Handling/Dokument Media Registrera Ordning/förvaring Gallras Till centralarkiv/
slutförvaring
Anmärkning Beslut om avslutad skolgång inom
särskola
Digitalt Papper
EDP Ärendeakt,
Elevakt Närarkiv
Bevaras 3 år Underlag till beslut finns i elevakt Betygskataloger,
betygssammanställningar
Digitalt Papper
Extens Kronologiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Beslut angående mottagande i särskola
Digitalt Papper
EDP Ärendeakt
Elevakt Närarkiv
Bevaras 3 år
Intervjuer elev/föräldrar Digitalt Kronolog
Mappstru
Bevaras 3 år Enkätfrågor och sammanställning Gallra enkätsvaren
Individuella scheman Digitalt
Papper
V-klass Kronologiskt Närarkiv
Bevaras 3 år
Individuella studieplaner Digitalt Extens Elevakt
Närarkiv
Vid inaktualitet Intyg om genomgången utbildning Digitalt
Papper
Extens Elevakt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Beslut angående mottagande i särskola
Digitalt Papper
EDP Ärendeakt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Medgivande om mottagande i särskola Digitalt Papper
EDP Elevakt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Medicinsk utredning Papper Elevakt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Pedagogisk utredning Papper Elevakt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Psykologisk utredning Papper Närarkiv Bevaras 3 år
Protokoll, elevvårdskonferenser, beslutskonferenser
Bevaras 3 år
Ärende 10
22 Handling/Dokument Media Registrera Ordning/förvaring Gallras Till centralarkiv/
slutförvaring
Anmärkning
Rutinkorrespondens Digitalt
Papper
Handlingar med innehåll av kortvarig betydelse
Schema klass Digitalt
Papper
V-klass Kronologiskt Närarkiv
Bevaras 3 år
Schema lärare Papper Närarkiv 3 år
Slutbetyg Digitalt
Papper
Extens Kronologiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Tillbud – elever Digitalt
Papper
Systematiskt Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år
Åtgärdsprogram Digitalt
Papper
Extens Elevakt
M a p p Närarkiv
Bevaras 3 år
Överklaganden Digitalt
Papper
EDP Ärendeakt
Närarkiv
Bevaras 3 år Beslut om mottagande kan
överklagas av vårdnadshavare
Ärende 10
23
Gymnasieskola
Handling/Dokument Media Registrera Ordning/förvaring Gallras Till centralarkiv/
slutförvaring
Anmärkning
Anhöriginformation – elever Papper Systematiskt
Närarkiv
Vid inaktualitet
Anmälan till prövning Digitalt
Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Vid inaktualitet Anmälan och beslut om
modersmålsundervisning
Digitalt Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Vid inaktualitet
Ansökan om byte av skola Digitalt
Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
1 år 1 år efter ansökan
Ansökningar, studieavbrott, ändrat kursval, flyttning etc.
Digitalt Papper
Extens Systematiskt Elevakt Närarkiv
Vid inaktualitet
Kan gallras då notering gjorts i individuell studieplan.
APL-platser -placering Papper Elevakt
Närarkiv
Vid inaktualitet
Då eleven slutar skolan Avtal/överenskommelse om t.ex.
datoranvändning
Papper Systematiskt
Närarkiv
Vid inaktualitet
Betygskatalog Digitalt
Papper
Extens Kronologiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Betygskopior av slutbetyg Papper Kronologiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Ärende 10
24 Handling/Dokument Media Registrera Ordning/förvaring Gallras Till centralarkiv/
slutförvaring
Anmärkning Byte av program anmälan och beslut Digitalt
Papper
Extens Elevakt
Närarkiv
Vid inaktualitet
Disciplinära åtgärder Digitalt
Papper
EDP Ärendeakt
Närarkiv, BK
Bevaras 3 år Handlingar rörande
avstängning, varning Förstärkt matersättning – utbetalning Digitalt
Papper Förteckning och sammanställning över
samtliga elever som omfattas av kommunala aktivitetsansvaret. IM
Digitalt Papper
Extens Kronologiskt
Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år Till ansvar för aktivitetsansvaret sen till SCB
Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten
Fotokataloger Papper Kronologiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år 1 ex bevaras på skolan
Förteckning över fördelning av premier och stipendier
Bevaras 3 år
Grupplistor/kurslistor Digitalt
Papper
Extens Kronologiskt
Närarkiv
Vid inaktualitet
Gymnasiearbete Papper Kronologiskt
Elevakt Närarkiv
Bevaras 3 år Originalet behålls av författaren.
1 kopia av arbetet bör bevaras.
Handlingar/beslut rörande individuellt anpassat och reducerat program
Digitalt Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Bevaras 3 år Individuell studieplan
Handlingar rörande aktivitet utanför skolan Handlingar rörande utbytesstipendiater Digitalt
Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Vid inaktualitet Individuella studieplaner Digitalt
Papper
Extens Elevakt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Individuella val Digitalt
Papper
Extens Elevakt
Närarkiv
Vid inaktualitet
Ärende 10
25 Handling/Dokument Media Registrera Ordning/förvaring Gallras Till centralarkiv/
slutförvaring
Anmärkning
Informationsmaterial Digitalt
Papper
Systematiskt Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år Information om t ex kurser, ämnen och tillval
Interkommunal ersättning Papper Systematiskt
Närarkiv
Vid inaktualitet
Kallelser EK Papper Systematiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Klagomål på verksamhet Digitalt
Papper
Ärendeakt Närarkiv
Bevaras Klasslistor/studerandelistor Digitalt
Papper
Extens Kronologiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år Slutgiltig med dokumenterade
förändringar under året.
Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan
Bevaras 3 år Med uppgifter väsentliga för elev eller skolan. Lokalt diarium förvaras i mappstruktur.
Kursutvärderingar Papper Systematiskt
Närarkiv
Vid inaktualitet Ledighet för elev, ansökningar Digitalt
Papper
Skola 24 Systematiskt Närarkiv
Vid inaktualitet
Då eleven har slutat skolan Meddelande om genomförd prövning Digitalt
Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Vid inaktualitet
När uppgiften är dokumenterad Meddelande om
modersmålsundervisningens upphörande
Digitalt Papper
Extens Elevakt
Närarkiv
Vid inaktualitet Nationella prov, elevlösningar i samtliga
ämnen utom svenska
Digitalt Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
5 år Gallras 5 år efter provtillfället.
Nationella prov i svenska och dess elevlösningar
Digitalt Papper
Extens Kronologiskt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Närvaro och frånvarouppgifter Digitalt Skola 24 Vid
inaktualitet
Protokoll Digitalt
Papper
Kronologiskt Mappstruktur
Ärende 10
26 Handling/Dokument Media Registrera Ordning/förvaring Gallras Till centralarkiv/
slutförvaring
Anmärkning
Planer Digitalt
Papper
Systematiskt Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år Elevhälsoplan,
likabehandlingsplaner, planer mot kränkande behandling m fl.
Prövning Digitalt
Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Bevaras 3 år Förvaras tillsammans med
betygskatalogen eller individuella betyget.
Rapporter till CSN Papper Kronologiskt
Närarkiv
Vid inaktualitet Riskbedömning befintlig verksamhet Digitalt
Papper
Kronologiskt Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år LSG protokoll.
Pappersprotokoll bevaras Riskbedömning förändrad verksamhet Digitalt
Papper
Kronologiskt Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år LSG protokoll.
Pappersprotokoll bevaras
Skolbyte Digitalt
Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Vid inaktualitet
Språkval Digitalt
Papper
Extens Systematiskt Närarkiv
Vid inaktualitet
Då eleven slutar skolan
Tillbud – elever Digitalt
Papper
Systematiskt Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år
Utbetalningsorder Papper Kronologiskt
Närarkiv
Vid inaktualitet Utredning kring omständighet kring
anmäld kränkning
Bevaras 3 år
Utökat program, ansökan Digitalt
Papper
Extens Elevakt
Närarkiv
Bevaras 3 år
Åtgärdsprogram Digitalt
Papper
Systematiskt Mappstruktur Närarkiv
Bevaras 3 år
Ärende 10
27
Ärende 10
28