För att sortera bland de förslag och idéer som framkommit i enkäten och under workshopen har dessa sorterats in under olika kategorier vilka redovisas nedan.
4.4.1. Tid
Workshopdeltagarna uppger att medarbetarna saknar tid för att ta in information och en respondent skriver att det är ett problem att de förväntas genomföra till exempel enkäter när de arbetar operativt. “Det är jätteviktigt med möjligheter att påverka och lyfta sina tankar men då ska man också få en ärlig chans”. Tre respondenter skriver att de skulle vilja ha särskilt avsatt tid för kommunikation som att läsa och skicka mejl. En respondent uppger att det oftast finns något att läsa som veckobrev eller “bra-att-veta” och att alla borde få en kvart till detta innan skiftbyte. En workshopdeltagare kom även med förslaget att medarbetarna skulle få tid för utbildning, utöver de två timmar i veckan med Arbetsplatsträffar och Funktionsträffar.
4.4.2 Typ av information
På frågan “Vad skulle du vilja ha mer information om?” anger fem respondenter att de önskar mer information som är direkt kopplat till de olika yrkesrollerna. Två respondenter önskar mer information om pågående och kommande projekt och en av cheferna skriver att hen skulle vilja kommunicera mer kring pågående och kommande projekt, samt diskussion och utvärdering efter händelser.
4.4.3 Mejl
Alla workshopdeltagare är överens om att mängden mejl som skickas varje dag är för stor.
De två cheferna nämner att mejl och bemanningsfrågor är det som upptar deras arbetsdag.
En av workshopdeltagarna säger uttryckligen att om det är något enheten borde fokusera på så är det mailkulturen och en av cheferna föreslår att det skulle införas riktlinjer för
exempelvis vilken typ av mejl som skickas från chef till medarbetare och hur lång tid en chef får ta på sig att svara på mejl. En deltagare menar att en enkel sak som att ta bort allt som inte behövs när man vidarebefordrar mejl skulle förbättra mycket. En av cheferna berättar att hen alltid läser igenom mejl fler gånger innan de skickas för att undvika missförstånd. Två respondenter uppger i enkäten att de önskar färre mejl.
4.4.4 Möten
En av cheferna säger under workshopen att enhetens mötesstruktur behöver ses över, med målet att ta bort hälften av alla möten. Samtliga workshopdeltagare anser att det saknas anpassade mötesmallar och att möteskulturen behöver ses över. De nämner att det behövs en tydlig struktur och att det bör finnas en tydlig dagordning och en person som ansvarar för denna. En deltagare föreslår att inför varje möte bör sammankallande person ställa sig frågor som “Har mötet ett tydligt mål?” och “Ska alla deltagare vara med?”. Ett annat förslag som kom upp var att minska mängden mail genom att samla ihop frågor och information som passar bättre att ta upp på ett möte.
4.4.5 Arbetsrum
En workshopdeltagare önskar att arbetsrummen vore mera användarvänliga och strukturerade och att det fanns en bättre sökfunktion som möjliggör att söka i de olika mapparna. En annan deltagare tar upp att det är bra att det finns arbetsrum, men att det borde finnas folk som administrerar dessa. En deltagare önskar en bättre utbildning i verktyget och ett förslag om att få hjälp genom att få en länk till var i arbetsrum specifik information kan hittas tas upp.
4.4.6 Självbriefing
Under workshopen nämnder flera av deltagarna att de önskar någon form av självbriefing, att information anpassad för de och deras arbetspass finns tillgänglig digitalt på deras arbetsstation när de påbörjar sitt pass. En av deltagarna förklarar det som ett system som liknar det som används av flygledare. I enkäten skriver en respondent att hen önskar få all information hen behöver veta om sitt arbetspass när hen loggar in. En annan respondent skriver att hen önskar informationen på en säkerhetstavla som andra spårbundna företag har och ytterligare en respondent föreslår en digital skärm istället för den befintliga White board-tavlan vid entrén. En respondent skriver att hen önskar “Ett ställe där all information fanns när jag behövde den. Vore fint med ett ställe där informationen dök upp den dagen jag behövde den, men inte före eller efter”.
4.4.7 Övriga kanaler
I enkäterna ombads både chefer och medarbetare ange hur ofta de använder de vanligaste kommunikationskanalerna på enheten samt hur de upplever nyttan med dessa kanaler (se bilaga 10 för exempel). Svaren visar att anslagstavlan används i liten utsträckning av både chefer och medarbetare. Båda parter upplever även minst nytta med detta
kommunikationsverktyg. Svaren visar också att både medarbetare och chefer upplever stor nytta med både APT och Wikin samt att medarbetarna använder whiteboardtavlan varje dag.
4.4.8 Kvittens
För att kunna förbättra sin kommunikation anger en respondent i enkäten att hen önskar någon form av kvittenssystem. Hen anser att det borde vara standard att kvittera att man tagit emot viss information så att arbetsgivaren kan veta om personalen tagit emot informationen eller ej. Respondenten beskriver att “som det är nu så vet arbetsgivaren ingenting”. En av cheferna på workshopen menar att det är svårt att veta om mottagaren har tagit emot och förstått informationen i vissa kommunikationskanaler. En annan
workshopdeltagare efterfrågar kvittens i form av läskvitto på alla mejl riktade till trafikledarna som handlar om trafiksäkerhet. Hen vill också ha en funktion för att kunna kräva läskvitto på viktiga meddelanden som skickas i de chattar som används i det operativa arbetet.
5.
AnalysI det här kapitlet följer en analys av det empiriska underlaget som samlats in och
bearbetats i studien. Empirin har kopplats till den teoretiska referensramen och resultatet redovisas under rubrikerna motsvarande studiens fyra frågeställningar. Efter analysen presenteras lösningar för att förbättra den interna kommunikationen på enheten och dessa sammanfattas sedan i en implementeringsplan.