Handlingsoffentlighet i hjälptjänster

Reglerna om handlingsoffentlighet har redovisats i avsnitt 4.1–4.3.

Av avsnitt 4.4 har framgått att handlingsbegreppet fått en sådan utformning i 2 kap. TF att även sådana uppgifter som behandlas i anknytning till hjälptjänster blir att anse som handling i tryckfri-hetsförordningens mening. Detta gäller även för samtal som spelas in elektroniskt. Dessutom anses en elektronisk handling, som framgått, bli inkommen till och förvarad hos myndighet redan genom att den har gjorts tillgänglig av annan för myndigheten, med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfat-tas (2 kap. 3 § andra stycket och 6 § första stycket TF).

Som redovisats i avsnitt 4.4.3 torde det undantag från allmän handling som föreskrivs i 2 kap. 10 § första stycket TF, för teknisk bearbetning och lagring, inte gälla handlingar i hjälptjänster efter-som sådana handlingar inte förvaras endast efter-som led i teknisk bear-betning eller teknisk lagring för annans räkning. En myndighet tillhandahåller normalt en hjälptjänst för egen räkning och det centrala är den – ofta muntliga – information som myndigheten ger om hur ett visst problem kan avhjälpas. Även om en hjälptjänst gentemot slutanvändaren kan innefatta moment av teknisk bearbet-ning eller lagring synes det inte bli fråga om endast sådan verksam-het.

6.2.2 Vad som blir allmän handling vid hjälptjänster

De olika slag av hjälptjänster som berörts kan något förenklat redovisas genom följande figur.

Med utgångspunkt från denna uppdelning i olika slags hjälptjänster kan noteras att handlingar med svar på vanliga frågor (FAQ), som tillhandahålls t.ex. via en myndighets webbtjänst, är att anse som förvarade och expedierade, och därmed allmänna handlingar.

På liknande sätt är uppgifter som görs tillgängliga för en myn-dighets hjälptjänst inom ramen för ett helt automatiserat it-stöd, och de svar användaren får genom tjänsten, att anse som förvarade och inkomna respektive expedierade allmänna handlingar.

Tillhandahålls en hjälptjänst endast muntligen av en myndighet – utan att samtalen spelas in eller annars dokumenteras och utan att den som begär hjälp gör handlingar tillgängliga – uppkommer inte allmänna handlingar. Motsatsen gäller vid s.k. chat. Det en sökande skriver blir en inkommen handling och svar från en hjälp-tjänst blir en expedierad och därmed allmän handling. Detsamma gäller när den hjälpsökande genom e-post och liknande ger in uppgifter till en myndighets hjälptjänst som i övrigt är baserad endast på muntliga samtal eller ”chat”. Meddelandena blir allmänna handlingar.

6.2.3 Särskilt om ”skärmdelning”

När en muntlig hjälptjänst eller en hjälptjänst baserad på ”chat” ska kombineras med ”skärmdelning” måste den funktionalitet som in-förs göras förenlig med reglerna om offentlighet och sekretess.

Den hjälpsökande upprättar vanligtvis ett utkast till en handling i ett sådant elektroniskt förvar som beskrivits och övervägts i avsnitt 4.5. Sådana handlingar är visserligen normalt tekniskt till-gängliga för någon hos den myndighet som tillhandahåller förvaret (t.ex. på teknikavdelningen) men enligt den bedömning delegationen redovisat i avsnitt 4.5.6 kan undantaget i 2 kap. 10 § första stycket TF från allmän handling tillämpas om lösningen utformas rätt.

Här uppkommer frågan om samma bedömning kan göras när en hjälptjänst kombineras med ”skärmdelning” eller om denna funk-tion för med sig att alla handlingar i en användares elektroniska för-var blir allmänna och ska lämnas ut på begäran om de inte omfattas av sekretess. Som framgått av avsnitt 4.5.6 är det knappast möjligt att bedöma en handlings egenskap av allmän eller inte utan att beakta det tekniska och administrativa sammanhang där handlingen figurerar och de virtuella gränser som finns mellan olika aktörers it-miljöer. Avgörande blir dels om myndigheten behandlar en viss handling endast tekniskt, dels om handlingen kan särskiljas från en annan handling, med samma eller annat innehåll, som myndigheten har tillgång till i en annan teknisk och administrativ kontext.

Vid bedömningen i avsnitt 4.5.6 av elektroniskt förvar utan

”skärmdelning” har som exempel nämnts dels en elektronisk hand-ling som användaren har färdigställt och skrivit under i sitt förvar, dels ytterligare ett exemplar av den underskrivna handlingen som efter en aktiv handling av användaren har sänts från förvaret till myndighetens elektroniska mottagningsställe och förts vidare in i myndighetens verksamhetssystem. Vid bedömningen av en hjälp-tjänst där ”skärmdelning” förekommer blir det i stället fråga om ett utkast som användaren har i sitt elektroniska förvar och en elek-tronisk skärmbild som överförs via den upprättade tunneln till myndighetens elektroniska hjälpfunktion där data som representerar skärmbilder från elektroniskt förvar tas emot och visas. Medan det endast är innehavaren av det elektroniska förvaret som förfogar över de handlingar som finns där och innehavaren genom en aktiv handling bestämmer om någon handling ska lämnas till myndig-heten, är det myndigheten som förfogar över de skärmbilder som

har mottagits. Det blir särskilt tydligt att olika exemplar föreligger om handlingen i användarens elektroniska förvar har xml-format och innehåller mer än skärmbilden visar för ögonblicket, medan det som överförs till myndighetens hjälpfunktion via tunneln endast är en rastrerad bild (jfr ett foto).

Avgörande för bedömningen av om 2 kap. 10 § första stycket TF blir tillämpligt är huruvida myndigheten behandlar en viss handling endast tekniskt. Eftersom den beskrivna lösningen innebär att skärmbilder, efter en aktiv handling av innehavaren av förvaret, lämnas ut till en särskild funktion hos den myndighet som ger hjälp och att myndigheten inte ges någon rätt att gå in i utrymmet eller att annars förfoga över de handlingar som finns där, får den nytto-information som finns i det elektroniska förvaret alltjämt anses omfattad av undantaget enligt 2 kap. 10 § första stycket TF. Den handling som når myndighetens tekniska funktion för att ta emot skärmbilder blir således allmän hos den myndighet som ger hjälp medan undantaget i 2 kap. 10 § första stycket TF alltjämt gäller för exemplar i användarens elektroniska förvar. Det är fråga om olika handlingar som från offentlighetssynpunkt får bedömas var för sig.

Skulle däremot den som ger hjälp se den blankett innehavaren av förvaret arbetar med, utan någon föregående åtgärd av innehavaren för att lämna ut handlingen, blir risken påtaglig att myndigheten anses vara inne i det elektroniska förvaret, för annat än endast teknisk bearbetning och lagring, och att de handlingar som finns i förvaret därmed inte längre omfattas av undantaget i 2 kap. 10 § första stycket TF.

Enkelt uttryckt bör det alltså upprätthållas en klar rågång mellan, på ena sidan sådana tekniska och administrativa lösningar för att ge hjälp som får anses innebära att en myndighet går in i det elektroniska förvaret, på den andra sidan sådana där den enskilde måste vidta en aktiv åtgärd för att uppgifter ska lämnas ut ur det elektroniska förvaret, så att det blir tydligt att dessa uppgifter överförs till en teknisk funktion där myndigheten mottar utläm-nade handlingar.

Denna tolkning innebär att en myndighet som tillhandahåller elektroniskt förvar inte kan hjälpa innehavare att fylla i t.ex. en ansökan som finns i ett elektroniskt förvar utan att undantaget enligt 2 kap. 10 § första stycket TF upphör att bli tillämpligt. – Ska hjälp ges ”i utrymmet” och de handlingar eller uppgifter som finns där vara skyddade från insyn behöver särskilda regler om sekretess införas.

6.3 Sekretess och tystnadsplikt i hjälptjänster