Information/kommunikation

Handling Bevaras/Gallras Anmärkning

Artiklar, egenproducerade Bevaras

Fotosamlingar, bildarkiv, digitala och analoga Bevaras Grafiskt program, grafisk profil Bevaras

Matsedlar och menyer Se anmärkning Alla matsedlar och menyer från vecka 10 och vecka 40 varje år bevaras.

Övriga gallras vid inaktualitet.

Festmenyer från större tillställningar, till exempel 25-årsgåva eller jubileum, bevaras med notering om anledning och datum.

Nyhetsbrev/informationsutskick, cirkulär och informationsbrev på intranätet, egenproducerade

Se anmärkning Nyhetsbrev/informationsutskick, cirkulär och informationsbrev på intranätet, egenproducerade som innehåller unik information som är av direkt betydelse för verksamheten bevaras. Avser ett arkivexemplar av respektive handling.

Informationsutskick och informationsbrev på intranätet,

egenproducerade av tillfällig och ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet.

Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande gällande Region Örebro län

Bevaras

Pressmeddelanden Bevaras

Sociala medier Se anmärkning Se särskild dokumenthanteringsplan för

webbplatser och sociala medier i Region Örebro län.

Handling Bevaras/Gallras Anmärkning

Tidningar, egenproducerade Bevaras Ett arkivexemplar av alla

egenproducerade tidningar bevaras.

Trycksaker, egenproducerade Bevaras Ett arkivexemplar av alla

egenproducerade trycksaker bevaras.

Till exempel affischer, annonser, broschyrer, böcker, informationsskrifter och allmän patientinformation.

Webbplats, extern och intern Se anmärkning Se särskild dokumenthanteringsplan för webbplatser och sociala medier i Region Örebro län.

7. Projekthandlingar

Handling Bevaras/Gallras Anmärkning

Förstudier Bevaras

Korrespondens Bevaras Korrespondens som dokumenterar

avgöranden, överenskommelser med mera av långsiktig betydelse bevaras.

Rutinartad korrespondens kan gallras vid inaktualitet.

Projektavtal Bevaras

Projekthandlingar Bevaras Till exempel idébeskrivningar,

projektdirektiv, projektorganisation, projektplaner, uppföljningsrapporter och slutrapporter.

Protokoll Bevaras Protokoll från styrgrupp samt andra

protokoll som dokumenterar

avgöranden, överenskommelser med mera bevaras.

Minnesanteckningar av tillfällig karaktär kan gallras vid inaktualitet.

Handling Bevaras/Gallras Anmärkning

Uppdragshandlingar Bevaras Till exempel idébeskrivningar,

uppdragsdirektiv och slutrapporter.

Uppföljning av mål Bevaras

Utvärderingar Bevaras Om utvärderingar görs ska de bevaras.

8. IT

Handling Bevaras/Gallras Anmärkning

Accessloggar (säkerhetsloggar) avser det bevis regionen behöver för att säkerställa att missbruk inte skett samt för uppföljning och statistik

Elektroniska spår från internettrafik 3 månader

Larmloggar från säkerhetssystem 6 månader Avser larmlogg för lokaler och byggnader.

Innehåller uppgift om vad som larmat och när.

Loggar för skrivarsystem Vid inaktualitet Loggar över vem som tagit del av

accessloggar från vårdsystem

6 månader Uppgifter som söks fram från den centrala loggdatabasen från vårdsystemen.

Loggar över åtkomst i personal- och ekonomisystem

5 år

Loggar över åtkomst till patientuppgifter 5 år Enligt HSLF-FS 2016:40.

Lokala datorloggar mot användardatabas (AD)

Vid inaktualitet/

se anmärkning

Vid undantag av situationer vid tekniska fel ska informationen sparas minst 3 månader.

Passerloggar från säkerhetssystem 6 månader Avser passerlogg för lokaler och byggnader.

Innehåller uppgift om vem som har passerat och när.

Dokumentation av system och från system som behövs för förståelse av information Information i testmiljö Vid inaktualitet

Källkoder till egenutvecklade system Bevaras/vid inaktualitet

Gallras under förutsättning att källkoderna inte längre behövs för att läsa eller exportera filer med information som efter bevarande- och gallringsutredning bedöms ska bevaras. Får ej gallras då bevarandevärd information endast kan läsas och/eller exporteras med hjälp av källkoder. Informationen kan gallras då

informationen av bevarandevärde i systemet har arkiverats enligt rådande lagstiftning.

Programvara efter

uppdatering/versionshantering eller inför avveckling

Vid inaktualitet/

se anmärkning

Gallras under förutsättning att programvaran inte längre behövs för att läsa filer med information som efter bevarande- och

gallringsutredning bedöms ska bevaras. Får ej gallras då bevarandevärd information endast kan läsas med hjälp av programvaran.

Informationen kan gallras då informationen av bevarandevärde i systemet har arkiverats enligt rådande lagstiftning.

Systemdokumentation för system med bevarandeinformation

Bevaras Användardokumentation vilken är unik för verksamhetens användning av IT-stödet.

Avser dokumentation för förståelse av systemet, hur det använts och dess innehåll.

Systembeskrivningar, handböcker, rutiner för användning av systemet och manualer ska bevaras. Även förkortningar och koder som används i systemet av användaren. Bevaras vid större förändringar av vikt för förståelsen av informationen i systemet.

Observera att lösenord för åtkomst till informationen i system alltid ska bevaras.

Systemdokumentation för system med information av ringa betydelse

Vid inaktualitet För system med information som efter

bevarande- och gallringsutredning bedöms ska gallras.

Teknisk systemdokumentation för system med bevarandeinformation

Vid

inaktualitet/se anmärkning

Exempelvis databaskarta och/eller mer utförliga beskrivningar av fält, såsom gällande storlek, kopplingar och form. Slutlig version bevaras för avställda system och system som planeras att ställas av. När bevarandeinformationen är arkiverad kan informationen gallras vid inaktualitet.

Teknisk systemdokumentation för system med information av ringa betydelse

Vid inaktualitet För system med information som efter

bevarande- och gallringsutredning bedöms ska gallras.

Handlingar avseende behörighet och användare Användarkonto i användardatabas (AD) Bevaras Användarkonton i övriga

databaser/system

Vid inaktualitet

Behörighetstilldelning 5 år efter aktualitet

Avser till exempel historikfiler, formulär och register över behörigheter.

Händelseloggar (System- och transaktionsloggar) avser fel- och åtgärdshantering för upprätthållande av tillgänglighet vid regionens IT-infrastruktur och applikationer

Loggar över systemfel eller

felmeddelande/larm i applikationer (så kallad systemlogg)

6 månader

Loggar över systemfel eller

felmeddelande/larm i IT-infrastrukturen (så kallad systemlogg)

3 månader

Spårningsloggar för analys av fel (varje aktivitet visas i loggen)

3 månader

Övervakningsloggar (intrångsförsök, trafikloggar, virusangrepp etc.)

3 månader

Utväxlingsloggar avser de bevis som regionen behöver för att styrka utförda handlingar och mottagna ärenden/meddelanden

Trafikloggar för e-postmeddelanden 6 månader/se anmärkning

Under förutsättning att de inte föranleder någon åtgärd eller tillför sakuppgift i ett ärende samt under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll, för återsökning eller behövs som

Handling Bevaras/Gallras Anmärkning

underlag ur rättslig synpunkt.

Avser information om vem meddelandet har skickats från/till, tidpunkt och ärendemening.

Observera att själva innehållet/korrespondens av vikt för ärenden bevaras. Här avses inte loggar kopplat till skräppost som aldrig når regionens e-postserver, vilket kan gallras vid inaktualitet.