Kan du ge lite bakgrundsinformation om dig själv?
Jag jobbar här sedan 2,5 år tillbaka, har jobbat många år med medicintekniska produkter. Mitt huvudområde här är inte hållbarhetsarbete egentligen utan kvalitetsfrågor. Vi har fem business center som tillverkar och utvecklar: två enheter i Sverige, en i Danmark, en tillverkande i Kina och en i USA, så vi är totalt strax över 500 anställda.
I årsredovisning 2015 stod det att ni ska upprätta en rapport i enlighet med GRI, vem eller vad stod bakom beslutet?
Det är ett nytt EU-direktiv och vi uppfyller de kriterierna för att rapportera icke-finansiella data.
Vi har tidigare jobbat med hållbarhetsarbete också men inte på det rejälare sättet som vi behöver göra. Vi behöver transparens, vi behöver en tydlig process för att få transparens och vi behöver jobba med förbättringar. Vi bestämde oss rätt så snabbt att följa guideline - GRI. Och det kan ställa till problem då den är omfattande, men samtidigt är det en bra struktur. Så det var ett beslut från ledningsgruppen. Vi är en liten grupp på fem personer, med representanter från ledningsgruppen och dansk enhet. CEO är också med i den gruppen och marknads director, alla tre inklusive mig då från Sverige. Vi försöker att involvera väldigt många andra, vi har haft en del fokusgrupper och arbetsgrupper och har. Dels för att förstå hur man jobbar idag, så vi kan säkerställa att vi kan rapportera in data.
Hur jobbar ni?
Projektteamet träffas minst en gång i månaden, vi har jobbat väldigt mycket med att definiera våra fokusområden, definiera väsentlighetsområden och försöka prioritera de tillsammans med intressenter. Till exempel nu jobbar vi med att förbereda frågor och dialog med våra ägare på årsstämman, där vi ska passa på att träffa ett antal ägare och intervjua dem.
Med andra intressenter?
Kunderna är en av de viktigaste externa intressenter, vår viktigaste interna är våra medarbetare och anställda. Det är prioritet ett som vi identifierat utifrån affärsriskanalys, som vi har gjort med jämna mellanrum. Vi har höga krav på kompetens hos våra anställda, då vi jobbar med medicintekniska produkter och det är en relativt komplex tillverkning. Det finns också rätt mycket regelverk gällande hur man ska utveckla produkter och framställa produkter.
Medarbetare är involverade i hållbarhetsarbete. Vi har olika fokusgrupper, men vi också gjort en del undersökningar om vad våra medarbetare tycker är viktigt och vilka frågeställningar vi ska bedriva. Vi vill behålla våra anställda, då det är jobbigt att rekrytera folk, vi lägger mycket tid och resurser på att utbilda människor och vi vill gärna behålla dem. Kunder är också involverade. Vi har under många år jobbat med kundundersökningar, vi gör löpande avstämningar med våra största kunder om hur nöjda de är med kvalité, med relevans och andra aspekter av vår service, men under året har vi bestämt att vi ska ställa mer frågor om mjuka värden. Den informationen vi får fram ska på sikt ingå i hållbarhetsrapporten. Vi har fått in mycket bra information fast vi saknar kontinuitet i den och det är det som vi ska jobba mer med.
Det gäller att bygga upp en löpande process.
Den data som behövs för rapporten, vem samlar in den?
Mycket data finns redan idag i våra inrapporteringssystem, till exempel om vatten och energi och personal som slutar, vi har väldigt mycket icke-finansiell information, så den finns i vårt IT-system. Just nu jobbar vi med att få upp data för 2017. Förra året följde vi inte strikt något ramverk och därför samlade bara den informationen som krävdes av oss som företag tidigare.
Vi har lagt till en del information som ska rapporteras in, vi bygger upp processen så att nödvändig information ska samlas in, men vi är inte hemma ännu. Vi samlar och samlar, och vi bygger, så vi är mitt i processen för att skapa en plattform för framtiden.
Känner ni att ni har allt ni behöver för att framställa en rapport enligt nya lagkravet?
Nej, men vi kommer att ha det till nästa år. Detta år innebär ett stort arbete för att få ihop data.
Vi kände till det kommande lagkravet, men vi förstod inte riktigt vad det innebar och hur vi skulle gå tillväga visste vi inte. Då var det inte bestämt vilka områden som vi skulle prioritera.
Hur kom ni fram till att era relevanta områden är affärsverksamhet, människor och ansvarstagande?
Det är tre fokusområden och under respektive områden så ligger det väsentlighetsområden.
Fokusområden är mer för att samla olika väsentlighetsaspekter, som vi jobbar med…[följer en beskrivning av olika aspekter, som kan hämtas från årsredovisningen för 2016]. Underlaget för det här var en procedur etablerad på företaget under rätt så många år, man gör genomgångar av affärsrisk. Så vi, kan man säga, har en mall för olika riskkällor, så vi utgår ifrån väsentliga risker och kommer fram till väsentliga områden. Så vi gjort en affärsriskanalys och vi gjort interna undersökningar bland personalen, så det är grunden. För personalsdelen så var det respektive enhet som ansvarat för det och genomför det utifrån ett program, som företagsledningen har kommit överens om. När det gäller affärsriskerna så är det jag som stått för paketet. Jag förklarat till respektive business center hur vi ska göra och det är de som gjort de första riskanalyserna.
Sen har vi konsoliderat resultatet och diskuterat det i ledningsgruppen och sen kom vi fram till de väsentliga riskområdena. Så det är riskbaserat alltihopa, utifrån affärsrisk och utifrån anställdas input och utifrån omvärlden.
Hur kopplas fokusområden till lagkravet?
Vi tycker att de kopplas väl, till exempel motverkande av korruption finns med i vårt ansvarsområde.
Kände ni till lagkravet när ni tog fram era väsentliga aspekter?
-Ja, det gjorde vi och dels utgick vi från guidelines GRI. Vi upplevde att inom GRI är den en enkel arbetsprocess att följa, men det är stort. Vi ändå tycker att vi hanterat det på ett rätt bra sätt, vi har haft lite hjälp utifrån med en konsult för att komma rätt.
Vem är det som skriver rapporten och vem som har sista ordet där?
Jag som skriver själva biten i årsredovisningen och det är CEO som har sista ordet. Sen hade vi en korrekturläsare och en koordinator för hela årsredovisningen. Projektgruppen har också diskuterat innehållet. Och det kanske inte är helt optimalt, då det är första gången jag skulle författa en sådan rapport. När det gäller själva innehållet, så i årets rapport har vi som sagt inte följt standarden så vi valt att strukturera på ett sätt, som får folk att läsa detta, men när vi kommer nästa år att följa standarden så kommer vi kanske att ha en granskare. Men man behöver ju inte göra det, så vi få se, det har vi inte bestämt ännu, det är ju alltid en kostnadsfråga också. Men vi under resans gång jobbat med lite experter angående hur vi ska göra. Ju säkrare vi känner oss där desto mindre behov finns det för innehållsgranskningen.
Vilka svårigheter upplevde ni när ni skulle göra en sådan hållbarhetsrapport, förutom att det var så mycket information och att GRI var väldigt omfattande? Var det svårt på något sätt?
Årets rapport har inte varit svårt. Nästa års rapport blir svårt då den ska följa standarden till punkt och pricka. Det kommer att vara betydligt mer omfattande att redovisa.
Har ni redan idag förändrat något i ert arbetssätt?
Ja, absolut. Dels då vi saknat information så satt vi igång processer för att samla in den och, framför allt, har vi formulerat tydliga aktiviteter och mätbara mål. Resultatindikatorerna är dock inte ännu färdigt bestämda, vi jobbar med dem.
Hur ser processen ut där? Har ni färdiga modeller som används?
Nej, det är mycket diskussion och mycket benchmarking - hur gör andra? Vi får stöd från standarden då det finns mycket bra exempel, det finns ju en hel del inom varje väsentlighetsområde och det finns ett antal krav. Vi har inte uppfyllt alla kraven, men man får ta ställning till vilka krav som passar. Och det är väldigt bra stöd, tycker jag. Och när vi väl definierat vilka krav som är relevanta för oss så att det relativt enkelt att formulera hur vi ska mäta och uppfylla kravet. Det är ett fantastiskt stöd, de där GRI standarderna. Men det gäller att hitta det som är viktigt för oss.
Om vi sammanfattar hur ni kommer fram till vad är väsentligt för er: Genom diskussion, ni har möte, ni involverar intressenter - kunder och medarbetare…
Och risk. Riskanalys är A och O skulle jag säga. Riskanalys är botten och sen det är kommunikation: frågeformulär, diskussioner och samling av information från olika intressenter både intern och externt.
Är det något mer ni tänker på i och med det nya lagkravet?
Vi måste ständigt sträva efter att bli bättre. Det räcker inte att bara uppfylla lagkravet utan det gäller att definiera det som vi anser är det viktigaste för oss och bli bättre på det. Vi är vana att jobba med det, för att vi har varit certifierade för ISO sedan 2001 och även för en speciell standard för medicintekniska produkter och i både de standarderna finns det krav på att man ska samla in data, analysera datan och man ska identifiera förbättringar. Med det var en sak, då vi gjorde det internt och nu ska vi göra det externt, vara transparanta mot alla. Det är en utmaning, tycker jag. Det är svårt att förklara på ett bra och tydligt sätt, det blir väldigt offentligt och vi behöver väga varje ord.
Ni är ju börsnoterade?
Ja, precis. Och det är inte det att vi ska dölja något utan det måste finnas en tydlighet, det kan inte vara tvetydligt. När man jobbar intern så har alla grundinformation, men det har ju inte alla externa, och då gäller det att kunna förklara och kommunicera. Så kommunikationen är svårt, det är jättesvårt tycker vi.
I lagen är det tydligt att man ska ange de policies man följer inom olika områden. Har ni redan idag policy ni jobbar med?
Vi har haft en skrivelse som vi kallat för CSR, och det håller vi på att omarbeta om. Vi har definierat ny vision och mission, vi har arbetat om vår värdegrund, vi har samma värdegrund kvar men vi fått förtydliga vad det innebär. Och så jobbar vi med att plocka fram En Code of Conduct. Sedan har vi en hel del policies som vi haft i många år, de skrevs mellan 2010 och 2013. Och vi jobbar med att skriva om en del av dem för att förtydliga dem och göra dem lite mer moderna. Och vi tycker att de passar rätt så bra in, så de blir mer av revitalisering
[återupplivande] av det vi redan har gjort, men det blir ett nytt ramverk som vi kände att vi behövde. Vi jobbat med det i ett tag, sen 2015, och kommer att rulla ut det i augusti för en större grupp inom företaget och sen kommunicera det vidare till varje enskild anställd med hjälp av bland annat arbetsgrupper och workshops, för att göra det förståeligt. I strategiarbetet så har vävt in hållbarhetsarbetet. Hela projektet fick ett eget namn och drivs från huvudkontoret. Det är just vi fem [i hållbarhetsgruppen] som driver det.
Hur ofta träffas ni med enhetschefer?
Vi är fem stycken i det här projektet och vi träffas då var tredje vecka. Men så träffas vi, hela ledningsgruppen, med alla enhetscheferna var sjätte vecka. Alla enheter, även de tillverkande som ligger i utlandet är representerade. I USA är det amerikaner och i Kina har vi en svensk chef.