Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar genom intervju med finans-ansvarig.
Den 17 januari 2011 fastställde kommunfullmäktige en ny finanspolicy. Varje kommun har sin egen finanspolicy oavsett samarbetet i internbanken. Finanspolicyn syftar till att övergripande beskriva och definiera de finansiella risker som finns i Huddinge kommunkoncern samt beskriva hur dessa risker ska hanteras och rapporteras samt ansvarsfördelningen för arbetet i organisationen. Kommunstyrelsen ansvarar för uppföljningen av finanspolicyns efterlevnad, för finansförvaltningens arbete samt hur detta organiseras i koncernen. Det finns ett kom-plement till finanspolicyn, finansinstruktionen, som beslutas av kommunstyrelsen. Finans-instruktionen tar sin utgångspunkt i finanspolicyn men är mer detaljerad.
Den 1 januari 2011 startades en gemensam internbank för Huddinge-, Botkyrka- och Söder-tälje kommuner. Syftet är att genom samverkan stärka kommunernas möjligheter att utveck-las inom kommunal finansiering och finansiell riskhantering.
Verksamheten är uppbyggd enligt ”bankmodell” med frontoffice, middleoffice och backoffice.
Frontoffice, som består av fyra medarbetare, finns i Södertälje kommun med en representant från Huddinge kommun. Där genomförs affärsavslut, omvärldsanalys och beredning för finanskommitté. Middleoffice har till uppgift att administrera affärer, göra prognoser, ta fram underlag för betalning och bokföring. Middleoffice består av två personer från Södertälje kommun. Backoffice består av kassan i respektive kommun. Backoffice uppgifter består bland annat av likvidavveckling av affärsavslut och inläsning av filer till huvudbok. Det finns en tydlig ansvarfördelning mellan de olika funktionerna där tvåhandsprincipen alltid gäller.
Under 2012 har ”bankmodellen” utvecklats och ett nytt moment i form av riskkontroll ingår.
Inom området riskkontroll, arbetar en person från Södertälje kommun med syftet att ansvara för uppföljning av det finansiella innehavet och utvärdering av att fastställda policys och reg-ler efterlevs. Med start i september 2012 har resultatet av uppföljningen kommuniceras i form av en månatlig rapport. Rapporten kommer att redogöra för huruvida kommunens externa skuld är i linje med framtagen finanspolicy samt innefatta en riskanalys över Huges innehav.
Den månatliga rapporten kommer att presenteras för kommunstyrelsens planerings – och personalutskott (PPU) och Huges VD.
Den totala upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge och Söder-energi uppgick till 8 120 mnkr där 6 875 mnkr avser Huge och 1 258 mnkr SöderSöder-energi.
Under 2012 har internbanken övertagit ytterligare 200 MKR av Huges externa upplåning.
Gällande Söderenergi förekommer det per 31 augusti en tillfällig överskottslikviditet om ca 12,8 mnkr.
Pensionsportföljen
Pensionsmedelsförvaltningen sköts av Söderberg & Partners som månatligen inkommer med en riskkontrollrapport över innehavet. Under 2012 har Huddinge kommun minskat sitt inne-hav av realränteobligationer som Svenska Staten har emitterat med 83,1 mnkr. Detta har genomförts då innehavet har haft en negativ ränta före inflation och inte bedömts generera någon positiv avkastning ur ett långsiktigt perspektiv. Huddinge kommun har istället köpt realränteobligationer om 27,5 mnkr från Nordeas Institutionella Företagsobligationsfond samt 20,4 mnkr som har emitterats från Södertälje kommun vilket bedömdes ha en bättre värde-utveckling. Huddinge kommuns placeringspolicy för långa placeringar reglerar inte köp mel-lan kommunerna inom internbanken, varför vi inte kan uttala oss om lämpligheten i detta.
Rekommendationer:
„ Vi rekommenderar att placeringspolicyn för långa placeringar utvidgas för att även omfatta riktlinjer för transaktioner och köp mellan kommunerna inom internbanken.
10. PA- lön
Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns löneprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade till löneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, lönerevision, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Vi har även översiktligt granskat kommunens rutiner för inrapportering av data till pensionsförvaltaren SPP. Detta innebär att vi har intervjuat personal vid löneadministration samt stickprovsvis granskat registrering av fast lönedata mot anställningsavtal, godkännande av avvikelse-rapporter i personalsystemet Heroma. Vi har stickprovsvis granskat inavvikelse-rapporterade uppgifter till SPP. Under november månad avser vi att genomföra en registeranalys beträffande kommunens lönetransaktioner, vilket innebär att samtliga lönetransaktioner som har ägt rum under januari – november 2012 kommer att omfattas. Registeranalysen beaktar avvikande poster likt höga bruttobelopp, avvikande skatteavdrag och enstaka lönearter. Granskning och uppföljning av registeranalys genomförs i bokslut.
Vår rutingenomgång för löneprocessen har i likhet med tidigare år inte föranlett några väsentliga noteringar. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Noterbart är dock att lönerevisionen omfattar ett betydande antal individer och önskvärt är därför att en form av efterkontroll genomförs i anslutning till genomförd lönerevision.
Rekommendationer:
„ Vi rekommenderar att kommunen tar ett antal stickprov på den första löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå.
Stickproven bör dokumenteras.
10.1. Pensioner
Pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. Både den formella och den informella kontrollen från de anställda och chefer i organisationen brukar vanligtvis vara lägre inom detta område än vad som gäller för andra poster, exempelvis inköp och löner.
Detta beror bland annat på att pensioner är ett komplext område och att kunskapen om pen-sioner generellt sett är förhållandevis låg. Det är därför viktigt att det finns tydliga dokumente-rade kontroller för pensioner som omhändertar riskerna för såväl avsiktliga som oavsiktliga fel.
Huddinge kommun har från och med 1 juli 2011 ett avtal med SPP som innebär att SPP levererar pensionsadministrativa tjänster till kommunen . Kommunen ska tillhandahålla de underlag som erfordras för att en korrekt pensionsskuld ska kunna beräknas. Detta innebär att det ställs stora krav på de uppgifter som kommunen skickar till SPP, att dessa är relevanta och korrekta i förhållande till de pensionsavtal som gäller. Kommunen behöver ha kontroller på plats som säkerställer att uppgifterna endast omfattar anställda och endast de lönearter och belopp som är pensionsgrundande.
Inrapportering till SPP sker en gång per år, i januari året efter intjänandeåret, genom att en pensionsfil skapas från lönesystemet. All pensionsgrundande lön på årsbasis för respektive anställd registreras i filen genom en utsökning i lönesystemet. Uppgifterna utgör grunden för pensionsförvaltarens beräkning av pensionsskulden. Innan filen skickas görs en rimlighets-bedömning av lönesummorna för kommunen som helhet. Stickprov genomförs i samband med inrapportering en gång per år. Det är endast löneadministratörerna som har åtkomst till pensionsfilen. Inga korrigeringar av uppgifter kan göras i pensionsfilen.
Löpande under året, i april, september och november, rapporteras förändringar, det vill säga nyanmälda och avslutade anställningar. Detta görs för att SPP ska kunna skicka ut val-paketet till nyanställda. Uppgifterna används inte för beräkning av pensionsskulden.
Rekommendation finns att följa upp från föregående år.
Rekommendationer:
„ ( 2011) Dokumentera de stickprov som genomförs i samband med årlig inrapportering till pensionsförvaltare.
Status 2012: Genomförd granskning visar att stickproven nu dokumenteras. Rekommen-dationen bedöms därmed vara åtgärdad.