Intervju med person från stadsbyggnadsförvaltningen Luleå Kommun

Personlig kommunikation med Ann Kalla Sektionschef, lokalteam Söder, stadsbyggnadsförvaltningen, 26 april 2021.

Stadsbyggnadsförvaltningen i Luleå Kommun ser bland annat till att det finns trevliga fastigheter i en grön stad. På den här avdelningen finns kompetens om förvaltning (Luleå kommun, 2021).

På frågan om de arbetar med underhållsplaner svara A. Kalla; Att det arbetar med

underhållsplaner i deras egna fastigheter och med reinvesteringar, åtgärder som inte påverkar hyran. Hon berättar vidare att de arbetar på ett strukturerat sätt, där de går igenom processer och rutiner med fortlöpande uppföljning. Hyresgäster informeras om gränsdragning.

Fastighetsförvaltarna har fått information och utbildning och strävar efter att jobba likartat även om fastigheter skiljer sig åt vad gäller byggnad, ålder och verksamhet. Enligt A. Kalla ska en ny budget läggas för respektive fastighet årligen, fastighetsförvaltarna arbetar med att följa upp underhåll, både ekonomiskt och tekniskt.

På frågan om arbetet med underhållsplaner utförs av dem själva inom organisationen beskriver A. Kalla att det är fastighetsförvaltarna som har budget och som ansvara för skötsel,

felavhjälpande, tillsyn och planerat underhåll. Hon menar att vid underhållsplanering används fastighetsförvaltarnas kunskap och kompetens, de gör egna bedömningar och om de behöver kan de ta hjälp av andra interna resurser som till exempel driftstekniker, driftsamordnare och/eller projektledare. A. Kalla beskriver att det hänt att det krävts extern konsultation och då har det köpts.

Vid underhållsplanering använder de sig stadsbyggnadsförvaltningen i Luleå kommun av flera stödjande system, A. Kalla beskriver vad de heter och vad de används till:

 DeDU – Statistik av felavhjälpning och underhållsåtgärder  Incit Expand – Avtal, ritningar med mera

 Vitec – Energiuppföljning

 Raindance – Ekonomisystem, fakturahantering, budget, prognoser, projektuppföljning. Det program som enligt henne är i fokus är DeDU, i det programmet kan förvaltaren lägga in de behov som uppstått. För att fånga upp behov sker dialoger med verksamhetsansvariga. På frågan om de arbetar med underhållsplaner kontinuerligt och om det finns specifika perioder för det eller om det sker löpande i det dagliga/månatliga arbetet svarar A.Kalla; att det arbetar

25

Elin Öhrvall, Jennie Sköld

Framtagande av förvaltningsmall åt Länsstyrelsen i Norrbottens län Examensarbete

med underhållsplanerna året runt. Hon beskriver vidare att det kan komma in nya behov från deras tekniker, det behovet skriver förvaltaren in i programmet DeDU. Hon menar att det ändå finns mer intensiva perioder där behov ska tas upp och redovisas i stadsbyggnadsnämnden. Fastighetsförvaltarna i våra lokal- och bostadsteam sammanställer underlagen. A. Kalla tar upp som exempel att det som ska ske under 2022 ska vara klart i juni i år för att kunna

sammanställas och redovisas och beslutas under hösten. Upphandling av entreprenörer kan då ske strax efter årsskiftet efter att nämnden godkänt budget.

A.Kalla har delat med sig av hur en gränsdragningslista ser ut hos dem på

stadsbyggnadsförvaltningen i Luleå. Hon förklarar att den här gränsdragningslistan är ett bra hjälpmedel för dem och för deras hyresgäster. Hon beskriver vidare hur deras underhållsplaner ser ut. Allt som finns i fastigheten som tillhör byggnaden eller marken läggs in i

underhållsplanen. Här strävar man efter att den ekonomiska och tekniska livslängden

samstämmer. A. Kalla beskriver vidare att det hänger samman med avskrivningstider ”Det blir dyrt om den tekniska livslängden är kortare än vad som kan förväntas, för alla komponenter har olika avskrivningstider 5 år, 10 år, o.s.v.”. Hon förklarar vidare att det inte görs någon

avskrivning på mark, det görs endast på anläggningar och byggnader. Hon tar upp exempel på lekplatsutrustning där livslängden uppskattas till ungefär 10–15 år. Hon beskriver att

avskrivningarna är en del som avgör hyreskostnader, de tillsammans med övriga driftskostnader, kapitalkostnader samt visst överskott för fortsatta underhållsåtgärder. SKR har fastställt

rekommendationer och dem följer kommunen.

På frågan om hon med sin erfarenhet vill tillägga något i ämnet; förvaltning- drift och

underhållsplanering svara A. Kalla; ”Att förvalta en fastighet är att sköta om den så att minimal värdeminskning sker” Hon beskriver att rätt kompetens, utbildning och erfarenhet är viktig vid anställning av förvaltare, det eftersom den rollen är komplex och underhållsansvar bara är en del av arbetet. Enligt hon är det viktigt att förvaltaren har intresse av att arbeta långsiktigt och systematiskt och som vill arbeta för balans i ekonomin. Hon tror på att viktiga komponenter är förebyggande arbete, kontinuerlig tillsyn och skötsel och vid upptäckta brister snabba åtgärder. Här lyfter hon igen upp vikten av att ha utbildade och kompetenta driftstekniker som arbetar för att hålla nere onödiga driftskostnader.

A. Kalla beskriver även att fastighetsförvaltare bör vara bra på att kommunicera med hyresgäster. Hon tror att den dialogen mellan fastighetsförvaltare och hyresgäst gör att hyresgästen känner sig mer nöjd och det i sin tur bidrar till att hyresgästen blir mer angelägen att sköta om sin bostad eller lokal och snabbt anmäla om brister upptäckts. Hon beskriver att ett sätt att kunna se hur detta förhåller sig är NKI.

A. Kalla beskriver att ett dåligt scenario kan vara skjuta upp underhåll och att en

underhållsskuld skapas. Hon anser att det kortsiktigt kan vara lönsamt eftersom underhåll är dyrt, men hen menar att det på längre sikt kan bli dyrare om man väntat för länge.

26

Elin Öhrvall, Jennie Sköld

Framtagande av förvaltningsmall åt Länsstyrelsen i Norrbottens län Examensarbete

Att vänta med underhåll kan även bidra till att hyresgäster blir missnöjda och inte trivs. I värsta fall kan det även skapa ohälsa att vänta med att underhålla. Hen tar även upp att vitesbelopp kan utfärdas om kommunen inte följer myndighetskrav som kanske i grunden handlar om bristande underhåll.

27

Elin Öhrvall, Jennie Sköld

Framtagande av förvaltningsmall åt Länsstyrelsen i Norrbottens län Examensarbete