Tillgänglig teknik måste användas för att underlätta arbetet med knowledge management, särskilt i ett företag med upp emot 800 anställda spridda mellan södra och norra Sverige.
Grontmij har idag ett intranät som beskrivs som ”dynamiskt” (Mjöbäck, 2009) men skulle kunna tjäna organisationen bättre med avseende på kunskapshanteringen. Det nya verksam-hetssystemet kommer att förändra intranätet i det avseendet till viss del men mer kan göras.
Ett fungerande register över vilka kompetenser som finns inom varje område är en enkel för-sta åtgärd. Om CV-databasen integreras med övriga intranätet där det går att söka på medarbetares kontaktuppgifter ökar tillgängligheten. När det då söks på ett telefonnummer ges även en viss information om personen i fråga och istället för bara ett namn på skärmen ges bilden av faktisk person. Att även ha teknikspecifika avdelningar där information om de personer som arbetar inom olika områden presenteras tillsammans med det område de arbetar inom och exempel på tidigare uppdrag. Detta bygger på att CV är uppdaterade vilket är varje individs ansvar men ytterst en ledarskapsfråga.
Intranätet bör även vara en portal där man kan kontakta andra och utbyta erfarenheter. Gront-mij har genom AskGront-mij ett sådant forum men som skulle kunna utvecklas till något mycket mer än vad det är idag. Genom att användarna ges möjlighet att i förväg markera vilka frågor de kan tänka sig svara på och på så sätt meddelas när något relevant dyker upp ökar chanserna för svar och diskussioner. Att organisera om forumet, dels till utseende men även så att fler kategorier finns möjliga att diskutera inom ökar också sannolikheterna för ett aktivt forum.
Forumet behöver även det ledare eller moderatorer som kan flytta diskussioner till lämplig kategori, rensa bland inaktuella och irrelevanta frågor, etc. Detta fungerar på olika frågeforum på internet och inom andra organisationer och tekniken bakom forum på internet är inte ny.
Därför bör även Grontmij klara av det.
I ett längre perspektiv bör man även överväga någon form av wiki-lösning där det går att samla information om projekt, exempel och referenser, m.m. och använda för dokumenthan-tering och projektplanering. Där kan alla bidra med information och kunskaper och på så sätt blir det forum för användarna av användarna. Bartholomew (2008) exemplifierar med tjänsten TWiki som bygger på öppen källkod och är därmed gratis att använda. Tjänsten går att ut-forma så att den passar in i den egna organisation och den har använts med framgång av flera stora företag så som Yahoo!, Texas Instruments, Motorola, m.fl. (TWiki, 2009).
6 N ÅGONSTANS MELLAN R OM OCH S VALBARD
Grontmij är ett företag som har genomgått en resa som började långt innan Grontmij var ett varumärke på den svenska marknaden. När Ulf Palmblad anställdes som VD påbörjades ar-betet med att börja packa ihop på Svalbard. Hans raka ledarstil har förändrat det som en gång var en samling konsulter på olika kontor som körde sina egna race. Ensamvargarna bildades till en flock som vuxit sig starkare genom åren och nu utmanar en hel bransch. Allting hand-lade om att ha rätt mental inställning, att ha siktet inställt på kaxiga och högt satta mål långt fram i tiden.
Resan att förändra ett helt företag anses nu ha kommit så långt att den vision som tog sikte på 2009 nu anses avklarad och etapp 2 kan inledas. Även om vissa av konsulterna ”redan står vid Roms portar medan andra börjar [sin resa] ifrån Svalbard” (Mjöbäck, 2009). Etapp 1 samlade hela organisationen och fick dem att inse att affärsmässighet är en nödvändighet. Kompetens ingick även som ett nyckelbegrepp och fokus lades på rekrytering av nya kompetenser och intern utbildning. Kompetensutvecklingen pågick men inte i form av någon uttalad knowledge management-strategi. Vissa av de kärnprocesser som hjälpte till under etapp 1 är begrepp som ingår i knowledge management och därför kan man anses ha kommit relativt långt i det arbe-tet.
Inför etapp 2 som sträcker sig fram till Vision 2015 måste nya kärnprocesser identifieras och en av dessa bör vara knowledge management enligt figur 6.1 nedan. Genom sina högt ställda mål och framgångsrika resultat har Grontmij lyckats utmana och skaka om branschen. Men den är inte förändrad och de främsta konkurrenterna kan fortfarande hinna ikapp. Metaforen att Grontmij avseende på kulturförändringen befinner sig någonstans mellan Rom och Sval-bard går att applicera även på branschen. Grontmij ligger långt framme på den resan, kanske till och med i ledning på vissa områden, men Rom är fortfarande långt borta. Med knowledge management kan Grontmij hamna så långt fram att konkurrenterna är tvungna att springa ifatt.
Figur 6.1 Knowledge management som en av kärnprocesserna inför Vision 2015.
Rätt mental inställning har ökat samverkan inom Grontmij och affärsmässigheten ökar sakta men säkert. Nu måste samma inställning användas på kunskapshanteringen. Grontmij kan
KÄRNPROCESSER
endast förändra branschen om företaget ser till att ta tillvara på det de redan kan och öka nyt-tan av det de lär sig. Om man samtidigt gör det tillsammans med den övriga branschen ökar chanserna för att det ska lyckas. Att jämföra sig med och sträva efter att teknikkonsulter ska spela i samma liga som de stora management-konsulterna visar på att ambitionen finns men för att nå dit måste Grontmij ha med sig sina egna medarbetare och branschen i stort. Gront-mij kan initiera en förändring men förändringen måste branschen göra tillsammans, ensam är inte stark.
Branschen beskrivs ofta som konservativ och att projekt bedrivs som de alltid har gjort, vilket är märkligt inom ett affärsområde som alltid har arbetat i projekt. Men många gånger tror jag att det är en självuppfyllande bild som branschen har av sig själva. Bilden av samhällsbygg-nadssektorn som en sektor där arbetet bedrivs som det alltid har gjort har lett till att branschen tror att förändring är svårt och komplicerat. Det finns dock tecken på att insikterna om samar-beten och nytänkande så som knowledge management börjar spira i branschen så som KK-stiftelsens (2008) rapport ”Beställa Bygga Bruka” och Byggherrarnas VD Mats Björfors (Åkerlund, Byggindustrin, 2009:2). Även de främsta konkurrenterna till Grontmij, teknikkon-sultföretagen Sweco och Ramböll, uttrycker att centrala frågor inför framtiden är människor, kompetens, kultur och tillväxt (Hindersson, Byggindustrin, 2009; Dickson, Byggindustrin, 2009:1). Det är visserligen långt från ord till handling men är ett steg på vägen. Om Grontmij inför en tydlig satsning på knowledge management och visar på goda exempel av dess frukter kommer Grontmij att framstå som det goda exemplet. Då kan man tala om att Grontmij har insett att arbetet med knowledge management är totalt Grontmij vilket inte är fallet idag. Idag inser Grontmij att kunskapshantering är smart och antagligen nödvändigt, men det praktiseras inte på ett sätt som maximerar nyttorna. Företaget måste bli bättre på att behålla och utnyttja de resurser som finns och på så sätt bygga upp strukturkapitalet. Knowledge management kan vara det som möjliggör ekvationen där summan blir större än de sammanlagda delarna.