Innehåll

Det material jag har tyder på att de flesta typer av information lämpar sig att distribueras via ett intranät så länge informationen anpassas till mediet. I intervjuerna har jag fått fram att information bör vara relativt kortfattad och strukturerad för att användarna skall kunna tillgodo göra sig den. När man strukturerar informationen bör man sträva efter en så stabil struktur som möjligt som inte påverkas av till exempel organisationsförändringar. Därför bör informationen inte grupperas efter organisationens olika avdelningar. Det är i stället bättre attt utgå ifrån vilken typ av information det är frågan om. Läggs längre artiklar eller dylikt upp kan det vara lämpligt att sammanfatta innehållet längst upp på sidan för att läsaren skall få möjlighet att avgöra om innehållet är av intresse eller ej. Ett undantag som jag har fått fram i intervjuerna är då det är frågan om längre artiklar som inte har någon direkt anknytning till arbetet, dessa lämpar sig bättre att distribueras via en personaltidning. En annan typ av information som är mindre lämplig att lägga ut är företagshemlig information eftersom mediet ännu inte är tillräckligt säkert för att man skall kunna lita på att inte intrång är möjligt. Detta är extra viktigt att tänka på om ett intranät har koppling till Internet.

Resultatet av mitt material tyder på att ett intranät kan användas både för informationsspridning och informationsförsörjning. Om en organisation skall använda ett intranät för informationsspridning sker detta antingen genom att organisationen direktadresserar till de berörda användarna eller att organisationen lägger upp olika användargrupper om fler är berörda av informationen. Vanligen ser en organistion

6. Analys

dock ett intranät som en informationsbank som användarna kan gå till när de vill få tag i viss information. Används ett intranät mer som ett arbetsverkyg, som till exempel i de organisationer som har ärendehantering och andra funktioner kopplade till intranätet, anser jag att det i större utsträckning är viktigare med direktadressering för att sprida information. Det kan vara information i den bemärkelse att det är arbetsuppgifter som skall skickas ut till vissa personer. Detta kan Lotus Notes sköta automatiskt. Ett annat alternativ är att skicka e-post som innehåller en länk till dokument som behövs för att utföra aktuell arbetsuppgift.

När en organisation skall besluta vilken information som skall läggas upp i ett intranät bör projektgruppen främst utgå ifrån den specifika organisationens situation och dess informationsbehov. Med utgångspunkt från intervjusvaren anser jag att det är bäst att starta med allmän information som berör de flesta användarna. I ett initialt skede kan en organisation börja med att lägga ut information som till exempel nyheter, manualer, handböcker, regler och policies, telefon- och adresslistor, etc. Det verkar dock som att det kan vara ett smart drag att inte ta med all information och alla tänkbara funktioner i ett initialt skede utan istället börja med ett begränsat innehåll som man sedan kan utöka allt eftersom det efterfrågas.

En viktig fråga att ta upp i samband med vad ett intranät skall innehålla är hur en organisation förhåller sig till information som inte har någon direkt anknytning till arbetet. Intervjuerna tyder på att det kan vara en god idé att lägga upp denna typ av kringinformation för att locka användare att besöka ett intranät, speciellt i ett initialt skede och om intranätet endast används för att söka information. En organisation kan senare ta bort information som inte har någon direkt anknytning till arbetet. Viss information som till exempel matsedel kan dock vara kvar som en service till användarna.

Vad gäller i vilka arbetssituationer som användarna skall utnyttja intranätet tyder intervjuerna på att organisationerna önskar att intranätet skall användas mer än vad som görs idag. De organisationer som använder sig av Lotus Notes behöver inte bekymra sig för om intranätet används eller ej, eftersom användarna i dessa organisationer mer eller mindre är tvingade att gå in i intranätet för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. De organisationer som har ett webbaserat intranät har större problem med att få användarna att gå in i intranätet. Jag anser att detta till stor del beror på att organisationerna bara använder intranätet som en informationsbank och inte för att utföra några direkt arbetsuppgifter. Ett alternativ kan vara att knyta några fler funktioner till intrantätet. Om användarna måste gå in intranätet för att till exempel beställa material kommer de troligtvis att upptäcka vilken stor användning de har av ett intranät och att det är ett effektivt verktyg för att söka och hitta information. Flera av organisationerna har poängterat att mycket tid går åt till att hitta rätt information. Jag anser att det blir allt viktigare att skaffa sig ett bra sökverktyg allt eftersom ett intranät växer. Om ett intranät har en rimlig storlek kan man följa länkar för att finna rätt information men om ett intranät innehåller stora mängder av dokument krävs ett effektivare verktyg.

När det gäller de traditionella informationskanalerna anser jag att en organisation skall se ett intranät till största delen som ett komplement till dem. Möjligtvis kan till

6. Analys

intranät är ett oslagbart medium för att samla information på ett och samma ställe. Vad gäller till exempel formella och informella möten anser jag att det kan vara svårt att helt ersätta dessa med ett intranät.