3.1. System, rutiner och kommunikation för styrning och ledning
Regionfullmäktige har beslutat om övergripande långsiktiga mål och strategier som sträcker sig till 2015. Utifrån dessa beslutar regionfullmäktige om den årliga styr-ningen genom Mål och budget för kommande år samt en ekonomisk plan för de två nästkommande åren. Denna styrning ligger till grund för regionstyrelsens år-liga beslut om mål och styrning som för gymnasieskolornas del som heter Mål och riktlinjer 2013 – Skolförvaltningen. Regionstyrelsen är driftsnämnd för utbild-ningsförvaltningen och skolorna. Utifrån dessa mål tar skolförvaltningen fram Verksamhetsplan för Skolförvaltningen 2013. Skolorna har för närvarande inga egna verksamhetsplaner utan följer skolförvaltningens plan. Enligt Verksamhets-plan för skolförvaltningen 2013 kan styrningen av skolverksamheten åskåliggöras enligt följande:
Flerårsperspektiv
Ettårsperspektiv
Uppföljning
Uppföljning
Förvaltningens verksamhetsplan ligger till grund för månadsvis uppföljning av verksamheterna. Det finns ett årshjul som anger när uppföljning, analys och beslut i anslutning till verksamhetsplanens innehåll ska verkställas. Rektorerna och
drifts-Rektor/Driftschef
Verksamhetsplan
Förvaltningen
Verksamhetsplan
Regionstyrelsen
Mål och riktlinjer
Regionfullmäktige
Årlig mål och budget
Regionfullmäktige
Långsiktiga mål och strategier
Skolverket och myndigheter
Programmål, betygskriterier, kursplaner
Riksdag och regering
Statliga styrdokument ex Skollagen
chefen skriver verksamhetsrapporter varje månad. Månadsrapporterna innehåller rubrikerna verksamhet, ekonomi och personal. Rektorernas rapporter tar upp be-dömning av den pedagogiska verksamheten utifrån måluppfyllelse mot verksam-hetsmålen, ekonomi med prognos samt personal. Driftschefens rapport handlar om verksamheten i ett driftsperspektiv. Rektorerna och driftschefen anser att de får återkoppling på dessa rapporter från förvaltningschefen genom de regelbundna mötena. Månadsrapporter ligger till grund för förvaltningens månadsrapporter till regionstyrelsen som är uppbyggd efter samma struktur.
Regionstyrelsens ordförande anser att rapporteringen från förvaltningen ger en tillräcklig bild av verksamhetens ekonomi och verksamhet. Vidare anser ordföran-den att de månadsvisa rapporteringarna skapar en kontinuerlig uppföljning av verksamheten. Utöver de återkommande rapporterna och de årliga besluten för ekonomi och målsättningar förekommer enskilda beslut med direkta uppdrag till förvaltningen som t.ex. utrednings- och utvecklingsuppdrag till följd av utredningen om Naturbruksgymnasiernas förutsättningar.
Skolförvaltningen leds av förvaltningschefen som har en stab bestående av ekono-michef, IT-samordnare, personalstrateg (från regionservice) samt två utvecklare.
Förvaltningschefen har enligt regionstyrelsens ordförande ett tydligt uppdrag att hantera utvecklingen av gymnasieskolorna Stabspersonalen har funktionsansvar med motsvarande funktioner på skolorna t.ex. har en utvecklare ansvar för mil-jöfrågorna och det finns personal på skolorna med ansvar för miljöfrågor. Det finns motsvarande funktionslösningar för t.ex. IT och ekonomi. De funktionsansvariga tjänstemännen kan ge stöd till rektorerna inom sitt specialistområde men även ar-beta direkt med kontaktpersonen på skolorna.
Det finns en ledningsgrupp som består av förvaltningschefen, de fyra rektorerna, driftschefen, ekonomichefen samt en personalstrateg som köps in från regionser-vice. Ledningsgruppen träffas var tredje vecka. Mötet behandlar övergripande frå-gor för samtliga verksamheter inom förvaltningen. Varannan vecka är det gymnasi-emöte med förvaltningschefen, rektorerna för gymnasieskolorna, driftschefen och ekonomichefen. Mötena fokuserar på specifika gymnasiefrågor på kort och lång sikt. Rektorerna och driftschefen anser att de har bra kommunikation med ledning-en och att informationsflödet är tillfredsställande. Förvaltningschefledning-en informerar regelbundet på mötena men även via mail om de politiska beslut och ställningsta-ganden som regionstyrelsen fattar. De politiska besluten når samtliga i staben samt rektorerna och driftschefen.
För utbildningsverksamheten finns ytterligare tre forum som har visst inflytande:
- Regional styrgrupp för gymnasiesamverkan med förtroendevalda represen-tanter för varje kommun som ingår i samverkansavtalet. I avtalet regleras bl.a. de interkommunala ersättningsnivåerna. Regionstyrelsen beslutar om prisnivåerna för sina utbildningsinriktningar men samverkansgruppen har en remissfunktion.
- Samarbetsgrupp för ledande tjänstemän för gymnasieverksamheten i Hall-and, gymnasiesamverkan, där förvaltningschefen i Region Halland är adjun-gerad.
- Regionens referensgrupp för övergripande skolfrågor som med roterande ordförandeskap med förvaltningscheferna från kommunerna i regionen.
Förvaltningschefen i Region Halland är adjungerad och Region Halland är sammankallande.
3.1.1. Slutsatser och bedömning
Vi kan konstatera att det finns ett en tydlig struktur vad gäller styrning och ledning från regionstyrelsen till rektor. Strukturen innehåller kommunikation för mål och riktlinjer samt återrapportering för de samma. Vi kan vidare konstatera att rektor och driftschef inte har några verksamhetsplaner för sina verksamheter. Detta över-ensstämmer inte med den styrning som beskrivs i Verksamhetsplan för skolför-valtningen 2013.
Vi bedömer att system, rutiner och kommunikation för styrning och ledning i samt-liga led från regionstyrelsen till rektor är ändamålsensamt-liga. Det är tydligt i regionens styrdokument vad som gäller i fråga om upprättande av verksamhetsplaner för rek-torer och driftschef. Detta ska efterföljas även på enhetsnivå.
3.2. Ekonomiskt tillfredställande sätt och god ekonomisk hushållning.
I regionens budget för 2013 anges att Naturbruk Halland finansieras med en inter-kommunal ersättning per elev och med verksamhetens löpande intäkter. Verksam-heterna erhåller inte något regionbidrag i budgeten. Den interkommunala ersätt-ningen erhålls enligt en prislista per program som är fastställd av regionstyrelsen.
Från och med 2014 kommer prislistan att vara utformad per inriktning på pro-grammen för att få en mer anpassad ersättningsnivå utifrån inriktningarnas inne-håll och kostnader. Vid beräkning av interkommunal ersättning tillämpas en sär-skild beräkningsmodell fastställd av den politiska styrgruppen för gymnasiesamver-kan i Halland. Styrgruppen utgörs av representanter för kommunerna i regionen.
Budgeten utgår från befintliga elever, förväntade förändringar av befintliga elevers val, demografin i regionen samt förväntad tillströmning av elever och deras inrikt-ningsval. Enligt de intervjuade består budgetunderlagen av flera parametrar med hög osäkerhet vilket försvårar budgetarbetet och möjligheterna att hamna ”rätt”.
Verksamheternas budget ska enligt regionstyrelsens beslut vara i balans vid årets slut. Vid överskridande av budget har regionen tillskjutitet medel i bokslutet.
Skolorna har gemensam budget och hanteras som en enhet. Den interkommunala ersättningen för eleverna bokförs på den skola eleven går på. Det samma gäller in-täkterna från verksamheterna. Det innebär att det är möjligt att följa upp ekonomin per skola. Rektorerna och driftschefen har att anpassa den totala verksamheten utifrån elevantalet och intäkterna.
Skolförvaltningen finansieras av den interkommunala ersättningen och regionens bidrag till folkhögskolorna. Det finns en fördelningsnyckel utifrån hur mycket skol-förvaltningen arbetar med respektive verksamhet.
I månadsrapporterna från våren 2013 framgår av prognosen att naturbruksgymna-sierna inte kommer att ha en budget i balans vid årets slut. I juli var prognosen för 2013 ett underskott med totalt 4,4 miljoner kronor. Avvikelsen anses av förvalt-ningen framför allt bero på långsamma strukturförändringar på grund av mins-kande elevunderlag. Redan i början av året signalerades i månadsuppföljningen att budgeten inte skulle kunna hållas. I budget för 2013 angavs den totala omsättning-en till 130 miljoner varav interkommunalersättning motsvarar 94 miljoner och öv-riga intäkter (interna och externa) 36 miljoner.
Skolorna har de senaste åren kontinuerligt arbetat med att anpassa verksamheterna utifrån det minskande elevunderlaget. Samtidigt står rektorerna inför svårigheterna med att hantera övertalig personal vid organisationsförändringar. Åtgärder för att nå budgetbalans redovisas i skolornas och förvaltningens månadsrapporter. Dessa åtgärder diskuteras även i mötena med naturbruksledningen varannan vecka. Det är enligt förvaltningschefen tydliga direktiv att ta fram åtgärdsplaner när prognosen visar att resultatet kommer att överskrida budgeten. Åtgärdsplanerna ska innehålla tydliga förslag, tidssatta, bedömning av sannolikheten att genomföras, vem som ansvarar för genomförandet samt när det ska följas upp.
Landstingsfullmäktige beslutade i maj månad 2006 att revidera reglerna för re-sultathantering fr o m 2007 då en ny organisation började gälla. Förändringen in-nebar att samtliga nämnders ackumulerade resultat nollställdes vid ingången till 2007 med några undantag. För resultat fr o m 2007 gäller principen att styrel-ser/nämndernas samlade över- och underskott balanseras till nästkommande år i ambitionen att medverka till ett effektivare resursutnyttjande.
Styrelser-nas/nämndernas resultat, efter analys av hur förväntade mål och produktionskrav uppfyllts och därmed sammanhängande eventuell resultatjustering, balanseras till 100 procent och tillförs eget kapital.
I april 2009 reviderades regelverket så att det för balanserade överskott utgår ränta motsvarande genomsnittsräntan för landstingets koncernkonto avseende föregå-ende redovisningsår. För att inte påföra styrelser/nämnder som har ett negativt eget kapital ytterligare merkostnader så debiteras inte kostnadsränta. Samtidigt besluta-des att om negativt eget kapital uppkommer ska detta täckas genom motsvarande överskott i redovisningen helst året efter eller senast tre år efter. Vid en mandatpe-riods slut ska storleken på det egna kapitalet särskilt prövas inför kommande fyra-årsperiod.
Årligen görs beaktanden vid resultatbalanseringen som innebär att vissa specifika verksamheter får justerat resultat till följd av oförutsedda händelser. För övriga för-valtningar balanseras resultaten till 100 procent.
I resultatredovisningen ligger skolverksamheterna som en egen post. Posten
omfat-3.2.1. Slutsatser och bedömning
Vi kan konstatera att regionens gymnasieskolor i grunden bedrivs med interkom-munal ersättning och intäkter från verksamheten. Det innebär att regionen endast tillskjuter resurser om verksamheten gör ett underskott som bedöms ska balanse-ras. Om det inte balanseras fullt ut ska verksamheten hämta hem det inom angiven tid.
Vi kan utifrån intervjuerna konstatera att det finns möjligheter att bedriva de delar av verksamheterna som genererar intäkter på ett effektivare sätt för att öka intäk-terna. Samtliga intervjuade anser att verksamheten är skoljordbruk och det är den pedagogiska verksamheten som ska prioriteras framför effektiviseringar av driften för att öka intäkterna. Vi bedömer att detta är en korrekt tolkning av uppdraget. Det är samtidigt pedagogiskt att visa på effektiva arbetsmetoder och samtidigt klara utbildningsuppdraget.
Vi bedömer att regionstyrelsen bedriver gymnasieverksamheten på ett ekonomiskt tillfredställande sätt och med god ekonomisk hushållning.
3.3. Fullgoda underlag med konsekvensbeskriv-ningar
Det är framför allt förvaltningens stab som arbetar med beslutsunderlagen vid poli-tiska beslut. De intervjuade i staben anser att underlagen anger konsekvenser på kort och lång sikt vad gäller verksamheten och ekonomin. Stabspersonalen har spe-cialistområden och arbetar med beslutsunderlagen utifrån sina kompetenser.
Regionstyrelsens ordförande anser att beslutsunderlagen för ärenden om gymnasie-skolorna är adekvata och presenterar positiva och negativa konsekvenser för eko-nomi och organisation.
Vi har tagit del av beslutsunderlag från regionstyrelsens möten för 2013 och 2012.
Beslutsunderlagen innehåller förslag till beslut, sammanfattningar av ärendet, eventuella förslag till åtgärder samt konsekvensbeskrivningar när så är aktuellt för ekonomi, verksamhet och andra perspektiv. I de ärenden som har mer omfattande underlag förs i vissa ärenden ett resonemang med för- och nackdelar vid beslut.
Vid behov har förvaltningen även tagit hjälp av externa konsulter för att få göra större och mer omfattande utredningar som t.ex. utredningen om Naturbruksgym-nasiernas förutsättningar. Förvaltningen tar även hjälp av andra delar inom region-en i arbetet med beslutsunderlag
3.3.1. Slutsatser och bedömning
Vi kan utifrån intervjuerna, tillhandahållet material och beslutsunderlagen konsta-tera att beslutsunderlagen till regionstyrelsen vad gäller gymnasieskolorna är tyd-liga och välstrukturerade. Vi anser vidare att innehållet är över förväntan vad gäller en förvaltning av regionens skolförvaltnings storlek.
Vi gör därför bedömningen att regionstyrelsens inför beslut om gymnasieskolan har fullgoda underlag som beskriver konsekvenser för ekonomin och verksamheten.
3.4. Rektor har uppdrag, ansvar och befogen-heter
Det finns ansvarsfördelning till rektor genom förvaltningsövergripande dokument i form av uppdragsbeskrivning och delegationsordning. Rektor och driftschef har generella uppdrag i att vara underställd förvaltningschefen. Uppdraget innefattar även befogenheter, bl.a. att fatta beslut inom sitt ledningsområde, genomföra änd-ringar och omprioriteänd-ringar samt fördela ansvar och befogenheter inom eget led-ningsområde. Utöver det generella uppdraget förtydligas även det statliga uppdra-get genom skollagen i förvaltningens dokument.
Rektorerna och driftschefen anser att ansvarsfördelningen och befogenheterna är tydliga i förhållande till förvaltningschefen och regionstyrelsen. Det är även ett tyd-ligt personalansvar mellan rektor och driftschef men det kan i den dagliga verksam-heten anpassas efter situationen.
Arbetsmiljöansvaret är delegerat enligt arbetsmiljöplanen.
3.4.1. Bedömning
Vi bedömer att rektorerna har ett tydligt uppdrag och ansvar som matchas av mot-svarande befogenheter.
3.5. Rektor har tillräckliga kunskaper och till-räckligt stöd
Rektorerna har tidigare arbetat som rektorer på andra skolor under flera år. De har genomgått rektorsutbildningen och en rektor har även genomgått rektorslyftet.
Rektorerna anser sig trygga i det pedagogiska ledarskapet men behöver stöd för att hantera övriga delar så som ekonomi, arbetsmiljö och personalfrågor
Driftschefen ansvarar för bl.a. lokaler, städ, djurhållning och marken. Driftschefen är likställd med rektor och utgör enligt rektorerna ett stort stöd i verksamheten vad gäller detta ansvarsområde. Driftschefen har förutom utbildning och erfarenhet för att klara driftansvaret varit rektor.
Förvaltningens ekonomichef bistår rektorerna vad gäller budget och den ekono-miska uppföljningen. Rektorerna har enskilda möten med ekonomichefen innan månadsrapporterna lämnas för att gå igenom det ekonomiska läget och prognosen.
För bokföring och fakturering finns lokala administratörer på båda skolorna.
Rektorerna har egna personalresurser på skolorna för att hantera personaladmi-nistrationen och rekryteringen. Det finns även en central resurs från regionservice som arbetar 25 % med förvaltningens verksamheter. För svårare personalärenden kan även övriga personalfunktioner inom regionen kontaktas.
Arbetsmiljöarbetet är enligt rektorerna ett omfattande arbete på naturbruksgymna-sierna. Personalens och elevernas arbetsmiljö innehåller moment, situationer och maskiner som följer med de utbildningar som erbjuds på skolorna. Det innebär att
står framför allt av utbildningar i arbetsmiljöarbete och att förankra en systematik i den egna organisationen.
Rektorerna och förvaltningschefen har en gång per år möte med avdelningschefen för regionens avdelning för arbetsmiljö. På mötet analyseras skolornas nuvarande arbetsmiljösituation och vilka utmaningar som har identifierats. Arbetsmiljöplanen 2013 anger den övergripande styrning och anvarsfördelningen för arbetsmiljöarbe-tet. Vidare finns det en aktivitetsplan med åtgärder, slutdatum och uppföljning som ytterligare förtydligar fokus för arbetsmiljöarbetet det aktuella året. Rektorerna och personalen kan även ta hjälp av företagshälsovården inom ramen för regionens av-tal.
3.5.1. Bedömning
Vi bedömer att rektorerna har tillräckliga kunskaper och tillräckligt stöd för att kunna utföra sitt uppdrag.
3.6. Rektors organisering av verksamheten
Personalen på Plönningegymnasiet är organiserad i sex arbetslag; fem arbetslag med lärare och ett arbetslag med annan personal. De fem arbetslagen leds av en samordnare som träffar rektor en gång i veckan i formella former för information och kommunikation till arbetslagen. Det sjätte arbetslaget som omfattar resursper-sonal och elevhälsoteamet leds av rektor. Rektorn har under året infört en stabilare schemaläggning jämfört med tidigare vilket innebär att elever och lärare har en längre framförhållning i planeringen av verksamheten.
Personalen på Munkagård är organiserade i 6 arbetslag efter utbildningsinriktning-arna. Det finns ingen utsedd arbetslagsledare. Det förs protokoll på arbetslagsmö-tena som rektor får kopia av. Rektorn deltar vid behov. Lärarnas och klassernas planerade undervisning ligger till grund för schemat.
När det är möjligt planeras samläsning i de gymnasiegemensamma ämnena för olika inriktningar. Då har eleverna på olika inriktningar undervisning tillsammans i vissa ämnen och yrkesämnena åtskilda. På gymnasiesärskolan läser eleverna även blandat över årskurserna.
Till skolornas utbildningar finns programråd med representanter från näringslivet som fungerar som bollplank för verksamheten men även tar emot praktikanter från utbildningarna.
Skolorna organiserar verksamheten efter de aktuella utbildningarnas omfattning i frågan om antal elever. Det innebär bl.a. att det finns lärare som undervisar på båda skolorna och studie- och yrkesvägledarna arbetar med eleverna på båda skolorna.
Det har även skett en anpassning av både den pedagogiska verksamheten och driftsverksamheten till följd av gymnasiereformen. Förändringen har enligt rektorer och driftschefen skett i harmoni med reformens införande. Under de senaste tre åren har skolorna arbetat med parallella system då reformen först i år är fullt ut genomförd. Samtliga intervjuade anser att skolorna befinner sig en ansträngd situ-ation. Generellt minskar elevkullarna i gymnasieåldrarna samtidigt som intresse för
utbildningarna och inriktningar varierar mellan åren. Detta ställer höga krav på att balansera organisationen och tillgängliga resurser med kvaliteten på verksamheten.
Skollagen tillåter inte undervisning på helgerna och verksamheterna har anpassats efter lagstiftningen. Sedan några år tillbaka bedrivs ingen undervisning på helgerna.
Det innebär att skolorna får hyra in personal för att klara driften under helgerna.
3.6.1. Slutsatser och bedömning
Vi kan konstatera att samtliga intervjuade visar en medvetenhet vad gäller gymna-sieskolornas förutsättningar. Rektorerna är medvetna om sitt ansvar att i organisat-ionen balansera de statliga kraven mot verksamhetens förutsättningar. Det handlar bl.a. om att planera undervisningen för att ta vara på samläsningsmöjligheter men också att ha personal som arbetar på båda skolorna.
Vi bedömer att rektorerna organiserar sin verksamhet utifrån gällande styrdoku-ment, elevernas behov och förutsättningar samt befintliga resurser.
3.7. Rektor säkerställer ett ändamålsenligt sys-tematiskt kvalitetsarbete.
Skolorna har inte fastställt ett systematiskt kvalitetsarbete. Det finns grundläggande tankar och processerna har påbörjats på båda skolorna. Det finns kvalitetsarbete men det är inte systematiskt. I Skolinspektionens tillsyn från 2011 kritiserades bris-terna i det systematiska kvalitetsarbetet. Verksamhebris-terna har sedan 2011 bytt rek-torer och organisationen har delvis förändrats.
3.7.1. Slutsatser och bedömning
Vi kan konstatera att det i dagsläget inte bedrivs något systematiskt kvalitetsarbete fullt ut på skolorna. Vi gör därför bedömningen att rektorerna inte säkerställer ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete. Vi rekommenderar att rektorerna med stöd av förvaltningen utvecklar ett systematiskt kvalitetsarbete som överensstäm-mer skollagens krav och Skolverkets allmänna råd.