4.1. Debiteringsprocessen
Vi noterar att Bygglovsavdelningen har tagit fram översiktliga riktlinjer för hur
debiteringsprocessen avseende bygglov ska genomföras. Några liknande riktlinjer har vi inte noterat för Planavdelningen. Planavdelningen har emellertid försett granskningen med en skriftlig sammanställning som översiktlig beskriver deras debiteringsprocess. Respektive avdelnings debiteringsprocess beskrivs i avsnitten nedan.
4.1.1. Bygglovsavdelningen
Bygglovsavdelningen använder sig av ärendehanteringssystemet Bygg-R. I samband med beslut från Byggnadsnämnden och vid tjänsteutlåtande med förslag till nämndbeslut lägger bygglovshandläggarna in en anteckning om hur avgiften har beräknats i Bygg-R tillsammans med resterande underlag1. Vid mer komplicerade beräkningar av bygglovsavgiften brukar handläggaren dessutom stämma av avgiften med bygglovschefen.
Bygglovsadministratören skickar iväg ett samlat faktureringsunderlag till ekonomikontoret genom ärendehanteringssystemet. När det gäller lovärenden görs detta varannan eller var tredje vecka beroende på antalet ärenden.
Det är Ekonomikontoret som sköter den praktiska faktureringen och skapandet av fakturor.
Ekonomikontoret har även ansvaret för krav- och inkassorutinerna, se merAvsnitt 3.3.
Ansvaret för att samtliga tjänster blir fakturerade ligger dock på Stadsbyggnadskontoret som har bevakning på att alla fakturor blir skickade till kunderna.
När det gäller de interna fakturorna hanteras de genom att lyftas ur
ärendehanteringssystemet Bygg-R för att sedan faktureras via ekonomiprogrammet ca 4 gånger per år.
4.1.1.1. Kontrollrutiner
Enligt uppgift från byggavdelningen så genomförs, inom ramen för den interna kontollen, stickprovskontroller av att underlaget för faktureringen är korrekt inlagd.
Byggnadsnämnden har inte en reviderad intern kontrollplan för 2013.
Vi har tagit del av nämndens interna kontrollplan för 2012. Nedan visas översiktligt strukturen för de områden i den interna kontrollplanen som avser ekonomi.
Utvecklingsområde Kontrollmoment Metod Intäkt enligt budget
Granskning av intäkter Utarbeta rutiner för fakturering som efterföljs
Debitering/fakturering av avtal
Genomgång av avtal som läggs till i avtalsdatabas
Resultat enligt budget Att kostnaderna bokas rätt Tydlig rutin som omfattar hela kedjan i konteringen
Att kostnaderna stämmer enligt avtal
Tydlig rutin så att de avtal som finns efterföljs
1Ett undantag är om avgifterna avser fasta avgifter, då läggs det inte in någon notering om avgiften i systemet.
Av tabellen ovan framgår det att Byggnadsnämndens interna kontrollplan för år 2012 generellt sett saknar metoder av mer granskande karaktär, såsom exempelvis
stickprovskontroller. När det gäller framtagande av dokumenterade rutiner så står det i den interna kontrollplanen att rutinerna håller på att tas fram.
Enligt intervjuade tjänsteman och dokumentet expediering checklista så kontrolleras alltid att fakturamottagare överensstämmer med avtalet av bygglovsadministratören innan debiteringslistan skickas Ekonomikontoret. Denna kontroll utförs för att det inte alltid är bygglovsansökaren som ska betala avgiften. Kontroller utförs även av faktureringsbelopp genom jämförelse med gällande beslut om avgift.
Det görs även resultatuppföljningar på ledningsgruppen månadsvis i förhållande till budget.
Avdelningscheferna har ansvar för att faktureringen fungerar på ett ändamålsenligt sätt.
4.1.2. Planavdelningen
Vid normalt planförfarande2, viket bland annat innebär att fullmäktige antar detaljplanen, sker debitering när Planavdelningen får protokollsutdraget från Kommunfullmäktige. Detta förfarande tillämpas oberoende av om det är ett internt eller externt finansierad plan.
När det gäller enkelt planförfarande, där Byggnadsnämnden antar detaljplanen, sker debitering vid antagande. Externt finansierade detaljplaner debiteras efter det att nämnden antagit planen medan internt finansierade planer debiteras när de har vunnit laga kraft och har arkiverats. Eftersom arkivering är en del av det administrativa arbetet räknas detta arbete med i arbetstimmarna som behövs för att upprätta underlaget till planavtalet.
Planavdelningen har en intern mappstruktur där samtliga pågående planärenden samlas.
Uppdatering sker regelbundet efter varje nämndssammanträde. Detaljplanerna är ordnade enligt en uppstartsfas, en pågående arbetsfas i prioritetsordning samt antagna planer.
Det används två olika system vid upprättande av faktureringsunderlag för detaljplaner beroende på om de ärinternellerexternfakturering.
Vid framtagande av planavtal för detaljplaner somexternfakturerasupprättas ett beräkningsunderlag i ett standardiserat excelark av uppskattad tidsåtgång för de olika skedena i detaljplaneprocessen. Utöver tidsåtgång finns även avgifter för annonsering och kopiering medräknade. Underlaget bifogas förslaget till planavtal som godkänns av exploatören.
När detaljplanen är antagen debiteras kostnaderna enligt planavtal och ett fakturaunderlag tas fram av planchefen. Underlaget redovisar olika delkostnader enligt avtalet för
planarbetet, grundkarta och fastighetsägarförteckningen. Därefter lämnas fakturaunderlaget till planadministratören som registrerar fakturan i kommunens ekonomisystem.
Detaljplaner som Stadsbyggnadskontoret fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att handlägga skerinternfaktureringgenom att arbetstiden redovisas direkt i kommunens
tidsredovisningssystem. Vid planens antagande och efter den vunnit laga kraft debiteras antalet arbetstimmar som registrerats av planhandläggarna.
När internt finansierade planer vunnit laga kraft tas ett fakturaunderlag fram i kommunens beslutsstödsystem där arbetstidsåtgången för de olika arbetsområdena redovisas separat.
Planchefen tar fram fakturaunderlaget som redovisar kostnaden för planarbetet,
framtagande av grundkarta och fastighetsägarförteckningen. Kostnaden beräknas genom antalet redovisade timmar gånger timtaxa. Registrering av fakturaunderlaget sker manuellt av planadministratören i kommunens ekonomisystem
All fakturering sker efter samrådet har skett som oftast är det mest tidskrävande momentet i detaljplaneprocessen. Delfakturering sker av stora omfattande detaljplaner.
Enligt uppgift följer planchefen upp faktureringen av planer efter varje sammanträde som Byggnadsnämnden har. Debiteringen sker inte veckovis eftersom inga beslut fattas av tjänstemän på Planavdelningen. Vidare följer planchefen regelbundet upp faktureringen tillsammans med förvaltningens ekonom.
4.1.2.1. Kontrollrutiner
Externfakturering
Avseende de externt finansierade detaljplanerna så registrerar planhandläggarna löpande in sin arbetstid för varje detaljplan i nämndens tidsredovisningssystem likt för de internt finansierade detaljplanerna. Rutinen har för avsikt att kunna utföra en jämförelse mellan uppskattad och verklig tidsåtgång i de olika planärendena. Genom att jämföra verklig tidsåtgång med uppskattningen i planavtalet kan nämnden kontinuerligt stämma av att en relevant fakturering utförs för planarbete.
Vid beräkningen av den totala kostnaden för planavtalet skickas även förfrågan till GI-avdelningen för att kostnaden skall beräknas enligt deras taxa för att upprätta en
grundkarta. På samma sätt skickas förfrågan till Lantmäteriavdelningen för att få kostnaden för att ta fram en fastighetsägarförteckning. Dessa kostnader redovisas separat i planavtalet.
Internfakturering
Utdrag av tidsåtgången i planärenden sker i kommunens beslutsstödsystem. Kostnaderna för upprättande av grundkarta utförs på samma sätt enligt ovan. Avstämning sker av redovisade timmar i tidredovisningssystemet genom beslutsstödsystemet för
fastighetsägarförteckningen av Lantmäteriet.
4.2. Stickprov
Vi har totalt utfört 15 avseende de avgifter som har fakturarats under år 2013 första kvartal (januari-mars). Vi har utifrån det totala antalet transaktioner som utförts för
bygglovsavgifter respektive avgifter för planhantering gjort vårt urval.
Vi har kontrollerat tio olika bygglovsärenden och fem planärenden. Kontrollerna har inriktat sig på att kontrollera att beslutade avgifter enligt avtal stämmer överens med fakturerad avgift. Stickproven avser både externa samt kommuninterna fakturor. Vi har tagit del av utsända fakturor samt avtal som ligger till grund för faktureringen som sedan har jämförts med transaktionslista från kommunens ekonomisystem.
Överlag innehåller de granskade avgifterna fullgoda fakturaunderlag med uppgifter om kostnadsfördelning och total avgift för bygglov alternativt planarbete. Vi noterar dock att en
kommunintern faktura saknar underlag avseende avtal samt uppgifter om vilken avgift som beslutats för planarbetet.
4.3. Krav- och inkassorutiner
Av dokumentet ”Riktlinjer för fakturering och kravverksamheten” framgår det att all kravverksamhet inom Kristianstad kommun ska handläggas av ekonomikontoret med undantag för socialförvaltningen. I dokumentet står det också att all fakturering ska ske så snart det finns förutsättningar, det vill säga faktura ska framställas i omedelbar anslutning till en vara, tjänst eller nyttighet tillhandahålls.
Enligt ”Riktlinjer för fakturering och kravverksamheten” skickas det inte ut någon
betalningspåminnelse till de gäldenärer som inte betalar sin faktura i tid. Istället skickas ett inkassokrav ut senast 7 till 13 dagar efter fakturans förfallodag. Inkassokravet innehåller en ny förfallodag för fakturan (oftast till 8 dagar).
Kommunen ska alltid försöka få betalt för sin fordran. Om gäldenären trots inkassokrav inte betalar sin skuld ska ekonomikontoret inhämta synpunkter från berörd förvaltning/bolag om vilka åtgärder som ska vidtas. Bland annat kan ärendet lämnas till
Kronofogdemyndigheten eller inkassobyrå. Bokföringsmässig avskrivning av fordringar ska göras löpande under året i de fall som fordringarna skickas för långtidsbevakning hos inkassobyrå. Denna hantering sköts av ekonomikontoret.
Byggnadsnämnden har inga egna rutiner avseende krav- och inkasso.
Statsbyggnadskontoret får listor löpande från ekonomikontoret på vilka som inte har betalt sina skulder. Förvaltningen får i slutet av varje år en lista på vilka ärende som kommer att hamna hos Kronofogdemyndigheten. Vid intervju uppges att det endast är ett tiotal per år som går till Kronofogdemyndigheten av totalt 1 200-1 300 ärenden per år gällande bygglovsavgifter. Det har aldrig hänt att någon betalning har förfallit till
Kronofogdemyndigheten på Planavdelningen. Planavdelningen har mellan 20-25 ärenden per år.