Dokument:
Reglemente för intern kontroll
Internkontrollplaner inklusive riskanalyser
Uppföljning av 2018 års internkontrollplaner
Nämndprotokoll
Bilaga 2: COSO2-modellen
COSO-modellen är den internationellt mest vedertagna metoden för att utveckla den interna styrningen och kontrollen. Enligt COSO är intern kontroll definierat som en process, utförd av en organisations styrelse, ledning och annan personal, utformad för att ge rimlig försäkran om att målen uppfylls inom följande kategorier:
effektivitet och produktivitet i verksamheten
tillförlitlig finansiell rapportering
efterlevnad av tillämpliga lagar och regler
För att förbättra den interna styrningen och kontrollen har fem centrala komponenter identifierats. För dessa redogörs kortfattat nedan. Hur dessa komponenter förhåller sig till varandra och hur vad som regleras i internkontrollreglementet framgår av figuren.
Kontrollmiljön
Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Det är grunden för alla andra komponenter inom intern kontroll och erbjuder ordning och struktur. Faktorer som innefattas av kontrollmiljön är integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den uppmärksamhet och vägledning som ledningen ger. Verksamhetens målformulering är en del av kontrollmiljön och har betydelse för identifieringen av risker.
Riskvärdering
Varje organisation möter många olika risker av externt och internt ursprung som måste värderas. En förutsättning för riskvärderingen är att etablerade mål finns knutna till olika nivåer som är internt konsistenta. Riskvärderingen är identifieringen och analysen av relevanta risker för att uppnå målen och utgör basen för att bestämma hur riskerna ska hanteras. Eftersom ekonomiska, branschmässiga, regleringsspecifika och verksamhetsmässiga villkor kommer att förändras, behövs mekanismer för att identifiera och hantera de särskilda risker som är
2 The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
förknippade med förändringar. Riskvärderingen bör alltid dokumenteras i syfte att förtydliga systematiken i internkontrollarbetet.
Kontrollaktiviteter
Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att säkerställa att ledningens direktiv genomförs. De bidrar till att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att hantera risker för att organisationens mål inte uppnås. Kontrollaktiviteter äger rum inom hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. De innefattar en rad aktiviteter av olika slag såsom godkännanden, attester, verifikationer, avstämningar, genomgångar av verksamhetens resultat, säkrandet av tillgångarna, samt åtskillnad av tjänsteroller och uppgifter.
Information och kommunikation
Relevant information måste identifieras, fångas, och förmedlas i en sådan form och inom en sådan tidsram att de anställda kan utföra sina uppgifter. Informationssystem genererar rapporter som innehåller verksamhetsmässig och finansiell information och uppgifter om regelefterlevnaden som gör det möjligt att driva och styra verksamheten.
Uppföljning och utvärdering
Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas – en process som bestämmer kvaliteten på systemets resultat över tiden. Det åstadkoms genom löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar, separata utvärderingar eller en kombination av dessa. Löpande övervakningsåtgärder och uppföljningar äger rum under verksamhetens gång.
Det finns synergieffekter och kopplingar mellan de nämnda komponenterna, som formar ett sammanhållet system som reagerar dynamiskt på ändrade förutsättningar. Det interna styr- och kontrollsystemet är sammanhållet med organisationens verksamhet och finns till av grundläggande verksamhetsmässiga skäl. Intern styrning och kontroll blir effektivast om kontrollerna är inbyggda i organisationens infrastruktur och ingår som en väsentlig del av organisationen.
Budgetförslag remiss 2020
Tomelilla kommun har under de senaste åren genomfört flera anpassningsåtgärder för att matcha den kommande nedgången i konjunktur och minskade skatteintäkter och statsbidrag. Vi lägger en balanserad remissbudget, med ett uttalat försiktigt perspektiv. Vi ska på ett klokt sätt förvalta kommuninvånarnas skattepengar.
Den styrande Alliansen ser att långsiktiga effektiviseringsåtgärder har bäst verkan. Där vi under 2020 kommer nå balans i både sammanslagning mellan kultur o fritid samt
samhällsbyggnadsverksamheterna och den administrativa samordningen. Dessa förändringsprojekt, som ofta har genomförandetid på 18-24 månader, kräver både långsiktighet och tålamod – men ger ofta goda och bestående resultat.
Samtidigt konstaterar vi när vi analyserar budgetförutsättningarna för 2020 och de kommande åren att en ökad återhållsamhet och fortsatt effektiviseringsarbete är grunden för att bibehålla en ekonomi med rimliga överskott. Överskotten behövs för att kunna fortsätta investera i att utveckla vår kommun, men också för att skapa trygga kommunala arbetstillfällen.
I budgetramarna som Alliansen lägger för 2020 görs uppräkningar för personalkostnader med 2,75%
samt kostnadsuppräkningar på 0,9%. Både kostnads och löneuppräkningarna läggs i denna budgetremiss ofördelad i central pott med 7,5 mnkr resp 10 mnkr.
Alliansens remissbudget för 2020 ökar jämfört med 2019 överskottet till +13,2 mnkr, vilket är ett budgeterat överskott på ca +1,7 % av skatteintäkter och statsbidrag.
Pensionskostnaderna har de senaste åren ökat och i budgeten ökas avsättningarna med 2 mnkr för detta.
I förslaget budgeteras för att kompensera kapitaltjänstkostnader för ökade investeringsvolymer med +8 mnkr, vilket främst kompenserar Familjenämnden och Samhällsbyggnadsnämnden
Inför den kommande beslutshanteringen infordrar budgetberedningen nämndernas yttrande på följande frågeställningar till ekonomiavdelningen senast 13/9 2019:
Beskriv verksamhetens tre största och viktigaste utmaningar. Redovisa utförd konsekvensanalys för dessa utmaningar och vilka förbättringsarbeten och förändrade arbetssätt, som krävs för att nå uppställda preliminära målen med en budget i balans. Nämnderna ska i underlaget beakta konsekvenserna av den demografiska prognosen och barnperspektivet i relation till konvention/kommande lagstiftning.
Per Martin Svensson(m) Leif Sandberg(c)
Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens arbetsutskotts ordförande
Barn och utbildning, Stöd och omsorg
Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla
Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se
Handläggare:
Pamela Lindqvist
Enhetschef Tomelilla Direkt Direkt 0417-182 06 Mobil 0709-95 82 06 pamela.lindqvist@tomelilla.se
Tomelilla den 3 september 2019 Dnr FN 2019/8
Familjenämnden
Ändring i delegeringsregler för familjenämnden
Förvaltningens förslag till beslut
Familjenämnden beslutar att ändra delegat i punkterna 3.18, 6.19, 6.20 och 6.21 från dödsbohandläggare till kommunvägledare. Ändringen gäller från den 1 oktober 2019
Ärendebeskrivning
Tomelilla kommun håller, bland annat som ett led i kommunens arbete med att stärka servicen till de som bor och vistas i kommunen, på att inför ett kontaktcenter kallat Tomelilla direkt. Tanken är att Tomelilla direkt ska fungera som en väg in och kommer på sikt att utföra ett flertal uppgifter åt kommunens olika verksamheter.
En arbetsuppgift som Individ och familjeverksamheten nu kommer att lämna över till Tomelilla direkt är den handläggning av dödsbo som enligt socialtjänstlagen (SoL), begravningslagen och ärvdabalken (ÄB)
ankommer på kommunens socialnämnd. Delegationsreglerna delegerar idag dessa uppgifter till dödsbohandläggare. Denna tjänstetitel kommer inte att användas i Tomelilla direkt utan personalen där har titeln
kommunvägledare. För att arbetet ska kunna fortgå utan avbrott behöver därför delegaten dödsbohandläggare bytas ut mot kommunvägledare i delegeringsreglerna på följande punkter:
3.18 Beslut om bistånd till begravningskostnader enligt riktlinje - 4 kap 2 § SoL
6.19 Inlämna dödsboanmälan till Skatteverket - 20 kap 8 a § ÄB 6.20 Beslut om att ordna gravsättning - 5 kap 2 § begravningslagen 6.21 Beslut att förvalta dödsbo i avvaktan på boutredningsman - 18 kap
2 § ÄB
Handläggningen av dödsbo övergår till Tomelilla direkt den 1 oktober 2019 och därför föreslås att ändringarna i delegat att gälla från denna dag.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse enhetschef Pamela Lindqvist
Individ och familjeomsorg
Pamela Lindqvist
Enhetschef Tomelilla Direkt Beslutet skickas till:
Tomelilla direkt – enhetschef Pamela Lindqvist Socialchef Viweca Thoresson
KFS – Mary Nilsson
TOMELILLA KOMMUN
Familjenämndens utbildningsutskotts beslut
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum 3 september 2019
Justerandes sign
Fnuu § 46 Dnr FN 2019/32
Utredning om framtida skolorganisation
Familjenämndens utbildningsutskotts beslut
Familjenämndens utbildningsutskott föreslår familjenämnden besluta att uppdraget till förvaltningen om utredningen om framtida skolorganisation omgående ska återupptas sedan den nye skolchefen, Johan Holmqvist, kommit på plats i kommunen.
Ärendebeskrivning
Linda Ekelund (V) lyfter frågan om ärendets fortskridande.
Familjenämnden har gett förvaltningen ett uppdrag att utföra en utredning gällande en eventuell framtida skolorganisation då det under flera år pågått en diskussion kring tätortens trånga och till viss del slitna skolor.
Skolledningen anser att det skulle vara möjligt att omorganisera tätortens skolor från 2 stycken f-6 skolor och 1 stycken 7-9-skola till 2 stycken f-9 skolenheter. Ökad valmöjlighet kan ge mindre flöde från Tomelillas
kommunala skolor till skolor utanför kommunen. Det finns även möjligheter att som skola profilera sig mer.
Familjenämnden beslutade den 24 maj 2019, § 52, att skjuta frågan om framtida skolorganisation på framtiden tills den nye skolchefen är på plats.
Den nye skolchefen, Johan Holmqvist, är nu på plats.
Beslutsunderlag
Yrkande av Linda Ekelund (V) samt diskussion på mötet.
Tidigare behandling
Familjenämnden § 24/2019; Familjenämnden uppdrar åt förvaltningen att utföra en utredning enligt förvaltningens beskrivning samt att presentera denna för familjenämnden i maj 2019.
Familjenämndens utbildningsutskott § 31/2019; Utbildningsutskottet
beslutar uppdra åt biträdande skolchef Ulrika Ahrlin att till nämndens
TOMELILLA KOMMUN
Familjenämndens utbildningsutskotts beslut
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL
Sammanträdesdatum 3 september 2019
Justerandes sign
sammanträde den 24 maj inkomma med en uppdaterad version utifrån de frågor och diskussioner som behandlats i utskottet.
Vidare beslutar utbildningsutskottet rekommendera familjenämnden att fortsätta utreda frågan om framtida skolorganisation men skjuta på beslutet tills nästa skolchef är på plats.
Familjenämnden § 52/2019; Familjenämnden beslutar att fortsätta utreda frågan om framtida skolorganisation men skjuta på beslutet tills den nye skolchefen är på plats.
Förslag till beslut under sammanträdet
Linda Ekelund (V) yrkar att familjenämndens utbildningsutskott föreslår familjenämnden besluta att uppdraget till förvaltningen om utredningen om framtida skolorganisation omgående ska återupptas sedan den nye
skolchefen, Johan Holmqvist kommit på plats i kommunen.
Beslutsgång
På proposition från ordföranden beslutas i enlighet med Linda Ekelunds (V) yrkande.
_________
Beslutet skickas till:
Familjenämnden
Förvaltningsnamn Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla
Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se
Handläggare:
AnsvarigNamn AnsvarigTitel Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil AnsvarigEpost