Uppföljning av Intern kontrollplan 2017 Bildningsnämnden del 1. 2017/01‐2018/08
Risk i process/ rutin/system
Kontrollmoment
Risk‐ och väsentlighets‐
bedömning
Ansvar för kontroll
och rapportering Uppnått resultat
Rättvisande redovisning Kontroll av
representationskonton
2 Controller 93 bokförda fakturor under perioden, avvikande fel 1 st.
Berörd verksamhet informerad om rutiner för representation.
Kontroll av ramavtal Kontrollera att köp är inom ramavtal
4 Controller Stickprov på konto 6430 med fakturor i storlek 4‐100 tkr. 2 fakturor tillhörande varandra ligger utanför ramavtal dock till ett ringa värde.
Registrering Kontroll av PuL och
sekretesshandlingar
6 Nämndsekreterare Inga oegentligheter finns att rapportera, hanteringen har varit korrekt.
Myndighetsbeslut Uppföljning av överklagande 4 Förvaltningschef Två fall i förvaltningsrätten.
Förvaltningsrätten fann att
Ärende 9
beslut nämnden fattat korrekta beslut i dessa ärenden.
Kötid till förskolan Uppföljning av kötider 12 Förvaltningschef Utav vårens 45 placeringar i förskolan har 96 % fått plats
Uppföljning av ansökningar 6 Bibliotekschef Samtliga ansökningar måste uppfylla dess kriterier. Två
Kränkningar och trakasserier Redovisade utredningar 12 Utvecklingsledare, Förvaltningschef
skolpliktsbevakning inte följs. sätts in. Sker en gång per år. Bildning och i enlighet med rutinerna har 16 elever utifrån oroande frånvaro anmälts till nämnden.
Bildningsnämnden del 2. 2017/08‐2017/12
Risk i process/ rutin/system
Kontrollmoment
Risk‐ och väsentlighets‐
bedömning
Ansvar för kontroll
och rapportering Uppnått resultat
Rättvisande redovisning Kontroll av representationskonton 2 Controller Ingen avvikelse vid slumpvis kontroll av representationskonton.
Kontroll av ramavtal Kontrollera att köp är inom ramavtal 4 Controller Mindre avvikelse, genom att använda annan leverantör.
Verksamheten informerad om avtalskatalogen.
Registrering Kontroll av PuL och
sekretesshandlingar
6 Nämndsekreterare Inga avvikelser
Myndighetsbeslut Uppföljning av överklagande beslut 4 Förvaltningschef Inga nyinkomna efter delårsredovisningen
Kötid till förskolan Uppföljning av kötider 12 Förvaltningschef Kommer inte upp i önskad nivå
Ärende 9
Likvärdig bedömning av beviljande av kulturstöd
Uppföljning av ansökningar 6 Bibliotekschef Ingen avvikelse
Rättsäkra betyg Skillnad slutbetyg och nationellt
Kränkningar och trakasserier Redovisade utredningar 12 Utvecklingsledare, Förvaltningschef
Läkemedelsrutin Deltagande personal har generellt kunskap om Handboken och att det finns rutiner.
Avvikelser fanns med som ett gransknings‐område i egenkontroll på Hagen, finns brister i
kunskaperna kring avvikelser och är ett förbättringsområde.
Läkemedelsrutinen är känd.
Hantering gällande arbetskläder
Vård och omsorg
Socialt stöd – boende LSS
Tillämpliga bestämmelser följs Basala hygienrutiner
Föreskrift
9 (3*3)
MAS/Kvalitetssamordnare Basala hygienrutiner och klädregler:
Mätning vår och höst: över riksgenomsnitt inom samtliga mätområden
Arbetskläder:
Omklädningsrum finns för personal.
Klädskåp finns för personal.
Arbetsordning finns i
Ärende 9
verksamheten för hur ren tvätt
Uppföljningsdatum i planer Av 21 granskade ärenden/planer:
1 plan saknas
3 planer inte aktuella
7 planer ‐ är datum för uppföljning inte korrekt (ligger tillbaka i tiden)
Delaktighet
Delagtighet i upprättande av genomförandeplanen är i de flesta planer dokumenterade som delvis delaktig. I 3 saknas helt uppgift om enskildes delaktighet. I 10 av 21 planer finns en kommentar på vilket sätt den enskilde har kunnat vara delaktig och oftast så är det på personalens bedömning att den boende uppfattas nöjd när insatser utförs.
Övriga är delaktighet Ja eller nej.
Barnperspektivet i I dokumentationen framgår tydligt 4 (2*2) SAS/Kvalitets‐samordnare I 8 av 10 (1 ej relevant, baby)
Ärende 9
myndighetsutövningen IFO
LSS
att och på vilket sätt barn deltagit i utredningen
granskade utredningar
framkommer av dokumentationen att barnet har kommit till tals i utredningen.
I 7 av de 10 (1 ej relevant, baby) granskade utredningarna framkommer inte, på vilket sätt eller vilken information, relevant till ålder och mognad som barnet har fått.
Handläggare säger sig prata med barnet men det dokumenteras inte alltid. Dokumentationen behöver förbättras gällande barns
deltagande.
Utbetalning till kontaktpersoner Att arvode/utbetalning sker till
aktuella personer med rätt belopp
4 (2*2) Controller/ administratör Nytt system infört där utbetalning initieras från VIVA och förs över till personalsystemet. Detta ger en bättre kontroll över vilka arvoden som går ut varje månad. Av 35 kontaktpersoner har 18
utbetalningar granskats. Av dessa saknades utbetalning av
Ärende 9
skattekompensation (130 kr) på
nyckelhantering och byte av koder.
Saknas husansvarig på
Gäsenegården och vem som då ansvarar för att byta koder till ytterdörrar.
Tag/ID‐brickor från tekniska upphör att gälla vid årsskiftet.
Den/de rutiner som behövs för att upprätthålla säkerheten och undanröja risk för att obehöriga har tillgång till lokaler behöver upprättas.
Dokumenterade rutiner för nyckelhantering finns gällande hemtjänstens hantering av brukares nycklar, inhämtande och återlämnande. Rutiner följs.
Det har förekommit borttappade nycklar så att låskolvar har behövts bytas ut hos brukare.
Kartläggning Hagen
Ärende 9
Vård‐ och omsorgspersonal signerar när de hämtar och lämnar huvudnyckel, hos enhetschef, listor finns i pärm, nycklar förvaras i ett låst nyckelskåp. Tag till alla ytterdörrar hämtas hos
enhetschef, även vikarier.
Legitimerad personal får vid anställning tag för huvudentrén.
Personal får nyckel till sin expedition. Okänt av vem.
På Hagen finns en huvudnyckel inlåst i ett förråd med kodlås. Vilka som har koden till kodlåset är okänt. Nyckeln finns där att användas till rum där faxen finns.
Denna huvudnyckel går "sannolikt"
till de flesta ‐ alla ‐ dörrar på Hagen dock inte till läkemedels förråd.
SSK expeditionen går att låsa upp med denna nyckel.
Hemgården
Personal kvitterar ut (tekniska förvaltningen), en tag till huvudentré på Hemgården.
En eller flera huvudnycklar finns på
Ärende 9
respektive enhet för personal i tjänst att tillfälligt låna om behov föreligger t.ex. till källaren, låsa boendes dörr.
Ingen rutin finns, ingen signeringslista.
Furuhagen
Nattpersonal får tag från tekniska, på chefens beställning. Det är kod på dörrar i huset. Ges ut till den personal som behöver.
Vaktmästare byter kod på husansvariges uppdrag.
Övrig hantering av nycklar till medicinskåp, huvudnyckel till boende, omklädningsrum i nyckelknippa och signeras på en lista vid uttag, vid varje
arbetstillfälle. Boendes
värdeskåpsnyckel är inlåsta i ett kodat nyckelskåp på kontoret, endast ordinarie personal har tillgång.
Ingen rutin finns.
Ärende 9
Hemtjänsten Herrljunga Personal har ID‐brickor till entrédörr (från tekniska, upphör vid årsskiftet). Kod in till
grupplokalen. Kod byts emellanåt, dags att göra det, vaktmästare gör det på enhetschefens uppdrag.
Extra ID brickor finns i
grupplokalen till tim.vikarier som kvitterar vid utlämnande och när det lämnas in. Fungerar i stort, har vid tillfälle fått eftersöka.
Inga rutiner finns.
Hemtjänsten Ljung
Ytterdörr öppen dagtid. Övrig tid har personalen kod. Kod byts emellanåt, dags att göra det, vaktmästare gör det på enhetschefens uppdrag.
Inga rutiner finns.
En ytterdörr till huset (intill entré) har kod, som aldrig bytts. Fråga uppstod – är det tekniskas ansvar?
LSS Ringvägen
Ärende 9
Personal har kod till entrédörr, kod byts av husansvarig. Inga nycklar till gruppboendet, då det finns personal dygnet runt behövs det ej.
LSS Nästegårdsgatan
Personal har ingen egen nyckel till gruppens lägenhet, då det finns personal dygnet runt. Om brukare vill lämna nyckel, kvitteras den ut av personalen och förvaras i nyckelskåp i grupplokalen.
TB‐huset
Personal kvitterar ut en nyckel och återlämnar vid avslut. Assisten på TB‐huset ansvarar för
förteckningen som finns på plats.
Torshus
Nycklar kvitteras av personal vid utlämnande och återlämnande av nycklar. Signeringslistor finns.
Finns en ansvarig för detta. Enligt rutin sak personal från AME gå ett varv i huset och stänga alla dörrar på eftermiddagen och låsa
Ärende 9
ytterdörren, den låses inte
rehabiliteringsprocessen samt arbetar tillsammans med HR och försäkringskassan vid behov.
Enhetschefer på Socialt Stöd använder mätstickan på samtliga APT för att mäta arbetsbelastning, trivsel samt mående hos personal.
Verksamhetschef har kontinuerliga avstämningsmöten med 1:e socialsekreterare om
arbetsbelastning och mående hos övrig personal.
Information
Socialt stöd Vård och omsorg Bistånd
Övrigt
Information på hemsidan är relevant och lättillgänglig
4 (2*2) Utredningssekreterare En ny hemsida är lanserad under hösten 2017. I och med detta har informationen gjorts mer
lättillgänglig och lätthittad. Alla socialnämndens delar av hemsidan har gåtts igenom och är
uppdaterad.
Tekniska nämnden
Risk i process/ rutin/system Kontrollmoment Risk‐ och
väsentlighets‐ Ansvar för kontroll och
Uppnått resultat
Ärende 9
bedömning
rapportering
Fel kost till personer i behov av specialkost.
Stickprov av egenkontroll 8 Kostchef Inga fel
Obehöriga kommer åt och skadas av kemikalier.
Stickprov av skyddsrondsprotokoll 6 Teknisk chef Inga fel
Bristfällig gatukonstruktion och underhåll leder till skador som medför skadestånd.
Stickprov av protokoll uppföljningsmöten
6 Teknisk chef Inga fel*
Område för transporter är ej separerat från skola/förskola, vilket leder till olyckor.
Kontroll av projektering 6 Teknisk chef Inga fel
Avsaknad av giltiga ritningar leder till att ledningar eller rör kapas och personer och egendom skadas.
Stickprov om förändringar överförts till ritning
8 Teknisk chef Inga fel
Bristfällig badvattenkvalitet. Stickprov av egenkontroll 8 Sim‐ och idrottshallschef
Inga fel
Risk att politiska beslut inte efterlevs. Uppföljning till nämnd 4 Teknisk chef Inga fel**
• * Går ej att kontrollera innan nytt fastighetssystem är fullt implementerat
• ** Alla beslut inte verkställda
Ärende 9
Bygg‐ och miljönämnden
Risk i process/ rutin/system
Kontrollmoment
Risk‐ och väsentlighets‐
bedömning
Ansvar för kontroll och rapportering
Uppnått resultat
Hot och våld vid myndighetsutövning Uppföljning av hot‐ och våldssituationer
8 Förvaltningschef Inga hot‐ och våldssituationer registrerade under 2017.
Ej rättssäkra myndighetsbeslut Uppföljning av överklagade beslut 4 Förvaltningschef 2 st ärende överklagat.
Länsstyrelsen biföll den överklagande. Miljöenhetens handläggningsrutiner är reviderade så att situationen inte kan
upprepas.
Ej miljötillsyn i skälig omfattning Antal miljöinspektioner 2 Förvaltningschef 87% av planerade inspektioner genomfördes. Återstående 13 % är högprioriterade under 2018. 5 inspektioner för 2017 återstår per 1 februari 2018.
Ärende 9
Räddningstjänsten
För lång insatstid Insatstid 4 Räddningschef 4 av 62 LSO uppdrag.
Medborgardialog sker
allvarliga konsekvenser för brukarna Rapport Jan Pettersson Change processen
Inga oförutsedda störningar i IT/miljön skall inträffa
Förändringsprocessen skall följas upp 2/2 Kontroll Change Manager (Drift) Rapport Jan Pettersson
Ny förändringsrutin införd och dokumenterad via system, följs upp månadsvis
Upphandlingsprocessen Vi skall följa LOU
Alla inköp skall gå genom utsedd roll innan inköp görs
2/2 Kontroll Göran
Lager Rapport Jan Pettersson
Jan Aronsson är involverad i de upphandlingar som vi genomför.
Ärende 9
Herrljunga kommun, Box 201, 524 23 Herrljunga Besöksadress Torget 1, Herrljunga
Telefon 0513-170 00 Telefax 0513-171 33 org.nummer 212000-1520 www.herrljunga.se