3.1. Organisation och anvisningar
Organisationen av det interna kontrollarbetet är densamma som tidigare år, med varje nämnd som ansvarig inom sitt verksamhetsområde och kommunstyrelsen som övergripande ansvarig i kommunen. Den administrativa avdelningen är den sammanhållande parten inom förvaltningsorganisationen, med stöd av Serkon i Vellinge AB. Nämndernas planer och uppföljningar rapporteras till och sammanställs av ekonomidirektören för behandling i kommunstyrelsen.
Trots att den interna kontrollen 2011 visade på en del brister som behövde åtgärdas bedömdes den interna kontrollen i kommunens verksamhet som tillräcklig. I årsredovisningen 2011 påpekades dock att de riskbedömningar som ligger till grund för de interna kontrollplanerna bör genomföras på ett mer systematiskt sätt och att utbildningsinsatser i metodiken för att välja granskningsområden med hjälp av riskanalyser därför borde genomföras under 2012. I den kommunövergripande rapporten för 2012 som vid granskningstillfället ännu inte hanterats av kommunstyrelsen bedöms den interna kontrollen i kommunens verksamhet som tillräcklig.
Kommunfullmäktige beslutade 2012-12-12 om ett nytt reglemente för intern kontroll som trädde ikraft 1 januari 2013. Reglementet har anpassats till den nya organisationen och tilläggen i reglementet poängterar tydligt vikten av en systematisk och väl dokumenterad risk-och väsentlighetsanalys. Vidare finns ett tillägg i form av en ”whistleblower” funktion som innebär att anställda inom Vellinge kommun har en möjlighet att rapportera eventuella oegentligheter som har begåtts av personer inom organisationen, som är väsentliga och kan skada kommunens varumärke. Enligt reglementet ska sådan rapportering ske till kommunens verksamhetscontroller eller till de förtroendevalda revisorerna.
Under 2012 har tjänsten som verksamhetscontroller tillsatts och utbildningsinsatser i internkontroll har tillhandahållits berörda tjänstemän och politiker. Utbildningen tillhandahölls av en extern konsult och fokus uppges ha varit vikten av att ha en väl förankrad och dokumenterad risk – och väsentlighetsanalys.
I det nya reglementet ställs krav på att en systematiskt genomförd och dokumenterad risk-och väsentlighetsanalys ska ligga till grund för respektive internkontrollplan. Eftersom det nya reglementet antogs i december 2012 och utbildningen genomförts först under hösten 2012 uppger ekonomidirektören att dokumentationskravet på nämndernas risk- och väsentlighetsanalyser tidigast kan komma att efterlevas i arbetet med att ta fram 2014 års interna kontrollplaner.
Kommentar: Genom att kommunfullmäktige beslutat om det nya internkontrollreglementet bedömer vi att kommunens kontrollmiljö har förbättrats. Det är också positivt att kommunstyrelsen utvärderar kommunens övergripande system för intern kontroll i enlighet med internkontrollreglementets föreskrifter. Vidare bedömer vi att årets utbildningsinsatser i
kombination med de krav som ställs i det nya reglementet har stärkt förutsättningarna för fortsatt utveckling av kommunens interna kontroll.
3.2. Kommunstyrelsen
3.2.1. Kommunövergripande intern kontrollplan
Kommunstyrelsen fastställer varje år en kommunövergripande plan för intern kontroll. De kommunövergripande kontrollerna genomförs enligt uppgift i regel av Serkon i Vellinge AB.
Kommunstyrelsen beslutade 2012-03-27 om 2012 års interna kontrollplan innehållande följande två kommunövergripande granskningsprojekt; utbildningsinsatser i riskanalys för att kunna göra adekvata riskbedömningar inför arbetet med internkontrollplanerna 2013 samt kvalitetsprojekt inom förskoleverksamheten där resultatet ska relateras till ekonomi, kvalitet och prestationer samt till resultatet i liknande/närliggande kommuner. I planen ingick även följande två granskningsprojekt, specifika för kommunstyrelsens verksamhetsområde;
genomgång av att kommunens externa redovisning sker enligt gällande regelverk samt genomgång av inrapporteringsrutiner till statistiska centralbyrån avseende LSS- statistik.
Uppföljningen innehåller metodbeskrivning och resultatredogörelse för samtliga beslutade och genomförda kontroller och har vid granskningstillfället återrapporterats till kommunstyrelsen. Inför 2013 har valet av kontrollpunkter genomförts av kommunens ledningsgrupp och Serkon Vellinge AB uppges ha har biträtt i processen. I intervjun uppges att arbetssättet har utvecklats till att valda kontroller i allt större utsträckning kopplas till verksamhetens mål.
3.2.2. Intern kontrollplan för plan-, mark-, och exploateringsverksamhet
Kommunstyrelsen beslutade 2012-03-27 om en intern kontrollplan för 2012 innehållande följande två kontroller: kontroll av kvaliteten i rutinerna för handläggning av planärenden samt kvalitetskontroll av avtal inom balansräkningsenheten Mark och Exploatering. Vi noterar att den interna kontrollplanen 2012 innehåller kontroller som faller under miljö- och byggnämndens ansvarsområde men att det tydligt framgår vilka kontroller som ska avrapporteras till kommunstyrelsen respektive miljö- och byggnämnden. I planen framgår även tydligt vem som ansvarar för att kontrollerna genomförs samt att nämndssekreteraren ansvarar för att initiera granskningen samt begära in redovisning och sammanställa denna till berörd nämnd. Av granskningen framgår att samtliga kontroller har genomförts och dokumenterats. Dock har återrapportering till kommunstyrelsen inte ännu skett vid granskningstillfället.
Kommentarer: Metod och resultat för respektive kontroll i den kommunövergripande interna kontrollplanen finns tydligt dokumenterat vilket möjliggör för kommunstyrelsen att bedöma den interna kontrollen. Eftersom ingen av nämnderna tidigare grundat sitt interna kontrollarbete på dokumenterade risk- och väsentlighetsanalyser samt att behovet av utbildning i intern kontroll konstaterats av både kommunfullmäktige och kommunens revisorer är det mycket positivt att utbildningsinsats genomförts. Vi noterar att det finns angett en konsekvens- och sannolikhetsbedömning för de utvalda kontrollområdena i den interna kontrollplanen 2013.
3.3. Utbildningsnämnden
I den interna kontrollplanen 2012 ingår följande fem kontrollpunkter: uppföljning av verksamhetens arbete med den pedagogiska planen, uppföljning av elevhälsans tillgänglighet och kvalitet, uppföljning av drogförebyggande samtal som ska erbjudas
samtliga elever i årskurs 6, uppföljning av verksamhetens arbete med värdegrundfrågor, uppföljning av handlingsplan för grundläggande IKT- kunskaper.1
Under 2012 har fyra av fem kontroller genomförts. Återrapporteringen av kontrollen gällande IKT blev återremitterad från utbildningsnämndens arbetsutskott och uppföljningen ska hanteras på nytt av nämnden vid deras möte mars. Den interna kontrollplanen för 2013 beslutades av utbildningsnämnden 2012-11-19. Vi noterar att det i planen anges riskeffekter för varje utvald kontroll, dock finns ingen dokumenterad konsekvens- och sannolikhetsbedömning.
För de genomförda kontrollerna finns dokumenterade redogörelser för kontrollmetod och resultat. Då valda kontroller är av en beskrivande och informationsinhämtande karaktär identifieras inga konkreta avvikelser och således presenteras inga föranledda åtgärder.
Beträffande kontrollen av elevhälsan som inte genomförts under 2012 har utbildningsnämndens arbetsutskott föreslagit till utbildningsnämnden att besluta att uppdra åt utbildningsavdelningen att verkställa kontrollen 2013.
Kommentar: Vi kan konstatera att nämndens dokumentation är omfattande och systematisk, vilket ger god grund för att använda den som underlag i verksamhetsutvecklingen. Därtill noterar vi att nämndens interna kontroll är inriktad på kärnprocesser. Samtliga kontroller har inte genomförts under 2012 och vi bedömer att det finns utvecklingspotential när det gäller att bedöma den information som framkommer i kontrollen och ange huruvida resultatet föranleder några åtgärder/insatser.
3.4. Omsorgsnämnden
Omsorgsnämnden beslutade 2011-11-16 om intern kontrollplane för 2012 innehållande fyra kontroller inom området vård och omsorg och tre kontroller inom området individ och familj.
Kontrollerna var enligt följande: kontroll av att det finns en tydlig beställning från beställare/biståndshandläggare till leverantören, att det finns genomförandeplaner som upprättats i samråd med biståndstagaren utifrån beviljat bistånd, kontroll av att genomförandeplanen fungerar som uppföljningsunderlag för beställare/biståndshandläggare, att dokumentationen av händelser av betydelse följer gällande lagstiftning enligt SoL, att journalanteckningar förs löpande och skrivskyddas i enlighet med lagstiftning, kontroll av att färdiga utredningar är skrivskyddade/låsta i enlighet med lagstiftning samt kontroll av att förhandsbedömningar i barn- och ungdomsärenden görs skyndsamt.
Under 2012 har omsorgsnämnden i enlighet med tidigare beslut fått en lägesrapportering avseende den interna kontrollen. Samtliga kontroller har genomförts och i avrapporteringen framgår metod och resultat för kontrollen samt vilka åtgärder kontrollen föranlett.
I arbetet med att ta fram intern kontrollplan för 2013 deltog enligt uppgift avdelningschef, enhetschef, utvecklingssekreterare från avdelningen individuellt myndighetsutövning samt motsvarande kompetenser från avdelningen vård och omsorg. Ordförande för omsorgsnämnden deltog enligt uppgift även i arbetet och fokus uppgett ha varit att välja kontroller med koppling till målen i styrkortet. I planen anges en konsekvens- och sannolikhetsbedömning för respektive kontroll.
Kommentar: Vi kan konstatera att nämndens dokumentation av den interna kontrollen är omfattande och systematisk, vilket ger god grund för att använda den som underlag i verksamhetsutvecklingen. Därtill noterar vi att nämndens IK-arbete är inriktat på kärnprocesser samt att det i den interna kontrollplanen för 2013 finns angett en konsekvens-och sannolikhetsbedömning för de utvalda kontrollområdena.
1 IKT står för informations - och kommunikationsteknik
3.5. Nämnden för gemensam medborgarservice
Nämnden för gemensam service beslutade 2012-04-24 om en intern kontrollplane för 2012 innehållande följande tre kontroller: kontroll av att gällande säkerhetsrutiner och regelverk följs inom fritidsverksamheten, uppföljning av vilka rutiner som finns för inköp av konst inom kulturområdet samt genomgång av och eventuellt framtagande av rutiner för garanti -/besiktningar och garantitider. Därtill anges i planen att verksamheten och ekonomin löpande följs upp och redovisas till nämnden och kommunstyrelsen i tertialuppföljning, delårsrapport och bokslut. Förslaget till intern kontrollplane 2012 har enligt uppgift tagits fram av verksamhetschefer i samråd med enhetschefer, Serkon i Vellinge AB samt nämndens ordförande.
Samtliga kontroller har genomförts och resultatet av kontrollerna har dokumenterats och redovisats för nämnden.
Enligt uppgift har processen för att ta fram den interna kontrollplanen för 2013 utvecklats till att i allt större utsträckning utgå från verksamhetens huvud – och delprocesser samt riskområden. Respektive verksamhetschef fick i uppdrag att konkretisera formuleringar samt göra en risk och väsentlighetsbedömning. Därefter har avdelningschef tillsammans med respektive verksamhetschef analyserat och diskuterat de framtagna områdena och därefter sammanställt en gemensam internkontrollplan innehållande en konsekvens- och sannolikhetsbedömning för de utvalda kontrollområdena.
Kommentar: Kontrollmetod och resultat har dokumenterats och rapporterats skriftligen till nämnden, vilket är en förbättring sedan tidigare år. Vi kan konstatera att dokumentationen är omfattande och systematisk, vilket ger god grund för att använda den som underlag i verksamhetsutvecklingen. Dessutom noterar vi att det finns angett en konsekvens- och sannolikhetsbedömning för de utvalda kontrollområdena i den interna kontrollplanen för 2013.
3.6. Miljö- och byggnadsnämnden
Den interna kontrollplanen 2012, beslutad 2012-02-02, innehåller 9 kontrollpunkter, varav följande sju finns under miljö- och byggnämndens ansvarsområde: kontroll av kvaliteten i rutinerna för bygglovsärenden, kontroll av att debitering av bygglovs- och planavgifter sker enligt taxa, handläggningstider för bygglov, kontroll av uppföljningen av beslut enligt livsmedelslagen, kontroll av beslutskvaliteten enligt miljöbalken, handläggningstider för bostadsanpassningsärenden samt handläggningstid för nybyggnadskartor. Övriga två kontroller faller under kommunstyrelsens ansvar och hanteras således i stycke 3.2.2.
I den interna kontrollplanen specificeras kontrollmetod och vem som är ansvarig för kontrollen. Kontrollernas resultat rapporteras enligt fastställd mall, vilken undertecknas av kontrollansvarig och avdelningschef. Förslag på åtgärder till följd av påfunna brister lämnas. I uppföljningen av den interna kontrollen 2012 anges att inga väsentliga risker identifierats inom ramen för det interna kontrollarbetet men att vissa rutiner kommer att uppdaterats.
Kontrollmomenten i nämndens interna kontrollplan 2013 är med undantag för ett moment 2013 de samma som kontrollerna 2010, 2011 och 2012. En konsekvens och sannolikhetsbedömning framgår i den interna kontrollplanen för 2013.
Kommentar: Dokumentationen av den interna kontrollen är omfattande och systematiskt och i den interna kontrollplanen för 2013 finns det för varje kontroll en konsekvens- och sannolikhetsbedömning. Vi noterar att nämnden i 2010, 2011 och 2012 års uppföljning rapporterar att inga väsentliga risker identifierats. Det interna kontrollarbetet bör syfta till att minska verksamhetens risker och eftersom samma kontroller genomförts under ett antal år utan att uppvisa några väsentliga risker/avvikelser är det enligt vår bedömning av vikt att
nämnden riktar in arbetet på verksamhetsområden där risken bedöms som högre relativt andra områden.