Från verksamhetens data warehouse system tas rapporter fram som behöver bestå av ett förståeligt informationsinnehåll. Detta för att aktörerna ska ha möjligt att förstå den relevanta informationen som kommer ifrån data warehouse systemet och handlingsaspekten bör framgå via den kommunikation som förmedlas via systemet. Dessutom behöver informationsinnehållet hos kommunikationshandlingen vara av hög kvalitet.218 Den
information som kommuniceras via data warehouse systemet behöver presenteras på ett sätt som underlättar förståelsen av det som kommuniceras. Detta innebär att det inom verksamheten kan bli nödvändigt att kompromissa fram ett gemensamt tillvägagångssätt att
212Bask, Jenny, 2007 213Hyltegård, Rasmus, 2007 214Besterfield, D.H, 2004
215Dale, B.G, 2003 och Besterfield, D.H, 2004 och Omanchonu, V & Ross, J.R, 2004 216Hyltegård, Rasmus & Thomas, Morgan, 2007
217Bask, Jenny, 2007 218Eriksson, Owen, 2000
presentera informationen i exempelvis rapporterna.219 Inom verksamheter behöver det därför
framgå vid användandet av de rapporter som tas fram via data warehouse systemet vilka handlingsaspekterna är och att informationsinnehållet är relevant. Dessutom behöver informationsinnehållet hos kommunikationshandlingen hålla en hög kvalitet. Detta för att verksamhetens aktörer behöver utifrån de rapporter som tas fram, från data warehouse systemet, kunna använda beslutsunderlaget för att kunna ta de optimala besluten för verksamheten i den aktuella kontexten. En grundförutsättning är att data warehouse systemet ger aktörerna möjlighet att få fram den relevanta informationen. Dessutom bör det även vara möjligt att via data warehouse systemet kunna få fram rapporter som möjliggör att få reda på vem som skrivit in den relevanta informationen. Detta för att kunna kontakta den aktör som skrivit in informationen för att få mer information. Anledningen till det är att aktörer ofta inte skriver in all information via källsystemen.
Inom verksamheters data warerhouse system behöver aktörerna förstå den kommunikation som sker via systemet. Det behöver även vara möjligt för mottagaren av informationen att kunna kritisera och kontrollera kommunikationshandlingen som sker via exempelvis rapporter från data warehouse systemet med den aktör som skrivit in informationen. Denna aktör behöver ha möjlighet att kunna försvara kommunikationshandlingen. Dessutom behöver det som kommuniceras bestå av hög kvalitet.220 Enligt informanterna är det möjligt att kunna
tillföra data warehouse systemet relevant information och att handlingsaspekten framgår i rapporterna om den nödvändiga informationen tillförs systemet. Dessutom är det möjligt att kunna ta reda på vem som skrivit in den aktuella informationen om den informationen tillförs systemet. Oftast brukar dock information om vem som skrivit in den aktuella informationen via källsystemet inte överföras till data warehouse systemet.221 Det är även väsentligt att den
information som förmedlas baserat på aktörernas uppträdande samt det förtroende de känner mot varandra skapar trovärdighet och pålitlighet hos de inblandade aktörerna. Detta för att aktörerna ska kunna förstå det som kommuniceras via data warehouse systemet och en förutsättning för det är att aktörerna har en gemensam förförståelse.222 En anledning till det är
att verksamheter ofta inte vill övervaka vad en aktör skrivit in och skapa en känsla hos verksamhetens olika aktörer att de är övervakade. Detta visar på att det inom verksamheterna förekommer en organisationskultur som leder till att aktörerna får en känsla av att vara övervakade. Syftet med att kunna kontakta den aktör som skrivit in den aktuella informationen är istället att kunna få reda på mer informationen än det som framgår via data warehouse systemet i form av exempelvis rapporter. Detta leder till att verksamheter i viss mån kan behöva förändra deras organisationskultur för att kunna uppnå effekten av att kunna se vilken aktör som skrivit in vilken information samt väga fördelar mot varandra.
En grundförutsättning för att uppnå en hög kommunikationskvalitet inom verksamheten är att aktörerna har en gemensam förförståelse av det som kommuniceras för att uppnå en gemensam förståelse.223 Enligt en informant förekommer det att verksamhetens aktörer
upplever att de har en gemensam förförståelse angående exempelvis deras affärsregler och upptäcker sedan att de inte har en gemensam förståelse vilket leder det till problem för verksamheten224. Det visar på att det är nödvändigt för verksamheten att utvärdera om det
inom verksamheten finns en gemensam förförståelse och inte endast anta det. En gemensam
219Bask, Jenny, 2007 220Eriksson, Owen, 2000
221Bask, Jenny, Hyltegård, Rasmus & Thomas, Morgan, 2007 222Eriksson, Owen, 2000
223ibid
förförståelse är en grundförutsättning för att aktörerna ska ha en gemensam förståelse av det som kommuniceras.
Det är väsentligt att det som kommuniceras via data warehouse systemet upplevs som trovärdigt hos aktörerna av den mottagna informationen. Dessutom behöver den information som kommuniceras kunna kritiseras, kontrolleras av mottagaren av informationen och försvaras av sändaren av informationen.225 Inom vissa verksamheter förekommer det enligt en
informant att aktörer inte anser att den information som finns i deras data warehouse är trovärdig. En anledning till det är att de inte har varit med själva med att ta fram den information som finns i data warehouse systemet. Detta eftersom dessa aktörer inte har haft någon representant med i styrgruppen eller projektgruppen för data warehouse projektet utan de tar istället fram informationen via något annat tillvägagångssätt.226 Detta visar på att det är
väsentligt att vid data warehouse projekt ha tillgång till representanter inom alla aktuella yrkesområden eller avdelningar som kommer att beröras av data warehouse systemet. Det är även väsenligt vid data warehouse projekt att informera alla aktörer inom verksamheten vad som kommer att förändras i verksamheten baserat på de aktiviteter som utförs i projektgruppen. Informationen som förmedlas bör bestå av en hög kvalitet hos kommunikation och dess handlingsaspekt bör framgå. Ett tillvägagångssätt verksamheter kan använda för att förmedla informationen är att verksamhetens aktörer går en gemensam utbildning om data warehouse systemet227. Detta för att inom verksamheten skapa en
gemensam organisationskultur, förförståelse av det som kommuniceras och lära känna varandra inom organisationen. Detta leder till att verksamheten uppnår en högre kvalitet hos kommunikationen eftersom de har en gemensam förförståelse som underlättar förståelsen hos det som kommuniceras. Dessutom skapas en trovärdighet och empati hos aktörerna angående det som kommuniceras efter att de olika aktörerna lärt känna varandra. Har aktörerna även varit involverade eller informerade om de förändringar som kommer att ske i verksamheten baserat utifrån data warehouse systemet, skapar detta även incitament för en förbättrad trovärdighet hos det som kommuniceras.