3.1. Styrning och kontroll - dokumentation
Vi har tagit del av följande dokument med bäring på nämndens styrning och kontroll.
Måldokument fastställt 130314 av KFN
Måldokumentet bygger på Kf:s övergripande mål för nämndens område:
”Kommunen skall ge goda förutsättningar för ett varierat utbud av kultur- och fritidsaktiviteter som präglas av delaktighet, engagemang och samverkan”, vilket fastställdes av Kf 2012-11-05. Nämnden har utifrån detta lagt fast följande tre mål med indikatorer:
”1. Vi ska genom att ha en effektiv organisation ge en god service i vår verksamhet.
För att kunna skapa och upprätthålla mötesplatser för kreativitet och mental, fysisk och andlig utveckling och en funktionell, rik fritid och rikt kulturellt utbud måste vår organisation vara effektiv och hela tiden arbeta för att utveckla
verksamheten i riktning mot beslutade mål.
Mått/indikatorer:
- Nämndens budget ska vara i balans
- Bibliotekets siffror över utlåning och besök ska vara bland de bästa i länet - Fritidsgårdens besökssiffror ska inte minska jämfört med
befolkningsunderlaget och andelen besök från underrepresenterat kön ska öka
- Kultur- och fritidsförvaltningens resultat i den årliga servicemätningen ska vara till övervägande delen av hög kvalitet
- Samtliga medarbetare känner till målen för verksamheten och arbetar mot måluppfyllelse
2. Vi ska öka möjligheten för invånarna att vara delaktiga i vår strävan att ha en attraktiv livsmiljö med hög livskvalitet.
Att våra invånare har möjlighet att vara delaktiga i kommunens utveckling är viktigt. Föreningslivet liksom barn och unga måste kunna få tillfälle till dialog med politiker och tjänstemän. Goda insatser inom nämndens område ska också uppmärksammas och belönas.
Mått/indikatorer:
- Alla kultur- och fritidsföreningar ska få tillfälle att träffa politiker och tjänstemän minst en gång per år för att kunna diskutera för dem angelägna frågor.
- Fritidsgården arbetar aktivt med aktiviteter där ungdomar själv planerar, genomför och utvärderar dem.
- Kfn delar ut stipendier för förtjänstfyllda prestationer.
- Andelen flickor/kvinnor i nyckeltalen för nämndens verksamhetsmått ska öka.
3. Vi ska ha väl fungerande anläggningar och möjligheter till ett rikt och varierat utbud av kultur- och fritidsaktiviteter.
God folkhälsa och sund livsstil är viktigt. Det kan uppnås genom att erbjuda våra invånare och besökare möjligheter till ett rikt friluftsliv och ett varierat utbud av kulturaktiviteter. Där ingår också ett nära samarbete med ideella föreningar i kommunen.
Mått/indikatorer:
- Goda resultat på enkätundersökningar som genomförs vid våra anläggningar årligen med start 2013 (Nöjd Kund Index)
- Våra skid- och skoterleder underhålls väl
- Vaktmästerifunktionen vid isladan/IP får en varaktig lösning inför 2014 - Nyttjandegraden vid våra anläggningar är hög
- Kulturutbudet är varierat och riktar sig brett, både mot olika konstformer och olika grupper av kulturkonsumenter
- Föreningar som arbetar i enlighet med nämndens policy för föreningsstöd och/ eller har driftsavtal för anläggningar erhåller stöd
- Den låga personalbemanningen på fritidsgården utökas under 2014 - Utökat samarbete med Ylitornio kommun”
Reglemente
Nämnden har ett av Kf fastställt reglemente vilket reglerar nämndens ansvarsområde och arbetsformer. Reglementet kan beskrivas vara av
standardkaraktär för en dylik nämnd i en mindre kommun. Följande uppgifter åligger nämnden enligt reglementet:
”- genom ömsesidig information stimulera föreningar, organisationer, studieförbund och enskilda till engagemang inom nämndens ansvarsområde - tillse att kommunen hålls informerad om utvecklingen inom kultur- och fritidssektorerna
- följa plan- och byggnadsärendena inom sitt område och ta de initiativ detta kan föranleda
- administrera kommunens normer för ekonomiskt stöd till föreningslivet - pröva ansökningar om tillstånd eller registrering enligt lotterilagen - i övrigt främja god kulturell och fritidsmiljö för kommunmedborgarna - ansvara för samordning av frågor som rör skoterleder i Övertorneå kommun - ansvara för ungdomsfrågorna i kommunen
- svara för att allmänheten är väl informerad om verksamheten. I uppgiften ingår att lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda som rör verksamhetsområdet”
Delegationsordning
Nämndens delegationsordning omfattar de återkommande beslut som följer av t ex bidragsregler. Totalt är 10 ärenden/beslut delegerade. Delegat är funktion och inte person, t ex ”Ordförande”.
Attestliggare
Attestliggaren är uppbyggd utifrån vilken funktion (ansvar) som har rätt att teckna olika konton. Till detta är sedan kopplat vem/vilken person som innehar olika ansvar.
Internkontrollplan 2013– antagen 130529 §29
Planen omfattar fyra kontrollområden vilka omfattar både ekonomi och verksamhet:
”Ekonomisk styrning Kontinuerlig kontroll
Rutiner för attesträtt Klar november 2013
Rutiner kring registrering av inventarier Klar november 2013 Effektuering av tagna nämndsbeslut Kontinuerlig kontroll”
Verksamhetsberättelse, årlig
Nämnden upprättar även en årlig verksamhetsberättelse, vilken för 2012 omfattar 10 sidor och beskriver nämndens ansvarsområde och sammansättning, viktiga händelser, sjuktal, framtiden, och framförallt ekonomiska nyckeltal samt
måluppfyllelsen. Redovisningen av mål och måluppfyllelse omfattar fyra sidor och när det gäller ekonomin ägnas två sidor åt denna. Noteras kan att ekonomi-redovisningen innehåller vissa jämförelser med liknande kommuner när det gäller biblioteksverksamheten.
Budgetuppföljning
Ekonomisk uppföljning upprättas inför varje nämndssammanträde och redovisas för och behandlas av nämnden.
Nämndens protokoll 2012 - 2013
Av nämndens protokoll framgår att delegationsbeslut och uppdrag nämnden beslutat om följs upp vid varje sammanträde. Noteras ska också att nämnden vid verksamhetsårets slut genomför en samlad uppföljning/statuskontroll avseende verkställighetsläget för fattade beslut
Delårsrapport
Nämnden upprättar delårsrapport över sin verksamhet och ekonomi enligt de anvisningar som gäller för kommunens nämnder. Redovisningen infogas i kommunens samlade delårsrapport.
Kommunens årsredovisning
Nämnden upprättar underlag till kommunens årsredovisning avseende sin verksamhet och ekonomi enligt de anvisningar som gäller för kommunens nämnder. Redovisningen infogas i kommunens samlade årsredovisning.
3.2. Granskningsiakttagelser
Sammantaget har nämnden en bra struktur och dokumentation över styrprocessen inom nämndens ansvarsområde. Det finns exempelvis en god överensstämmelse mellan nämndens åligganden enligt fullmäktiges reglemente och de preciserade mål med indikatorer nämnden har lagt fast för 2013. Positivt är vidare att delegat ligger på funktion vilket gör reducerar behovet av att revidera delegationsordningen i samband med personbyten.
Av intervjuerna framgår att det inledningsvis under den innevarande mandat-perioden fanns en del organisatoriska otydligheter i nämndens verksamheter.
Liksom att verksamheten hade dålig kontroll bl a på ekonomin. Det genomfördes därför en omorganisation under första året som syftade till att tydliggöra tjänste-mannaansvaret. Tidigare var detta spritt på för många personer i förhållande till den totalt sett begränsade personalstyrkan, medan det nu finns en ansvarig tjänsteman för all verksamhet.
Detta undantaget biblioteket som fortsatt har en egen ansvarig. Utöver förbättrad tydlighet i organisation och ansvarsfördelning uppges detta ha medfört att nämn-den nu får väsentligt bättre beslutsunderlag till nämndsmötena via de ansvariga tjänstemännen då rollfördelning mellan politiker och tjänstemän blivit klarlagd.
Den i maj 2013 antagna internkontrollplanen är den första IK-planen för KFN, och eftersom den antagits så pass nyligt saknas egentliga erfarenheter av dess
tillämpning. Nämndens representanter uppger dock vid intervju att de upplever att kontrollen generellt sett är god. Som exempel redovisas de regler och kontroller som gäller vid beslut och utbetalning av föreningsbidrag. Angående måluppfyllelsen framgår av intervjuerna att flera mål har kunnat ”bockas av” under året och att andra kan utvärderas först vid årsslutet. Av de antagna målen bedöms samtliga kunna uppnås - möjligen med undantag för att målet om utbyte med Finland inte kommer att nås på alla nivåer (politisk, verksamhetsledning, verksamhet).
Från protokollen 2013 framgår att nämnden behandlat den ekonomiska uppföljningen som information och lagt den till handlingarna. Detta då inga avvikelser har framkommit som föranleder åtgärder.
Vi noterar att nämnden 13-03-14 beslutade ”att nämndens beredningsgrupp utgår under 2013 men att ordförande kan kalla till beredning om behov uppstår.”
Vi noterar vidare att nämnden inte har gjort några mer genomgripande riskanalyser – internkontrollplanen redovisar mer generella risker i kommunal verksamhet.
Däremot inte direkt om/hur eventuella brister kan påverka kultur- och fritidsverksamhetens leveranser och måluppfyllelse.
Angående eventuella risker i verksamheten utöver de som framgår av internkontrollplanen nämns i intervjuerna följande:
Analys av personalsituationen inom kultur- och frididsverksamheten är genomförd och de intervjuade uppger att de har god kontroll över denna inför t ex kommande pensionsavgångar. Nämnden har dock äskat om personalutökning till isladan då förutsättningarna att klara driften och det dagliga underhållet av ishallen är beroende av mer personalresurser (tidigare mest föreningsdrift). Fritidsgården Frippes anses också ha en ohållbar arbetssituation med 1,5 årsarbetare och nämnden har därför äskat utökning som ev kan komma att tillgodoses i samverkan med
socialnämnden.
Det är en stor fördel att tekniska enheten nu även har hand om alla fastig-heterna/anläggningarna. Det upplevs dock ha blivit dyrare för nämnden med helt centraliserad fastighetsförvaltning men nu ingår å andra sidan mer underhåll i kostnaden jämfört med tidigare. Detta uppges ha bidragit till att KFN nu kan fokusera mer på den verksamhet den har ansvar för.
Sammantaget ser de intervjuade inga konkreta risker för verksamheten, den ekonomiska kontrollen eller för förtroendet hos allmänheten. De intervjuade menar att verksamheten levererar det allmänheten vill ha, och inga
återkommande klagomål eller dylikt som tyder på missnöje har noterats.
Kultur- och fritid har vidare årliga möten med föreningarna men i övrigt inga finns inga genomförda eller planerade brukarkontakter.
KFN har en liten verksamhetsorganisation under sig, vilket underlättar direktkontakter och informationsöverföring. Nämnden har haft ett nämndsmöte på Frippes där personalen medverkade, också haft den biblioteksansvarige med på nämnden. Vidare planeras ett möte på sporthallen bl a utifrån att simhallen fick stängas för reparation.
2013-09-30
Hans Forsström
Uppdrags- och projektledare