Metoder för öppenhet i redovisningen

Det finns olika metoder för att lämna information i redovisningen. Valet av metod beror på informationens natur och dess relativa betydelse i varje fall. De vanligaste metoderna för öppenhet är:

1. Form och uppställning av formella rapporter 2. Terminologi och detaljerade presentationer 3. Parentetisk information

4. Fotnoter

5. Kompletterande uttalande och schema 6. Revisionsberättelse

7. VD:s eller styrelseordförandes brev

Vi kommer att kort beskriva de olika metoderna, men koncentrerar oss på fotnoterna eftersom de är mest relevanta för uppsatsens syfte. Fotnoter kommer att presenteras i nästa kapitel som behandlar notsystemet som helhet mer detaljerat.

I de formella rapporterna är det den mest relevanta och betydelsefulla informationen som ska presenteras i kvantitativa termer om det är möjligt. Rapporterna ska vara utformade så att informationen är uppenbar och lättförståelig för användaren. Det finns dock möjligheter att ändra på formen och uppställningen av rapporterna för att göra redovisningen mer öppen. I balansräkningen kan tex. relevanta förhållanden avslöjas genom att de grundläggande klassificeringarna ändras. Ett exempel på detta är att företagets tillgångar kan grupperas enligt verksamhetens olika rörelsegrenar (Hendriksen & Van Breda, 1992 och Schreoeder et al, 1991).

Terminologi och detaljerade presentationer är de beskrivningar och mängden detaljer som används i de formella rapporterna. Det är viktigt att använda klara begrepp som läsaren kan förstå och det kan underlätta om samma begrepp används enhetligt i alla redovisningar. Valet av hur mycket och vilken information som ska presenteras beror på målet med rapporten.

Parentetisk information bör presenteras i balans- och resultaträkning och inte i fotnoter. Syftet med informationen är att förklara eller definiera uttryck för att inte titlarna på posterna i rapporten ska bli för långa och omständiga.

Kompletterande scheman och uttalanden har till uppgift att göra rapporten mer lättförståelig. De kan t.ex. användas för att poängtera vissa trender inom redovisningen. Kompletterande scheman innehåller sådan information som flyttats från rapporten för att göra den mer kortfattad och lättförståelig för en relativt informerad läsare. Dessa scheman kan antingen placeras bland fotnoterna eller i ett separat avsnitt, men det betyder inte att informationen är av sekundär natur. Kompletterande uttalanden är övrig information eller information som har sammanfogats lite annorlunda

Revisionsberättelsen är den del av årsredovisningen som ger besked om reliabiliteten. Revisorn ger sin objektiva och fristående syn på redovisningen vilket ökar redovisningens reliabilitet. Revisorns kommentar innehåller information om t.ex. avvikelser från generellt accepterade redovisningsmetoder, materiella effekter som uppstått vid byte av redovisningsmetod eller meningsskiljaktigheter mellan klient och revisor. (Hendriksen & Van Breda, 1992 och Schreoeder et al, 1991)

VD:s eller styrelseordförandes brev är en berättande kommentar till hela årsredovisningen med alla dess delar. Enligt FASB är detta en viktig del av ett företags redovisning eftersom

"Management knows more about the enterprise and its affairs than investors, creditors, or other 'outsiders' and can often increase the usefulness of financial information by identifying certain transactions, other events, and circumstances that affect the enterprise and explaining their financial impact on it."

(Hendriksen & Van Breda, 1992, sid.881)

I detta brev kan både finansiell och icke finansiell information om företaget presenteras som kan vara intressant att läsa för aktieägare och potentiella investerare.

Här kommer vi att presentera respondenternas synpunkter på de olika delarna i en årsredovisning och vilken av dem som är viktigast i den mån de har kommenterat dem.

Företagens kommentar

På frågan om vilka delar i årsredovisningen som viktigast svarar Kenneth Johansson på Leca att balans- och resultaträkning är viktigast, eftersom det är möjligt att utläsa företagets ekonomiska situation åtminstone för någon som har goda kunskaper i ekonomi. För den som inte är så insatt i ämnet anser Kenneth att förvaltningsberättelsen är bra, eftersom det där ges en mer allmän bild av företaget.

Revisorernas kommentar

Den del av årsredovisningen som Anders Krüger tycker är viktigast beror naturligtvis på vad informationen ska användas till. Revisionsberättelsen är en viktig del. Om det finns det några anmärkningar ställer inte detta bolaget i god dager. Det ser inte bra ut i en kreditupplysning att revisorn har invändningar på årsredovisningen. Annars är resultat- och balansräkning de viktigaste delarna och de enda som kan läsas som enskilda dokument. Både notsystemet och de övriga delarna kan egentligen lämnas utanför men de behövs för att årsredovisningen ska ge en helhet av företagets verksamhet.

Den viktigaste delen av en årsredovisning är enligt Göran Arnell resultat- och balansräkningen. Kassaflödesanalysen som är en nyhet för i år har KPMG lagt ner mycket kraft på att analysera och utvärdera. Det har visat sig vara svårt att jämföra eftersom den nya rekommendationen (RR 7) har tolkats olika. Göran hoppas att denna del av årsredovisningen ska bli viktigare i framtiden. Flöden är alltid flöden och påverkas inte av olika värderingsregler. Förvaltningsberättelsen är ett viktigt dokument för analytiker eftersom den innehåller framtidsbedömningar. Tillsammans med historiken i balans- och resultaträkningen bildar denna den bra grund för analytiker.

En annan aspekt av årsredovisningen som är nytt för det senaste redovisningsåret är kravet på miljöredovisning. Denna tilläggsinformation ska placeras i förvaltningsberättelsen. Göran tycker att detta är en bra och vettig trend. Det bidrar till att det blir obligatoriskt för alla företag som behöver det att söka tillstånd. Miljöförstörelse kan innebära en finansiella risk och det är viktigt att intressenterna får tillgång till information om detta. En eventuell miljöbomb kan komma att kosta mer än vad företaget har reserverat för. Göran har upptäckt

att är förvånansvärt många som har detta miljöredovisningskrav som han inte hade väntat sig.

Marie Pettersson anser att den viktigaste delen av en årsredovisning är verksamhetsberättelsen.

”Årsredovisningen innehåller ju bara historiskt data och dessutom dröjer det ju ganska lång tid innan informationen blir tillgänglig. Den visar bara resultatet för en viss period och säger inte mycket om företagets planer för framtiden”

Verksamhetsberättelsen är den enda delen av årsredovisningen som innehåller information om företagets framtidsplaner. Enligt Marie så är detta viktiga uppgifter om en intressent vill göra en bedömning av företaget. Stockholms Handelskammare använder sig själva av årsredovisningar vid bedömningar av andra företag ibland på förfrågan från medlemsföretag och ibland för eget intresse. Marie anser att det varierar från årsredovisning till årsredovisning om det finns tillräckligt med information. Vissa företag är öppna nog och andra är mindre givmilda med sina uppgifter. Det är främst informationen i verksamhetsberättelsen som är intressant. Om Handelskammaren studerar årsredovisningar i eget syfte är det för att följa upp hur deras värdepapper ligger till. Marie anser också att det kan vara värdefullt att studera andra årsredovisningar för att få tips på hur det egna utformandet av dokumentet kan förbättras.

Syftet med det här kapitlet var att ge en bild av öppenheten i redovisningen. Genom att blanda den syn på vilken information och hur mycket information som redovisningen ska innehålla som vi erhållit från vår litteraturstudie med respondenternas kommentarer har vi försökt ge en grund till termen öppenhet både i teorin och praktiken. Vi har redan nämnt fotnoter som en metod att lämna information i redovisningen och kommer nu att övergå till att redogöra för notsystemet mer detaljerat i kapitel 4.

4

Fotnoter

I det här kapitlet kommer vi att gå igenom vissa utvalda noter i detalj. Noterna har vi valt ut med hjälp av respondenterna i och med att vi bad dem kommentera de noter som har vållat störst problem samt ökat öppenheten i redovisningen. Litteraturbeskrivningarna kommer att blandas med respondenternas synpunkter på noterna. Vi börjar ett allmänt avsnitt om fotnoter som metod för lämnande av information i årsredovisningen och bakgrundsinformation om den nya årsredovisningslagen och dess notsystem.