Vi har stickprovsvis granskat ledningsnära/förtroendekänsliga kostnader för perioden januari till augusti år 2014 gentemot fakturaunderlag och övriga verifierande underlag. Granskingen omfattar konton så som representation, konferenser och resor, för att säkerställa att dessa inte strider mot gällande lagar och kommuninterna regler. Granskningen omfattar
kommunens alla förvaltningar.
Vår granskning visar att det i likhet med tidigare år föreligger brister avseende bifogande av dokument som styrker syftet, deltagare och program vid representation, resor och
konferenser. Vi vill framhålla vikten av att erforderliga underlag finns tillgängliga då dessa kostnader annars skulle kunna betraktas som löneförmåner vilket är förenat med
förmånsbeskattning samt kan vara förtroendeskadligt för kommunen. Flertalet av våra stickprov där vi har noterat att underlagen är bristfälliga avser Barn- och
utbildningsförvaltningen, emellertid har tillämpliga underlag kunnat tas fram i efterhand vid förfrågan.
Rekommendationer som lämnats tidigare år:
Rekommendation från 2011:
Förskole-, grundskole- och gymnasienämnderna bör tillse att erforderliga underlag finns tillgängliga till verifikationer avseende representation och liknande kostnader.
Status 2014: Vi bedömer att denna punkt kvarstår efter genomförd granskning av ledningsnära kostnader. Det förekommer fortfarande brister avseende att erforderliga underlag bifogas.
6 Intäkter, kundfakturering och inbetalningar
I samband med granskningen av intern kontroll har vi valt att koncentrera granskningen av intäktsprocessen till olika verksamhetsområden varje år. Föregående år granskades intäktsprocessen avseende miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen samt barn- och utbildningsförvaltningen. Granskningen avseende båda förvaltningarna genomfördes utan anmärkningar.
Årets granskning avser Social- och äldreomsorgsförvaltningen där det återfinns två huvudsakliga intäktsflöden; allmänfakturering och äldreomsorgsavgifter. Majoriteten av faktureringen avser äldreomsorgsavgifter varpå granskningen har fokuserat på detta område.
Allmänfakturering innebär huvudsakligen att en annan kommun faktureras. Detta
förekommer exempelvis när en annan kommun köper en plats på ett äldreboende, men kan även innefatta även uthyrning av personalbostäder.
Hanteringen avseende äldreomsorgsavgifter initieras av att Biståndskansliet genomför en utredning kring vilket behov av omsorg individen har. Utredningen dokumenteras ned i ett biståndsbeslut. Utifrån beslutet erhåller SÄF underlag för avgiftsättningen vilket registreras hos dem. Utifrån uppgifterna registreras individens behov av omsorg vilket ligger till grund för faktureringen. I samband med Biståndskansliets utredning hos individen överlämnas även en inkomstblankett, som individen ansvarar för att fylla i och skicka in till förvaltningen. Om detta ej sker kommer individen att debiteras full äldreomsorgsavgift. När samtliga uppgifter har sammanställts genomförs beräkningen avseende avgiftsbeslutet för individen. Detta är ett myndighetsbeslut och signeras därför av avgiftshandläggaren innan det skickas till individen.
Individen har sedan rätt att överklaga beslutet till förvaltningsrätten om denne anser att bedömningen har varit felaktig.
Faktureringen sker månatligen och i samband med vår granskning har vi ingående följt en transaktion och säkerställt att faktureringen som genomfördes för augusti månad stämmer mot uppgifter i Procapita som baserats på beslut från biståndsbedömmaren. För
överföringen mellan Procapita och Agresso har en kontroll identifierats då ansvarig personal gör en avstämning att överföringsfilens summa och radantal överensstämmer mot inlästa uppgifter i Agresso. Granskningen har genomförts utan avvikelser men det finns möjligheter till förbättrad spårbarhet i enlighet med rekommendation nedan.
Nya rekommendationer (2014):
Äldreomsorgsnämnden rekommenderas att införa rutinen att spara en kopia hos kommunen av skriftliga beslut på äldreomsorgsavgifter för att säkerställa spårbarhet av fattade beslut.
7 Materiella anläggningstillgångar
Vi har granskat rutinen för investeringar genom intervju med redovisningschef och
systemkonsult vid kommunstyrelsens förvaltning. Processen är i allt väsentligt oförändrad jämfört med föregående år. Tidigare år har avvikelser identifierats avseende att kommunen har dröjt med att aktivera projekt trots att projekten är färdigställda och tagna i bruk. För att förbättra processen har kommunen från och med 2014 infört regelbundna möten mellan mark- och exploateringsavdelningen och ekonomipersonal för att löpande följa upp pågående projekt. Vidare kommer kommunen att per november göra en avstämning av samtliga projekt för att tillse att samtliga projekt aktiveras i tid till årsbokslutet. Vi ser positivt på de nya rutinerna och kommer att följa upp efterlevnaden i samband med gransking av årsbokslutet.
Föregående år rekommenderades kommunen att förbättra rutinen för när
anläggningstillgångar aktiveras och att retroaktiva avskrivningar skall tillämpas. Kommunen har enligt uppgift implementerat rutinen med retroaktiva avskrivningar. Vid granskningen av delårsbokslutet redovisades att inga pågående projekt har aktiverats i år på grund av att kommunen vill tillämpa komponentavskrivning för samtliga nya i drifttagna investeringar.
Utredningen kring komponentavskrivningar har dock inte slutförts ännu varför kommunen avvaktar med aktiveringar till dess att utredningen är färdigställd. Med anledning av detta kommer rekommendationen att följas upp i samband med årsbokslutet.
Föregående år rekommenderades kommunen att förstärka rutinen kring projekt som
överstiger budget då projekt identifierades som hade överstigit tilldelad budget men där inga nya beslut fattats om en utökad budget. Vi har identifierat att det saknas fastställda rutiner för uppföljning av utfall jämfört med budget. Kommunen bör dokumentera en rutin som
förtydligar ansvarsfördelningen med avseende på budgetuppföljning för projekt samt som förtydligar när eventuella avvikelser kräver godkännande och när detta ska ske.
Intäkterna från exploateringsprojekten resultatförs det år expolateringsprojektet färdigställs och per färdigställd etapp. Om ett projekt löper över flera år bokas det upp i balansräkningen som ett pågående projekt. Vid färdigställandet aktiveras den del av exploateringsprojektet som bedöms vara en investering och avskrivning påbörjas.
Exploateringsprojekten delas om möjligt upp i olika etapper där intäkter och kostnader hänförliga till de olika etapperna särredovisas. Redovisningen per projekt sköts med så kallade projektkort där samtliga uppgifter om projektet finns samlade, här anges, förutom samtliga intäkter och kostnader hänförliga till projektet, även förväntat slutdatum. Det är projektledaren för respektive projekt som har ansvar för att meddela ansvarig ekonom när projektet är avslutat. Avstämning sker dock främst i samband med delårs- och årsbokslut.
Rekommendationer som lämnats tidigare år:
Rekommendation från 2013:
Vi rekommenderade att anläggningstillgångar aktiveras vid den tidpunkt då de är färdigställda och kan tas i bruk. Om det finns ledtider mellan projektavslut och
aktivering bör retroaktiva avskrivningar tillämpas för att säkerställa ett korrekt resultat för redovisningsperioden.
Status 2014: Med anledning av att inga projekt har aktiverats i år i avvaktan på implementering av komponentavskrivning kommer rekommendationen att följas upp i samband med granskningen av årsbokslutet.
Nya rekommendationer (2014):
Samhällsbyggnadsnämnden bör löpande följa upp budgeten för pågående projekt och informera nämnden om väsentliga avvikelser mellan budget och utfall. I det fall projektbudgeten överskrids bör det finnas dokumenterade regler och rutiner om hur beslut om tilläggsbudget för projektet ska fattas.
8 Processen för finansiella anläggningstillgångar
Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar och tillhörande finanspolicy och finansinstruktion för Huddinge kommun. Detta har skett genom intervju med personal på Huddinge kommuns internbank samt genom granskning av relevanta dokument.
Den externa upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge Fastigheter AB och Söderenergi AB uppgick till 6 581 mnkr där 5 631 mnkr avser Huge Fastigheter AB och 900 mnkr för energikoncernen.
Månatligen tar internbanken fram en riskrapport. Rapporten syftar till en uppföljning av det finansiella innehavet samt en utvärdering av att fastställda policys och regler efterlevs.
Rapporten redogör för huruvida kommunens externa skuld är i linje med framtagen finanspolicy samt innefattar en riskanalys över innehav. Riskrapporten upprättas av
kommunens Risk Controller. Idag finns det ingen dokumenterad kontroll av att rapporten är fullständig och den kontroll som finns innebär att rapporten distribueras till olika personer.
Rapporten skickas bland annat till en bussiness controller som lämnar en ”second opinion”
och rimlighetsbedömer den och eventuella uppenbara brister skulle därmed kunna upptäckas. Vår bedömning är att det saknas fastställda rutiner för kvalitetssäkring av rapporten. Riskrapporten kräver viss manuell handpåläggning och det saknas en dokumenterad rutin för hur denna rapport skall upprättas och kvalitetssäkras. Vår rekommendation är därför att en formell rutin upprättas och dokumenteras i en
rutinbeskrivning. Rapporten signeras inte heller för att visa att rapporten är granskad och säkerställd vilket också är att rekommendera.
Enligt finanspolicyn skall det finnas en dokumenterad finanshandbok/rutinbeskrivning för kommunen. Efter samtal med ansvariga har det framkommit att ett sådant officiellt dokument saknas. Rekommendation är att kommunen författar en finanshandbok/ekonomihandbok för att säkerställa att alla rutiner avseende den finansiella hanteringen samt rutiner för
Internbanken finns dokumenterade ifall nyckelpersoner skulle försvinna samt för att säkerställa att alla uppsatta rutiner efterlevs. Detta skulle också ge en förtydligan av ansvarsfördelning mellan de olika funktionerna och mellan personerna på de olika funktionerna.
Finanspolicyn saknar beloppsgränser för hur stora transaktioner front office får genomföra.
Vidare finns inte heller klara löptider för lånen stipulerade. Kommunstyrelsen bör förtydliga sina instruktioner avseende finanspolicyn gällande hur långa löptider och lånebelopp för avtal som front office får teckna. Förslagsvis kan detta upprättas i ett separat dokument, som exempelvis i en instruktion, snarare än att lägga in detta i policyn för att undvika behovet av att uppdatera och besluta policyn vid eventuella personalförändringar. Det är dock av vikt att ta kommunens verksamhet i beaktande. Kommunen handlar inte på daglig basis utan gör affärer endast för att göra upplåning och säkra räntor och valuta. Dessa belopp kan svänga
mycket beroende på behov i kommunen och hos kommunens bolag och nivån kan därför vara svår att stipulera. Kommunen bör dock överväga att upprätta ett dylikt dokument.
Finanspolicyn saknar hur eventuella överträdelser ska hanteras och rapporteras. Kommunen bör förtydliga policyn med avseende på rapportvägar vid överträdelse samt upprätta en rutin eller process för hur en eventuell överträdelse skall hanteras.
Enligt ansvariga inom internbanken är en ny finanspolicy under uppbyggnad och beräknas bli klar i slutet av 2014 alternativt i början av 2015. Tanken är att det skall finnas en finanspolicy som godkänns av kommunfullmäktige och sedan en instruktion som beslutas på
tjänstemannanivå t.ex. av finans- eller ekonomichef. I botten skall det sedan finnas en rutinbeskrivning.
Nya rekommendationer (2014):
Kommunstyrelsen bör upprätta en skriftlig rutinbeskrivning om hur informationen i internbankens riskrapport kvalitetssäkras samt att de kontroller som genomförs för att säkerställa detta dokumenteras.
Kommunstyrelsen rekommenderas att ta fram rutinbeskrivning/finanshandbok i enlighet med vad som föreskrivs i finanspolicyn. En instruktion bör även utfärdas som anger de maximala beloppen för internbankens front office’s affärer samt maximala löptider för de kontrakt som front office ingår.
Kommunstyrelsen bör komplettera finanspolicyn med föreskrifter om hur överträdelser av finanspolicyn ska hanteras och rapporteras.
9 Löneprocessen
Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns löneprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade till löneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, lönerevision, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Genomgång har även skett avseende kommunens rutiner för inrapportering av data till
pensionsförvaltaren KPA.
Vår granskning av löneprocessen har inte föranlett några väsentliga anmärkningar avseende den löpande lönehanteringen under året. Kommunen har implementerat en rutin där
stickprov tas på semesterlöneskulden och där stickproven dokumenteras och sparas, vilket vi ser positivt på. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Tidigare år rekommenderades kommunen att ta stickprov på den första utbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa korrekt lön för individer. Vid årets granskning har vi identifierat att kommunen har
kompenserande kontroller där de får en varningssignal från lönesystemet om lönen avviker med ±10 % från föregående års lön. Vidare går både facket och förhandlingschefen genom samtliga löner för att säkerställa att dessa är korrekta. Vi bedömer därmed föregående års rekommendation som åtgärdad.
Rekommendationer som lämnats tidigare år:
Rekommendation från 2012:
Vi rekommenderade att kommunen tar ett antal stickprov på den första
löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå. Stickproven bör dokumenteras.
Status 2014: Genomförd granskning visar att stickprov inte genomförs. Vid granskningen identifierades dock att kommunen har så kallade kompenserande kontroller för att minimera risken för att felaktiga löner utbetalas.
Rekommendation från 2013:
Vi rekommenderade att löneavdelningen på respektive nämnd löpande tar ut en logglista från Heroma för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i månadslöner, förändringar i bank – och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
Status 2014: Kommunen har implementerat en rutin för att ta ut och granska logglistor avseende förändringar av fast data i Heroma. Rekommendationen från föregående år anses därmed vara åtgärdad.