5.1 Är systemet användarvänligt och finns erforderlig kunskap hos användarna?
Det finns skriftliga rutiner från TietoEnator, en handbok där alla rutiner finns beskrivna.
Handboken är omfattande och till vissa delar svåröverskådlig. Några enheter, främst sjukhuset i Varberg, har en ”lathund” som hanterar de vanligaste momenten i Respons.
All personal som vi intervjuade hade genomgått en grundkurs i Respons. Grundkursen är obligatorisk för att erhålla behörighet till systemet. Utöver grundkursen finns några olika vidareutbildningar.
Avdelningarna arbetar på olika sätt med Respons vad gäller arbetstidsschema. De flesta arbetar efter ett grundschema. Det finns exempelvis helårsschema med och utan flex, 5-veckors med flex +-2 timmar och 6-5-veckors schema. Det finns avdelningar som arbetar med individuella scheman med tjänstgöringsgraden som grund. Det finns således flera olika varianter på scheman och enligt uppgift fungerar samtliga på ett bra sätt.
5.1.1 Våra bedömningar
Det går inte att göra en objektiv bedömning om systemet är användarvänligt eller ej. Upp-levelsen är subjektiv och beror bl a på användarnas datavana och den tid man avsätter för att utveckla sina kunskaper om Respons. Utrymmet av tid kunde vi se var en viktig del i hur man upplevde systemet. De avdelningar som valde att ha en person som återkommande rapporte-rade in uppgifter i Respons tyckte också att systemet var lätt att använda. Däremot vid de enheter där arbetsledaren utöver ordinarie arbetsuppgifter ensam skötte inrapporteringen upplevdes systemet ofta som svårhanterligt.
Det framkom även att de som upplevde systemet som tungrott oftast hade fler anställda på sin avdelning. Vid inrapporteringstillfället måste man gå igenom varje anställd och rapportera in avvikelser. Har man fler anställda tar det därför mera tid. De som hade många anställda hade oftast, men inte alltid, någon annan person som hjälpte till med inrapporteringen.
Kunskapsnivån vad gäller Respons varierar också mellan användarna. Utbildningens kvalité och genomförande upplevdes olika av användarna. Alla deltagare erhöll fullständig doku-mentation vid utbildningen och vissa fick även en ”lathund” över de vanligaste rutinerna.
Lönekonsulterna uppges överlag vara kunniga, positiva och ett bra stöd som Respons-användarna har mycket kontakter med.
Det finns möjlighet att ta fram annan information i PA-systemet Respons, exempelvis sjukdomsbild på avdelningen och semester, men flera användare saknade kunskaper att göra det.
Det som inte framkom i samband med våra intervjuer var att det i Respons finns en hjälp-funktion. Kunskapen om denna funktion är således begränsad bland användarna.
5.2 Uppfylls kraven på god intern kontroll ?
När ansvarig chef lagt schemat och detta blivit inregistrerat i Respons är närvaron registrerad.
Avvikelserna rapporteras in på lite olika sätt beroende på vilken form av tidrapportering man använder sig av.
Utifrån vår granskning kan vi konstatera att avvikelserapporteringen inte sköts på ett enhet-ligt sätt. Granskade avdelningar skiljer sig åt vad gäller användning, förekomst och utseende på de blanketter som används vid inregistrering. Det förekommer standardiserade blanketter, till exempel tjänstgöringsrapport och ledighetsansökan. Vidare förekommer egentillverkade blanketter för sjuk- och ledighetsansökan samt avvikelserapporter.
Den traditionella tjänstgöringsrapporten (pappersvarianten) finns inte på alla enheter utan man rapporterar istället in avvikelserna direkt i systemet. Attesteringen av tjänstgörings-/avvikelserapporten görs på lite olika sätt. Exempel på varianter kan vara:
- att personalen meddelar avvikelsen (sjukdom eller ledighet) till avdelningschefen som noterar på ett block för vidare rapportering.
- att den anställde skriver en avvikelserapport som inte blir attesterad av chef och som rapporteras in i systemet a person som fått behörighet i systemet att tillstyrka och bevilja.att den anställde skriver ledighetsansökan och denna attesteras av chef.
Registrering sker i systemet av annan behörig person, men man behåller inte underlaget utan ansökan lämnas tillbaka till den anställde.
- att egna avvikelser rapporteras in av Responsanvändare samt att avdelningschefens avvikelser inrapporteras utan överordnads attest.
- att man meddelar, via enkel notering, person som är behörig att tillstyrka och bevilja men som ej är chef. Ingen dokumentation sker.
Våra verifieringar visade också att det inte alltid fanns någon dokumentation över det som inrapporterades i Respons. Det fanns heller ingen enhetlighet i vad som skall dokumenteras.
Kontroller efter genomförd lönebearbetning sker inte, utan man förlitar sig till stor del på den egna kontrollen som varje medarbetare gör. Vissa enheter kör ut en månadsrapport till varje medarbetare för avstämning.
Det görs heller inte någon dokumenterad kontroll av att det är rätt lön och ersättningar som betalats ut. Däremot gjordes en rimlighetskontroll på flertalet enheter innan löneutbetalning.
Back-up i form av ersättare fanns i varierande grad. Detta trots att flera medarbetare genom-gått utbildningen i Respons. Anledningen var att personalen alternerade, och tiden man satt vid systemet blev otillräcklig för att hålla kunskaperna vid liv. Beroendet av nyckelpersoner blev då stort på vissa enheter.
Systemet kontrollerar bl a följande:
- Att inrapporterade uppgifter endast registreras en gång.
- De som normalt registrerar in löneunderlag i Respons på en avdelning kan inte godkänna och registrera nyanställda. Behörigheten i systemet hindrar detta.
- Uttag av fler semesterdagar utöver kvarstående kan ej ske.
- Frånvaro under en dag kan ej vara mer än 100%
Ytterligare kontroller görs månadsvis och även årsvis av lönekonsulterna. De har gransk-ningsprogram där inrapporterat underlag stäms av. Exempelvis kan olika typer av ej beviljad frånvaro kontrolleras.
5.2.1 Våra bedömningar
Granskade avdelningar har olika rutiner vad gäller de inrapporterade underlagen. De felrisker som vi vill lyfta fram är:
- Vem har rätt att attestera underlagen? Respektive förvaltningschef utser attestanter på delegation av nämnd. Det saknades en tydlighet i vem som fick lov att göra vad.
Attestförteckning fanns inte tillgänglig på någon enhet.
- Vem har rätt att tillstyrka och bevilja i PA-systemet Respons? Här hade både verksamhetschef, avdelningschef och andra som fått behörighet i systemet rätt att tillstyrka och bevilja.
- Att egen frånvaro, semester och tjänstledighet läggs in
- Vilka kontroller genomförs efter lönebearbetning? Avdelningarna förlitar sig till stor del på att det blivit rätt inrapporterat och att medarbetaren gör en egen kontroll. Det föreligger en risk att eventuella inmatningsfel ej upptäcks
För att uppnå en god intern kontroll och minska risken för både avsiktliga och oavsiktliga fel fordras ett enhetligt arbetssätt.
6. Slutsatser
Med tanke på personalkostnadernas storlek inom Landstinget Halland är det särskilt viktigt att ha ett tillförlitligt och säkert personaladministrativt system. Med Respons har landstinget ett samlat stöd för de olika rutiner som hör till löneprocessen.
Det som vi i vår granskning av den interna kontrollen vill framhålla är:
- Vikten av ett användarvänligt system med löpande utbildning av användarna - Att dokumentationen av löneunderlaget är relevant och enhetlig
- Att ändamålsenliga kontroller utförs och dokumenteras
- Att det finns ett tydligt attestansvar med återkoppling till personal och beslutsfattare.