1. Samtliga fordon skall under hela hyresperioden uppfylla lagstadgade krav (fordonskatt och besiktning) och vara funktionsdugligt samt enligt branschen sedvanliga
försäkringar avseende all verksamhet som omfattas av denna upphandling
2. Självriskreducering och stöldskydd, motsvarande CDW (Car Demolition Waver) skall ingå för samtliga korttidshyror
3. Ersättningsfordon och assistanstjänst skall ingå i samtliga förhyror.
Dnr: 2012/424/2.3 5(8) 4.5 Tillgänglighet
1. Anbudsgivaren skall beskriva tillgänglig fordonspark för samtliga fordonsklasser beträffande aktuell upphandling.
4.6 Service och underhåll
1. Anbudsgivaren skall ansvara för att fordonen genomgår service enligt de
rekommendationer som gäller för varje bilmärke samt stå för samtliga kostnader i samband med denna service.
2. Anbudsgivaren skall stå för samtliga kostnader som uppkommer till följd av normalt slitage. Med normalt slitage avses slitage som inte innebär större värdeminskning än vad som är normalt för den aktuella fordonstypen.
3. Alla fel eller driftstopp som uppkommer p.g.a. brist hos det förhyrda fordonet skall anbudsgivaren ansvara för samt reparera fordonet. SMHI skall ha rätt till nedsättning av hyran eller vid väsentlig betydelse häva avtalet. SMHI skall även ha rätt till skäligersättning för utlägg i samband med felet eller driftstoppet.
4. Vintertid skall fordonen vara utrustande med vinterdäck, antingen friktionsdäck eller dubbdäck.
4.7 Vid olycka
1. Vid olycka eller haveri skall leverantören ansvara för att låta reparera fordonet, ta fram en ersättningsbil eller annan lösning för att avhjälp problemet för SMHI.
4.8 Avtalstid
Avtalstiden är på ett (1) år från tecknande av avtal, med option på ytterligare ett (1) år. Avtalet förlängs automatisk med ett (1) år, om inte någon av parterna säger upp avtalet senast sex (6) månader före avtalets utgång. Avtalet kan som längst vara giltigt till och med den 2014-10-31.
4.9 Fakturering och betalningsvillkor
Fakturering skall ske månadsvis i efterskott. Betalning erläggs 30 dagar efter mottagen korrekt faktura och godkänd utförd tjänst. Fakturering skall ske per avdelning och skickas per månad till ett erhållet resursnummer (erhålls vid avtal). Expeditions- och faktureringsavgifter eller liknande får ej tas ut.
Av fakturan skall framgå:
-vilket avtal/beställning den hänför sig till
-uppdragstagarens organisations- och momsregistreringsnummer eller motsvarande -bolagetssäte
-information om att F-skatt eller motsvarande innehas -uppdragstagarens postgironummer eller betaladress -resursnummer på SMHIs
Faktura som inte innehåller ovanstående uppgifter, är inte giltig som faktura och får återsändas.
SMHI har elektronisk fakturahantering, och ser helst att e-faktura används.
Se vidare på http://www.smhi.se/omsmhi/upphandlingar/For-vara-leverantorer
Dnr: 2012/424/2.3 6(8) 4.10 Priser och Ramavtal
1 Befintligt utbud skall presenteras och prissättas i SEK exklusive moms, enligt svarsblanketten. (bilaga 2)
2. Priser för varje fordonstyp/dygn skall vara fast samt gälla ett år från då avtalet signerat av båda parter. Om optionsåret träder i kraft gäller oförändrade priser.
3. Ramavtalsvillkor skall godkännas enligt bilaga 3.
4.11 Faktureringsadress
Fakturan märks med referens (erhålls vid avtalstecknande) och sänds till adress:
SMHI Faktura
601 76 Norrköping
5 Krav på tjänsten samt fordonen
(Se bilaga 2 flik 3-5)
5.1 Sidokrokskydd och miljövänliga fordon.
Eftersom SMHI främjar att all personal skall transporteras på ett säkert sätt kan anbudsgivaren erhålla fem (5) procentsprisavdrag då sidokrockskydd finns installerade i samtliga fordon, alla kategorier. Om fordonen likaså är miljövänliga, enligt bilaga 1, kan ytterligare 5
procentsprisavdrag erhållas. Se punkt 7.3.
6 Uppföljning
1. Anbudsgivare skall varje kvartal leverera statistik över samtliga förhyror, per månad samt ackumulerad för hela året.
2. Ett avstämningsmöte skall ske engång per år, på initiativ från SMHI.
7 Kvalificering och utvärdering
En grundförutsättning för att ett lämnat anbud skall kunna beaktas vid utvärderingen är att anbudsgivaren uppfyller samtliga skall-krav, oavsett om kravet avser krav på leverantören, efterfrågade tjänster eller avtalsvillkoren. Anbud som inte uppfyller skall-kraven eller innehåller reservationer kommer att förkastas.
Prövning av anbud kommer att genomföras i tre (3) på varandra följande steg:
7.1 Steg I – Finansiell förmåga
Anbudsgivaren får inte vara föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. Enligt svensk lag (LOU 2007:1091) är en upphandlande enhet skyldig att innan ett skriftligt avtal tecknas kontrollera att leverantören är:
Registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister.
Registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminärskatt och arbetsgivaravgifter.
Fri från skulder för svenska skatter och sociala avgifter hos skatt- och kronofogdemyndigheten.
Dnr: 2012/424/2.3 7(8) SMHI kommer att kontrollera detta, och äger rätt att utesluta anbudsgivare som, efter kontroll, inte visar sig klara dessa krav. Inga handlingar som styrker detta behöver bifogas, då SMHI själva kontrollerar detta hos UC.
De anbud som uppfyller dessa krav går vidare till steg II
7.2 Steg II – Kvalifikationskrav
I Bilaga 2, flik 2-5 finns alla skall-krav SMHI ställer på tjänsten och fordonstyperna i den aktuella upphandlingen. Därav skall de besvaras i bilaga 2. Om svar på skall-krav saknas, kan anbudet komma att förkastas.
De anbud som uppfyller dessa frågor går vidare till steg III – utvärdering.
7.3 Steg III – Utvärdering
SMHI kommer vid utvärderingen att anta det anbud som uppfyllt samtliga skall-krav samt därefter erbjuder det lägsta totalpriset/år. Utvärdering av inkomna anbud kommer att ske enligt följande utvärderingsmodell (bilaga 2, flik 6):
Tre utbud (långtidshyra, veckohyra respektive korttidshyra) med fiktiva schablonvärden (volymer) har tagits fram, schablonvärdena motsvarar ett (1) års behov. Dessa volymer multipliceras med anbudsgivarens priser. Beloppen kommer sedan att multipliceras med nedan angivna procentsatser som motsvarar hur stor del av det totala behovet fordonstypen motsvarar. Fördelningen ser ut som följer:
30 % Fyrhjulsdriven terrängbil
45 % Fyrhjuldriven stor skåpbil
25 % Liten skåpbil
En summering av dessa belopp genererar en ”Delsumma 1”.
Om samtliga fordonstyper har sidokrockskydd kan ett prisavdrag på fem (5) procent erhållas utav anbudets utvärderingsbeloppet. Summa efter prisavdrag genererar ”Delsumma 2”.
Ytterligare fem (5) procentsprisavdrag kan erhållas om samtliga fordon i den tillgängliga vagnparken är miljövänliga. Definitionen på miljövänligt fordon kan läsas i bilaga 1, miljödefinition. Detta genererar ”Delsumma 3”.
Delsumma 3 är således anbudets totala utvärderingsbelopp efter eventuellt prisavdrag för sidokrokskydd samt att fordonen är miljövänliga, maximalt prisavdrag är tio (10) procent.
Leverantör med lägst utvärderingspris tilldelas avtalet.
Dnr: 2012/424/2.3 8(8)