Nedan anges de krav som ställs på den leverantör som skall leverera de efterfrågade städtjänsterna. Den efterfrågade dokumentationen skall där så angivits omfatta både anbudsgivande leverantör samt eventuella underleverantörer.
4.1. Lagenliga krav
Anbudsgivare och eventuella underleverantörer skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Företaget eller person som företräder företaget får inte vara dömd för brott i yrkesutövningen eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.
Bolaget bör inte heller ha betalningsanmärkningar. KB kommer att inhämta uppgifter från Upplysningscentralen (UC) eller likvärdig källa för att säkerställa denna information.
Anbudsgivare skall till ansökan bifoga följande handlingar både för anbudsgivande företag och eventuella underleverantörer:
• Kopia på ett registreringsbevis för företaget utfärdat av behörig officiell myndighet (för svenska företag från Bolagsverket).
• Begäran om upplysningar - Offentlig uppgifter, SKV 4820, avseende anbudsgivaren och eventuella underleverantörer. Blanketten skall bifogas ansökan och vara ifylld av Skatteverket. Intyget får vara högst tre månader gammalt.
Eftersom blanketten enbart är tillämpbar i Sverige skall utländsk anbudsgivare bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denne fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar.
Blanketten kan laddas ned från Skatteverkets webbsida:
www.skatteverket.se.
• Intyg/sanningsförsäkran från behörig firmatecknare, förlaga bifogas detta förfrågningsunderlag.
4.2. Erfarenhet av städverksamhet
Den juridiska person som lämnar ansökan skall ha bedrivit städverksamhet i minst två avslutade räkenskapsår.
Ansökan skall innehålla
• Bekräftelse på att ställda krav uppfylls.
4.3. Krav på leverantörens resursbas
KB anser det väsentligt att anbudssökanden har en tillräcklig omsättning i förhållande till ett långsiktigt åtagande gentemot KB. Leverantören av de löpande städtjänsterna skall under de två senaste räkenskapsåren ha uppnått en årlig omsättning för den del av verksamheten som avser städning som är mer än 3 gånger så stort som detta anbud.
Ansökan skall innehålla:
• Bekräftelse på att ställda krav uppfylls, samt
• uppgift om hur stor årsomsättningen avseende städtjänster varit under de senaste två åren (uppgifterna redovisas i SEK)
4.4. Ekonomisk stabilitet
Leverantören och eventuella underleverantörer skall ha en stabil
ekonomisk bas och skall redovisa nyckeltal där likviditeten uppgår till mer än 1,0 och där soliditeten är högre än 25 procent.
Beräkningsgrund är de nyckeltal som redovisades vid utgången av det senast avslutade verksamhetsåret.
I det fall lägre nyckeltal redovisas skall anbudsgivare ändå anses
uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet.
Leverantören skall redovisa företagets arbetskraftskostnad, företagets personalpolicy, vad avser rekrytering, utbildning, kompetensutveckling och hälso- och friskvårdssatsningar.
Anbudsgivare skall i ansökan lämna följande uppgifter avseende det egna företaget och eventuella underleverantörer:
• Bifoga en kopia av den senast fastställda årsredovisningen inklusive den undertecknade revisionsberättelsen,
• bekräfta att ovan ställda nyckeltalskrav uppfylls eller - om så inte är fallet - lämna den efterfrågade förklaringen till detta,
• antal anställda per den 31 mars 2009,
• företagets arbetskraftskostnad, samt
• företagets personalpolicy.
4.5. Personalkostnader i förhållande till omsättning
KB anser det vara väsentligt att anbudsansökande är seriösa företag, d.v.s. betalar skatter och sociala avgifter för sina anställda.
Sveriges auktoriserade Serviceentreprenörer (SSEF) avser att personalkostnaden per anställd är en väsentlig faktor för en sådan bedömning och att denna kostnadsandel bör ligga på minst 65 - 75 % av omsättningen.
4.6. Städarbetsledare
Leverantören skall ha särskilt avdelad personal med adekvat utbildning och erfarenhet att svara för arbetsledningen. Utsedd person skall inneha minst två års erfarenhet som ansvarig städarbetsledare för
kontorsstädning utförd hos extern kund.
Anbudsgivare skall i ansökan:
• bekräfta att ställda krav uppfylls,
• lämna en redovisning av den/de personer som anbudsgivaren avser att använda som städarbetsledare. Personalen skall redovisas genom meritförteckning innehållande namn, personnummer, anställningstid, utbildning, tidigare yrkeserfarenhet, samt
• lämna en redovisning av ett likvärdigt uppdrag som utförts eller påbörjats efter den 1 januari 2006 som städarbetsledaren ansvarat för under minst ett år. Redovisningen skall innehålla information enligt bifogad mall (se bilaga 1). Redovisningen skall bekräftas genom underskrift av den externa kunden.
Observera att KB även kommer att ha ett möte med offererad städarbetsledare som ett led i anbudsutvärderingen.
4.7. Kontaktperson
Om städarbetsledaren inte kommer att delta i den dagliga/löpande städningen på KB i Humlegården skall en särskilt angiven
kontaktperson bland städpersonalen där finnas. Se krav enligt 4.7 nedan och krav i kommande förfrågningsunderlag.
4.8. Personal
Leverantören skall ha personal med adekvat utbildning och erfarenhet att utföra städuppgifter som förekommer i kontorsmiljö. Samtliga personer som kan vara aktuella för uppdraget skall muntligt och skriftligt
behärska svenska i sådan omfattning att personen kan tillgodogöra sig den information, exempelvis anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation och produktbeskrivningar, som ingår som en del i städarbetet och i kommunikationen med städledaren.
Notera att redovisningen skall omfatta personal för alla tjänster, d.v.s.
även för årsstädning om dessa arbetsuppgifter är avsedda att utföras av andra än de som utför den ordinarie städningen.
Observera att de av ansökanden/anbudsgivaren redovisade personerna skall stå till KB:s förfogande i det fall avtal sluts med Leverantören.
Utbyte av i ansökan redovisad person kan endast ske enligt de villkor som avtalet, avsnitt 7, anger.
Anbudsgivare skall i ansökan:
• Bekräfta att ställda krav uppfylls, samt
När avtalet är skrivet, och innan arbetet påbörjats, skall leverantören redovisa vilka personer som valts ut för att utföra arbetet. Personerna skall redovisas genom en förteckning med namn, personnummer,
anställningstid och arbetsuppgift. Detta krav ställs på grund av de höga säkerhetskrav som KB måste tillämpa på såväl egna anställda som anställda hos externa entreprenörer. KB kommer inte att acceptera utbyte av städpersonal utan uttryckligt medgivande till detta. Ansökan skall ske skriftligen. Se Avtalsvillkor beträffande ytterligare
information om övriga krav på personalen.
4.9. Metod för kvalitetssäkring
Leverantören skall tillämpa en vedertagen och dokumenterad
kvalitetssäkringsmetod som säkerställer att överenskommen omfattning
och kvalitet uppnås. Leverantören skall för att möjliggöra detta ha sådana hjälpmedel eller rutiner att kvalitetsnivån skriftligt kan definieras.
Ansökan skall innehålla:
• Redovisning av hur leverantören avser kvalitetssäkra städningen
• en beskrivning av de rutiner som anbudsgivaren tillämpar (omfattning och inriktning), samt
• ett exempel på uppdrag där kvalitetsrutiner tillämpats.
4.10. Förstärkningsresurser
Leverantören skall kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens/resurser får inte vara avhängigt av enskilda individer.
Ansökan skall innehålla:
• bekräftelse på att ställda krav uppfylls samt
• en beskrivning över hur detta krav tillgodoses.
4.11. Referensuppdrag
Leverantör av daglig/löpande städning skall ha utfört minst två uppdrag med städytor av motsvarande omfattning och karaktär. Uppdragen skall avse extern kund och vara utförda efter den 1 januari 2006 och avse uppdrag som utförts under minst ett år. Ett av uppdragen kan vara detsamma som lämnats av städledaren, om detta uppdrag har utförts hos anbudsgivande företag.
Ansökan skall innehålla:
• Bekräftelse på att kravet uppfylls, samt
• en kortfattad beskrivning av avtalsåtagandena, försedda med underskrift av den aktuella kunden.