3.1. Policydokument i Västerås stad
Enligt den kategorisering som görs av styrdokument i Västerås stad uttrycker
en policy värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad. Policys beslutas av kommunfullmäktige och medarbetarpolicyn antogs av kommunfullmäktige i no-vember 2008.
3.2. Direktiven i medarbetarpolicyn
Policyn är avsedd att användas som utgångspunkt i samtal för att utveckla samspelet på stadens arbetsplatser och upprätthålla en god arbetsmiljö samt ligga till grund för att stadens verksamhet uppfattas som positiv.
I policyn framgår medarbetarnas och chefernas ansvar. Medarbetaren ska genom ansvar, samspel, professionalitet, engagemang och nytänkande bidra till trivsel på arbetsplatsen och ett gott resultat i verksamheten. Cheferna ansvarar för att bidra till en kultur och organisation där medarbetare kan, vill, törs och får göra ett bra arbete.
3.3. Framtagandet av policyn
Processen för att arbeta fram medarbetarpolicyn startade under 2007 med en workshop där cirka 30 medarbetare deltog. Under workshopen som pågick under en dag delades deltagar-na in i grupper som fick olika uppgifter. Några intervjuade medborgare på stan om vad de tycker bör känneteckna en medarbetare i Västerås stad, några intervjuade chefer i staden, andra studerade hur ett antal företag arbetade med medarbetarfrågor.
Ett s.k. rådslag skedde där alla chefer inbjöds och där de fick möjlighet att lämna förslag på en policys innehåll och omfattning etc.
Personaldirektören svarade för att dokumentera resultatet av workshopen och rådslaget som låg till grund för ett första utkast till policy.
Utkastet diskuterades med fackliga företrädare samt med personalchefer i staden. Det revi-derade utkastet diskuterades sedan med den politiska ledningen och direktörer i staden in-nan kommunstyrelsen skickade ut ett slutligt förslag på remiss till nämnder och styrelser i mars 2008. Synpunkterna från remissrundan ledde till vissa justeringar. Förslaget till policy lades fram till beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige hösten 2008.
6 3.4. Implementeringen av policyn
Personalstrategienheten inom stadsledningskontoret svarar för att hålla ihop och driva den samlade personalpolitiken inom Västerås stad. En del i enhetens uppdrag är att utveckla och implementera stadens policydokument inom det personalpolitiska området.
Samtliga chefer fick information om policyn vid ett möte våren 2009 där alla chefer samlades.
Då gavs möjlighet att diskutera policyn i mindre ”tvärgrupper” där chefer från olika verksam-heter möttes. Information om policyn gavs även vid ledningsgruppsmöten på enhetsnivå.
Policyn behandlas på introduktionen för nya medarbetare och chefer i staden, enligt perso-naldirektören.
För att underlätta implementeringen av policyn togs ett samtalsmaterial fram om medarbe-tarskap i Västerås stad som ska användas på arbetsplatsträffar. Materialet utgår från medar-betarpolicyn och stadens samverkansavtal och belyser medarbetarskapet utifrån tre per-spektiv: Krav och förutsättningar, delaktighet och samverkan samt stolthet i arbetet. Inom varje perspektiv ges förslag på samtalsämnen att diskutera på arbetsplatsträffarna.
För att diskutera Krav och förutsättningar på arbetsplatsen finns exempelvis följande sam-talsämnen; professionellt agerande, engagemang, gemensamt ansvar och arbetsgivarens ansvar.
Under våren 2010 har förhandlingschefen och fackliga företrädare träffat alla ledningsgrup-per i staden för att informera om samtalsmaterialet och hur det ska användas på arbetsplats-träffarna. Återkopplingen från mötena var att materialet ansågs vara användbart.
3.5. Uppföljning av hur medarbetarna ser på staden som arbetsgivare
Rapportering om staden som arbetsgivare sker i stadens årsredovisning. Nämnder-na/styrelserna följer även upp medarbetarskapet inom den egna förvaltningen i respektive verksamhetsberättelse. Områden som följs upp är bland annat hälsoarbete, löneutveckling, sjukfrånvaro och kompetensutveckling. Medarbetarpolicyn nämns inte specifikt i någon av nämnda dokument. Eftersom implementeringsarbete pågått under 2010 har det ännu inte varit aktuellt att göra en specifik uppföljning av policyn.
Västerås stad genomför sedan fyra år en årlig medarbetarundersökning. Genomförandet har upphandlats av företaget, Synovate. Samma enkät används i andra organisationer, där-ibland flera kommuner, vilket möjliggör jämförelser.
Enkäten skickades ut per e-post till alla tillsvidareanställda i förvaltningarna. Svarsfrekvensen för 2010 års undersökning var 77 procent. Enkäten går även ut till tillsvidareanställda på Va-fabMiljö som har valt att ansluta sig till undersökningen. Resterande företag i koncernen utför egna medarbetarundersökningar.
Frågorna är indelade i sex områden; handlingskraft, arbetsorganisation, ledarskap, organisa-tionsklimat, personlig arbetssituation och kundorientering.
Resultatet för varje fråga redovisas via ett index som räknas fram utifrån den genomsnittliga andelen positiva svar (andelen som svarat 4 eller 5 på en 5-gradig skala). Resultatet på varje fråga adderas till ett sammanfattande index för frågeområdet. Ett index över 65 är uttryck för en väl fungerande verksamhet medan ett index som ligger på 45 eller under signalerar stora problem på arbetsplatsen.
7 Följande tabell visar resultatet per frågeområde för åren 2009 och 2010:
Frågeområde Resultat/index
Medarbetarindex för Västerås stad blev 2010 69 procent. Det innebär att i genomsnitt svarar 69 procent av medarbetarna positivt på frågorna d.v.s. 4 eller 5 på den 5-gradiga skalan. Det är en förbättring med en procentenhet jämfört med 2009. Resultatet är klart positivt i förhål-lande till Synovates jämförelsedatabas där genomsnittet bland andra kommuner ligger på cirka 62 procent.
Inom frågeområdet arbetsorganisation har tillgången på information på stadsövergripande nivå utvecklats positivt men lämnar fortfarande rum för fortsatt utveckling relativt stadens resultat. Det går inte att utifrån frågorna avgöra om det är tillgången till informationen, eller innehållet i informationen som kan utvecklas ytterligare.
Fler områden som utvecklats positivt i förhållande till föregående år är möjligheten att priori-tera mellan arbetsuppgifter, att överenskomna åtgärder utifrån medarbetarsamtalen gem-oförs och att medarbetarna får den kompetensutveckling de anser sig behöva.
Organisationsklimat är området som relativt sett har det svagaste resultatet. Här ställs frågor som berör kunskapsdelningen inom organisationen, tillvaratagandet av nya idéer, lärande samt samarbete inom och mellan enheter. Det beror dels på att arbetet försvåras pga. revir-gränser mellan medarbetare och dels av bristen på konstruktiv kritik medarbetare emellan.
I förhållande till 2009 har viljan att rekommendera en vän eller bekant att börja arbeta inom Västerås stad minskat med två procentandelar.
Resultatet visar att medarbetare är något mindre positiva än chefer inom alla frågeområden.
Resultatet går även att bryta ned per förvaltning, och enhet. Resultaten distribueras till re-spektive enhetschef som går igenom det med medarbetarna på en arbetsplatsträff. Utifrån resultat ska en handlingsplan tas fram där det framgår förbättringsområden som enheten särskilt ska arbeta med under året och följa upp vid nästkommande undersökning. Personal-strategienheten har tagit fram en handbok som ska guida cheferna i detta arbete.
3.6. Intervjuades erfarenheter av och synpunkter på policyn
3.6.1. Policyns innehåll
De intervjuade känner alla till medarbetarpolicyn och anser att de har fått adekvat information om dess innehåll. De ser det som positivt att policyn fokuserar på medarbetarnas ansvar istället för rättigheter då ansvar riskerat att bli marginaliserat i samtal mellan chefer och
8 medarbetare. Policyn kan enligt vissa intervjuade ge medarbetarna en större förståelse för sin roll och i sitt ansvar.
De intervjuade personal- och enhetscheferna anser att de redan arbetar i enlighet med de värderingar som framgår av policyn och att den till viss del ”sparkar in öppna dörrar”. Frågor-na uppmärksammas redan på arbetsplatserFrågor-na enligt dem vilket kan påverka hur mycket poli-cyn används i arbetet med att skapa ett gott medarbetarskap.
De fackliga företrädarna i den centrala samverkansgruppen anser att innehållet i policyn är väsentligt då det belyser medarbetarskapet i staden ur ett helhetsperspektiv. Policyn kan skapa en större medvetenhet om att det är staden som är arbetsgivare och inte den enskilda förvaltningen/enheten. Det anser vidare att det var positivt att de fått ta del av och lämna synpunkter på utkast till policy under framtagandeprocessen.
3.6.2. Implementeringen
Den sammanfattande bedömningen om implementeringen varit tillräcklig varierar bl.a. bero-ende på hur de tillfrågade uppfattar medarbetarpolicyns syfte.
De intervjuade ser positivt på de informationsträffar som skett mellan förhandlingschef, de fackliga företrädarna och ledningsgrupperna i staden där syftet var att informera om sam-talsmaterialet och hur det ska användas på arbetsplatsträffarna. Enligt de fackliga företrä-darna var samverkansavtalet i fokus på träffarna.
Om syftet är att klargöra stadens syn på medarbetarskapet har implementeringen varit till-räcklig eftersom det med policyn är dokumenterat och kan bilda utgångspunkt när förvalt-ningarna tar fram egna dokument.
Om syftet däremot är att policyn ska användas handfast vid till exempel medarbetarsamtal, introduktioner för nyanställda eller arbetsplatsträffar har åtgärderna för implementeringen inte varit tillräckliga, trots samtalsmaterialet och besök från förhandlingschef och fackliga företrä-dare. Detta bekräftas av de intervjuade fackliga företrädarna. Deras intryck är att materialet inte används i någon större utsträckning under APT och medarbetarsamtal. Det är därför viktigt att implementeringen forsätter. Framtida insatser bör fokuseras på ett område i taget för att chefer och medarbetare ska kunna ta till sig materialet.
De intervjuade personalcheferna anser att det viktigaste är att policyns intentioner alltid speglas i åtgärder som vidtas, inte att den specifikt används. Policyn ska ses som en lägsta nivå och varje förvaltning/enhet ska utveckla medarbetarskapet utifrån sin verksamhets för-utsättningar.
Inom proAros används en medarbetarbok för att ge medarbetarna vägledning i arbetet. När medarbetarna tagit del av boken ska de med närmaste chef skriva under en överenskom-melse och bekräfta att de läst och samtalat om innehållet. Enligt personalchefen har medar-betarpolicyn beaktats när de tagit fram boken.
Vissa chefer tar tillsammans med medarbetaren fram mål utifrån de områden som behandlas i policyn. De ligger sedan till grund för utvärderingen under medarbetarsamtalen.
Teknik- och idrottsförvaltning har förtecknat styrdokumenten som berör medarbetare re-spektive chefer. Där ingår bland annat medarbetarpolicyn. Alla anställda måste läsa doku-menten och skriva under att de tagit del av dem.
9 3.6.3. Utmaningar
Det är inga områden som anses vara speciellt svåra att leva upp till. De intervjuade tror dock att de flesta medarbetare ser att det är den förvaltning eller enhet där de arbetar som är ar-betsgivare och inte staden. Det kan påverka användandet av policyn enligt ett par intervjua-de. Att förvaltningar/enheter i första hand ses som arbetsgivare beror bl.a. på den hårda pro-filering som i synnerhet proAros gjort sedan flera år för att skapa sammanhållning och ett starkt varumärke. Profileringen har börjat tonas ner en aning, bl.a. genom en gemensam grafisk profil för staden.
De fackliga företrädarna påtalar att cheferna har egna utarbetade modeller för APT och medarbetarsamtal som cheferna anser passar deras verksamhet. För att policyns intentioner ska nå ut till medarbetarna måste modellerna vara mer enhetliga och beakta medarbetarpoli-cyn.
De flesta fackliga företrädare tar upp antalet medarbetare per chef som en faktor i arbetet med medarbetarskapet. För många direkt underställda medarbetare leder till att operationella frågor prioriteras och mindre tid läggs på utvecklingsfrågor som exempelvis medarbetarskap.
3.6.4. Uppföljning
Synen på medarbetarundersökningen bland de intervjuade är genomgående positiv. Chefer-na och medarbetarChefer-na påtalar dock att det krävs mer åtgärder för att få alla medarbetarChefer-na medvetna om att de är för deras skull undersökningen görs. Detta då syftet är att använda resultatet för att utveckla staden i sin roll som arbetsgivare.
De fackliga företrädarnas intryck är att vissa chefer inte följer upp och åtgärdar de förbätt-ringsområden som identifierats i den utsträckning som de bör. Det kan göra att medarbetar-na tappar intresset och tilliten till undersökningen som uppföljnings- och utvecklingsinstru-ment.
3.6.5. Stöd till chefer
Cheferna anser att de får tillräckligt stöd i arbetet med policyn. Informationen är tillgänglig och utbildningar ges. Det samtalsmaterial som tagits fram har använts i begränsad omfatt-ning.
Att samtalsmaterialet inte använts av alla beror enligt intervjuade chefer på att det finns mer verksamhetsnära frågor och dokument som känns mer relevanta att ta upp och har därför prioriterats. De som använt materialet har fokuserat på den del som rör samverkan.
Som redan framgått anser de intervjuade fackliga företrädarna att det behövs ett fortsatt stöd till chefer och medarbetare för att policyn ska bli implementerad. Mer generellt anser de att stödet till cheferna i tillräckligt. Bland annat genom det stöd Konsult och service samt Medar-betarcentrum erbjuder. De tror dock att cheferna använder stödet i för liten utsträckning.
Västerås, 15 februari 2011
Per Tegnér Lena Joelsson
10
Källförteckning
Västerås stads medarbetarpolicy
Medarbetarskap i Västerås stad – samtalsmaterial
Tekniska produktionsstyrelsens verksamhetsberättelse – 2009 Nämndernas sammanfattning – verksamhetsberättelse 2009 ProAros verksamhetsberättelse - 2009
Västerås stads årsredovisning - 2008 Västerås stads årsredovisning - 2009