Stage 3: Devote. Even though we believe that the responsibility of engaging the employees in sustainability work lies with the top management, the power of the employees themselves should
3. Mål och visioner
Ett av våra teman berör vilka mål och visioner styrelsen har för att driva banken framåt, främst från ett hållbarhetsperspektiv.
4. Strategier
Vidare vill vi undersöka hur man formulerar strategier för de mål och visioner som finns inom styrelsen samt hur dessa avser att implementeras.
5. Kunskap
Det sista temat handlar om kunskap inom styrelsen i banken, framför allt kopplat till hållbarhet.
III APPENDIX C – Interview guides
INTERVJUGUIDE - STYRELSEORDFÖRANDE
___________________________________________________________________________
1. Bakgrund
● Hur är det att vara ordförande i din sparbanksstyrelse?
● Vad är hållbarhet för dig?
2. Hållbarhet och hållbarhetsarbete inom styrelsen
● Hur lägger du upp ett styrelsemöte?
o Hur gör du för att förbättra ett möte?
● Vad anser du om deltagandet på era styrelsemöten?
o Hur säkerställer du att alla är deltagande under diskussioner?
● Vad anser du om gruppdynamiken i er styrelse?
● Vad är det för fokus på hållbarhet under styrelsemöten?
● Hur arbetar ni med avseende på hållbarhet? / Vad är viktigt med avseende på hållbarhet?
o Bocka av de tre dimensionerna
● Om relevant, vad är skillnaden i styrelsens hållbarhetsarbete från när du började och nu?
● Hur tar ni beslut i er styrelse?
● Upplever du att det finns styrelsemedlemmar som anser att hållbarhet är mer viktigt/
mindre viktigt än andra styrelsemedlemmar?
● Hur hanteras eventuella olika uppfattningar om hur relevant hållbarhet är för styrelsen?
● Vad gör man för att säkerställa att alla strävar efter samma hållbarhetsmål man har? Om hållbarhetsmål inte finns, vad gör man generellt för att säkerställa att alla är på samma sida?
3. Mål och visioner
● Vad har ni i styrelsen för långsiktiga mål (och visioner) med avseende på hållbarhet?
● Vad har ni i styrelsen för kortsiktiga mål med avseende på hållbarhet? (För att nå de långsiktiga?)
● Vad är viktigt för dig, med avseende på hållbarhetsmål i styrelsen?
● Hur diskuteras, inom styrelsen, hur ni ska bli bättre på att bedriva ett hållbarhetsarbete?
● Vad anser du om intresset för att arbeta med hållbarhetsfrågor inom banken, på olika nivåer?
4. Strategier; Strategiformulering och strategiimplementering
● Hur är samspelet mellan styrelse, bankledning och personal med avseende på mål- och visionsarbete?
o Varifrån kommer engagemanget? Vem driver frågan?
● Hur formulerar man hållbarhetsstrategier/ strategier (för att öka bankens hållbarhetsfokus)?
● Hur formulerar ni era mål och visioner så att de blir till strategier?
o Vilka är med och formulerar strategier?
o Vad är viktigt att tänka på?
● När en strategi håller på att formuleras:
● På vilket sätt diskuteras implementation?
o Vad anser du om detta?
o Vem är med och diskuterar?
IV
● När en strategi väl har formulerats och är redo att implementeras:
o Hur går det till?
● Vad anser du om svårigheterna med strategiarbete med avseende på hållbarhet?
o Vad upplever du att det finns det för svårigheter med att formulera en hållbarhetsstrategi?
● Hur säkerställer styrelsen att utfallet av strategiarbete bra? (från vision till formulering till implementering)
5. Communication
● På vilket sätt kommunicerar styrelsen/ ledningen/ de anställda?
6. Kunskap
● Hur upplever du att kunskapsnivån om hållbarhet är i banken?
o Rådgivare?
o Styrelse?
o Bankledning?
● Hur tänker man på styrelsenivå om detta?
V INTERVJUGUIDE – STYRELSELEDAMOT
1. Bakgrund
● Hur är det att vara styrelseledamot i din sparbanksstyrelse?
● Vad är hållbarhet för dig?
● Varför HISS?
2. Upplägg av styrelsemöten
● Vad anser du om upplägget på era styrelsemöten?
o Hur upplever du att ordförande arbetar med att förbättra era möten?
o Vad anser du om deltagandet under styrelsemöten?
o Är alla styrelseledamöter med i diskussioner?
● Vad anser du om gruppdynamiken i er styrelse?
3. Hållbarhet och hållbarhetsarbete inom styrelsen
● Vad är det för fokus på hållbarhet under styrelsemöten? Hur arbetar ni med avseende på hållbarhet?
o Vad är skillnaden i hållbarhetsarbete från när du började och nu?
o Finns det någon dimension som ni prioriterar högre än en annan?
o Hur avser ni att arbeta om 5–10 år?
● Upplever du att det finns styrelsemedlemmar som anser att hållbarhet är mer viktigt/
mindre viktigt än andra styrelsemedlemmar?
● Hur hanteras eventuella olika uppfattningar om hur relevant hållbarhet inom styrelsen?
● Vad gör man för att säkerställa att alla strävar efter samma hållbarhetsmål man har? Om hållbarhetsmål inte finns, vad gör man generellt för att säkerställa att alla är på samma sida?
● Hur diskuteras, inom styrelsen, hur ni ska bli bättre på att bedriva ett hållbarhetsarbete?
(Går lite in i nästa fråga.) 4. Mål och visioner
● Vad har ni i styrelsen för långsiktiga mål (och visioner) med avseende på hållbarhet?
● Vad har ni i styrelsen för kortsiktiga mål med avseende på hållbarhet? (För att nå de långsiktiga?)
● Hur är samspelet mellan styrelse, bankledning och personal med avseende på mål- och visionsarbete?
o Varifrån kommer engagemanget? Vem driver frågan? Vem anser du ska driva det?
o Vad anser du om intresset för att arbeta med hållbarhetsfrågor inom banken, på olika nivåer?
5. Strategier; Strategiformulering och strategiimplementering
● Hur formulerar ni era mål och visioner så att de blir till strategier? Hur formulerar man hållbarhetsstrategier/ strategier (för att öka bankens hållbarhetsfokus)?
o Vad är viktigt att tänka på?
● När ni formulerar strategier:
o På vilket sätt upplever du att ni diskuterar implementation?
o Vem är med och diskuterar?
● När en strategi har formulerats och är redo att implementeras:
o Hur går det till? (bankledning fria tyglar?)
● Vad anser du om svårigheterna med strategiarbete med avseende på hållbarhet?
VI
o Vad upplever du att det finns det för svårigheter med att formulera en hållbarhetsstrategi?
● Hur säkerställer styrelsen att utfallet av strategiarbete bra? (från vision till formulering till implementering)
6. Kommunikation
● På vilket sätt kommunicerar styrelsen/ ledningen/ de anställda?
● Hur kommunicerar styrelse/ledning?
7. Kunskap
● Hur upplever du att kunskapsnivån om hållbarhet är i banken?
o Rådgivare?
o Styrelse?
o Bankledning?
● Hur tänker man på styrelsenivå om detta?
VII INTERVJUGUIDE - BANKLEDNING
___________________________________________________________________________
1. Bakgrund
● Hur det är att vara VD/ vice VD 2. Hållbarhet och hållbarhetsarbete i banken
● Vad är hållbarhet för dig?
● Vad är hållbarhet i banken?
● Hur diskuteras inom banken?
o På bankledningsmöten?
o Hur diskuteras hållbarhet i styrelsen?
● Skillnader i hållbarhetsarbete mellan när han började och nu? (Om det är tillräckligt länge)
o Hur arbetar man med hållbarhetsfrågor idag?
o Hur avser man att arbeta med hållbarhetsfrågor?
o Hur kommer det sig att man är med i HISS?
3. Mål och visioner
● Vad har ni i banken/bankledningen för långsiktiga mål (och visioner) med avseende på hållbarhet?
o Vad är viktigt för dig, med avseende på hållbarhetsmål i banken?
● Vad har ni i styrelsen för kortsiktiga mål med avseende på hållbarhet? (För att nå de långsiktiga?)
● Hur är samspelet mellan styrelse, bankledning och personal med avseende på mål- och visionsarbete?
o Varifrån kommer engagemanget? Vem driver frågan? Vem anser du ska driva det?
o Vad anser du om intresset för att arbeta med hållbarhetsfrågor inom banken, på olika nivåer?
o Hur är samspelet mellan bankledning och styrelse?
4. Strategier; Strategiformulering och strategiimplementering
● Hur formulerar ni era mål och visioner så att de blir till strategier? Hur formulerar man hållbarhetsstrategier/ strategier (för att öka bankens hållbarhetsfokus)?
o Vad är viktigt att tänka på?
● När ni formulerar strategier:
o På vilket sätt upplever du att ni diskuterar implementation?
o Vad anser du om detta?
o Vem är med och diskuterar?
o Hur länge arbetar man med strategier?
● När en strategi har formulerats och är redo att implementeras:
o Hur går det till? (bankledning fria tyglar?)
o Vad anser du om detta?
● Vad anser du om svårigheterna med strategiarbete med avseende på hållbarhet?
o Vad upplever du att det finns det för svårigheter med att formulera en hållbarhetsstrategi?
● Hur säkerställer man att utfallet av strategiarbete bra? Vems ansvar? (från vision till formulering till implementering)
● Hur säkerställer man att alla anställda är med på tåget?
VIII 5. Kommunikation
● På vilket sätt kommunicerar styrelsen/ ledningen/ de anställda?
o Hur kommunicerar styrelse/ledning?
o Vems ansvar att kommunicera till de anställda?
6. Kunskap (utbildning)
● Hur upplever du att kunskapsnivån om hållbarhet är i banken?
o Rådgivare?
o Styrelse?
o Bankledning?
● Hur tänker man på bankledningsnivå om detta?
7. Anställdas roll
● Finns det en vilja hos de anställda att arbeta mer med hållbarhet?
o Hur gör man för att “fånga” denna vilja?
● Fråga utbildning: hur tillgodose önskemål om utbildning? Behöver ni utbildning om hållbarhet?
IX INTERVJUGUIDE - BANKLEDNING
___________________________________________________________________________
1. Bakgrund
● Hur det är att vara VD/ vice VD 2. Hållbarhet och hållbarhetsarbete i banken
● Vad är hållbarhet för dig?
● Vad är hållbarhet i banken?
● Hur diskuteras inom banken?
o På bankledningsmöten?
o Hur diskuteras hållbarhet i styrelsen?
● Skillnader i hållbarhetsarbete mellan när han började och nu? (Om det är tillräckligt länge)
o Hur arbetar man med hållbarhetsfrågor idag?
o Hur avser man att arbeta med hållbarhetsfrågor?
o Hur kommer det sig att man är med i HISS?
3. Mål och visioner
● Vad har ni i banken/bankledningen för långsiktiga mål (och visioner) med avseende på hållbarhet?
o Vad är viktigt för dig, med avseende på hållbarhetsmål i banken?
● Vad har ni i styrelsen för kortsiktiga mål med avseende på hållbarhet? (För att nå de långsiktiga?)
● Hur är samspelet mellan styrelse, bankledning och personal med avseende på mål- och visionsarbete?
o Varifrån kommer engagemanget? Vem driver frågan? Vem anser du ska driva det?
o Vad anser du om intresset för att arbeta med hållbarhetsfrågor inom banken, på olika nivåer?
o Hur är samspelet mellan bankledning och styrelse?
4. Strategier; Strategiformulering och strategiimplementering
● Hur formulerar ni era mål och visioner så att de blir till strategier? Hur formulerar man hållbarhetsstrategier/ strategier (för att öka bankens hållbarhetsfokus)?
o Vad är viktigt att tänka på?
● När ni formulerar strategier:
o På vilket sätt upplever du att ni diskuterar implementation?
o Vad anser du om detta?
o Vem är med och diskuterar?
o Hur länge arbetar man med strategier?
● När en strategi har formulerats och är redo att implementeras:
o Hur går det till? (bankledning fria tyglar?) o Vad anser du om detta?
● Vad anser du om svårigheterna med strategiarbete med avseende på hållbarhet?
o Vad upplever du att det finns det för svårigheter med att formulera en hållbarhetsstrategi?
● Hur säkerställer man att utfallet av strategiarbete bra? Vems ansvar? (från vision till formulering till implementering)
● Hur säkerställer man att alla anställda är med på tåget?
X 5. Kommunikation
● På vilket sätt kommunicerar styrelsen/ ledningen/ de anställda?
o Hur kommunicerar styrelse/ledning?
o Vems ansvar att kommunicera till de anställda?
6. Kunskap (utbildning)
● Hur upplever du att kunskapsnivån om hållbarhet är i banken?
o Rådgivare?
o Styrelse?
o Bankledning?
● Hur tänker man på bankledningsnivå om detta?
7. Anställdas roll
● Finns det en vilja hos de anställda att arbeta mer med hållbarhet?
o Hur gör man för att “fånga” denna vilja?
● Fråga utbildning: hur tillgodose önskemål om utbildning? Behöver ni utbildning om hållbarhet?
XI APPENDIX D - Representative quotations
Conceptual confusion - Board members
ID Quote Code Theme
R5 "You could almost say that sustainability is a loaded word.” Undefined
concept
Conceptual confusion R15 “The first thing you think about, is ecological sustainability.”
R20 “Sustainability is a fuzzy area. What is sustainability and who decides what is sustainable tomorrow.” Lack of understanding R5 "There is a risk that sustainability becomes only a word of fashion. You need to understand what the word
means, what is included.”
R20 “The difficulty of strategy work with regard to sustainability is to explain what sustainability is and get a common picture of what sustainability is. For most people, they probably think that “but we do not produce anything, we do not have any workshops that leak oil or have environmentally hazardous waste. We just sit here in our bank and do transactions; we probably can't affect the environment that much”. But sustainability for many may just be environmental. It is hard to see the whole picture”
Conceptual confusion - Top management
ID Quote Code Theme
R7 “Everyone has their own interpretation of what sustainability means.” Undefined
concept
Conceptual confusion R16 "There is absolutely no clear definition of what sustainability means to us. It is because we have no sustainability
policy, we have to create it first.”
R12 “We would like to know more about sustainability in order to easier discuss the question. Overall I know
that everyone is interested in more knowledge about sustainability.” Lack of
understanding
Motivation - Board chairperson
ID Quote Code Theme
R3 “As a board chairperson, my role is to summarize and ensure that the board members and I have a common
picture.” Coordination Motivation
R3 “As chairman, I usually have a vision of where we are going to end up. And I have the task as chairman to try to listen to what the others think, because it is a collective journey, and try to listen and summarize what everyone thinks. And be the driver, but I am not the leader.”
R8 “Before meetings, I have discussions with the chief executive officer and go through the agenda and if there is something special, we should have in mind, take into consideration or discuss more, and how we should plan it. It is important that we spend the time well and discuss the right things.”
R18 “We start with, the chief executive officer and I, to set an agenda for the meeting of what needs to be discussed and decided upon.”
R3 “I try to ensure that everyone moves in the same direction. If we feel that we do not completely agree on the same things, I would say that we wait a while and then bring the subject up again.”
R13 “We always make time for decisions, to be able to come to a joint decision that everyone is behind. Even if not everyone agrees in every little detail, you must be on the same side.”
R18 “You get to have whatever opinion you want, but we have always reached an agreement before we decide something. There is, of course, the feature of requesting to have another point of view noted in the protocol, but it has never happened. If it happens then you continue discussing, and then we make a decision, and all of the board members stand behind that. That's important - we can't send different signals. That would be very strange.”
XII
R8 “It is the responsibility of the board chairperson to ensure that every director is engaged in the conversations and that even those who do not talk a lot get to express their opinion, vice versa. And try to engage everyone.” But there is nothing of concern within this board, everyone contributes very well.”
Engagement
R18 “Sometimes I ask a certain member a question, if they have an opinion. It is a way of leading meetings to ensure that everyone participates.”
Motivation - Board members
R5 "The board chairperson is very good at directing meetings and ensuring that everyone gets to participate.” Engagement Motivation
R4 “I usually say that the chairman should not talk most himself but it is he who will get the others to talk and there I think it is a very open and spontaneous attitude on the board, with high ceilings, no questions are too stupid.”
R9 “The chairman is, she is experienced in the board and she is a board professional. I mean she is so good at board work and she knows this. I think she's good."
R9 “I think we have quite a good, good board collaboration and a good working climate and a clear and good
plan for our meetings.” Coordination
R10 “It is very structured, very regulated, it is very permissive and open, positive, positive climate. Then it's time, it's a strong factor. It is time that decides, we have a shortage of time and there is much more than one would like to go through than there is time for.”
R14 "Yes, in our board everyone can say what they want, even if you do not have the skill or knowledge about something. It is an open discussion."
R20 “I think we have quite high ceilings and that everyone can always express their opinions, we have open discussions”
Action - Board chairperson
ID Quote Code Theme
R3 “No, but the one that is the most driving at the moment is the CEO. And the CEO usually has close contacts he wants to make sure that the board chair and he have the same opinion. But if you ask who is the most driven, then it is in our bank, our CEO. And I take it into account, men I also see that it is important, but he gets the more done than I get.”
Sustainability interest and
initiatives
Action
R13 “There is an ongoing plan of how we are going to educate our staff more.”
R18 “The sustainability knowledge of the staff needs to be improved, certainly. Education is part of our business plan. It is where we will have to integrate education of these questions. But we are not quite there yet, to educate them in. But I assume that HISS will result in how we have to think about this, how it will be mediated to our staff.”
R18 “Education is always an advantage when deciding on certain questions that you can judge, the nature of the question so to speak. It is important to put some weight on this.”
R13 “Naturally, we have become more knowledgeable since we joined HISS. It is a greater commitment now. It is positive. I believe that our sustainability commitment has increased, even if it was there before also. But it is of more focus now.”
R3 “If you go back 3-4 years then these questions were not discussed.”
R3 “The very first time we brought up the question [sustainability], many of the directors were critical to it.”
R3 “And I take it into account, but I also see that it is important, but he [the CEO] gets the more done than I [BOARD CHAIR] get.”
R3 “I think the board would have to act/work harder if the chief executive officer was not as committed.”
XIII
R13 “We start at a very low level by introducing increased sorting and composting and things like that, we have gone beyond what the municipality's own cleaning program can offer. It is a commitment that employees think is important and exciting and such things.”
R13 “We have a point called sustainability on the agenda that we discuss every time we have something about it to discuss.”
R18 “I would like for us to be more far-ahead. I would like for sustainability to be part a point of discussion on the list within the boardroom, in every board meeting. But we are not quite there yet.”
Action - Board members
R5 "Yes, but it is a question that is at the top of this HISS project that we are part of. After all, it has been
discussed more now than it has done before.” Sustainability
interest and initiatives
Action
R10 “I think it is an interaction between some board members and then the management that are very interplay there. Everyone runs in the same direction because of it and then it becomes a strength. There is a power both from the board and the top management."
R10 “I think we should be a bit of a forerunner.”
R20 "There is no topic that we have had and discussed about how we will work on it in 5 to 10 years. It is difficult to say but it is something because it becomes more important through society, so I am convinced that it is a question that we will work more with, even in the savings bank.”
R14 “Sustainability is on the agenda in every board meeting.”
R5 “The first time we took this up within the boardroom and discussed this, many were skeptical. But this was two years ago, a lot has happened the last few years.”
R15 “In fact, I don't know if we really focus on that. It comes in one way or the other as well. It is not that I feel that we focus on it, but clearly, it is sustainability, we want to, we join and influence which companies how they can be sustainable, how they could become viable and not go in bankruptcy, we are involved in helping and trying to develop cooperation with those companies that are customers of the bank.”
R9 “There are many more nuances about sustainability now than it became for sustainability a year ago.”
R10 “It is discussed in all board meetings. But only focusing on sustainability will not leave you time to do anything else. It is a discussion point within the board meetings, and it is important that you think about sustainability in all issues. After all, it affects all, our business, our personnel and our customers.”
R5 “The staff are also very enthusiastic that we should work on these things and it is of course contagious to the bank and I think they feel very involved that you like what we put forward. We also get time for that when
R5 “The staff are also very enthusiastic that we should work on these things and it is of course contagious to the bank and I think they feel very involved that you like what we put forward. We also get time for that when