Intern styrning och kontroll

6.3.1 Intern miljö och riskhantering Förordning om intern styrning och kontroll

Boverket ska tillämpa förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll. Processen för intern styrning och kontroll syftar till att

verksamheten genomförs enligt instruktion och regleringsbrev och att den utförs i enlighet med verksamhetskraven i 3 § myndighetsförordningen:

• effektivt

• medlemskap i Europeiska unionen

• med tillförlitlig och rättvisande redovisning

• med god hushållning med statens medel.

Intern miljö

Utvecklingen av processen för intern styrning och kontroll är ett ständigt pågående arbete i syfte att skapa en tillfredsställande intern miljö. Boverkets ledningssystem utgör ett stort stöd i arbetet med den interna styrningen och kontrollen. I systemet är kvalitet, arbetsmiljö,

informationssäkerhet och miljö integrerat. Ledningen följde upp ledningssystemet vid ett tillfälle under året vid en så kallad ledningens genomgång, för att säkerställa att systemet stödjer verksamheten på rätt sätt och för att stämma av processmål och resultat från

verksamhetsrevisioner med mera. Därutöver gjordes genomgångar vid tertialuppföljningar med fokus på risker och avvikelser. Under året lyftes arbetet med prioriteringar av risker i myndighetens processer särskilt. Boverkets dokument- och ärendehanteringssystem Platina ger ytterligare stöd och utveckling för den interna styrningen och kontrollen. Boverkets vision, kultur och arbetsklimat utgör förutsättningar för en god

arbetsmiljö och goda resultat.

Riskhantering

I samband med verksamhetsplaneringen år 2020 genomförde samtliga verksamhetsansvariga chefer riskanalyser, enligt beslutade riktlinjer för arbete med intern styrning och kontroll. Kontrollåtgärder utformades, genomfördes och följdes upp under året. De obligatoriska momenten i processen för intern styrning och kontroll (riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning) dokumentation dokumenterades i planerings- och

uppföljningsverktyget Stratsys.

Avvikelser, incidenter, tillbud och förbättringsförslag hanteras löpande.

Risk- och sårbarhetsanalys enligt krisberedskapsförordningen

För att stärka myndighetens egen och samhällets krisberedskap ska Boverket enligt 8 § förordning (2015:1052) om krisberedskap och bevakningsansvariga myndigheters åtgärder vid höjd beredskap arbeta med risk- och sårbarhetsanalyser. Boverket har lämnat en

sammanfattande redovisning121 _{av resultatet av arbetet till MSB och till}

Regeringskansliet. Redovisningens innehåll baseras på MBS:s

föreskrifter, och innehåller bland annat uppgifter om planerade åtgärder

121 _{Boverket (2020). Boverkets risk- och sårbarhetsanalys.}

https://www.boverket.se/sv/om-boverket/publicerat-av-

både för att stärka Boverkets egen krisberedskap såväl som samhällets krisberedskap.

Uppföljning

Verksamhetsplanering, riskanalys och dess kontrollåtgärder följdes upp regelbundet vid tertialuppföljningar. Ekonomisk uppföljning, prognoser och löpande föredragningar avseende verksamheten sker kontinuerligt.

Information och kommunikation

Nyanställda har under året gått ett introduktionsprogram i syfte att ge medarbetarna goda förutsättningar att fatta välgrundade och korrekta beslut.

Via Boverkets intranät kommuniceras information från ledningen snabbt till samtliga medarbetare. Här finns också Boverkets olika styrdokument tillgängliga, som verksamhetsplan, arbetsordning, policyer, riktlinjer och handböcker. Även planeringsverktyget Stratsys, där riskhanteringsarbetet dokumenteras, nås via intranätet.

Boverket höll informationsmöten, Boverksinfo, digitalt med alla

Boverkets medarbetare ungefär varannan månad. Där gavs övergripande information med möjlighet att ställa frågor. Boverket arrangerade också en dag för alla medarbetare, Boverksdagen, med temat mänskliga rättigheter. Återkommande forum för alla myndighetens chefer och ledare genomfördes varannan månad där syftet är att bearbeta långsiktigt strategiska frågor.

I Boverkets omställningsarbete genomfördes information och kommunikation till samtliga medarbetare i alla delar av processen.

Chefernas bedömning

Inom organisationen bedrevs intern styrning och kontroll av chefer på olika nivåer i enlighet med arbetsordningen. Enhetschefer och

avdelningschefer har för sitt ansvarsområde lämnat ett intygande om att den interna styrningen och kontrollen är betryggande.

Sammantagen bedömning

Den interna styr- och kontrollmiljön utvecklas ständigt men det finns fortfarande områden som bör förbättras. Ledningssystemet och ett löpande förbättringsarbete är värdefullt som verktyg för fortsatt utveckling av processen för intern styrning och kontroll.

6.3.2 Internrevisionens uppdrag och resultat

Internrevisionens uppdrag regleras i internrevisionsförordningen

(2006:1228) och i förordningen med instruktion för Boverket. Uppdraget innebär att objektivt och oberoende granska att myndigheten följer

förordningen om intern styrning och kontroll. Det inkluderar även föreskrifter och allmänna råd från Ekonomistyrningsverket, god

internrevisorssed och god internrevisionssed som beskrivs i The Institute of Internal Auditors (IIA:s) internationella riktlinjer för yrkesmässigt utförande av internrevision (IIA standarder) och IIA:s yrkesetiska kod. Coronapandemin har inneburit mobilt arbete för internrevisionschefen från mitten av mars, dock med ett mindre antal besök på huvudkontoret. Traditionella granskningar har fått stå tillbaka till förmån för

rådgivningsuppdrag av olika slag.

Följande uppdrag genomfördes under år 2020:

• flera rådgivningsuppdrag

• traditionell granskning av myndighetens arbete med riskhantering och intern styrning och kontroll

Granskningen av myndighetens arbete med riskhantering och intern styrning och kontroll har också genererat följande genomförda uppdrag:

• workshop med ledningsgruppen

• samarbete med organisationen för att utveckla arbetsverktyg inom området intern styrning och kontroll

Internrevisionen ska vart femte år granskas av extern part för att säkra kvaliteten på uppdragets genomförande och att ovan nämnda regler och förordningar efterlevs. Senast genomförda kvalitetssäkring gjordes år 2015 och extern konsult upphandlades för genomförande av

kvalitetssäkring för år 2020. Granskningen slutfördes under december 2020.

Redovisat resultat innebär att krav på kompetens, oberoende, objektivitet och konfidentialitet som ställs utifrån IIA:s yrkesetiska kod och

internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision bedöms vara uppfyllda.