3. Genomförande
3.3 Genomförande av samtal
båda parter att föra en dialog kring medarbetarens prestation, lön och utveckling och därmed skapar större förståelse för den nya lönen. Det ger också större möjlighet för chefen att ta hänsyn till det som framkommer under det första samtalet vid lönesättningen.
Särskilt avseende lönesättande samtal för ordinarie domare och hyresråd Utgångspunkten är att lönesättande samtal för ordinarie domare och hyresråd ska genomföras av chef som är utsedd av regeringen.
I de fall en chef avgår under året och en ny eller tillförordnad chef tillsätts, kan överlämnande samtal ske mellan avgående chef och tillträdande chef.
Om medarbetaren inte önskar genomföra lönesättande samtal med en tillförordnad chef som inte är utsedd av regeringen, ska medarbetaren, om organisationen på myndigheten tillåter detta, erbjudas lönesättande samtal med myndighetschefen alternativt annan chef vid myndigheten som är utsedd av regeringen.
3.2.2 Medlemmar i Seko
För Seko gäller en annan ordning där modellen för lönesättning är kollektivavtalsförhandling. Det innebär att istället för att lönen sätts i lönesättande samtal sker lönesättningen i en förhandling mellan
arbetsgivaren och den fackliga organisationen. Förhandlingen sker på lokal nivå mellan Domstolsverket och Seko. Meddela därför Domstolsverket om någon medarbetare är medlem i Seko.
De medarbetare som är medlemmar i Seko har dock, på samma sätt som övriga medarbetare, rätt att få veta grunden för lönesättningen (5 § RALS).
Detta sker lämpligen i ett lönesamtal som genomförs på liknande sätt som ett lönesättande samtal, med undantag för diskussion kring den nya lönen.
3.2.3 Oorganiserade
För medarbetare som är oorganiserade är lönesättningen ett ensidigt arbetsgivarbeslut istället för en överenskommelse. Det är då arbetsgivaren som beslutar utifrån arbetsuppgifterna vilket kollektivavtal som blir tillämpligt (7 § förordningen (1976:1021) om statliga kollektivavtal, m.m.).
Lönesamtal med det lönesättande samtalets innebörd ska dock erbjudas, men istället för att båda parter skriver under en överenskommelse fattar arbetsgivaren ett beslut om ny lön. Eftersom det är fråga om ett ensidigt arbetsgivarbeslut kan det inte uppstå någon oenighetssituation.
3.2.4 Medlemmar i andra fackförbund
För medarbetare som är medlemmar i andra fackförbund, än de förbund som ingår i Saco-S, TCO eller LO, gäller att de hanteras som att de är oorganiserade.
3.3 Genomförande av samtal
I det lönesättande samtalet är det viktigt med tydlighet så att medarbetaren:
• får återkoppling på sin utförda arbetsinsats,
• får förståelse för på vilka grunder lönen sätts,
• får förståelse för sambandet mellan verksamhetsmål, arbetsinsats och lön.
Chefen inleder samtalet med att informera om gällande
lönerevisionsprocess, det vill säga upplägget av lönesättande samtal, tidplan samt verksamhetens prioriteringar och förutsättningar.
Det lönesättande samtalet ska vara ett samtal där chefen ger sin bild av medarbetarens arbetsinsats i förhållande till fastställda lönekriterier och verksamhetsmål. Medarbetaren redogör för sin uppfattning om sin prestation utifrån lönekriterierna. En sammanvägd bedömning ska alltid göras, där chefen på ett konkret och tydligt sätt sammanfattar
medarbetarens arbetsinsatser och gör en helhetsbedömning. I den
sammanvägda bedömningen ska chefen tydliggöra för medarbetaren på vilka grunder lönen sätts. Chefen ska också informera om vad medarbetaren kan göra för att påverka sin lön.
Det ska finnas en tydlig koppling mellan medarbetarsamtalet och det lönesättande samtalet. Utgångspunkt för den bedömning som görs vid det lönesättande samtalet ska spegla den dialog som förts vid
medarbetarsamtalet. Detta innebär också att de individuella mål som satts i medarbetarsamtalet följs upp och utvärderas.
Vi sätter en ny lön och ska därför alltid se till hela lönen vid en revision, inte påslaget. Chefen ska alltså ta hänsyn till medarbetarens lönenivå vid lönesättningen och också tydligt förklara för medarbetaren att det är hela lönen som revideras.
Om en tvåsamtalsmodell används, kan första samtalet avslutas med att samtalet sammanfattas, så att man har en gemensam bild av det som sagts.
Vi rekommenderar att chefen för minnesanteckningar under samtalets gång för att underlätta uppföljningen. Det är en fördel om chef och medarbetare är överens om minnesanteckningarna för att minska risken för missförstånd.
Använd gärna dokumentet ”Sveriges Domstolars lönekriterier” som ett stöd både för bedömning av medarbetarens arbetsinsats samt för att
dokumentera samtalet.
Om det uppkommer en situation där en medarbetare anser sig behöva reflektera över vad som diskuterats kan, för att säkerställa syftet med det lönesättande samtalet, medarbetaren be om ytterligare ett samtal i nära anslutning till det första samtalet.
Meddelande om lön
Om lönesättande samtal med ett samtal används ska chefen meddela den nya lönen i det samtalet.
Om tvåsamtalsmodellen används är utgångspunkten att i det första samtalet förs dialog utifrån lönekriterier. Det andra samtalet är ett samtal där man återkopplar från det första samtalet och meddelar ny lön.
Den nya lönen dokumenteras i mallen ”Överenskommelse om ny lön” och undertecknas av både chef och medarbetare. Är medarbetaren oorganiserad används mallen ”Arbetsgivarbeslut om ny lön” som endast arbetsgivaren undertecknar.
Om medarbetaren inte vill skriva på överenskommelsen om ny lön blir det en oenighet, se nedan.
3.3.1 Medarbetare som är föräldralediga eller sjukskrivna
Medarbetare som är föräldraledig eller sjukskriven vid revisionstidpunkten ska erbjudas lönesättande samtal på samma sätt som övriga medarbetare och chefen ska göra en bedömning som om medarbetaren vore i tjänst.
Motiven till ny lön ska baseras på aktuella lönekriterier. En utgångspunkt för den individuella bedömningen kan vara medarbetarens prestation innan ledigheten/frånvaron påbörjades.
Medarbetare som är föräldraledig eller sjukskriven och får ersättning av Försäkringskassan anmäler själv sin nya lön till Försäkringskassan.
3.3.1.1 Sjukskrivna som omfattas av lokalt löneavtal med ST
Medarbetare som varit sjukskriven på heltid minst två år per den 31 mars respektive år hanteras i särskild ordning. Ett kollektivavtal kommer att tecknas på lokal nivå med nya löner för dessa personer. Medarbetare som varit sjukskriven på deltid hanteras i vanlig ordning på myndigheten.
Medarbetare som varit sjukskriven kortare tid än två år per den 31 mars respektive år omfattas av lönerevisionen på myndigheten.
3.3.2 Medarbetare som är tjänstlediga och kommande tjänstledigheter
3.3.2.1 Tjänstledig för annat arbete inom Sveriges Domstolar
Medarbetare som är tjänstledig från sin grundanställning för arbete på annan myndighet inom Sveriges Domstolar lönesätts vid den nya
myndigheten. När medarbetaren återgår till sin grundanställning revideras lönen med stöd av 9 § RALS-avtalen.
3.3.2.2 Tjänstledig för arbete eller annan orsak utanför Sveriges Domstolar
Medarbetare som vid revisionstidpunkten är helt tjänstledig för arbete eller för annan orsak (ej föräldraledighet) utanför Sveriges Domstolar omfattas inte av lönerevisionen. Detta gäller också om medarbetaren påbörjar sin tjänstledighet vid revisionstidpunkten (1 april). När medarbetaren återgår i anställning revideras lönen med stöd av 9 § RALS-avtalen.
3.3.2.3 Kommande tjänstledighet
Medarbetare som är i tjänst vid revisionstidpunkten omfattas av
lönerevisionen även om det finns en kommande tjänstledighet planerad.
Chefen ska alltid göra en individuell bedömning vid lönesättningen.
3.3.3 Medarbetare som slutar eller får andra arbetsuppgifter
Även medarbetare som slutar efter revisionstidpunkten ingår i lönerevisionen. Vid lönesättning ska chefen göra en individuellhelhetsbedömning. I denna bedömning kan vägas in att lönesättningen ska ske genom en balans mellan att personen slutar och att medarbetaren ska få ett bra avslut och vara en god ambassadör för verksamheten.
En medarbetare som får väsentligen ändrade arbetsuppgifter och ändrad lön enligt 9 § RALS-avtalen i nära anslutning till lönerevisionen ska inte
omfattas av lönerevisionen utan lönen ska sättas direkt i kommande års lönenivå. Tänk på att ange vilket års lönenivå i § 9-beslutet.