Författaren anser att FMV bör följa upp stickproven baserat på värdet upphandlingarna omfattar. Då upphandlingar som genomförts enligt rådande EU-direktiv troligtvis innefattar störst värde rekommenderar författaren att FMV startar med dessa för att undersöka följderna av den kravglidning som förekommit gällande de monetära aspekterna. Detta för att se hur skattemedlen har använts och om dessa nyttjats på ett effektivt sätt. En uppdelning gällande förekomsten av kravglidning vid nyanskaffning visar även att förekomsten är högst vid direktivstyrda anskaffningar, både vid användandet av LOU och LUFS.
Figur 29. Fördelning av kravglidning gällande nyanskaffningar.
FMV bör även undersöka vad FM och försvarsindustrin har för uppfattning gällande kravglidning och hur de anser att det påverkar upphandlingsprocessen. En undersökning bör genomföras för att kartlägga om deras uppfattning stämmer överens med den FMV interna uppfattningen.
Vidare kan bör förekomsten av kravglidning kartläggas inom andra skattefinansierade verksamheter och organisationer som genomför upphandlingar via LOU, LUF och LUFS. Detta för att se hur skattepengarna nyttjas överlag och om det finns gemensamma faktorer mellan myndigheterna som bidrar till kravglidning. Detta för att se över om processerna i den offentliga sektorn kan effektiviseras. Om någon del av lagen tenderar att vara bidragande till kravglidning inom flera myndigheter bör denna ses över gällande hur lagen är formulerad samt hur den tillämpas.
14% 22% 32% 28% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% LOU icke direktivstyrd LUFS icke direktivstyrd
LOU direktivstyrd LUFS direktivstyrd Fördelning av kravglidning gällande
7 Slutsats
Det statistiska resultat som tagits fram gällande förekomsten av kravglidning påvisar vart kravglidning tenderar att ske. Detta påverkas av LOU och LUFS då dessa lagar styr upphandlingsprocessen inom FMV. Alla inköp som genomförs av FM sker via FMV och finansieras via anslag, därför är det av vikt att vidta åtgärder för att minska onödig förekomst av kontraktsändringar och kravglidning, då den allmänna uppfattningen är att dessa tenderar att leda till fördyring och försening. En kartläggning av förekomsten bidrar till att åtgärder kan sättas in på ”rätt” ställe i processen för att få bästa möjliga effekt. FMV är idag medvetna om att kravglidning förekommer, men uppfattning gällande vad det egentligen innebär är väldigt spridd inom myndigheten. För att gå till botten med problemet och minska förekomsten bör de ensa uppfattningen och skapa en tydlig definition som alla kan förhålla sig till.
Enkätundersökningen tyder på att riktade upphandlingar har störst förekomst av kravglidning medan stickprovsundersökning visar en högre andel kravglidning vid konkurrensutsatta upphandlingar. Kontrakt som är tecknade efter en riktad upphandling får i lagens mening ändras om båda parter är överens. Dessa kontrakt är således mest begränsade av den ekonomiska aspekten. Dock ansåg hela 45 % av de som svarade på enkäten att kravglidning är mest förekommande i konkurrensutsatta upphandlingar. Detta i kombination med den höga andelen ändringar enligt stickprovsundersökningen är ett oväntat resultat. Då dessa kontrakt är tecknade via upphandling och påverkas av LOU och LUFS kan ändringar leda till överprövning. Vilket i sin tur kan resultera i skadestånd och i värsta fall att upphandlingen måste avbrytas och göras om. Detta är något som FMV bör se över snarast och ta fram en arbetsplan för att utreda. De bör undersöka varför kravglidning förekommer i så pass stor utsträckning av de konkurrensutsatta upphandlingarna. Detta bör de göra genom att följa upp de ärenden som finns registrerade i PLS-UH för att se vad ändringen resulterat i.
FMV genomför ofta omfattande upphandlingar vad gäller tid, pengar och funktionalitet. Vid dessa projekt finns det flertalet faktorer som påverkar kravglidning. Bland annat teknikutveckling, ändrade behov och byte av personal. Dessa faktorer är svåra att påverka och kravglidning som orsakas av detta bör minimeras. FMV bör dock sätta in resurser på mer akuta områden innan de går vidare med dessa orsaker. Med utgångspunkt i resultatet från de insamlade stickproven anser författaren att FMV borde fortsätta undersökningen med att följa upp de kontrakt med kravglidning som är mest omfattande med avseende på kostnad. En rekommendation är att börja med upphandlingar av varor över tröskelvärdet som har genomförts enligt LUFS med förhandlat förfarande eller undantag från lagen.
Uppfattningen bland de anställd inom FMV gällande hur systemen används skiljer sig. De anställda som arbetar med upphandlingsprocessen och sköter registreringar i PLS-UH menar att alla ändringar som sker finns registrerade där. De anställda som arbetar i projekten menar dock att det bara är de tekniska ändringar som leder till ändrad omfattning, pris eller leveranstid som registreras. Många gånger löser anställda problem inom projektet och detta rapporteras inte till PLS-UH. Därav kan undersökningen ge ett snedvridet resultat gällande förekomsten av kravglidning. För att komma till rätta med detta problem bör FMV följa upp och undersöka de stickprov som har kommersiella ändringar. Detta kan ske genom intervjuer med handläggare till de specifika ärendena.
Det är stor spridning på hur de anställda förhåller sig till FMV VHL och i vilken utsträckning dessa rutiner verkligen implementeras i arbetet. Detta är dock något som FMV arbetar med idag i projektet FINM och förhoppningsvis kommer ensade rutiner leda till att spårbarheten gällande kravändringar ökar och därmed minska förekomsten av kravglidning som beror på bristande dokumentering.
Intervjuerna som genomförts indikerar att de projekt som genomförs tenderar att lägga för lite resurser vid definiering av FM behov och kravformulering. Detta leder till tolkning av krav eller är att inblandade parter är oense om vad som egentligen innefattas i ett krav. Vilket i sin tur leder till omförhandling av kontraktet med kravglidning som följd. I värsta fall får det till följd att FM får en vara som inte uppfyller det tänkta behovet.
Vid stora utvecklingsprojekt satsar FM och FMV mycket pengar på ta fram och utveckla nya tekniska system. När dessa system inte uppfyller behovet på enligt specificerade krav händer det ändå att utvecklingen går vidare. De har satsat mycket pengar och resurser vilket det gör det svårt att avbryta ett projekt. Respondenterna från intervjuerna menar att FMV borde avbryta projekt som indikerar att slutprodukten inte kommer uppfylla FM behov.
Referenser
Anjou, A., 2008. Scanias framgång: betydelsen av strategisk kongruens och integrerad styrning. Institutionen för ekonomisk och industriell utveckling, Linköpings universitet, Linköping. Avison, D., Jones, J., Powell, P., Wilson, D., 2004. Using and validating the strategic alignment
model. J. Strateg. Inf. Syst. 13, 223–246. doi:10.1016/j.jsis.2004.08.002
Becker, M.C., 2004. Organizational routines: a review of the literature. Ind. Corp. Change 13, 643– 678. doi:10.1093/icc/dth026
Becker, M.C., Lazaric, N., Nelson, R.R., Winter, S.G., 2005. Applying organizational routines in understanding organizational change. Ind. Corp. Change 14, 775–791. doi:10.1093/icc/dth071 Befring, E., Andersson, S., 1994. Forskningsmetodik och statistik. Studentlitteratur, Lund.
Bergman, M.A., Lundberg, S., 2013. Tender evaluation and supplier selection methods in public procurement. J. Purch. Supply Manag. 19, 73–83. doi:10.1016/j.pursup.2013.02.003 Bergman, M., Y. Stake, J., Sundelin Svendsen, H.C., 2010. Samordnade ramavtal - en empirisk
undersökning (Uppdragsforskning No. 2010:5). Konkurrensverket, Stockholm.
B Nilsson, E., 2010. Strategi, styrning och konkurrenskraft - En longitudinell studie av Saab AB. Linköping Studies in Science and Technology, Linköping.
Bourque, P., Dupuis, R., 2004. SWEBOK - Guide to the Software Engineering Body of Knowledge. The Institute of Electrical and Electronics Engineers, Inc, Los Alamitos.
Bryman, A., 2012. Social research methods, 4th ed. ed. Oxford University Press, Oxford ; New York. Chan, Y.E., Huff, S.L., 1993. Strategic information systems alignment. Bus. Q. 58, 51.
Cohen, L., Manion, L., Morrison, K., 2007. Research methods in education, 6th ed. ed. Routledge, London ; New York.
Creswell, J.W., 2009. Research design: qualitative, quantitative, and mixed methods approaches, 3rd ed. ed. Sage Publications, Thousand Oaks, Calif.
Dahmström, K., 2000. Från datainsamling till rapport: att göra en statistisk undersökning. Studentlitteratur, Lund.
Eklund, C., 2014. Granskning av kravställning och kvalitetssäkring av upphandling. Elg, S., 2014. Lagen om upphandling - försörjningssektorerna. Colligio AB, Falun.
Eriksson, T., 2013. Om FMV [WWW Document]. URL http://fmv.se/sv/Om-FMV/ (accessed 3.5.15).
Erixon, Le., 2013. Nytt FMV - nya miljöperspektiv Miljöredovisning 2012 - 2013.
Feldman, M.S., Pentland, B.T., 2003. Reconceptualizing Organizational Routines as a Source of Flexibility and Change. Adm. Sci. Q. 48, 94–118. doi:10.2307/3556620
Fink, A., 2013. How to conduct surveys: a step-by-step guide, 5th ed. ed. SAGE, Los Angeles. FMV år 2013, 2014.
Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, 2009. , Svensk Författningssamling. Forsberg, N., 2009. Upphandling enligt LOU, LUF och LOV. Norstedts juridik, Stockholm.
Försvarets Materielverk, 2013. Handbok Kommersiell Beredning och Upphandling. Försvarsmakten, 2014. Myndigheten [WWW Document]. Försvarsmakten. URL
http://www.forsvarsmakten.se/sv/om-myndigheten/vart-uppdrag/myndigheten/ (accessed 3.5.15).
Ghauri, P.N., 2010. Research methods in business studies, 4th ed. ed. Financial Times Prentice Hall, New York.
Hammarström, U., 2014. Försvarsindustrin – viktig för vårt försvar | FXM.
Haskins, C., 2011. Systems engineering handbook: a guide for system life cycle processes and activities. International Council of Systems Engineering, San Diego, Calif.
Helgesson, M., 2015. Handbok VoV.
I. Meissner, H., 2011. Best Practices for Mixed Methods Research in the Health Sciences. Jogréus, C., 2009. Matematisk statistik med tillämpningar. Studentlitteratur, Lund.
Kammarkollegiet, 2011:9, 2011. Upphandlingsprocessen steg för steg - Vägledning för upphandlare. Kathuria, R., Joshi, M.P., Porth, S.J., 2007. Organizational alignment and performance: past, present
and future. Manag. Decis. 45, 503–517. doi:10.1108/00251740710745106 Keepence, B., Mannion, M., 1995. SMART Requirements. Softw. Eng. Notes 20, 5. Knopf, J.W., 2006. Doing a Literature Review. PS Polit. Sci. Polit. 39, 127–132.
Konkurrensverket, 2014. Om upphandlingslagstiftningen | Konkurrensverket [WWW Document]. URL
http://www.konkurrensverket.se/upphandling/om-upphandlingsreglerna/om-lagstiftningen/ (accessed 2.12.15).
Konkurrensverket, 2011. Anbudsutvärdering vid offentlig upphandling av varor och tjänster. Kylén, J.-A., 2004. Att få svar: intervju, enkät, observation. Bonnier utbildning, Stockholm. Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, 2011.
Lag om offentlig upphandling, 2007. , Svensk författningssamling.
Landahl, J., von Gussich, A., Pereswetoff-Morath, M., 2014. Försvaret – en utmaning för staten Granskningar inom försvarsområdet 2010–2014 (Revision No. dnr: 31-2012-0897). Riksrevisionen, Stockholm.
Laryea, S., 2011. Quality of tender documents: case studies from the UK. Constr. Manag. Econ. 29, 275–286. doi:10.1080/01446193.2010.540019
Lindskog, H., Brege, S., Brehmer, P.-O., 2013. CONFLICTS IN PUBLIC PROCUREMENT. O P E R T O N R E E R C H N E C O N S 2013.
Lopez, O., 2011. Requirements Management. J. Valid. Technol. 2011, 9.
Lorentziadis, P.L., 2010. Post-objective determination of weights of the evaluation factors in public procurement tenders. Eur. J. Oper. Res. 200, 261–267. doi:10.1016/j.ejor.2008.12.013 Lukkarinen, Jonathan, Jönsson, Stefan, 2014. Siffror och fakta om offentlig upphandling - Statistik
om upphandlingar som genomförts under 2013 (No. 2014:1). Konkurrensverket, Stockholm. Lunander, A., 2009. En logisk fälla - Relativ poängsättning av pris vid anbudsutvärdering i offentlig
upphandling (Uppdragsforskning No. 2009: 12). Konkurrensverket, Stockholm. Lunander, A., Andersson, A., 2004. Metoder vid utvärdering av pris och kvalitet i offentlig
upphandling - En inventering och analys av utvärderingsmodeller inom offentlig upphandling (Uppdragsforskning No. 2004:1). Konkurrensverkets uppdragsforskningsserie:, Stockholm. Lundmark, K., Halvarson, A., Staberg, U., 2009. Sveriges statsskick: fakta och perspektiv. Liber,
Malmö.
Nilsson, F., Rapp, B., 2005. Understanding competitive advantage: the importance of strategic congruence and integrated control. Springer, Berlin ; London.
Nilsson, S.C., Erixon, L., Sivborg, S.Å., Paulsson, K., Adolphson, J., 2014. Försvarets Materielverk Årsredovisning 2013 (Årsredovisning). Stockholm.
Nylander, L., 2013. Materielförsörjning Försvarsmaktens planerade materielförsörjning 2014 – 2021. Osborne, J.W., 2015. Best practices in logistic regression. SAGE, Los Angeles.
Pedersen, K., 2013. Upphandlingens grunder - en introduktion till offentlig upphandling och upphandling i försörjningssektorerna, Tre. ed. Jure Förlag AB, Stockholm.
Pentland, B.T., 2005. Organizational routines as a unit of analysis. Ind. Corp. Change 14, 793–815. doi:10.1093/icc/dth070
Petersson, O., 2007. Den offentliga makten. SNS Förlag, Stockholm.
Pohl, K., 2011. Requirements engineering fundamentals: a study guide for the Certified Professional for Requirements Engineering exam: foundation level, IREB compliant, 1st ed. ed, Rocky Nook computing. Rocky Nook ; Distributed by O’Reilly Media, Santa Barbara, CA : Sebastopol, CA.
Regeringen, 2014. PROP. 2014/15:1 UTGIFTSOMRÅDE 2 Samhällsekonomi och finansförvaltning. Regeringskansliet, 2014. Budgetprocessen steg för steg [WWW Document]. Regeringskansliet. URL
http://www.regeringen.se/sb/d/18848/a/246679 (accessed 3.5.15).
Safavi, M., 2013. The role of multiple ostensive aspects in practicing change and stabilizing routines: A case study of a university merger. Univ. Edinb. Bus. Sch. Strategy Int. Bus. 2013.
Sjödin, C., 2010. Upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (Statens offentliga utredningar No. SOU 2010:13). Statens offentliga utredningar, Stockholm.
Stadskontoret, 2014. Den offentliga sektorn i korthet 2014.
Statens offentliga utredningar, 2004. Konkurrerande eller kompletterande styrmodeller - en analys av styrningen i försvaret.
Sundstrand, A., 2010. Offentlig upphandling: LOU och LUF, 1. uppl. ed. Studentlitteratur, Lund. Syren, H., Holgren, G., 2009. Samordningsavtal mellan Försvarsmakten och Försvarets materielverk,
HUVUDDOKUMENT.
Torndahl, P., 2012. SAMORDNINGSAVTAL mellan Försvarsmakten och Försvarets materielverk. Trost, J., Hultåker, O., 2007. Enkätboken. Studentlitteratur, Lund.
Upphandlingar [WWW Document], 2013. . Försvarsmakten. URL
http://www.forsvarsmakten.se/sv/om-myndigheten/upphandlingar/ (accessed 1.30.15). Vägledning: Ramavtal och avrop inom LOU och LUF (Publikation No. 2012:5.2), 2014. .
Kammarkollegiet, Stockholm.
Wahlberg, I., Asplund, P., 2014. Statens offentliga utredningar 2014:15 Investeringsplanering för försvarsmaterial - riksdagen.se (Statens offentliga utredningar). Statens Offentliga
Utredningar, Stockholm.