Granskning och dokumentation

Byrån Revisor A jobbar för använder ett elektroniskt revisionsprogram för dokumentation och planering. Revisorn menar att programmet underlättar revisionen avsevärt, då dokumentation från föregående år följer med vid uppdatering. Genom denna följsamma dokumentation står mycket grundinformation och slutsatser om uppdrag, exempelvis om risker och vart det behöver läggas som mest fokus på. Revisorn påpekar att ISQC 1 trycker mycket på dokumentation, vilket man enligt revisorn bara har att vinna på. Samtidigt antyder Revisor A att det har varit ett krävande jobb att lägga in och dokumentera allt för att få en grund sedan byrån implementerade revisionsprogrammet.

Vidare granskar ägaren av byrån alla uppdrag genom att läsa igenom och ge synpunkter, för att sedan skriva under på att uppdraget är godkänt. Granskningen utgår också ifrån stickprov på anställda och deras uppdrag på ett år. Byrån använder sig då av checklistor som FAR har gjort tillgängliga på sin hemsida för att vara säker på att uppdragen kommer gå igenom i en kvalitetskontroll. Revisor A påstår att FAR:s checklista inte är öppen för tolkning då det inte är dina egna bedömningar av uppdragen. Revisorn framhäver att det är viktigt att revisorerna på byrån inte känner sig personligen påhoppade, utan att det är checklistan som talar om hur det ska vara.

Revisor B menar att revisorerna på byrån har ett granskningsschema likt ett cirkelschema, där

revisorerna granskar varandra. Det är personen som granskar som väljer ut ett uppdrag från den andra revisorns kundlista. Revisorn påpekar att det är skönt att kunna ha ett cirkelschema där de byter runt och granskar varandra, och drar en jämförelse med byråer med 1-2 anställda där detta inte är möjligt. Vidare fortsätter Revisor B beskriva att de inte bestämmer vilka uppdrag som ska granskas genom kvalitetskontrollerna av revisorsnämnden, utan de väljer ut uppdragen.

Byrån Revisor C jobbar på är godkända av FAR att ha ett internt kvalitets- och granskningskontrollsystem. De följer samma system som FAR-kontrollanterna gör när de kommer ut på byråer. Byrån granskar två uppdrag per person för att sedan rapportera till FAR vad de har kommit fram till varje år. Det är rapporteringsskyldighet till FAR och då menar revisorn att det givetvis krävs resurser som istället kan användas till annat.

60

“På tal om uppgifter man inte brinner för, är det att granska sina kollegor och sitta med pekpinnen.” – Revisor C

Samtidigt påpekar Revisor C att de måste göra dessa granskningar och att det är en viktig del för att behålla sin konkurrenskraft och ytterligare förbättra kvalitetsarbetet. Byrån har ett samarbete mellan kontoren i Sverige där kvalitetsnämnden från vardera kontor genomför kontroller på varandra. De har satta scheman så att varje person på byrån blir granskad var tredje år. Därutöver blir byrån, såsom alla andra, granskad av FAR med några års mellanrum. Det interna kontrollsystemet blir då granskat och godkänt om det efterföljs. Revisor C beskriver att FARs kontrollanter inte granskar specifika uppdrag, utan de granskar om kvalitetsgranskaren som arbetar på byrån har gjort en ordentlig granskning. Kontrollanterna går då igenom om revisorn som utfört uppdraget har fått en rapport på synpunkter och brister och om kvalitetsgranskaren på byrån har gjort rätt bedömningar. Ett exempel revisorn beskriver är om kvalitetsgranskaren inte har underkänt ett uppdrag som uppenbarligen skulle ha underkänts. Om något sådant sker förbrukar byrån förtroendet från FAR att utföra dessa interna kvalitetskontroller, och FAR tar över granskningen.

Revisor D tycker det varit en tråkig utveckling i branschen de senaste åren, då revisorer måste

lägga massor av tid på att bara dokumentera. Revisorn menar att dokumenteringskraven är grunden till varför handboken för ISQC 1 egentligen har skapats, och att det blir alldeles för mycket. För att dokumentera använder sig byrån av elektroniska revisionsprogram, vilka också ses som ett väldigt bra stöd vid granskningar. Samtidigt påpekar revisorn att byrån fortfarande använder sig av papper och pärmar till stor del, men att revisionsbyrån övergår mer och mer till digitala sätt.

Vidare beskriver Revisor D att byrån blir granskad av FAR var sjätte år, men att byrån också har interna kvalitetskontroller varje år. De interna kvalitetskontroller är inte godkända av FAR som ett kvalitetskontrollsystem, utan byrån gör det för att säkerställa revisionskraven och vara beredda på externa kvalitetskontroller. Byrån har däremot haft en diskussion om att implementera ett bredare kvalitetskontrollsystem som kan bli godkänt av FAR, men tvekar då kostnaden för ett sådant system är högt. När byrån gör interna granskningar menar Revisor D att det är olika från år till år. Föregående år samlades alla påskrivande revisorer från samtliga kontor för att granska varandra enligt ett cirkelschema. Nuvarande år åkte istället Revisor D till ett annat kontor och granskade två uppdrag per revisor på ett antal revisorer. Revisorn beskriver

61

att denne satsar på att granska ett av de tio största uppdragen och ett särskilt komplext uppdrag, då det är på så vis FAR granskar uppdrag. Vid själva granskningen använder sig byrån av FAR:s checklistor för en korrekt granskning till punkt och pricka. Efter granskningen av uppdraget ges feedback till revisorn som har utfört det. Om revisorerna märker att någonting generellt sett är av dålig kvalitet lägger de mer tid och resurser på att förbättra den punkten genom utbildningar och öppna diskussioner. Revisorn anser däremot att byrån inte hittat riktigt rätt metod för granskningar ännu.

Revisor E beskriver att byrån har en kvalitetsansvarig som årligen granskar två uppdrag för

alla som utför revision. Vidare har byrån, tillsammans med andra byråer de samarbetar med, blivit godkända av FAR att utföra kvalitetskontroller mellan varandra. Granskningen sker vart femte år, där två uppdrag per revisor granskas samtidigt som den kvalitetsansvarigas granskning ses över. Vidare blir denna kvalitetskontroll granskad av FAR för att säkerställa att granskningen utförts korrekt.

Revisorerna på byrån Revisor F är delägare i granskar varandra varje år. De är fyra auktoriserade revisorer som granskar varandra korsvis där ett uppdrag per revisor granskas. För att utföra granskningen utgår de ifrån en checklista utgiven av FAR. Resultatet från granskningarna presenteras för personalen på ett möte som anordnas en gång per år. Om några större brister uppstår hos en revisor utförs ytterligare en granskning av ett uppdrag för denne revisor sex månader senare. Är det istället brister som är genomgående för alla revisorer ser byrån över bristerna för att sedan hitta eventuella förbättringsområden. Revisorn anser att det är positivt med granskningen då denne kan ta lärdom av de andra revisorernas kompetenser och arbetssätt.

Revisor G förklarar att FAR har godkänt revisionsnätverkets kvalitets- och granskningssystem,

vilket ger möjlighet att granska varandra istället för att kontrollanter från FAR involveras på samma sätt. Revisionsnätverket lägger fram en plan hur alla medlemsbyråer ska granskas och sedan får FAR inflika med synpunkter som måste förbättras i kvalitetssystemet för att de inte ska ta över ansvaret. Byrån har sedan i uppgift att göra årliga stickprovskontroller bland kollegor. Granskaren ska då gå igenom ett antal frågor utifrån ISQC 1 och andra rutiner som de anställda ska följa. Kvalitetsansvarig på byrån kommunicerar ut granskningsresultaten och vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra internt. Därefter lämnar byrån en bekräftelse om vilka genomgångar som gjorts, vilka delar som måste bättras på och hur byrån har gjort för

62

att tackla detta till revisionsnätverket. Om nätverket har synpunkter på arbetet ställer de då frågor och gör uppföljningar likt FAR. Var sjätte år kommer också kontrollanter från nätverket ut för att göra granskningar på de anställda.

Vidare beskriver Revisor G att byrån använder elektroniska system för dokumentation. Byrån har inget specifikt system för hur de ska hantera ISQC 1, men annars finns det mesta där, såsom hur man accepterar och behåller kunder och hur man hanterar klagomål. Revisorn påpekar att det ger bra grund för en VD när denne ska skapa sig en bild av hur arbetsläget är, exempelvis genom planeringsdokumenten.

Tabell 7: Sammanfattande punkter av vad som sagts om granskning och dokumentation.