Flödeskartor

4.7.5 Kommunikation mellan terminal­ och packningsoperatörer 

Terminaloperatörerna frågar ofta efter mått på olika lådor och pallar. Dessa frågor blir besvarade av packningsoperatörerna. Många av frågorna från terminaloperatörerna

återkommer. När packningsoperatörerna inte förstår något i en order eller har andra frågor kring en order, går de till terminaloperatörerna och frågar.

4.8 Flödeskartor 

För att ge en tydligare blid av flödena inom företaget har vi skapat flödeskartor som visar informations- och materialflöden för terminal och packning samt helhetsbilder av flödena inom företaget. Eftersom arbetet handlar om den administrativa delen av orderprocessen visas informationsflödena med störst detaljrikedom medan endast helhetsbilder av materialflödet visas. Genom dessa flöden har vi kommit fram till förbättringsförslag som visas i figur 13 och 15 på sidorna 54-55.

Enligt Oskarsson, et al. (2006) är symbolerna nedan de vanligaste för flödeskartläggning: 

  Operation/Aktivitet/Avdelning       Beslutspunkt       Pappersdokument       Materialflöde       Informationsflöde   Datorsystem

41

4.8.1 Informationsflöde terminal­pack 

Figur 8 visar informationsflödet i terminaloperatörernas och packningsoperatörernas arbete (vad som händer efter utskrift av order). Detta är en förenklad bild av flödet. Ofta behöver mer göras, till exempel hämta provprotokoll och skriva ut etiketter.

1. Order hämtas från det datorbaserade orderbehandlingssystemet och skrivs ut.

2. Rätt lagerkort för ordern letas upp i kortfacket och fästs på ordern.

3. Terminaloperatören går med den utskrivna ordern till packningen och lägger den i rätt fack med det tid och datum då ordern ska vara färdigpackad.

4. En packningsoperatör hämtar det färdiga materialet och påbörjar packningsarbetet enligt instruktioner i ordern. Packningsoperatörerna uppdaterar även lagerkortet.

5. När packningen är klar skriver packningsoperatören in packdata som inkluderar antal, vikt, längd, bredd och höjd i orderbehandlingssystemet.

6. Fraktetikett skrivs ut och fästs på den färdigpackade ordern.

7. Terminaloperatören hämtar dokumentet med orderinformation och lagerkort.

8. Lagerkortet uppdateras och läggs in på rätt ställe i kortfacket.

42

4.8.2 Orderflöde mellan terminaloperatörer och packning 

Figur 9: Material och informationsflöde för terminal och packning.

När materialet är färdigbearbetat i produktionen läggs det på en tillfällig lagerplats. Sedan utför provrum kvalitetstester på materialet och om kvalitetskraven är höga måste

kvalitetsavdelningen godkänna. När kvalitetskontrollen är godkänd kan terminaloperatörerna utfärda expeditionsorder om det finns en kundorder på materialet eller utfärda lagerkort om materialet ska lagerläggas. I båda fallen går ordern igenom terminaloperatörerna eftersom de

43 arbetar med lagerläggning och förberedning av order för packning. Om ordern ska levereras

direkt till kunden så finns det en expeditionsorder inlagd i orderbehandlingssystemet.

Terminaloperatörerna skriver ut den och letar upp rätt lagerkort för ordern. Sedan går de med ordern till tavlan i packningen. Där hämtar packningsoperatörerna ordern för att packa den och sedan är ordern klar för utleverans, terminaloperatörerna hämtar då pappret med ordern och lagerkortet för administrativ lagerläggning.

Om materialet tillverkas mot lager så lagerlägger terminaloperatörerna och

packningsoperatörerna. Terminaloperatörerna skapar ett lagerkort som de ger till packningen. Personalen där hämtar materialet från tillfälligt lager och lägger in det i färdigvarulagret. Sedan skriver de in på lagerkortet vilka fack som materialet ligger i och skickar tillbaka kortet till terminaloperatörerna som matar in det första lagerfacket i systemet och lägger lagerkortet på rätt plats i kortfacket.

44

4.8.3 Terminaloperatörer till utleverans 

Figur 10: Visar flödet från att terminaloperatörerna får provprotokoll eller arbetsorder till utleverans.

Terminaloperatörerna får provprotokoll eller arbetsorder för färdigt material. Sedan matar de in data i orderbehandlingssystemet. Om det finns en kundorder på materialet skriver de ut expeditionsordern och går med den till ordertavlan i packningen. Sedan packas ordern av packningsoperatörer och ställs på rätt plats för utleverans. När ordern är färdigpackad lägger packningsoperatörerna expeditionsordern med rätt kollinummer i en låda för hämtning av terminaloperatörerna.

Om materialet ska lagerläggas utfärdar terminaloperatörerna lagerkort för arbetsordern. Den skickas till packningsoperatörerna som lägger in materialet i lager och fyller i lagerfack på

45 lagerkortet. När det är utfört går de med kortet till terminaloperatörerna som utför

lagerläggningen i informationssystemet.

4.8.4 Marknad till utleverans 

Marknad tar emot kundordern och skapar en intern order. Planeringen får reda på kundens önskemål om leveransdatum och planerar in ordern i produktionen och ger information om leveransdatum till marknad. Kundens önskemål kan inte alltid uppfyllas. Marknad skickar sedan ordererkännande till kunden.

46 Planeringen försörjer arbetsorder med material och släpper dem till produktionen. När

materialet går igenom olika tillverkningssteg matas information in i informationssystemet om status för dessa steg. När materialet är färdigtillverkat utförs en kvalitetskontroll, information matas in i orderbehandlingssystemet och ett provprotokoll skapas som skickas till

terminaloperatörerna. Om fel upptäcks på materialet får produktionen avgöra om felet kan rättas till eller om materialet ska skrotas.

Det godkända materialet ligger på en tillfällig lagerplats i väntan på packning eller lagerläggning. När kvalitetskontrollen är godkänd kan terminaloperatörerna utfärda

expeditionsordern som de ger till packningsoperatörerna som packar materialet. Därefter ställs det färdigpackade materialet på rätt plats för utleverans.

47

5 Analyserande diskussion 

I detta avsnitt analyseras informationen från kartläggningen och jämförs med den teori som vi har studerat. Genom denna jämförelse har vi kunnat identifiera förbättringspotential inom den administrativa delen av orderprocessen på Sandvik Wire. Vi har även med stöd av teorin tagit fram förslag på hur orderprocessen kan förbättras. Några av förbättringsförslagen som berör informationsflödet har vi beskrivit med flödeskartor.