5.2.1 Kommunstyrelsen
Intern kontrollarbete har dels pågått inom kommunstyrelsen för att följa antagen plan för intern kontroll för år 2020 och sedan har arbete pågått med att ta fram IK plan för år 2021,
Cheferna inom kommunstyrelsen har träffats vid fyra tillfällen under år 2020 för att arbeta fram en intern kontroll plan för år 2021. Arbete har på gått på varje avdelning för att kartlägga vilka rutiner och processer som finns. Rutinerna och processerna har sedan risk och väsentlighetsbedömts utifrån den gemensamma matrisen. Detta har sedan resulterat i att en ny internkontrollplanför
kommunstyrelsen 2021 har framarbetats och antagits av kommunstyrelsen.
Arbete har pågått med att förbättra avtalstroheten genom att ny avtalskatalog har tagits fram, ramavtalen har lagts upp på intranätet samt information kring upphandling och avtalstrohet hardelgivits cheferna på chefsdagen i september.
Översyn av behörigheter i ekonomisystemet har påbörjats under januari, februari år 2021. Anmälan om vilken behörighet som respektive person ska ha i systemet kommer att uppdateras under år 2021. Det är närmaste chef som är ansvarig för det.
Ett reglemente för representation har framtagits och kommer att överlämnas till kommunstyrelsen för beslut under första halvan av år 2021.
Granskningsområde Metod Resultat Åtgärd
Frånvaroregistrering i Personec
Kontroll av att rutinen följs för kontroll av frånvaro.
Intervju/kontroll hos minst 3 enhetschefer.
Ok Ingen åtgärd
Attestreglementes efterlevnad.
Kontrollera attestlistan.
Inga avvikelser är funna. Däremot finns inget bra underlag för hur beloppsgränser är satta för besluts-attestanterna
Ta fram rutiner för hur beloppsgränserna sätts i affärssystemet.
Gå igenom rutinen för tilldelning av
behörigheter i affärssystemet.
Kunskapsnivå arbetsmiljö, hos cheferna. Certifierade.
Genomgång av samtliga
Ok Ingen åtgärd
Granskningsområde Metod Resultat Åtgärd inte giltiga. Det är vanligt till/ av chefer kring avtalstrohet. Planering att det görs även år 2021 på chefsdagen i maj eller september. av chefer på chefsdag.
Fortsätta uppdatera avslut av behörigheter i personaladministrativa
Granskningsområde Metod Resultat Åtgärd Delegationsordning,
efterlevnad och rätt delegat
Stickprovskontroll Alla kontrollerade delegationsbeslut var fattade av rätt delegat.
5.2.2 Social- och omsorgsnämnden
Intern kontroll är genomförd utifrån den intern kontrollplan som beslutats av social- och omsorgsnämnden.
1. Systematiskt brandskyddsarbete
Samtliga enhetschefer har fått lämna in den brandskyddsdokumentation som finns på enheterna.
Dokumentationen har gåtts igenom och samlats på intranätet för att vara lättillgänglig för berörda.
Två enheter ska komplettera med dokumentation senast 31 december. Enheterna ska jobba vidare med förbättringar av dokumentationen, och hålla rutinerna levande genom att ta upp dem
regelbundet på arbetsplatsträffar.
2. Följsamhet delegationsordning
Granskningen avser i vilken mån beslutsfattaren följer gällande delegationsordning. Granskningen har påvisat behov av justeringar. Det måste framgå av delegationsbesluten vilken funktion som fattat beslutet, inte enbart namn. I två fall var beslut fattade av obehörig delegat. Detta handlar dock om att IFO-chef fattat ett beslut istället för 1:e socialsekreterare och att socialsekreterare fattat beslut istället för biståndshandläggare. Detta innebär ingen juridisk avvikelse. Båda funktionerna har rätt att fatta de aktuella besluten, men delegationsordningen kompletteras med de behöriga funktioner som inte står med idag.
3. Överlämning av ärenden och kontroll, taxe- och avgiftsnämnden
Granskningen avser riktigheten i inskickade underlag och utförd debitering. Granskningen har utförts genom stickprovstagning vid två tillfällen. Vid det första tillfälle påvisades ett par avvikelser som utreddes och åtgärdades. Vid det andra tillfället påvisades inga avvikelser. Dock var personkorten i vissa fall inte uppdaterade på lång tid, vilket kan indikera visst behov av förbättringar. Rutinen ska hållas levande för att säkerställa att debitering sker utifrån underlag som är aktuella.
4. Brandskyddsronder
Granskningen handlar om i vilken mån brandskyddsronder genomförs på arbetsplatserna. En fullständig genomgång har gjorts. Samtliga enheter har genomfört, eller har ett utsatt datum för genomförande av, brandskyddsrond innevarande år. Socialkontoret ingår i kommunhusets brandskyddsrond. Familjecentralen som har sina lokaler på vårdcentralen omfattas av regionens brandskyddsrutiner.
Intern kontroll för 2020 är slutförd. De avvikelser som granskningen påvisat, har antingen åtgärdats eller så finns det en tidplan för när åtgärd ska ske och följas upp. Granskningen har överlämnats till kommunstyrelsen.
Granskningsområde Metod Resultat Åtgärd finns och har lämnats in från samtliga enheter
Ett par av besluten var fattade av obehörig delegat. Samtliga kontrollerade beslut saknade tjänstetitel.
Ersättare till vissa beslut fattades. står rätt delegat, och skriva in ersättare när så behövs.
avvikelser mellan beslut och debitering. Avvikelserna vissa fall inte var
uppdaterade på länge.
Hålla rutinen levande för att säkerställa att taxe- och
Total Samtliga enheter har antingen genomfört eller
5.2.3 Barn- och utbildningsnämnden Beslutade intern kontrollområden för 2020:
Kommunens klagomålshantering - det ska vara lätt att som medborgare vända sig till kommunens egna klagomålssystem. Är klagomålshanteringen svår att nå eller av medborgarna okänd innebär detta att vårdnadshavare vänder sig till andra instanser (Skolinspektionen).
Barnomsorgsavgift – uppföljning reskontra. För att säkerställa att kommunens medborgare inte är skyldiga kommunen pengar på grund av obetalda barnomsorgsavgifter.
Behörighetstilldelning och avslut av behörigheter i personaladministrativa system.
Stickprovskontroller på nyanställda och avslutade anställningar.
Systematiskt brandskyddsarbete. Kontroll av övergripande dokument samt organisation.
Delegationsordning. Delegationsordning, efterlevnad och rätt delegat.
Hantering av personuppgifter. Avstämning så att uppgifter hanteras på rätt sätt.
Åtgärder och resultat:
Rutinen för uppföljning av barnomsorgsavgifterna har skärpts och obetalda avgifter längre tillbaka i tiden har fångats upp för åtgärder. Antalet obetalda, äldre skulder har minskat.
Rutiner och behörigheter för uppföljning av rapporterad frånvaro i Personec har setts över och vid behov åtgärdats. Antalet orapporterade frånvarotillfällen bedöms ha minskat.
Kommunens webbplats har uppdaterats för att tydliggöra rutinen för klagomålshantering och vid behov har personlig kontakt tagits med vårdnadshavare för att ytterligare förankra rutinen. Det är svårt att bedöma huruvida rutinen är bättre förankrad än tidigare.
Systematiskt brandskyddsarbete finns beskrivet på övergripande nivå och beslutats om i nämnd under året.
Delegationsordning, efterlevnad och rätt delegat. Inga avvikelser har uppstått under året.
Hantering av personuppgifter. Avstämning visar att inga avvikelser har uppstått under året.
De intern kontrollområden som barn- och utbildningsnämnden hade under 2020 har utvecklats positivt men alla intern kontrollområden bedömdes ännu inte vara helt tillfredsställande. Utifrån ovanstående resultat är förslag till fortsatta granskningsområden för BUN år 2021:
Kommunens klagomålshantering - det ska vara lätt att som medborgare vända sig till kommunens egna klagomålssystem. Är klagomålshanteringen svår att nå eller av medborgarna okänd innebär detta att vårdnadshavare vänder sig till andra instanser (Skolinspektionen).
Barnomsorgsavgift – uppföljning reskontra. För att säkerställa att kommunens medborgare inte är skyldiga kommunen pengar på grund av obetalda barnomsorgsavgifter.
Avtalstrohet - Säkerställa att vi handlar av korrekta leverantörer och via ramavtal.
Behörighetstilldelning, riktlinjer och rutiner - behörighetstilldelning och avslut av behörigheter i personaladministrativa system.
Systematiskt brandskyddsarbete - kontroll av övergripande dokument samt organisation.
Granskningsområde Metod Resultat Åtgärd
Totalt 25 inkomna klagomål till kommunen. Alla
fordringslistan visar att 2 varsel om avstängning gått ut. Dessa har därefter betalats. Under året har 21 fordringar skickats till
Avstämning per helår: Två stickprov genomförda, de nyrekryterade har fått behörighetstilldelning enligt gängse regler och rutiner.
Fortsatt intern är genomfört under våren och föredragen i nämnd som informationsärende.
Delegationsordning, efterlevnad och rätt delegat
Stickprovskontroll Avstämning per helår: Det har inkommit 69
Stickprovskontroll Avstämning per helår: Inga oegentligheter har visats vid stickprov.
5.2.4 Kulturnämnden
En intern kontrollplan har upprättats och ska avrapporteras 2020-11-30.
De övergripande dokumenten för brandskyddsarbetet har gåtts igenom och reviderats. Liknande rutiner har upprättats för biblioteket och Allaktivitetshuset.
Nämndsekreterare har gjort stickprovskontroller och funnit att delegationsordningen efterföljs och att rätt delegat har beslutat.
Granskningsområde Metod Resultat Åtgärd
Pandemin har ställt till det på de flesta punkterna såsom årsfakturering, det systematiska arbetsmiljöarbetet, livsmedelskontroll och dricksvattenanläggningar.
Efter beslut från de tre kommunerna det både fysisk och psykosocial ett fåtal åtgärder har hunnits med. Informationen behöver delges Askersunds kommun.
Hanns inte riktigt med då antalet fysiska besök skulle hållas nere.
Finns en kontrollskuld för 2020 som flyttas över till 2021.
Som en följd av pandemin har vi skjutit på detta, både beroende på företagarnas
Av sju stickprov följde samtliga
Ej utfört. De diskussioner som var efter sommaren om bildandet av en
samhällsbyggnadsförvaltning som skulle vara lokaliserad i Askersund minskade behovet.