Efterlevande av gällande regelverk

I tidigare genomförd granskning konstaterades att det i stort fanns tydliga regler och rikt-linjer för hur bisysslor ska hanteras inom landstinget samtidigt som ett mycket stort antal bisysslor inte fanns med i landstingets sammanställning över dessa.

3.2.1.

Iakttagelser

3.2.1.1.

Internt regelverk

På landstingets intranät finns beskrivning om vad som avses med bisyssla för anställda inom landstinget. Här återfinns även länkar till tillämpningsanvisningarna och till blan-ketten för anmälan av bisyssla.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

7av 13

Bisysslor - uppföljande granskning

Av regler och intervjuer framgår att chefer ska fånga upp eventuella bisysslor i samband med de årliga medarbetarsamtalen. "Har du någon bisyssla?" ingår i den landstingsge-mensamma mallen för medarbetarsamtal.

Av tillämpningsanvisningarna så framgår att anställd som innehar ledningsfunktion, ar-betar med upphandling eller egendomsförvaltning ska självmant anmäla eventuell bi-syssla. Likaså har anställd som önskar arbeta som hyrläkare eller i bemanningsföretag och anställd som arbetar i eller genom ägarintresse/styrelseuppdrag är verksam i företag som levererar tjänster eller produkter till NLL anmälningsplikt för bisyssla. Att styra över pati-enter från NLL:s verksamhet till privata företag för behandling eller provtagning får inte heller förekomma.

Av reglerna framgår också tydligt att samtliga beslut om bisysslor alltid ska diarieföras, och att det är ansvarig chef som ansvarar för att beslutet om godkännande eller avslag av bisyssla blir diariefört. Vidare anges att en sammanfattning av uppgifter om bisysslor ska vidarebefordras till divisionschef och att dessa uppgifter ska redovisas till landstingsdirek-tören i januari varje år.

3.2.i.2.

Anmälda bisysslor

I samband med granskningen har vi efterfrågat efter den aktuella sammanställningen över diarieförda bisysslor.

Vi erhöll vid förfrågan en samlad förteckning, "Diarieförda bisysslor år 2010-2014". Do-kumentet är förvisso överskådligt men har brister i att det i vissa fall inte finns

person-nummer, avdelning eller tjänst registrerat på den som anmält bisysslan, bara ett namn.

Vidare så framgår inte alltid i vad bisysslan består eller om den godkänts eller inte.

Av intervju framgår att systemstödet och därmed möjlighet att få samma överblick för-sämrats efter år 2014.

För tiden efter 2014 så har vi erhållit uppgifter som anges vara samtliga diarieförda bi-sysslor under åren 2015 och 2016. Dessa är inte redovisade i en sammanställning utan är en uppsättning kopior av anmälningsblanketter. Vi noterar att det på ett antal diarieförda blanketter saknas tydliga och läsbara skrivningar gällande vad bisysslan avser och även medarbetarens personnummer. Dessutom förekommer att det inte är ifyllt vilken åtgärd ansvarig chef vidtagit med anledning av bisysslan. D.v.s. om bisysslan är godkänd, ej god-känd eller "annan åtgärd".

Antalet diarieförda bisysslor under 2015 uppgår till 15 st och under 2016 till ca 35 st.

Granskningen kan inte visa att landstingsdirektören erhållit någon sammanställning över förekommande bisysslor de senaste åren.

Av intervjuer framkommer att det förekommer att chefer lämnar blanketter till administ-rativ service som bifogar dokumentet till den anställdes personakt. Det framkommer inte om detta även innebär att anmälan diarieförs.

Vid intervju med representanter för Närsjukvården (2017-02-03) meddelar de att det in-kommit ett par anmälningar om bisysslor för 2016 och ledningen har därför ställt en sär-skild fråga till cheferna om det inte är så att det finns fler som inte är inlämnade till

divis-Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

8av13

Bisysslor - uppföljande granskning

ionschefen. Med anledning av denna extra förfrågan har det till och med 2017-03-20 in-kommit 36 anmälningar om bisysslor fördelat på 28 personer.

Vid intervju med Länssjukvårdens representanter (2017-02-10) framkom att det inkom-mit 8-10 anmälningar om bisysslor för 2016.

3.2.I.3. Bolagsverkets uppgifter

Bolagsverket är den myndighet som för register över företag, föreningar mm och dess funktionärer. Vi gjorde en förfrågan hos Bolagsverket om förekomst av anställda i Norr-bottens läns landsting i deras handels-och bolagsregister respektive aktiebolagsregister.

Förfrågan gjordes under december månad 2016. Resultatet av denna förfrågan blev att

904 personer av landstingets anställda fanns registrerade i Bolagsverkets register vid samma tidpunkt.

Exempel på engagemang som förekommer bland de anställda är;

styrelseledamot, suppleant och VD i aktiebolag, bolagsman i handelsbolag,

kommanditdelägare och komplementär i kommanditbolag, innehavare av enskild firma,

styrelseledamot och suppleant i bostadsrättsförening

Antalet träffar i Bolagsverkets register uppdelat på division samt tillsvidareanställda och visstidsanställda framgår av nedanstående tabell.

Enhet Tillsvidareanställda Visstidsanställda Totalt med bisyssla med bisyssla

-

Landstingsgemensamt 36 10 46

SUMMA 796 108 904

De 904 bisysslorna är fördelade på de tillsvidareanställda till 88 % och på de visstidsan-ställda till 12 %.

3.2.I.4. Avstämning mot av NLL anlitade leverantör 2016

Vid avstämning mellan de bolag där landstingsanställda har engagemang enligt bolags-verkets register och de leverantörer som landstinget köpt varor eller tjänster ifrån under

2016 fick vi nedanstående resultat.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

9av13

Bisysslor - uppföljande granskning Som framgår så var det 56 tillsvidareanställda och 6 visstidsanställda som har bisyssla i bolag som under 2016 levererade varor eller tjänster till NLL. Det kan inte sägas vara i ringa omfattning som detta sker då landstinget gjort inköp för 28 090 357 kr under före-gående år från dessa bolag.

3.2.2.

Bedömning

Vår bedömning är att gällande regelverk för anställdas bisysslor inte efterlevs. Bedöm-ningen baseras på att det finns avsevärda skillnader mellan de av landstinget kända bi-sysslorna och träffar i Bolagsverkets register. Detta indikerar att de anställda inte i till-räcklig omfattning anmäler bisysslor vilket i sin tur kan vara ett resultat av bristande in-formation och kontroll från arbetsgivarens sida.

3.3.

3.3.J.

Uppfö(jning och kontroll

Iakttagelser

Vi har i vår granskning inte funnit att landstingsstyrelsen erhållit eller efterfrågat rappor-tering gällande förekomst av bisysslor hos de anställda under år 2016.

Av intervjuer framkommer att landstingsdirektören inte heller erhållit eller efterfrågat förteckningen över anmälda bisysslor vilken, enligt bestämmelserna, årligen ska samman-ställas i januari. Vare sig 2016 eller nu 2017 har detta skett.

Det uppges vid intervjuer att med nuvarande rutin så är det inte möjligt att på en lands-tingsövergripande nivå följa upp hur många anställda som verkligen fått frågan om bi-syssla i samband med sitt medarbetarsamtal.

Utbildning i frågan är viktig och rutinen att informera nya chefer om bestämmelser kring bisysslor ser vi som positivt men de som innehaft chefstjänster under en längre tid får inte samma information. Att efterfråga om eventuella bisysslor förekommer känns logiskt att göra i samband med medarbetarsamtal. Däremot avhålls normalt inte medarbetarsamtal med de som har en visstidsanställning, kortare än ett år.

Av intervjuer framkommer att det förekommer att chefer lämnar blanketter till administ-rativ service som bifogar dokumentet till den anställdes personakt. Det framkommer inte om detta även innebär att anmälan diarieförs.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

10 av 13

Bisysslor - uppföljande granskning

3.3.2. Bedömning

Vår bedömning är att landstingsstyrelsen inte följer upp och kontrollerar området i till-räcklig omfattning. Bedömningen baseras på att regler om årlig förteckning över anmälda bisysslor inte sammanställts under 2016 eller i början av 2017. Det finns heller ingen spårbarhet i styrelsens protokoll som påvisar att de följer upp eller kontrollerar området.

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

11av13

Bisysslor - uppföljande granskning

4. Avslutning

4.1. Bedömningar mot kontrollmål

Kontrollmål

Har styrelsen vidtagit ändamåls-enliga åtgärder utifrån de brister som framkom i den tidigare granskningen på området?

Efterlevs gällande regelverk för anställdas bisysslor?

Följer styrelsen upp och kontrol-lerar området?

Kommentar

Nej.

Bedömningen grundar sig på att 2010 beslu-tade styrelsen ställa ännu tydligare krav på divisionscheferna att följa de regler, rutiner och instruktioner som gäller avseende bisyss-lor och att uppföljningar av att landstingets regelverk om bisysslor efterlevs, skulle göras.

Våren 2011 fick styrelsen återrapportering av landstingsdirektören kring dennes uppföljning men därefter har styrelsen inte i något proto-koll berört frågan kring bisysslor.

Nej.

Bedömningen baseras på att det finns avse-värda skillnader mellan de av landstinget kända bisysslorna och träffar i Bolagsverkets register.

Nej.

Bedömningen baseras på att regler om årlig förteckning över anmälda bisysslor inte sam-manställts under 2016 eller i början av 2017.

Det finns heller ingen spårbarhet i styrelsens protokoll som påvisar att de följer upp eller kontrollerar området.

Revisionell bedömning

Med anledning av den nu genomförda granskningen bedöms styrelsens interna kontroll avseende att styra, följa upp och kontrollera de landstingsanställdas bisysslor somfort-satt otillräcklig.

Rekommendationer

)i> Styrelsen bör säkra upp processen med att hämta in och årligen sammanställa

uppgif-terna över förekommande bisysslor bland de landstingsanställda .

.li> Styrelsen bör tillse att information och utbildning kontinuerligt genomförs för att

sä-kerställa att samtliga chefer och anställda är väl medvetna om det regelverk som gäller rörande inhämtande respektive inlämnande av uppgifter kring eventuella bisysslor.

)i> Styrelsen bör vidare se över rutinerna så att en kontinuerlig uppföljning och kontroll av området sker för att säkerställa att regelverket om bisysslor efterlevs.

Mars2017

Norrbottens läns landsting PwC

12av13

2017-03-22

:i~~(_

Marie Lindblad Uppdragsledare

Certifierad kommunal revisor

Mars 2017

Norrbottens läns landsting PwC

Bisysslor - uppföljande granskning

Per Ståhlberg Projektledare

Certifierad kommunal revisor

13av13