Kritiska moment

Det här temat inkluderar tidpunkter under informationsflödet som kan vara allvarliga eller ge allvarliga konsekvenser. Det här temat delas direkt in i olika underteman.

4.2.2.1 Skapa ”egna” hjälpmedel

Som nämnt inom tema Nycklar så finns det olika hjälpmedel som personalen kan använda för att förmedla och spara information. Något som däremot, indirekt, kan ses som ett potentiellt kritiskt moment är när personalen börjar tillämpa och skapa sina egna hjälpmedel.

En del deltagare menar att de måste anteckna information på sidan om befintliga system/medel som plasthandskar eller armen, för att komma ihåg informationen

(Deltagare 4, rad 113) Jamen något som jag kan sakna när vi pratar digitalisering är det här med ordinationer dom har vi ju i datorn men läkemedelsrummet ligger ju inte vid datorn vilket betyder att jag måste skriva ner ordinationen på papper eller ha det i mitt huvud gå till läkemedelsrummet ta fram det jag ska ta och sen ska jag även gå till

patienterna och injicera det här utan att ha en läkemedelslista och som det är nu så

springer jag fram och tillbaka mellan läkemedelsrummet datorn och patienten

(Deltagare 8, rad 22) nu skriver man ju i handen eller på armen för att man ska skriva upp det där sen

(Deltagare 7, rad 123) Aa det får vi ju göra, om vi inte skriver på en handske eller en lapp eller på akutjournalen som vi inte ska

använda, då måste jag komma ihåg

(Deltagare 14) jag noterar på handsken så får man ta med den tillbaks sen

Diskussion

Att anteckna information på papperslappar, plasthandskar, armen eller liknande är ett återkommande fenomen. Många menar att det är en lösning att ta till när mycket information ska minnas samtidigt. Det här är egentligen inget direkt problem men det kan leda till problematiska konsekvenser ifall de “egna” anteckningslapparna försvinner eller ifall information endast blir tillgänglig för en liten del av personalen. Att skriva anteckningar på armen känns dessutom besvärligt, både ur personalens men också ett mänskligt perspektiv.

Det här är förmodligen ett fenomen som blir allt vanligare i samband med att allt fler system digitaliseras på akutmottagningarna eftersom lappar och andra hjälpmedel i pappersformat försvinner men samtidigt ett fenomen som måste tas i beaktning. Det här kan direkt kopplas till det Bakke m.fl. (2015) poängterar: “Mängden digitalt lagrad information växer

exponentiellt med ungefär en fördubbling vartannat år. Konkret innebär det att mängden beslutsgrundande information växer snabbt medan mänsklig kognitionsförmåga inte utvecklas nämnvärt. Utan aktiva stödfunktioner kommer gapet mellan vilken kunskap vi faktiskt baserar vården på och vad vi skulle kunnat basera den på, att öka” (s.4). Att personalen utvecklar egna hjälpmedel för att kunna minnas olika typer av information är relevant ur det här perspektivet (med tanke på mängden information som flödar) och är ett faktum som bör inkluderas i vidare digitaliseringsarbete.

4.2.2.2 Brist i kommunikation- och informationsflödet

Liksom att bra kommunikation/informationsflöde kan ses som en relativt vedertagen nyckel kan brist i kommunikation/informationsflöde ses som ett vedertaget kritiskt moment. Självklart är det mycket som spelar in när information/kommunikationsflödet inte fungerar som det ska och nedan belyses olika exempel

Röriga/ofullständiga överrapporteringar är en faktor som kan påverka kommunikation-och informationsflödet negativt

(Deltagare 2, rad 61) Amen jag tror nog

fortfarande att det är det med mycket personal i dagpasset, vi har överrapporteringen på

expeditionerna som inte är lugna, det är övervakning, telefoner som ringer, någon som sitter och dikterar plus att det är mycket patienter som ska gås igenom. Fokus utifrån hur det ska vara och hur det ska fungera. Det är lätt att när man står där och ska få

rapport om tio patienter att man gör det där eller tänker på annat och så är man inte i stunden här

(Deltagare 4, rad 37) Den situationen kan vara jättebra förutsatt att det är mindre antal patienter men det jag kan uppleva att när det är många patienter så kan överrapporteringen bli väldigt rörig och det är inte säkert att den som lämnar rapporterna får fram allt till den som tar emot rapporten.

(Deltagare 9, rad 33) Och samma då när vi

samlat in information under dagen … det är ganska lätt att det ändå blir fel har man märkt under åren man tycker att man har varit tydlig i kommunikationen men så blir det inte riktigt som man…. Aa jag har märkt att det är svårt att få fram på ett tydligt sätt hur man kan gå vidare och så

Att information missas eller inte kommer med vid ambulansrapportering eller överrapportering är ytterligare en faktor som kan påverka flödet negativt

(Deltagare 1, rad 52) När det kommer en

patient med ambulans till exempel, så blir det inte alltid all information från ambulansen. Det är inte så att ambulansen har missat det men patienten kanske kommer med mer

information till oss sen som inte ambulansen har fått

(Deltagare 3, rad 55) Sen finns det tillfällen när det inte ställs frågor, att det glöms bort

(Deltagare 4, rad 69) Det är olika från

situation till situation det kan ju hända att man missar information om det är akutläge för då kan det hända att man fokuserar mer på patienten och framförallt inte lyssnar på ambulanspersonalen för att patienten är dålig då så där kan det också gå fel då för att dom kanske berättar någon information som jag i det läget inte hör för att jag har fullt upp att få patienten att andas

(Deltagare 9, rad 31)För ambulanspersonalen sitter ofta på information som vi kanske inte kan hämta in sen, dom har sett patienten i sitt hem, patienten kanske inte kan yttra sig, de sitter på information som vi inte har chans att komma ihåg när de har gått så det tänker jag är en viktig informationsbit

Att information förmedlas både muntligt och skriftligt samt att akutmottagningarna befinner sig i en sorts övergångsperiod mellan digitalt och icke-digitalt är en tredje faktor som kan påverka informationsflödet

(Deltagare 2, rad 44) då ska vi ha som rutin att vi ska gå in och läsa journalen, och då kan dom ha glömt att säga något men skriver i text och den personalen som har patienten går inte in och läser/…/ och det kan vara så illa att dom väljer att skriva ner och tänker att vi alltid läser

(Deltagare 2, rad 79) för ena stunden står jag här med datorn, andra med pappret, det blir lite förvirrande

(Deltagare 3, rad 81) sen finns det en fasdel att en del doktorer säger en muntlig

ordination så kan du ge något vätskedrivande till den där patienten så frågar jag hur

mycket vill du att jag ger, fyrtio milligram, okej aa fyller du i datorn sen, jaa säger doktorn så glömmer han det sen

Dubbeldokumentation är en fjärde faktor som skapar ett ineffektivt informationsflöde

(Deltagare 6, rad 34) men det är lite

övergångsperiod nu så ibland finns det på båda ställena ibland på ena stället men det ska landa i att vara samlat i journalsystemet och det tror jag är bra när folk får pli på att göra så också sen så är det ju så att allt gradvis ska in i journalsystemet.

(Deltagare 8, rad 16) Jaa eftersom vi

fortfarande har pappersjournal är det viktigt att man skriver och dokumenterar det man gör, jag dubbeldokumenterar en hel del nu för jag försöker använda vår enhetsöversikt och skriva in på dom sökorden där på aktivitet, tillsyn, å skriva på dom raderna med så att jag får in det där, så jag tycker det är viktigt att få in det där med, i och med jag jobbar med det jag gör 80% så ser jag ju hur mycket det

brister, och det är jättesvårt att reda ut vad som har hänt

(Deltagare 13) om man har halvt digitaliserat och halvt på papper så kan många saker missas

(Deltagare 15) nu när vi går mellan papper och digitalisering så blir det ganska mycket

dubbeldokumentation

Att information missas mellan yrkeskategorier/ inom team är ytterligare en faktor som bidrar till ett ineffektivt informationsflöde

(Deltagare 3, rad 104) Jo jag har funderat på en sak rent allmänt, vet inte riktigt vad det kan bero på men att viktig information missas mellan yrkeskategorierna

(Deltagare 3, rad 106) Samtidigt per min hemmaenhet så är vi duktiga på att ha en

avstämning så att alla vet lika mycket men jag har märkt kanske någon gång för mycket att doktorn intervjuar patienten om vad som har hänt och dom kanske blir fokuserade på att ”vad ska jag göra nu” istället för att delge informationen, och då kanske det missas

information som är viktig för de andra i teamet

(Deltagare 9, rad 45) Men dels kan det så att.. den största mängden information måste rapporteras från läkare till läkare för det handlar om hela patienten och sköterskorna och undersköterskorna mer specifikt det här är ordinerat det här måste vi ge, och läkarna tar den största informationsmängden och ett

problem är helt enkelt att läkaren glömmer någonting och det andra är att den andra

läkaren feltolkar informationen delvis kanske för att det är så mycket information som

(Deltagare 14) är det mycket så kan det vara att alla kör på i sitt eget race… och vi

försöker ju köra avstämningar men det kan vara svårt om det är mycket patienter

Utspridd och otillgänglig information är ytterligare en faktor som påverkar informationsflödet

(Deltagare 9, rad 53) Ja alltså i princip all information finns nånstans men den finns inte samlad på nåt sätt, det är i så fall på den som har fått rapporten, bakgrunden går att hitta nånstans, beställd undersökning på ett annat ställe och läkaren som rapporterar gör också ett diktat med allt som har gjort och man kan ju lyssna på det diktatet om man vill

deltagare 12: Det är väldigt mycket jag inte använder är det (i comsic)

Diskussion

Med tanke på att arbetet på akutmottagningarna är intensivt, komplext och dynamiskt är det oundvikligt att helt eliminera missförstånd och informationsbortfall. Som tidigare nämnt är det vedertaget att brister i kommunikations- och informationsflödet kan leda till kritiska moment. De kritiska konsekvenser som kan uppkomma inom det här temat inkluderar missförstånd och bortfall i kommunikation-och informationsflödet som i sin tur kan leda till att viktig information om patienter missas eller förvrängs och påverkar patientens läkeprocess, och/eller behandling, negativt. Som en sjuksköterska nämner” risken är då att man kanske missar att man har gett livsviktig medicin, nån stark smärtlindring eller liknande för att det är både läsa och klicka i datorn för att det är den här övergångsperioden nu”. Övergångsperioden (som syftar till att akutmottagningarna befinner sig i ett stadie mellan icke-digitaliserat och digitaliserat) men också det faktum att det lätt kan bli många patienter som ska vårdas samtidigt med respektive patientinformation utspridd på olika platser och i olika system, utgör grunden till det här temat/kritiska momentet.

Inom den här kategorin är det också av stor vikt att identifiera vilka aspekter som eventuellt inte går respektive, med hjälp av vissa åtgärder, går att undvika. En eventuell uppdelning skulle kunna se ut på följande sätt. 1. Röriga och ofullständiga överrapporteringar kan undvikas till viss del. De skulle kunna bli mindre röriga med hjälp av tydligare struktur och tydliga riktlinjer

att följa rent informationsmässigt. Att personal behöver springa iväg eller att det inkommer larm under tiden är däremot inget som direkt kan åtgärdas eftersom det inte går att påverka när den typen av händelser ska inträffa. Att rapporterna blir ofullständiga kan eventuellt också gå att lösa genom tydligare riktlinjer kring vad som faktiskt bör rapporteras men om ofullständigheten beror på att personal har behövt springa iväg är det inte heller något som går att påverka av samma anledning som tidigare nämnts. 2. Att information missas vid ambulansrapportering skulle i vissa fall, som när ambulanspersonalen direkt glömmer att förmedla viss information, kunna undvikas med hjälp av tydligare strukturer, hjälpmedel eller riktlinjer. Däremot går det inte att påverka ifall ambulanspersonalen inte är medveten om information vid överrapporteringstillfället som uppdagas vid ett senare tillfälle. 3 och 4. Att information förmedlas både muntligt och skriftligt samt dubbelt skulle i vissa fall också kunna undvikas. Mycket av problematiken inom den här kategorin verkar bero på att arbetet på akutmottagningarna befinner sig i en sorts övergångsperiod från att vara delvist till att bli helt digitaliserat. Om det förmedlas tydligare riktlinjer kring vad som bör förmedlas muntligt och vad som behöver skrivas ner i respektive system kan det eventuellt bli mer tydligt för personalen hur de ska förmedla information och vidare kan dubbeldokumentation och missförstånd undvikas i större utsträckning. 5. Att information missas mellan yrkesgrupperna kan undvikas i större utsträckning genom bättre rutiner när det kommer till avstämningar, uppdateringar och var information bör sparas. 6. Att informationen upplevs som utspridd kan undvikas i större utsträckning i form av att de digitala systemen blir mer strukturerade och lättnavigerade.

Något som kan kopplas till och eventuellt bidra till att reducera de situationer som går att påverka, är att skapa en gemensam förståelse samt göra att personalen har gemensamma bilder och instruktioner för specifika situationer. Enligt Ekholm m.fl. (2016) är det här en möjlighet som digitaliseringen medför, som kan passa bra i situationer som idag är röriga, tvetydiga och ostrukturerade.

4.2.2.3 Tekniska problem

När det kommer till digitala system kommer tekniken alltid vara en riskfaktor. På akutmottagningarna är det av stor vikt att arbetet uträttas effektivt. Det finns inte tid för långsamma datorer eller många klick för att ta sig runt i systemen.

Tekniska svårigheter är ett bekymmer som en del deltagare lyfter

(Deltagare 4, rad 95) Nej men det är väl om ambulansen inte får ut dom av någon teknisk anledning i så fall

(Deltagare 13) vi använder oss ofta av tilläggsrutan och skriver två personer

samtidigt i den rutan så försvinner en del av informationen så det blir ett systemfel som kan vara ganska allvarligt för om någon

skriver dit en ordination samtidigt som någon annan skriver något annat så försvinner

ordinationen och då är det ingen som ser den

(Deltagare 15) Men jag är rädd att det ska krascha för jag har varit med om det att hela läkemedelssystemet kraschade när jag jobbade på barnsjukhuset i lund och vi fick inte ut medicinlistorna så vi visste inte exakt vad vi skulle ge barnen och den känslan har jag lite i bakgrunden

Långsamma datorer är ytterligare en aspekt som ett antal deltagare lyfter

(Deltagare 10, rad 94) Jaa det tycker jag hela tiden, att datorerna är långsamma men

samtidigt är det ju det här vi har att jobba med

(Deltagare 13) här tar det ju evigheter att starta igång cosmic och systemet

(Deltagare 6, rad 124) Det är egentligen alla datorer men just det här det kommer in en patient med ambulans då ska man logga ut från den datorn man sitter på inne på expeditionen så ska man logga in på datorn i akutrummet och få igång hela systemet så ska man lyssna på rapporterna och kanske få igång patienten

samtidigt och då blir det just det här att man kanske a skiter i att logga in på datorn där

(Deltagare 6, rad 150) sen tror jag tyvärr att det halkar efter i att det kräver mer och mer av datorerna också vi förlorar så extremt mycket tid i att datorerna kräver prestanda för att klara av de här ganska tunga

journalsystemen ganska tunga

bildvisningsprogram och just det här att kunna logga ut mycket och snabbt behövs för att det ska ske effektivt för annars tror att man halkar tillbaka till att det är lättare att bara skriva på ett papper

Många klick gör också att en ineffektiv känsla och process skapas

(Deltagare 8, rad 18) ja ja precis och ibland så skriver jag bara i datorn men om man har lite bråttom så, det är faktiskt ganska trögt att hålla på med Cosmic för det är så himla många klick och då går det snabbare att skriva på pappret i stunden där och då

(Deltagare 5, rad 103) Och nu har vi börjat med att föra in våra kontroller, våra

parametrar puls blodtryck å allting, direkt i journalen och då måste du liksom klicka på en annan knapp föra att få en vy över hur det har legat förut när du skrev in allt på pappret så såg du ju alla tidigare kontroller och såg direkt om någonting hade ändrat sig och nu måste man liksom klicka vidare för att få den informationen

(Deltagare 5, rad 108) Men det är ändå att du går ur där du är och går in på ett annat

ställe och då är det lätt att strunta i, man tycker att värdet är normalt och då kanske man inte klickar där men om man klickar där kanske man ser att det hade sjunkit jättemycket fast att det fortfarande låg inom normala ramen

Diskussion

När systemen på akutmottagningarna digitaliseras så är det viktigt att säkerställa att tekniken är av bra kvalitet och hög prestanda. Om datorerna är och upplevs som långsamma kan det leda

Långsamma eller struliga datorer upplevs enligt personalen som “trögt” och tidskrävande vilket eventuellt, som en deltagare benämner det kan göra “att man halkar tillbaka till att det är lättare att bara skriva på ett papper” vilket påverkar digitaliseringen negativt. Att behöva navigera sig genom många olika klick kan förmodligen alstra samma känsla som när tekniken strular. Att öka antalet klick som personalen behöver göra kan dessutom, som en annan deltagare nämner, utgöra en potentiell risk i form av att personalen antar saker om patienten för att de inte hinner eller vill klicka sig vidare i systemet. Ovannämnda faktorer bör tas hänsyn till när nya system ska utformas, implementeras och uppdateras.

4.2.2.4 Digitalisering i alltför stor grad

Ett kritiskt moment för information-och kommunikationsflödet på akutmottagningarna är ifall digitaliseringen sker i alltför stor grad. Det kan vara lätt att tro att all digitalisering är “bra” i form av att digitala medel effektiviserar flöden mm men nedan belyses två potentiellt kritiska aspekter som bör tänkas över i samband med digitaliseringen.

Att informationen blir ”alltför” styrd är en kritisk aspekt

(Deltagare 6, rad 142) Man kan ändra men sen är dom lite begränsade i att man måste välja något som är förutbestämt det finns kategorier och sådär det finns ingen ruta för fritext och då är det baserat på RETTS-systemet utifrån söksystemet kommer det upp olika algoritmer och sådär

Mer tid framför datorerna än hos patienten är ytterligare en potentiellt kritisk aspekt

(Deltagare 8, rad 158) Men det måste ändå va lätthanterligt och det får inte uppta för mycket tid från patientarbetet för då har vi problem om vi sitter mer vid datorn än att vara hos patienterna, det är viktigast för mig

Diskussion

Att informationen blir styrd är en viktig aspekt att ta hänsyn till i samband med digitaliseringen. Det kan vara riskabelt att ge personalen så pass mycket digitala hjälpmedel att friheten att diagnostisera, eller liknande, minskar och vidare påverkar behandlingsmetoder. Här krävs det

en bra balans mellan att ge personalen hjälpmedel i form av beslutsstöd och en frihet i form av utrymme att skriva fritt.

Att mer tid spenderas vid datorerna än hos patienterna är en aspekt som väger tungt. Om mer tid spenderas vid datorerna än hos patienterna kan det leda till att hela arbetet avhumaniseras och att diagnostisering och liknande kan drabbas i form av att personalen inte möter patienten och kan göra bedömningar av det fysiska läget. Dessutom kan personalens fysiska avsaknad av närvaro eventuellt drabba patienterna i form av att de inte känner sig trygga i att de får den vård de behöver. Det här är dock en aspekt som eventuellt endast baseras på en känsla av oro snarare än fakta. Som Ekholm m.fl. (2016) poängterar så kan digitaliseringen, istället för att se komplexiteten som ett problem som bör reduceras, nyttja komplexiteten som en potential. Att spendera mer tid framför datorn än hos patienterna som en följd av digitaliseringen bör, med den inställning som Ekholm m.fl. (2016) har, inte ses som ett förväntat samband.

4.2.2.5 Mänskliga faktorn

I många fall leder människans förmågor till möjligheter men nedan belyses två aspekter där mänskliga faktorn kan leda till problematiska konsekvenser.

Att behöva sålla Information är ett första exempel på när den mänskliga faktorn kan leda till problematiska konsekvenser

(Deltagare 4, rad 37) Och just för att det är människor kan det vara lite beroende på vad jag tycker är viktigt och vad den som

rapporterar tycker är viktigt

(Deltagare 4, rad 39) Det är mycket

information och det är svårt för mottagaren att sålla vad som är viktigt

(Deltagare 4, rad 41) Jaa och just att det är mänskliga faktorn och hela tiden muntligt. Och då är det bara den som har haft dagpasset som kommer ihåg ifrån dagen. Å då kan det vara så att under en stressig dag så har du missat något som är väldigt viktigt att berätta. Därför skulle det kanske vara bättre att det

liknande just för att då kommer all information om den patienten direkt