3.1. Ansvarsförhållanden och ersättningar
I samband med nybyggnation av simhallen vid Arena Grosvad färdigställts genomfördes upphandling avseende drift, skötsel och service för Grosvads sportområde.
I förfrågningsunderlaget framgår beskrivning av uppdraget, omfattning och
innehåll, objektsbeskrivning, förutsättningar mm. Upphandling genomfördes under 2006 och avtal tecknades med Medley i augusti 2007. Avtalstiden är sex år t o m 2013-12-31 med möjlighet till två års förlängning. Därefter skall upphandling ske.
i Kommunen via kommunstyrelsen och sektor utveckling och service.
Kommunen äger fastigheten Arena Grosvad. Kommunstyrelsen är ansvarig för upphandling, avtal, verksamheten vid anläggningen och ska enligt avtalet kontrollera och följa upp och utvärdera verksamheten.
Kommunen har tecknat hyreskontrakt för lokal med Medley gällande O'Learys lokaler.
Kommunen har tecknat tilläggsavtal gällande från och med 2010-01-01. Ändringar i befintligt avtal gällande bowling och restaurangdel som numera ej ingår i
entreprenadavtalet. Ytterligare ändringar i tilläggsavtalet var lokalbokning, entreprenadersättning, erhållande av taxor och avgifter mm.
Beställaren och fullmäktige beslutar om badavgifter och taxor för förhyrning av lokaler och planer som gäller objektets ordinarie och beställda öppethållande.
Kommunstyrelsen ersätter utföraren Medley för driftentreprenaden, Vallonbygden för drift och underhåll och ev. avsatta medel för reinvesteringar och investeringar.
Ytterligare ersättningar som sker för verksamheten ä r exempelvis för driftstopp (avvikelse i avtalet), extra arrangemang mm.
Enligt erhållen ekonomisk redovisning är kostnader och ersättningar för Arena Grosvad följande för 2011 och t o m för 2012.
6 av 6 PwC
Ersättningar Arena Grosvad
Källa: Redovisning kommun 2011-2012
2011 2012 enl budget T om sista maj
Driftentreprenad Medley 2 889 996 1 862 000 947 917
Vallonbygden, drift, underhåll, adm 8 614 002 8 990 000 4 465 848 Övriga kostnader, hyra maskiner, leasing 282 537 509 000 201 983
Kapitalkostnader 2 889 246 2 722 000 1 107 888
Internhyra 11 019 617 11 240 000 4 683 337
Summa kostnader 25 697 409 25 323 000 11 406 973
Budget 2011 24 893 000
Differens -804 409
i Vallonbygden
I bolagsordning samt via ägardirektiv och dess bilagor framgår att Vallonbygden bl.a. har ansvar för följande
ó förvalta kommunens fastigheter
ó svara för förvaltningen av fastigheter med lokaler och bostäder för kommunens verksamhet
ó biträda kommunen och bolag vid tillhandahållande av lokaler för kommunens och bolagens behov mm
ó ansvar för löpande underhåll och fastighetsjour ó upprätta årliga planer för underhåll mm
I avtalet gällande Arena Grosvad framgår i gränsdragningslista att beställaren via Vallonbygden ansvarar för felavhjälpande underhåll och planerat underhåll.
Entreprenören (Medley) svarar för tillsyn (rapportskyldighet omfattande fel och brister) samt skötsel (rapportskyldighet omfattande fel och brister). Vallonbygden ansvarar också till stora delar för byggnad, grund, fasad, driftutrymmen, VA, VVS, kyl, vattensystem, brand, värme- el- och kylsystem.
Vallonbygden erhåller ersättning från kommunen för motsvarande 8,9 mnkr för 2012 (8,6 mnkr för 2011).
Enligt erhållen resultaträkning för affärsområde 4 (Arena Grosvad - sim och idrottsanläggningar) framgår vilka kostnader och intäkter Vallonbygden haft 2011, prognos 2012 samt beräkning på kr/kvm.
Driftkostnader tkr Arena Grosvad
2011 Kr/kvm BRA Prognos 2012 Kr/kvm BRA Yta 14 563 m2 Korrigerad Yta 14 563 m2
Fastighetsskötsel 1 150 79 1184 81
Reparationer löpande uh 1 136 78 1044 72
Fastighetsel 4 440 305 4666 320
Uppvärmning 876 60 929 64
VA 369 25 407 28
Renhållning 48 3 50 3
Övriga driftkostnader 61 4 50 3
Summa driftkostnader 8 080 555 8 330 572
Planerat underhåll 65 4 160 11
Administration 480 33 500 34
Brutto 8 625 592 8 990 617
Förvaltningsersättning 8 614 8990
Övriga intäkter 11 0
Rörelseresultat 0 0
Vi kan konstatera att förvaltningsersättningen enligt korrigerad prognos skall täcka förväntade kostnader för driften 2012 (tidigare lämnad prognos var - 1 580 tkr) Enligt de intervjuade räknar man med minskade underhållskostnader mm för att kunna nå nollresultat. Driftkostnaderna inklusive planerat underhåll prognostiseras motsvara 617 kr/kvm.
Enligt uppgift finns det inte någon dokumenterad underhållsplan för Arena
Grosvad. Omprioriteringar av underhållsnivåer har skett för andra mer prioriterade områden inom kommunen. Enligt uppgift strävar Vallonbygden för att på den totala fastighetsytan nå 40 kr/kvm. För 2011 var nivån på den totala fastighetsytan 23 kr/kvm.
Kostnader och budgetering av planerat underhåll sker ej utifrån marknaden använda nyckeltal såsom exempelvis REPAB. Istället används exempelvis följande parametrar för planeringen av underhållsnivåer;
1: Ansvar för att fastigheterna inte drabbas av brister som innebär kapitalförstöring både kort- och långsiktigt. Gäller främst byggnadsskalet.
2: Stor skillnad mellan fastigheterna vad gäller slitage.
3: Det utvändiga markunderhållet som är mindre bra måste så fort som möjlighet ges försöka hinna ikapp.
4: Förändringar som är påverkade av annat t.ex nybyggnad av Siemens stora kontor som ger effekt på en fastighet som troligen skall säljas. Kommer t.ex att påverka årets underhållsbudget.
5: Tomställda fastigheter. Avsaknad av beslut om framtida nyttjande.
8 av 8 PwC
6: Hur används lokalerna idag och imorgon?
7: Nya beslut i kommunen t.ex. ny golvbeläggning Aluceum (idrottshall)
Bra jämförelsetal inom fastighetsförvaltning är svårt att ta del av gällande sim- och idrottsanläggningar. Detta bl.a. beroende på att;
ó kommuner inte budgeterar erforderliga medel till underhåll utan lägger investeringsmedel för att åtgärda eftersatt underhåll
ó driftkostnaderna inte alltid redovisas fullt ut hos fastighetsförvaltare utan kan också vara fördelade på fritidskontoret
ó driftkostnaderna kan också vara höga beroende på att man inte lagt energibesparande åtgärder
ó driftsentreprenörer kan också ha ansvar för driftkostnader för fastigheten i sina avtal
En grov uppskattning är dock att jämföra med REPAB´s uppgifter för 2012 om skollokaler typfastighet hög och lägga på 50-100 % på snittkostnaden.
Nyckeltalsmässigt kan då konstateras att driftkostnaderna för Arena Grosvad ligger ca 60 % högre. När det gäller nyckeltal för underhåll är nivån markant lägre än jämförande nyckeltal (prognos 11 kr/kvm jämfört med 345 kr/kvm)
I förslag till reinvesteringsplan för kommunala fastigheter framgår att i idrottsanläggningen Aluceum planeras ventilation-, värme-, belysning,
läktarabeten. Investeringar har också nyligen skett gällande kylmaskin, skärmtak, vikplog, ljud- och projektorutrustning, ny golvbeläggning i idrottshall samt innebandysarg.
i Medley
Har efter upphandling 2007 ansvar för driften av verksamheten vid sport och fritidsanläggningen Arena Grosvad. Medley driver också, badplatser, kanotleder, elljusspår, motionsspår mm. Bowling och restaurang ingår ej i entreprenadavtalet.
Dock finns ett hyresavtal tecknat med kommunen avseende lokalerna.
Campingplats och stugby i närheten av Arenan ingår ej i avtalet.
Entreprenören (Medley) svarar för tillsyn (rapportskyldighet omfattande fel och brister) samt skötsel (rapportskyldighet omfattande fel och brister). Andra exempel som ingår och styr uppdraget är;
ó Samverkan med föreningsliv och kommunens egna verksamheter ó Svara för bokning av föreningar m fl I de sporthallar, utomhusplaner,
simbassänger mm. Fördelning av tider skall ske I enlighet med beställarens riktlinjer.
Fakturerar föreningar i enlighet med kommunens antagna taxor och avgifter. Dessa tillfaller entreprenören.
ó Skolan disponerar hallar mm mellan 8-16. Föreningar mellan 16-22 etc.
Ishall skall ha is fr o m v 37. Allmänhetens åkning skall säkerställas i snitt 1,5 tim/dag.
ó Avgifter för öppethållande och arrangemang under övrig tid fastställs av entreprenören.
ó Ansvarar för städning
ó Personal- och arbetsgivaransvar
Ersättning för uppdraget är för 2012 enligt budgeterad nivå 1 862 tkr. Utöver detta tillkommer kostnader för leasing av ismaskin som var drygt 280 tkr föregående år.
Entreprenadersättningen sänktes med 1 400 tkr i samband med tecknande av tilläggsavtal.
Medley erhåller också samtliga intäkter såsom badavgifter, träningsavgifter gym, uthyrning av lokaler till föreningar, privatpersoner och annan uthyrning vid övrig tid. Nivån på dessa intäkter har ej erhållits i samband med granskningen.
De intervjuade beskriver att ansvarsförhållanden är tydliga. Vissa förtydliganden har krävts i specifika frågor men har lösts vartefter. Enligt de intervjuade finns också en bra och utvecklande dialog mellan ansvariga parter. Träffar sker löpande I olika forum. De områden som anges behöva utvecklas är
ó Nivåer och underhållsplanering - underbudgetering sedan tidigare ó Skadegörelse - ansvar och incitament, tillräcklig tillsyn?
ó Budgetprocess - kommun/bolag
ó Extra arrangemang - ökade kostnader för förvaltare - ansvar?
3.2. Uppföljning och utvärdering av verksamheten
I avtal framgår vissa kvalitetskrav samt att entreprenören ska varje år göra kundenkäter och redovisa för beställaren hur kunder uppfattar service mm.
Insyn i utförarens verksamhet ska kunna ske. Tillgång till lokaler och uppgifter som beställaren anser vara erforderliga skall delges. Verksamhetsberättelse skall erhållas mm.
Entreprenören och beställaren har enligt avtalet gemensamt ansvar för att verksamheten följs upp och utvärderas. Beställaren äger också rätt att genomföra undersökningar för att utvärdera verksamheten och utföraren skall bistå beställaren i detta arbete.
Enligt de intervjuade sker löpande uppföljning i olika forum. Entreprenör träffar företrädare för kommunledning, Vallonbygden, föreningar mm.
Medley överlämnar underlag till kommunen i form av enkätresultat mm. Innehållet i rapporteringen har ej varit styrt av vad beställaren vill erhålla.
Vi bedömer såsom de intervjuade beskriver att uppföljningen och utvärderingen bör systematiseras och förbättras. Bl.a. bör avtalets olika delar följas upp. Vidare bör
10 av 10 PwC
uppföljning ske av styrande dokument, antagna policys, beläggningsstatistik, nyttjandegrad i anläggningar, taxor mm.