HUR KAN KOSTNADERNA PÅVERKAS?

Svaret på denna fråga är naturligtvis individuellt för varje enskild organisation. Vi har dock under tiden vi utfört vår studie sett brister i de olika organisationernas sätt att försöka minska kostnaderna vad gäller anskaffning och nyttjande av sina respektive nätverk. Vi har här försökt återge dessa generella brister. Vi anser att många organisationer skulle kunna dra lärdom av detta för att i framtiden bättre kunna reducera sina kostnader. Vi vill också betona att det är viktigt att se kostnaderna för datorutrustning i ett helhetsperspektiv. En besparing i datorutrustning får ju inte leda till att kostnaderna ökar på något annat ställe i organisationen. Dessutom är det viktigt att tänka på att allt inte går att mäta i kronor och ören. Vad är till exempel bra trivsel värd?

Vi menar att en organisation i så stor utsträckning som möjligt måste försöka standardisera sina inköp av hårdvara. Detta innebär att de komponenter som ingår i en dator skall vara desamma som i andra datorer inom organisationen. Fördelen med detta är framför allt att det då finns möjlighet att använda sig av så kallad ”ghosting”. Ghosting betyder att alla grundinstallationer samlas på en CD-skiva som i sin tur kan användas för att installera samtliga datorer som innehåller samma typ av hårdvara. Vid en sådan procedur kan kostnader för installation minskas eftersom detta förfarande är mycket mindre tidskrävande än att installera datorer där separata grundinstallationer är nödvändiga. En standardiserad datorpark underlättar även det fortlöpande underhållet av nätverket. Om till exempel

Kapitel 9 – Slutsatser och rekommendationer

ett behov av uppdateringar skulle uppstå behövs endast en drivrutin laddas ned istället för en till varje dator.

Något som vi tror skulle kunna löna sig för mindre företag är att en extern konsult bidrar med så kallat fjärrdriftsstöd. Fjärrdriftsstöd innebär att leverantören bland annat utför kontinuerliga statuskontroller av systemet. De gör problemanalyser och sköter uppdateringar av drivrutiner och så vidare. Anledningen till att vi tror att detta kan leda till kostnadsbesparingar är på grund av att en leverantör besitter spetskompetens inom området. En nätverksansvarig person inom ett företag besitter oftast kunskap inom ett bredare områden utan att specialisera sig på en specifik sak. Detta innebär att ifall ett företag utnyttjar möjligheten till fjärrdriftsstöd kan de eventuellt minska sina personalkostnader, utbildningskostnader samt andra driftskostnader. Ifall driften överlåts på en extern konsult blir företaget dessutom mindre beroende av sina nätverkstekniker på så sätt att en leverantör alltid finns tillgänglig men en tekniker kan vara bortrest, sjuk, ha semester och så vidare. Större organisationer är i högre grad beroende av heltidsanställda nätverkstekniker och således blir möjligheten till kostnadsbesparingar mindre. Dessutom tenderar de ha många tekniker som kan fylla in och göra andra datateknikers arbete om någon av dessa ej är tillgänglig.

Utbildning är en sak som det ej satsas på i tillräckligt stor utsträckning. Om all personal som skall nyttja en dator får gå på olika typer av utbildningar kommer dessa att få ökad förståelse för sitt arbetsredskap. En person som har kunskap om sin dator kommer att göra mindre datorbaserade fel än en person utan kunskap. Dessutom kommer de själva kunna lösa smärre problem utan att behöva avbryta andra personer i deras arbete. Kunskapen kommer leda till att personalen kommer att bli mer motiverade i sitt arbete med datorn vilket i sin tur påverkar deras produktivitet positivt. Till sist menar vi att ett företag som erbjuder bra möjligheter till kompetensutveckling för personalen har ett mycket starkt argument för att locka till sig kompetent arbetskraft vid rekrytering av ny personal. Vi menar att kompetensutveckling är något som i viss mån kommer att ersätta de kraftiga lönestegringarna som varit på arbetsmarknaden den senaste tiden.

Något som vi också förordar är att organisationer bör satsa på kvalitetsprodukter i sitt nätverk. Produkternas kvalitet bör vara verifierade

Kapitel 9 – Slutsatser och rekommendationer

genom tidigare utförda tester. Vi föreslår också att investeringar görs i välkända märkesprodukter som Compaq, HP, IBM med flera. Det behöver naturligtvis inte vara så att märkesvaror är av bättre kvalitet men fördelen är att ”man vet vad man får”. Datorer och delkomponenter från samma tillverkare blir driftsäkrare än vad ett hopplock av komponenter blir. Anledningen till detta är att komponenter från en och samma tillverkare är konstruerade för att fungera tillsammans. Driftsäkerheten är något som alla organisationer måste satsa mer på. En oförutsedd krasch i nätverket får oftast katastrofala följder för organisationer redan idag. Vi tror att datanätverken kommer att få ändå större betydelse i framtiden och således kommer också kvaliteten och driftsäkerheten få större betydelse.

En kontinuerlig förbättring av datorparken är något som också är nödvändigt inom de flesta organisationer. Eftersom mer och mer arbete utförs med hjälp av datorer blir det viktigt att hela tiden försöka göra detta arbete mer effektivt. Nya och förbättrade programvaror utvecklas konstant och kräver mer och mer kraft av datorerna. För att en organisations konkurrenskraft ej skall avta är det viktigt att följa med i den utveckling som sker på datormarknaden. Vi menar naturligtvis inte att företagen hela tiden måste byta ut sina datorer så fort det kommer ut en ny variant, utan att detta skall ske när det går att göra effektivitetsvinster genom ett byte. Vi rekommenderar att när en investering görs i ny utrustning att den äldre apparaturen går i arv inom organisationen. Detta innebär att alla områden inom ett företag fortlöpande kommer att få bättre och snabbare arbetsredskap.