2. Forskningsöversikt och egna frågeställningar
6.7 Hög användningsfrekvens
En frågeställning som presenterades tidigare i uppsatsen var ifall det kan finnas något samband mellan högkvalitativ information och hög användningsfrekvens alternativt mellan tillgänglighet och hög användningsfrekvens. Tidigare forskning har visat att ju mer tillgänglig en källa är desto mer används den.195 Det kan vara problematiskt att referera till äldre litteratur (Gertsberger och Allen) då förutsätt-ningarna för informationssökningen var mycket annorlunda för bara tio år sedan, men det finns även nyare forskning som kunnat bevisa samma samband. Ander-son med fleras studie är en av de som fortfarande förespråkar för källans tillgäng-lighet.196 Det har visat sig vara svårt att visa på ett liknande mönster i denna under-sökning då den mest använda källan Intra i många avseenden brister i användbar-het. Däremot har användarna en stor vana med källan, något som Gertsberger och Allen menar höjer användbarhet då källor som används oftare med tiden blir enk-lare att använda och uppfattas mer tillgängliga.197 Också Malin Andersson, som skrev sin uppsats om Nordeas intranät, menade att användningsfrekvensen och användbarheten är sammankopplade. Andersson förklarade att det blev en ond cirkel för de anställda som använde intranätet sällan eftersom de tillfällen de an-ställda valde att använda intranätet blev det desto svårare för dem.198
Viking Lines Intra har visat sig vara svår att använda och förstå men ändå har den högst tillförlitlighet bland de anställda. Resultatet visar således på ett positivt samband mellan tillförlitlighet och användningsfrekvens. Det finns forskning som menar att högkvalitativ information påverkar användarna, vilket resulterar i att källor som innehåller information av högre kvalitet används i högre grad än källor som innehåller information av lägre kvalitet.199 Intra har visat sig innehålla hög-kvalitativ information då den är av högsta relevans för användarna. Informationen är också mycket exakt då användarna litar på att svaret då får från Intra är korrekt. Informationen nås från Intra när den behövs under förutsättningen att informatio-nen är upplagd. Således fyller Intra alla kvalitetskriterier. Nedan är en figur över relativ användningsfrekvens och tillförlitlighet.
195
Gertsberg, P.G. & Allen, T.J. (1968), ”Criteria used by research and development engineers in the selec-tion of an informaselec-tion source”, s. 277.
196
Anderson, C.J. m.fl. (2001), ”An investigation of factors affecting how engineers and scientists seek in-formation”, s. 148.
197
Gertsberg, P.G. & Allen, T.J. (1968), ”Criteria used by research and development engineers in the selec-tion of an informaselec-tion source”, s. 277.
198
Andersson, M. (2003), Intranät som verktyg för organisationskommunikation: en fallstudie på Nordea, s. 44.
199
Bronstein, J. & Baruchson-Arbib, S. (2008), ”The application of cost-benefit and least effort theories in studies of information seeking behavior of humanities scholars: the case of Jewish studies scholars in Israel”, s. 142.
Figur 10: Relativ användningsfrekvens och tillförlitlighet.
Källa: Enkätsvar. Totalt svarade 78 av 78.
Källorna presenteras i figuren i fallande ordning där den mest använda källan står först (till vänster) och minst använda källan sist (till höger). Den relativa tillförlit-ligheten har beräknats från respondenternas svar och anges i procent där 100 procent står för mycket pålitlig källa och 0 procent för mycket opålitlig källa. Tillförlitligheten visas i figuren med bollar där linjerna mellan de fyller enbart illustrativa syften. De fyra första källorna verkar följa en ordning där den mest använda källan har mest tillförlitlighet och ju mindre man använder källan desto mindre litar man på den. De följande källorna verkar dock inte följa samma möns-ter. Dessa källor litar man på mer i förhållande till deras användande. Det bör ock-så noteras att skillnader i tillförlitlighet är mycket små då den minst pålitliga käl-lan gamla e-postmeddekäl-landen får 77 procent och den mest pålitliga kälkäl-lan Intra får 89 procent. Av den anledningen kan man inte uttala sig med säkerhet att val av källor på fallföretaget får stöd av cost/benefit-modellen.
Hög användningsfrekvens av Intra och Triton kan bero på både högkvalitativ information och källornas fysiska tillgänglighet.
50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Relativ användningsfrekvens Tillförlitlighet i %
7 Slutdiskussion
Här diskuteras resultaten i undersökningen utifrån de övergripande teorierna som presenterades i början av uppsatsen.
7.1 Principen om minsta ansträngning
Uppsatsens syfte har varit att undersöka de underliggande faktorer för källval och se ifall dessa låter sig förklaras med principen om minsta ansträngning eller cost/benefit modellen. Resultaten från undersökningen visar på ett komplicerat beteende bland de anställda där många olika faktorer har betydelse för källval. Tidigare forskning har visat starka samband mellan tillgänglighet och val av källa och menat att tillgänglighet är det enda avgörande kriteriet.200 Relevansen av tidi-gare forskning har diskuterats och ifrågasatts då en stor del av detta har skett före datorer och Internet tillkom till organisationer. Dock finns det fortfarande nyare studier som argumenterar för källans tillgänglighet.201 Resultaten i denna under-sökning saknar detta direkta samband då intranätet, som är den mest använda käl-lan, inte uppfyller alla användbarhetskriterier. Intra finns fysiskt tillgängligt under hela arbetsdagen via en dator och Internet-uppkoppling, men de två andra dimen-sionerna av tillgänglighet, det vill säga enkelheten i användning och förståelse uppfyller inte användarnas krav. Både intervjuerna och enkätsvaren avslöjade att användarna har svårt att hitta information i Intra, att sökmotorn fungerar dåligt och att produktkoderna kan vara förvirrande. Däremot har Viking Lines webbplats visat sig vara mer tillgänglig, eftersom den uppfyller alla tillgänglighetskriterier enligt användarna. Dock visade resultatet att webbplatsen, som är mer användbar än Intra, används i mycket mindre omfattning än Intra, högst troligen eftersom det finns mycket mindre relevant information på webbplatsen. Resultatet får inte hel-ler direkt stöd från principen om minsta ansträngning när det gälhel-ler kollegor som en källa. Kollegor som är en av de mest tillgängliga källorna i fråga om förståelse
200
Gertsberg, P.G. & Allen, T.J. (1968), ”Criteria used by research and development engineers in the selec-tion of an informaselec-tion source”, s. 279; Anderson, C.J. m.fl. (2001), ”An investigaselec-tion of factors affecting how engineers and scientists seek information”, s. 148.
201
Anderson, C.J. m.fl. (2001), ”An investigation of factors affecting how engineers and scientists seek in-formation”, s. 148.
och användning, används i mycket mindre omfattning jämfört med Intra och Tri-ton. Intervjuerna kunde belysa att de anställda inte vill förlora tid genom att fråga kollegor eftersom dem många gånger kan låta osäkra. De anställda föredrar att gå till en säkrare källa direkt, även om det kan kräva mer ansträngning. En anställd påpekade också lärandeaspekten och menade att om hon lär sig hitta i Intra istället för att fråga någon annan kan det underlätta för henne nästa gång hon får en liknan-de situation. Detta överensstämmer med George Zipf’s förklaring till principen om minsta ansträngning där individer beräknar hela sin framtida ansträngning när de står inför ett beslut. Att den anställde väljer att söka på Intra istället för att vända sig till sin kollega kan tolkas med Zipfs förklaring som en tillfällig metod för att uppnå minsta ansträngning i framtiden.
Undersökningen kunde också visa att användarna är mycket vana vid Intra, något som Gertsberger och Allen menar höjer användbarheten hos källan.202 Av de anställda har 35 av 78 jobbat på företaget längre än 5 år, vilket bidrar till att många är vana vid källorna och har lärt sig komma förbi dess brister. Detta kan vara en förklaring till att Intra är den mest använda källan.
Tidigare forskning har också visat att personliga källor föredras och samband till tillgänglighet har dragits med slutsatser att kollegor oftast är enklare att förstå och använda samt att de alltid finns fysiskt tillgängliga.203 Denna undersökning visar på ett annorlunda beteende då kollegor i närheten är den tredje mest använda källan och som första källa föredrar användarna opersonliga källor. Användnings-frekvensen visar också att opersonliga källor som Intra, Triton och Viking Lines webbplats är mer använda än personliga källor. Att resultatet skiljer sig från tidi-gare forskning kan bero mycket på skillnaderna i organisationskommunikationer där kollegornas tillgänglighet kan variera. Undersökningen får till viss del stöd från principen om minsta ansträngning där tillgänglighet är den avgörande fak-torn. Empirin har således visat att kollegor, som inte är lika tillgängliga som ex-empelvis Intra eller Viking Lines webbplats, inte används i lika stor omfattning som opersonliga källor.
7.2 Cost/benefit-modellen
Det finns en motsättning till principen om minsta ansträngning inom forsknings-fältet och en del forskare menar att det är högkvalitativ information som driver individernas val av källa.204 Man ska dock inte glömma att de refererade studierna
202
Gertsberg, P.G. & Allen, T.J. (1968), ”Criteria used by research and development engineers in the selec-tion of an informaselec-tion source”, s. 277.
203
Case, D.O. (2002), Looking for information: a survey of research on information seeking, needs, and
behavior, s. 142.
204
Bronstein, J. & Baruchson-Arbib, S. (2008), ”The application of cost-benefit and least effort theories in studies of information seeking behavior of humanities scholars: the case of Jewish studies scholars in Israel”.
där kvalitet visade sig vara av större vikt grundade sig på ganska speciella yrkes-grupper, nämligen flygingenjörer och akademiker. Det är mycket möjligt att dessa yrkesgrupper är mer benägna på att försäkra sig om högkvalitativ information än andra yrkesgrupper. Det är min uppfattning att det finns likheter mellan dessa yrkesgrupper även om arbetsuppgifterna är mycket olika. Flygingenjörer, akade-miker och resesäljare på Viking Line är mycket beroende av aktuell och korrekt information. Stor del av deras arbete består av informationssökning antingen via personliga kontakter eller via Internetuppkoppling. Kvalitet har visat sig ha bety-delse vid val av källa vilket framkommer speciellt tydligt när de anställda väljer bort andra kollegor som källa eftersom de är osäkra ifall de kan få svaret från andra kollegor. Mina informanter berättade att det var bättre att gå direkt till Intra eftersom de visste att informationen fanns där, även om informationen var svårare att hitta. Även resultatet från enkätundersökningen visar liknande mönster då de anställda föredrar opersonliga källor.
Eftersom kvalitet är en subjektiv uppfattning har undersökningen grundat sig på användarnas personliga preferenser. Ett positivt samband mellan högst pålitliga källor och mest använda källor har kunnat bevisas då den mest använda källan har högst tillförlitlighet bland de anställda. Dock är inte sambandet tydligt när det gäller alla källor eftersom de mindre använda källorna, det vill säga webbplatsen, broschyrer samt e-postmeddelanden och telefonsamtal till kollegor, fick större förtroende än väntat utifrån användningsfrekvensen (se figur 10). Trots detta litar de anställda mindre på kollegor än Intra och Triton.
Resultatet har således visat att användarens val av källor på fallföretaget får stöd av både principen om minsta ansträngning och cost/benefit-modellen.