4.1 Attestförteckning
Alla nämnder har attestförteckningar fastställda 2003 för beslutsattestanter och ersättare.
Kommunstyrelsen, samhällsbyggnadsnämnden, kulturnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden är de enda nämnder som även fastställt behörighetsattestanter.
Attestförteckning skall enligt anvisningarna till attestreglementet innehålla namnteckningsprov. Detta finns i samtliga attestförteckningar.
4.1.1 Bedömning och rekommendation
Vår bedömning av befintliga attestförteckningar är att de är aktuella och korrekta. Däremot måste samtliga förteckningar innehålla behörighetsattestanter. I de fall detta saknas måste förteckningarna kompletteras.
Vi vill uppmärksamma nämnderna på att det är viktigt att namnteckning i attestförteckning överensstämmer med den namnteckning som finns på verifikationerna. Det är ytterst viktigt att hela namnteckningen skrivs vid beslutsattest och signatur inte används.
4.2 Kommunstyrelsen
Kommunens samtliga bokföringsorder och kassaverifikationer registreras och förvaras hos kommunstyrelsen.
4.2.1 Bokföringsorder
Under perioden januari-april 2003 fanns 915 verifikationer. Granskningen omfattar mars månads bokföringsorder, ca 240 st.
Iakttagelser i samband med granskningen:
§ På ett flertal av de granskade blanketterna för bokföringsorder saknas fält för
behörighetsattest. Behörighetsattest är ett krav enligt reglementet. I de fall fält funnits har fortfarande behörighetsattest saknats i vissa fall.
§ På 10 verifikationer saknas beslutsattest (ver.nr 404-413, 584).
§ Beslutsattest oläslig (ver.nr 442).
§ Ej behörig beslutsattest (ver.nr 448).
§ Två verifikationer saknar granskningsattest och behörighetsattest (ver.nr 501, 540).
§ Underlag saknas till flertalet verifikationer, som exempelvis försäljningsredovisning från Väsbygården.
§ Bokföringsorder från Väsbygården är kopior.
§ Det framgår inte på ett tydligt sätt vad rättelse/makulering avser (ver.nr 549, 617, 569-571).
§ Deltagare (8 personer) vid utbildning Autism framgår inte av bokföringsorder (ver.nr 599).
4.2.2 Kassaverifikationer
Under perioden januari-april 2003 fanns 1 714 verifikationer. Granskningen omfattar mars månads kassaverifikationer, ca 430 st.
Iakttagelser i samband med granskningen:
§ Underlag saknas till flertalet verifikationer. Exempelvis vid återbetalning av hyra och försäljning. Ett exempel på underlag till en återbetalning av hyra är ett utdrag ur reskontran. (ver.nr 861, 855, 862).
§ Underlag avseende inbetalningar/ej konterade utbetalningar via Sofia saknar underlag av sekretesshänseende. Hänvisning bör göras till var underlag förvaras ex vis
handläggare (ver.nr 1046, 1202).
§ Beslutsattest och behörighetsattest saknas (ver.nr 1003, 1917).
4.2.3 Leverantörsfakturor
Under perioden januari-april 2003 fanns 530 verifikationer. Granskningen omfattar mars och april månads leverantörsfakturor, ca 259 st.
Iakttagelser i samband med granskningen:
Attestering av fakturor - I 8 fall saknar verifikationen behörighetsattest (ver.nr 276-281, 284, 286). Behörighetsattest saknas (ver.nr 460, 502, 503, 526). Beslutsattest av egen kurs (ver.nr 528)
Moms- Inget att notera.
Resor, konferenser och representation – Faktura (ver.nr 484) Runö kursgård 24 605 kr, syfte och deltagare framgår inte. Flygresa (ver.nr 430) syfte framgår inte däremot resenär.
Faktura Näsby Slott (ver.nr 434) 2 452 kr, syfte och deltagare framgår inte. Faktura
restaurang Lindö park (ver.nr 452), 2 168 kr, framgår endast att det avser ett ryskt besök ej
antal deltagare. Faktura avseende hotellövernattning i Örebro, 1 131 kr, saknar syfte däremot framgår gäst.
F-skattsedel – Inget att notera.
Vad ekonomiska händelsen avser – Ver.nr 349 utbetalning av verksamhetsbidrag 2003 till Vallentuna Hemvärnskompani. Underlag saknas, ex vis bör beslut på utbetalning bifogas alternativt hänvisning göras till denna. Ver.nr 443 avser medlemsavgifter till
kommunanställdas sportklubb, underlag saknas.
Övrigt - Belopp ändrat på faktura från KF ver.nr 439.
I tre fall har kostnad för hotell, lunch och konferens aktiverats d v s tagits upp som en investering, vilket inte är förenligt med god redovisningssed (RR 15) (ver.nr 293, 308 och 310).
4.3 Samhällsbyggnadsnämnden
Under perioden januari-april 2003 fanns 3 466 verifikationer. Granskningen omfattar ca 380 leverantörsfakturor i mars månad.
Iakttagelser i samband med granskningen:
Attestering av fakturor – I tre fall saknades behörighetsattest (ver.nr 1772, 1773, 1761).
Attest av samma person som ska delta i kursen (ver.nr 1753).
Moms – Inget att notera.
Resor, konferenser och representation – Inget att notera.
F-skattsedel – I två fall står att F-skattsedel finns för 2002 (ver.nr 1668, 1785). Ersättning till Vallentuna orienteringsklubb 4 500 kr, F-skattsedel saknas (ver.nr 1799).
Vad ekonomiska händelsen avser – I 11 fall saknas arbetsorder, framgår inte vad fakturan avser etc (ver.nr 1639-1641, 1697, 1722, 1735, 1772, 1782, 1793 och 1794).
4.4 Socialnämnden
Under perioden januari-april 2003 fanns 1 600 verifikationer. Granskningen omfattar ca 300 leverantörsfakturor i mars månad.
Iakttagelser i samband med granskningen:
Attestering av fakturor – I sex fall saknades behörighetsattest (ver.nr 8 LF 259, 260, 261 samt 7 LF 548, 643, 644). I ett fall fanns endast beslutsattest (ver.nr 8 LF 219).
Moms – Osäkert om moms hanterats rätt ver.nr 510 som avser mat. I övrigt inget att notera.
Resor, konferenser och representation – Flygresa samt hotellvistelse i Göteborg, 5 244 kr, syfte saknades (ver.nr 452). Vallentuna Gästgiveri 2 323 kr, syfte och deltagare saknades (ver.nr 466). Två fakturor avseende tågresor till Hudiksvall, 732 kr samt 435 kr, syfte framgick inte (ver.nr 550, 551). Faktura från Sjöfararen HB (ver.nr 510), 2 600 kr, syfte och deltagare saknades.
F-skattsedel – Inget att notera.
Vad ekonomiska händelsen avser – I tre fall saknades underlag till fakturorna ex vis följesedel, rekvisition (ver.nr 491, 542, 602).
4.5 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden
Under perioden januari-april 2003 fanns 2 014 verifikationer. Granskningen omfattar ca 225 leverantörsfakturor i mars månad.
Iakttagelser i samband med granskningen:
Attestering av fakturor – Inget att notera.
Moms – Inget att notera.
Resor, konferenser och representation – Inget att notera.
F-skattsedel – Inget att notera.
Vad ekonomiska händelsen avser – Framgår inte vilken elev som fakturan avser (ver.nr 230).
Övrigt – Belopp på fakturan har ändrats manuellt och hänvisning görs enligt
överenskommelse med handläggare (ver.nr 130, 219, 228, 229, 273). Text har ändrats på fakturan av kommunen svårt att veta vad fakturan egentligen avser (ver.nr 163, 224).
Framgår inte varför faktura makulerats (ver.nr 223).
4.6 Barn- och ungdomsnämnden
Under perioden januari-april 2003 fanns 1 362 verifikationer. Granskningen omfattar ca 416 leverantörsfakturor i mars månad.
Iakttagelser i samband med granskningen:
Attestering av fakturor – I ett fall saknades beslutsattest (ver.nr 754). På utanordningar av skolpeng saknas genomgående beslutsattest. I ett fall hade beslutsattest skett av egen
mobiltelefonräkning (ver.nr 56). Ett fyrtiotal fakturor saknade behörighetsattest.
Moms – Full moms har dragits på leasing av kaffeautomat. Endast 50% av momsen är avdragsgill vid leasing.
Resor, konferenser och representation – Faktura ver.nr 756 Kungsberget, 42 075 kr, framgår att det handlar om en bussresa och hyra av skidor m m. Däremot framgår inte vilka som deltagit.
F-skattsedel – Faktura ver.nr 1860 från Ansvar Bemanning AB avseende inhyrd personal saknar F-skattsedel.
Vad ekonomiska händelsen avser – Faktura från M-gruppen, 46 875 kr, avser ”Enligt avtal...”, framgår inte vad som avses eller hänvisas till var avtal förvaras (ver.nr 796).
Faktura Romme Alpin AB ver.nr 1825, 25 840 kr, framgår att det handlar om en bussresa och hyra av skidor m m. Däremot framgår inte vilka som deltagit.
4.7 Fritidsnämnden
Under perioden januari-april 2003 fanns 360 verifikationer. Granskningen omfattar samtliga leverantörsfakturor.
Iakttagelser i samband med granskningen:
Attestering av fakturor – I sju fall saknas beslutsattest (ver.nr 2, 142, 223, 329, 338, 339, 340). I elva fall saknades behörighetsattest (ver.nr 7, 8, 9, 48, 50, 73-77, 154). I ett fall fanns endast beslutsattest (ver.nr 234). I ett fall har mobiltelefonräkning beslutsattesterats av person som mobiltelefonen är registrerad på (ver.nr 341).
Moms – Eventuella synpunkter beror på svaren nedan avseende representation. Tillåtet momsavdrag beror på antal deltagare.
Resor, konferenser och representation – Faktura från Nöjesraketen, 11 200 kr, syfte och deltagare saknas (ver.nr 208). I samband med granskningen har syftet förklarats. Vallentuna Sporthotell, avseende mat för 416 kr, syfte och deltagare saknas (ver.nr 240). Syftet har förklarats vid granskningen. Faktura från Golden Hits AB, 11 106 kr, syfte och deltagare framgår inte (ver.nr 262). Syftet har förklarats i samband med granskningen. Faktura från hotell Elmershus i Hultsfred, hotellvistelse 378 kr, syfte framgår inte (ver.nr 264). Syftet har förklarats i samband med granskningen. Faktura från Hotell Uppsala, 1 602 kr, syfte framgår inte (ver.nr 345). Syftet har förklarats i samband med granskningen. Faktura från SJ framgår inte vad resan avser. Dessutom var mottagaren en privatperson, troligtvis resenären (ver.nr 359). Syftet har förklarats i samband med granskningen.
skattsedel – Faktura (ver.nr 170) från Showdansföreningen Flex, framgår inte om F-skattsedel finns. Verifikationen är felkonterad och avser egentligen ett bidrag.
Vad ekonomiska händelsen avser – Kvitton har inte bifogats Statoilkort ver.nr 105.
Kvitton förvaras i särskild pärm. Hänvisning till detta bör göras på verifikationen. För KF-kort saknas ett kvitto ver.nr 85. Vid utanordningar saknas ofta hänvisning till beslut vid utbetalning av föreningsbidrag eller hänvisning till beslut (ex på ver.nr är 129, 141). Inköp av mat från Pizzabutiken Lilla Valentin (ver.nr 73) har gjorts på 545 kr, syfte och deltagare framgår inte. Syfte har förklarats i samband med granskningen. Faktura från Nöjesljud å sånt (ver.nr 78) på 3 840 kr, framgår inte vad som avses. Faktura från Rörgruppen AB 150 000 kr, med fakturatexten ”aconto utan moms”, vad avser fakturan och varför exkl moms. Vad fakturan avser har förklarats i samband med granskningen. Vi anser att moms bör finnas på varje faktura för att korrekt momsavlyft ska ske. Faktura från Bällsta Handel AB (ver.nr 150), 4 280,50 kr, avseende mat till 50 personer. Syfte och deltagare framgår inte. Syfte har förklarats i samband med granskningen. Ett kvitto saknas (ett av elva) för en samlingsfaktura från ICA (ver.nr 346).
Övrigt – Vid ett flertal tillfällen har hyrbilar hyrts över veckoslut av Statoil (ex på ver.nr är 22, 142, 143). Syftet med bilhyran framgår inte. Syftet har förklarats i samband med
granskningen. Avser projektet ”Tryggare Vallentuna”.
4.8 Kulturnämnden
Under perioden januari-april 2003 fanns 150 verifikationer. Granskningen omfattar samtliga leverantörsfakturor.
Iakttagelser i samband med granskningen:
Attestering av fakturor – I nio fall saknas behörighetsattest (ver.nr 2, 8, 10, 12, 44, 54, 76, 109, 149).
Moms – Inget att notera.
Resor, konferenser och representation – Faktura ver.nr 124 avser hotellövernattning, syfte framgår inte. I samband med granskningen har syfte förklarats och verifikationen har
kompletterats.
F-skattsedel – Faktura ver.nr 131, uppgift om F-skattsedel saknas. Förvaltningen har begärt in komplettering från leverantör.
Vad ekonomiska händelsen avser – Inget att notera.