Utifrån lönedata framställt av organisationerna har vi genomfört en registeranalys på 18 olika kategorier/frågeställningar under perioden 01-01 till och med 2013-08-31. För samtliga kategorier har analysen sparats i ett Exceldokument som kan användas för vidare granskning. Se bilaga 2.
Nedan följer vår analys per kategori.
1. Personer över 67 år
Totalt har vi noterat 328 personer som är äldre än 67 år. Av dessa har 275 erhållit ersättning under perioden. Ingen av dessa har haft en tillsvidareanställning utan utgörs av bland annat intermittenta anställningar och uppdragstagare. Samtliga personer finns specificerade i bifogat Exceldokument.
2. Personer som är 18 år eller yngre
Totalt har vi noterat 348 personer som är 18 år eller yngre. Samtliga personer är registrerade som ferieanställda eller visstidsarbetare. Samtliga personer finns specificerade i bifogat Exceldokument.
3. Korrekta personnummer
Eftersom Gävle Kommun inte har någon koppling mot Folkbokföringen registreras det namn som är angivet på anställningsavtalet. Efter en kontroll mot Skatteverkets databas, Navet, har vi funnit att en person är registrerad med ett felaktigt namn i Personec P. Vi rekommenderar att revisorerna följer upp denna avvikelse.
Noteringen finns specificerad i bifogat Exceldokument.
4. Sparade semesterdagar överstiger 40 dagar
I vår analys har det framkommit att 13 person har fler än 40 sparade semesterdagar.
Vid stickprovsgranskning har det dock visat att dessa personer har haft mer än en anställning under perioden. Analysen har inte beaktat detta vilket har inneburit att antalet sparade semesterdagar beräknats dubbelt. Samtliga fall finns specificerade i bifogat Exceldokument. Utifrån stickprovet har således inga avvikelser identifierats.
5. Korrekt antal semesterdagar
Vi har noterat att totalt 3 personer har semesterrätt som överstiger 35 dagar.
Samtliga har en personligt avtalad semesterrätt uppgående till 37 dagar. Dessa finns specificerade i bifogat Exceldokument.
6. Höga löner
Lista över de tio högsta månadsutbetalningar för Gävle kommun och respektive bolag har tagits fram för avstämning mot avtal. Vi har noterat att två personer vid Gävle kommun har under perioden erhållit en engångssumma som överstigit 150 000 kr varav en person fick ett belopp om 262 200 kr (bägge avser en
omställningsersättning). En timanställd har felaktigt erhållit ersättning för 325 timmar vilket under året har korrigerats.
Vi rekommenderar att revisorerna granskar dessa utbetalningar mot verifierande underlag. Vi rekommenderar Gävle kommun att undersöka möjligheten att införa en kontroll av inrapporterade timmar så att dessa överensstämmer med faktisk arbetad tid.
De 10 högsta lönetransaktioner för respektive organisation finns specificerade i bifogat Exceldokument.
7. Låga löner
Lista över de tio lägsta månadsutbetalningar för Gävle kommun och respektive bolag har tagits fram för avstämning mot avtal. Vi rekommenderar att revisorerna granskar dessa utbetalningar mot verifierande underlag. De 10 lägsta lönetransaktioner för respektive organisation finns specificerade i bifogat Exceldokument.
8. Negativa värden
Totalt har negativa löner uppkommit vid 100 tillfällen. Lista över dessa har tagits fram för avstämning mot underlag. Vi rekommenderar att stickprovsvis granska negativa registreringar mot verifierande underlag.
9. Ersättning utöver månadslön
Totalt har 801 personer erhållit ersättning utöver månadslön under perioden. 18 personer vid Gavlefastigheter, nio personer vid Gästrikevatten, 37 personer vid Gävle Hamn och 737 personer i Gävle kommun. Totalt uppgår ersättningarna till ca 10,5 mkr (7,3 mkr avser omställningsersättning). Vi rekommenderar revisorerna att stickprovsvis genomföra kontroll av ersättningarna från listan mot underlag.
Samtliga personer finns specificerade i bifogat Exceldokument.
10. Lön/ersättning efter avslutad anställning
Totalt har vi noterat 46 personer som har avslutat sin anställning och som har erhållit lön och/eller ersättning två månader efter avslutsdatum. De två vanligaste förekommande lönearterna inom denna analys är Ersättning för pensionsavgift och Semesterersättning för innevarande år. Samtliga fall avser personal från Gävle kommun. Vi rekommenderar revisorerna att följa upp dessa för att säkerställa att korrekt ersättning blivit utbetald.
11. Tillsvidareanställda med övertid
Lista med tillsvidareanställda (månadsavlönade) som har högst antal övertidstimmar för analys mot underlag har tagits fram för Gävle kommun och respektive bolag.
Personer som har högst antal övertidstimmar:
Gävle kommun: 303 timmar Gästrike Vatten: 111 timmar
Gävle Hamn: 50 timmar
Gavlefastigheter: 239 timmar 12. Timanställda med övertid
Vi har noterat att fyra timanställda personer som har erhållit övertid. Ingen av personerna har övertid som överstiger 20 timmar. Lista framtagen för vidare analys mot underlag.
13. Deltidsanställda med övertid
343 deltidsanställda har registrerat övertid. Den som har flest övertidstimmar har ackumulerat 284 timmar. Lista framtagen för vidare analys mot underlag.
14. Ej rätt till övertid med övertid
Sju anställda personer har erhållit övertidsersättning men, som någon gång under analysperioden, inte har haft rätt till övertid. Observera att analysen inte beaktat tidigare anställningsförhållanden utan endast utgår ifrån gällande anställning. Vi rekommenderar att revisorerna följer upp registreringarna för att säkerställa att dessa är korrekta.
15. Anställda med heltidstjänst som arbetat fyllnadstid
Totalt har 255 personer erhållit ersättning för fyllnadstid. Två personer arbetar vid Gavlefastigheter och resterande arbetar vid Gävle kommun. Observera att denna analys grundar sig på grundanställning och beaktar inte eventuell partiell ledighet.
Således rekommenderar vi revisorerna att stickprovsvis granska personer som erhållit fyllnadsbetalning mot underlag. Lista för samtliga personer som erhållit fyllnadstid finns framtagen.
16. Komptid
Vi noterar att totalt 1 378 personer har registrerad komptid. Gävle kommun 1 283, Gästrike Vatten 27, Gävle hamn 48 och Gavlefastigheter 20 personer. Fem personer har komptidssaldo som överstiger 100h. Den högsta har över 287 timmar
ackumulerat. Samtliga anställda finns specificerade i bifogat Exceldokument.
17. Bilersättning
Vi noterar att 753 personer har erhållit bilersättning om totalt ca 1 543 tkr. 13 personer har erhållit bilersättning överstigande 15 tkr, samtliga är anställda inom Gävle kommun. Vi rekommenderar att stickprovsvis kontroll av bilersättningen mot verifierande underlag för att bekräfta korrekta registreringar. Samtliga personer med bilersättning finns specificerade i bifogat Exceldokument.
18. Adresskontroll
Eftersom Gävle Kommun inte har någon koppling mot Folkbokföringen registreras den adress som är angivet på anställningsavtalet. Efter en granskning av
adressuppgifter i Personec P jämfört med information från Folkbokföringsregistret har vi noterat att uppgifterna för 1 819 personer ej överensstämmer. Totalt
kontrollerades 12 051 adressuppgifter. Andel noterade avvikelser uppgår till ca 15 procent.
Vi rekommenderar Gävle kommun att överväga att införa en integration mot folkbokföringen som säkerställer korrekta adressuppgifter.
4 Svar på revisionsfrågorna
4.1 Har organisationerna ändamålsenliga rutiner kopplat till utbetalning av löner