Kontaktpersoner för valfrihetssystemet inom vård- och omsorgsförvaltningen, Östersunds kommun är Christina Taraldsson, christina.taraldsson@ostersund.se, telefon 063/ 14 44 71 och Börje Hoflin, borje.hoflin@ostersund.se, telefon 063/ 14 31 21.
2 ADMINISTRATIVA VILLKOR FÖR UPPHANDLINGEN 2.1 Upphandlingsform
För upphandlingen gäller Lag om valfrihetssystem (LOV).
2.2 Förutsättningar för ansökans inlämning
2.2.1 Ansökans form innehåll och språk
Ansökan ska vara skriftligt och avfattat på svenska språket samt vara undertecknat.
Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna upphandling.
2.2.2 Märkning av ansökan och adress
Ansökan om godkännande märks med:
Ansökan om godkännande av portionsmat enligt LOV
Ansökan skickas till:
Östersunds kommun
Vård- och omsorgsförvaltningen, Staben 832 82 Östersund
2.2.3 Frågor
Frågor på underlaget i denna upphandling ställs skriftligt eller via e-post till ansvariga upphandlare christina.taraldsson@ostersund.se eller borje.hoflin@ostersund.se.
2.2.4 Rättelse av fel, förtydliganden och kompletteringar
Uppenbara felskrivningar eller något annat uppenbart fel i ansökan får rättas. Kommunen får även begära att en ansökan förtydligas eller kompletteras.
2.3 Handläggningsprocessen/ godkännande
Ansökan ska göras på kommunens särskilda blankett” Ansökan om godkännande
-portionsmat”. Av ansökan skall det framgå från vilket datum leverantören avser att starta sin verksamhet. Behandling av ansökan sker löpande.
När ansökan kommer in till vård- och omsorgsförvaltningen öppnas försändelsen så snart som möjligt efter mottagandet. Ansökan förs därefter upp i en förteckning. Vård- och
omsorgsnämnden prövar ansökan mot kraven i förfrågningsunderlaget och lämnar skriftlig underrättelse om beslut inom sex veckor. Under semestertider och andra storhelger kan det ta längre tid att behandla en ansökan.
Förhandling enligt MBL föregår vård- och omsorgsnämndens delegats beslut. I samband med besked om godkännande kommer förslag till kontrakt att översändas. Godkännandet blir inte civilrättsligt bindande förrän kontraktet är undertecknat av båda parter. Samtliga sökande som
uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget och som inte uteslutits med stöd av bestämmelserna i 7 kap. 1§ lagen om valfrihet (LOV), ska godkännas av kommunen.
2.4 Överprövning/ begäran om rättelse
Leverantör som inte har godkänts och anser sig felaktigt behandlad har möjlighet att
överklaga beslutet. Överprövning av beslut sker tillförvaltningsrätten i Härnösand. Begäran om rättelse ska ske skriftligen och inom tre veckor efter beslut. Av ansökan måste det framgå vilken ändring som yrkas.
2.5 Ansökans giltighetstid
En leverantör har möjlighet att återta sin ansökan under handläggningstiden.
2.6 Kvalificering av leverantör 2.6.1 Ekonomisk ställning
Leverantören ska vid avtalstecknande vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller
föreningsregistret och ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt innehållen preliminär A- skatt och arbetsgivaravgifter. Leverantörens ekonomiska förmåga bedöms utifrån uppgifter från skattemyndigheten.
Östersunds kommun samarbetar med skattemyndigheten vilket innebär att kommunen under avtalstiden kontrollerar att de leverantörer kommunen har avtal med betalar skatt och avgifter i vederbörlig ordning. Detta gäller även för de underleverantörer som har avtal med
leverantören. Om leverantören eller underleverantör brista i fullgörandet av denna punkt har vård- och omsorgsnämnden rätt att häva avtalet.
En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne
• är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud
• är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande
• är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom
• har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta
• inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller
• i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller
• lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.
Av LOV kap 7, 1§ framgår också de omständigheter under vilka en leverantör ska uteslutas.
2.7 Ansökans innehåll
Genom att lämna ansökan godkänner leverantören vård- och omsorgsnämndens kvalitetskrav och övriga krav för denna upphandling.
• Ansökan om godkännande – portionsmat, bilaga 2
• Leverantörsförsäkran, bilaga 1 ska vara ifylld och undertecknad. OBS! vård- och omsorgsförvaltningen kommer att kontrollera uppgifternas riktighet innan beslut om godkännande fattas.
• Kortfattad beskrivning, av leverantörens verksamhet - bilaga 3 -för att visa vilka dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget
• Referenser – bilaga 4, Leverantören skall ange tre referenser från tidigare liknande uppdrag eller referenser från tidigare arbetsgivare eller liknande. Referenserna får inte vara äldre än två år tillbaka.
3 ALLMÄNNA VILLKOR FÖR KONTRAKTET
3.1 Avtalsparter
Vård- och omsorgsnämnden är beställare för uppdraget och leverantören skall i sin ansökan ange behörig firmatecknare.
3.1.1 Underleverantör
Leverantören får inte anlita annan för att fullgöra del av uppdraget utan vård- och omsorgsnämndens skriftliga medgivande.
3.2 Kontaktpersoner för avtalet
Vård- och omsorgsnämndens och leverantörens kontaktpersoner anges i samband med upprättande av kontrakt. Leverantörens kontaktperson ska delta vid beställarens
uppföljningsträffar fyra gånger per år och i övrigt när ärenden av övergripande art eller av principiell natur uppstår.
3.3 Avtalstid
Avtalet löper under tre år från avtalstecknandet och framåt. Önskar en leverantör förlänga avtalet ska en förenklad ansökan göras senast tre månader innan kontraktets utgång.
3.3.1 Uppsägningstid för kommunen
Kommunen kan säga upp avtalet och uppsägningstiden är sex månader. Om leverantören inte har några uppdrag under en 12 månaders period upphör avtalet automatiskt.
3.3.2 Uppsägningstid för leverantören
Leverantören kan säga upp avtalet och uppsägningstiden är tre månader. Uppsägningen skall vara skriftlig.
3.4 Ändringar och tillägg under avtalstiden
Parterna är införstådda i att verksamheten i avtalet är av sådan art att villkor och
förutsättningar kan förändras under avtalstiden till följd av ny lagstiftning, nya målsättningar antagna av kommunfullmäktige eller vård- och omsorgsnämnden.
3.4.1 Omförhandling av avtalsvillkor
Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden uppstår, som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse.
3.4.2 Överlåtelse av avtal
Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens skriftliga medgivande.
3.5 Tvist
Tvist mellan parter med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas i
samförstånd mellan parterna. Går inte detta ska tvisten lösas av Östersunds tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.
3.6 Avtalshandlingarnas inbördes rangordning 1. Skriftliga ändringar och tillägg till kontrakt
2. Kontrakt
3. Eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag 4. Förfrågningsunderlag med bilagor
5. Komplettering i samband med ansökansvärdering 6. Ansökan
4 KOMMERSIELLA VILLKOR FÖR KONTRAKTET
4.1 Priser (Ersättningssystem)
Leverantören anger pris för respektive maträtt på varje matsedel. Leverantören får betalt för levererad portionsmat en gång per månad, den 25 månaden efter leveransmånad av
Jemttransport AB. Jemttransport debiterar brukarna en gång per månad.
4.2 Leveransvillkor
Leverans av portionsmat skall ske vardagar till kommunens kylrum efter beställning.
4.3 Betalningsvillkor
Leverantören erhåller betalt efter 30 dagar efter erhållen faktura och godkänd leverans av kommunens distributör av portionsmat. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkännes ej.
4.3.1 Dröjsmålsränta
Om Jemttransport AB inte betalar ersättning i rätt tid utgår lagstadgad dröjsmålsränta.
4.3.2 Administrativa avgifter
Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter får inte debiteras.
4.4 Faktureringsvillkor
Fakturering ska ske en gång per månad. Faktura ska upprättas enligt rutin.
4.4.1 Rapportering av utförda uppdrag
En lista skall skickas till Jemttransport AB med antal levererade matportioner och pris per matportion samt total kostnad varje månad. Listan skall vara leverantören tillhanda senast andra vardagen varje månad.
4.4.2 Avgifter från enskilda
Jemttransport debiterar brukaren för beställd portionsmat på uppdrag av vård- och omsorgsnämnden.
4.4.3 Avgifter från enskilda avseende tilläggs tjänster Leverantören debiterar brukaren för eventuella tilläggstjänster.
4.5 Försäkring
Leverantören skall teckna och under kontraktstiden vidmakthålla
ansvarsförsäkring samt andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada. Ansvarsförsäkringens maximala belopp skall vara lägst 10 miljoner kronor.
Leverantören skall styrka att han tecknat ovannämnda försäkringar genom att tillställa kommunen kopia på försäkringsbrev, först i samband med kontraktets undertecknande och därefter vid den årliga uppföljningen. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba personal, hjälptagare, anhöriga och utomstående.
4.5.1 Skadeståndsansvar
Leverantören svarar i förhållande till kommunen för skadestånd, som kommunen på grund av vållande av leverantören eller personal som denne ansvarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man.
4.5.2 Befrielsegrund (Force majeure)
Varje omständighet som part inte kan råda över såsom eldsvåda, krig, mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter avtalsdagen och avtalets fullgörande därigenom förhindras.
Giltig befrielsegrund föreligger inte
• vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal, eller
• vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från leverantör eller därmed jämförliga förhållanden.
5 KRAV PÅ TJÄNSTEN OCH KVALITETSKRAV
I bilaga 5 till förfrågningsunderlaget finns de kvalitetskrav som gäller för
uppdraget. Uppföljningsrutiner och sanktioner beskrivs i bilaga 6. Kvalitetskraven kan komma att ändras under avtalstiden. Leverantören skall vara registrerad som livsmedelsföretag hos kommunen för den verksamhet som leverantören bedriver.
Mer information om registrering av livsmedelsföretag finns på
http://www.ostersund.se/naringsliv/tillstandochtillsyn/livsmedel.4.456b7061190a710 e458000779.html
5.1 Lagar/Förordningar/Föreskrifter
Leverantören ska i det fall han blir antagen ansvara för att följa all relevant lagstiftning, myndigheters föreskrifter och allmänna råd. Leverantören ska följa handbok för säker mat inom vård, skola och omsorg i sitt arbete och den är en branschriktlinje för kök och ha en fungerande egenkontroll. Egenkontroll innebär att verksamhetsutövaren har ett skriftligt program som beskriver hur egenkontrollen går till och vilka moment som kontrolleras. Syftet är att producera livsmedel under säkra former. Egenkontrollprogrammet ska vara riskbaserat.
5.2 Biståndsbeslut
Biståndshandläggaren beslutar om insatser i form av matlegitimation till den enskilde brukaren enligt socialtjänstlagen.
5.3 Beställning
Jemttransport AB/ Matgubben beställer portionsmat från leverantören.
5.4 Kostnader för telefon, fax, med mera
Leverantören ska bekosta och ansvara för att ha en fax och telefon för kommunikation med Jemttransport.
5.5 Kommunvapnet
Leverantör ska använda Östersunds kommunvapen »på uppdrag av« i all skriftlig information från leverantören till brukarna.
http://www.ostersund.se/download/18.3ca3c7c5118565048b280004827/GP-Kommunvapen.pdf
5.6 Lokal beredskapsplan/ katastrof och beredskap
Leverantören skall ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av ledningsplanen, bilaga 10. Det kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar skall leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens ledningsorganisation.
5.7 Miljöpåverkan/Miljökrav
Leverantören ska följa kommunens miljöpolicy i sitt arbete bilaga . Se Östersunds Kommuns hemsida:
http://www.ostersund.se/utvecklingsamhalle/miljoarbetet/miljoledningssystem/miljopolicy.4.
6206f665119bf511be480003416.html
5.8 Lag och kollektivavtal
Företaget får inte vidta åtgärder som kan antas åsidosätta lag eller kollektivavtal för arbetet eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom den bransch som entreprenaden avser.
5.9 Tillträde för kommunens revisorer
Vård- och omsorgsnämnden och kommunens revisorer har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning och utvärdering att uttalade mål, riktlinjer och kvalitetskrav följs och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser.
5.10 Meddelarfrihet
Leverantören ska ansvara för att leverantörens anställda omfattas av meddelarfrihet som kommunens anställda inom motsvarande verksamhetsområden. Det innebär att leverantören ska förbinda sig att, inte efterforska vem som lämnat meddelanden till författare, utgivare, redaktioner, nyhetsbyråer och mediaföretag där syftet är att uppgifterna ska användas för offentliggörande i tryck, skrift eller annan media.
5.11 Kommunens informationsansvar
Kommunen skall lämna saklig information om samtliga leverantörer som kontrakterats enligt valfrihetssystemet. Informationen ska vara saklig, relevant jämförbar, lättförståelig och lättillgänglig.
5.12 Företagens information och marknadsföring
Godkända leverantörer skall presentera sitt företag i en skriftlig broschyr enligt en särskild mall bilaga 3 och det kommer även att publiceras på kommunens hemsida. Leverantören har rätt att marknadsföra sin verksamhet på ett etiskt försvarbart sätt.
5.13 Tillstånd
Leverantören skall ha erforderliga tillstånd och göra de anmälningar som krävs för verksamhetens bedrivande.
6 UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING
6.1 Samråd/samarbete/ samverkan
Uppföljningen är en del i nämndens ledningssystem för kvalitet vilket är under utveckling och därför kan kraven på rapportering kan komma att ändras under avtalsperioden.
Leverantören ska skriftligen rapportera enligt kvalitetskraven i bilaga 5 varje år om inte andra intervall anges. Vidare kommer vård- och omsorgsnämnden att göra löpande uppföljningar av hur avtalsvillkoren inklusive kvalitetskraven följs.
Vård- och omsorgsnämnden har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning och utvärdering av att uttalade mål och riktlinjer följs och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser.
Det system eller den modell för dokumentation, som leverantören använder, ska vara sådant att uppföljning kan ske individuellt för varje brukare och att man kan jämföra
dokumentationen så att kvalitetskraven i förfrågningsunderlaget blir uppfyllda.
6.2 Statistikrapportering
Leverantören ska lämna in de uppgifter som vård- och omsorgsnämnden kan behöva för att fullgöra sin rapporteringsskyldighet till andra myndigheter exempelvis Statistiska
centralbyrån (SCB) och Socialstyrelsen.
7 SANKTIONER, HÄVNING OCH AVTALETS UPPHÖRANDE
7.1 Avtalets upphörande i vissa fall (saknar uppdrag)
Om leverantören inte bedrivit verksamhet på 12 månader upphör avtalet automatiskt.
7.2 Vite, skadestånd och hävning
Vård- och omsorgsnämnden får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner enligt bilaga 6 om leverantören inte fullgör sina åtaganden, trots anmaning därom och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kan utkrävas efter uppföljning enligt bilaga 6 och grundar sig på de kvalitetskrav som ställs i bilaga och övriga krav på leverantören i förfrågningsunderlaget.
Leverantören förbinder sig att omedelbart rätta till iakttagna fel och brister i sin verksamhet enligt bilaga 6. Sker inte rättelse omedelbart, det vill säga inom två (2) veckor från
påpekande, äger kommunen rätt till vite från och med veckan därefter. Vite skall exempelvis utgå om den angivna kvalitetsnivån inte uppnås vid kvalitetsgranskningar enligt bilaga 6 utvärderingsinstrument och sanktioner. Vite skall utgå med vid var tid gällande prisbasbelopp enligt lagen (1962:381) om allmän försäkring per påbörjad vecka som rättelse inte skett.
Kontraktsbrott av väsentlig betydelse och därmed hävningsgrund föreligger också om tillsynsmyndigheten riktat allvarlig kritik mot verksamheten och kritiken inte föranlett erforderlig rättelse.
Beställaren har rätt att häva kontraktet i förtid om leverantören brutit mot i meddelarfriheten angivet efterforskningsförbud.
Beställaren har rätt att utan krav på ersättning häva avtalet om:
• utföraren försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att företaget inte förväntas fullgöra sina åtaganden.
• utföraren inte uppfyller sina förpliktelser vad gäller skatter och allmänna avgifter.
• utföraren inte fullgör sina åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran.