år för saldon överstigande 80 timmar. Dessutom skall saldona vid ett
avstämningstillfälle per år regleras till max +40 timmar eller -20 timmar.
Dessutom förekommer uttag av ledighet, även hela dagar, som kallas ”flexledighet”, totalt ca 24.900 timmar. Utbetalad ersättning för positiv flextid har inte påverkat
övertidsjournalen.
3.2.7 Reglering av årsarbetstid
Kommunen har i sin dokumentation av lönerutinerna angett att avstämning av årsarbetstid sker en gång per år. Då gäller gränserna + 40 timmar och -20 timmar. I övrigt sker
reglering av saldona vid större avvikelser eller vid anställningens upphörande.
Under 2008 har utbetalats 131,6 tkr för överstigande tid och 122,7 tkr har dragits av för underskott. Ca 40 personer har fått ersättning med maximalt 10,2 tkr och ca 50 personer har fått ett avdrag på som mest 8,1 tkr.
3.2.8 Semester
Kommunen har i sin dokumentation av lönerutinerna påpekat att minst 20 dagars semester skall läggas ut och att resterande dagar får sparas. Man understryker också att för de som redan har 40 sparade dagar skall all semester för innevarande år läggas ut.
Trots detta har ett stort antal personer endast tagit ut en mindre del av sin årssemester för 2008. Många personer har tagit ut färre dagar än vad avtalet föreskriver. Det kan också konstateras att många av dessa personer även fått utbetalning av ett antal semesterdagar 2008 (överblivna från 2007).
Det förekommer också att för mycket semester uttagits – en handfull personer har enligt de uppgifter vi fått (med vissa konstaterade brister) ett negativt semestersaldo, max -10 tim.
Enligt lönekontoret sker en gång om året, i samband med den s k semesteromställningen, en reglering av sparade semesterdagar, vilket innebär att sparade dagar utöver 40 blir utbetalade. Vid semesteromställningen 2008 utbetalades ca 400 sådana överskjutande dagar från 2007.
Det är arbetsgivarens skyldighet att lägga ut semester. Vi anser att kommunen bör vidta åtgärder för att endast i undantagsfall behöva reglera ej uttagen semester i pengar.
3.2.9 OB-ersättningar
Ersättning för arbete på obekväm arbetstid är en stor lönepost, för vissa personer
motsvarar beloppet drygt 20% av den totala lönen. Totalt har OB-ersättningar utbetalats med totalt 33,2 mkr för totalt ca 838.000 arbetstimmar. Som mest har OB-ersättning utgått för 1.845 timmar med ca 75 tkr. För vissa personer är merparten av arbetstiden förlagd på obekväm arbetstid.
I denna granskning har vi bara gjort en översiktlig granskning av utbetalda ob-ersättningar, vilket innebär att vi konstaterat att avtalsenliga belopp utbetalats och att arbetad tid jämförd med tid med OB-ersättning är rimlig.
3.2.10 Justeringar avseende tidigare löneutbetalningsperioder
Datum för ”gäller f o m” har jämförts med utbetalningsdatum och justeringar avseende tid som ligger före 2007-07-01 har tagits fram och analyserats. Dessa sena justeringar uppgår netto till ca 176 tkr och avser dels retroaktiv lön, pensionsavgiftsersättning mm, dels justeringar av sjukavdrag, semesterdagstillägg och –ersättningar, ferielön, bilers m m och i ett par fall reglering i samband med avgångsvederlag som avser tidigare år men inte förhandlats klart förrän 2008. I övrigt är det justeringar som inte påverkar nettolönen.
3.2.11 Onormala eller udda transaktioner
3.2.11.1 Fyllnadstid i ledighet med belopp att utbetala
I ett fall har registrerats Fyllnadstid att kompenseras i ledighet med belopp 1.700:- kr, vilket borde vara omöjligt. Felet har sedan rättats till men utan att belopp angivits, varför felet kvarstått. Rättas nu av arbetsgivarenheten.
3.2.11.2 Avgångsvederlag
Avgångsvederlag har utbetalats till tre personer. Beloppen har fastställts i särskilda förhandlingar.
3.2.12 Iakttagelser för vissa personalkategorier
3.2.12.1 Personliga assistenter AB
För denna kategori gäller arbetstidslagen. Övertidsuttaget får inte utan dispens överstiga 200 timmar per år. En person har haft 343,32 timmars övertid utan att man sökt dispens.
Vederbörande är heltidspersonal och mesta tiden är förlagd på obekväm arbetstid med OB-tillägg.
3.2.12.2 Personliga assistenter PAN
För denna kategori gäller inte arbetstidslagen. De är timavlönade, med arbetstid som i något fall överskrider maxtid enligt avtalet, 52 tim/vecka. Ofta tar denna personal inte heller ut semester i ledighet utan semesterersättningen betalas kontant.
3.2.12.3 Familjehem
Enligt personregistret finns 81 personer med uppdrag som familjehem. Tillsammans uppgår deras ersättningar till drygt 13 mkr, varav 5,6 mkr avser omkostnadsersättningar.
Typ av ersättning är varierande mellan arvode och förlorad arbetsförtjänst (25 personer, max 35.000 kr/månad) eller både och. Vissa har omkostnadsersättning till betydande belopp, andra har ingen omkostnadsersättning alls.
Det är socialförvaltningen som fastställer vilken ersättning som skall utgå.
Arbetsgivarenheten verkställer bara utbetalning enligt utanordning som kommer från socialförvaltningen.