13. Goda leverantörskontakter
13.3 Muta och bestickning
Håbo kommun har ett policydokument kring muta och bestickning. Policydokumentet berör alla medarbetare och ska följas.
14. Uppföljningsrutiner
6()
14.1 Regler för uppföljningsprinciper införs mot bakgrund av kommunens omfattande
upphandlingar. Uppföljning ska ske regelbundet och rapporteras i samband med delårsbokslut och årsbokslut.
15. Övrigt
15.1 FirstCard
Håbo kommun kommer att begränsa rätten att inneha FirstCard (se särskild skrivelse).
15.2 Sociala krav i samband med upphandling
Miljöstyrningsrådet har utfärdat en CSR kompass (se bilaga 5) som kan underlätta för upphandlande myndigheter att ställa sociala krav på leverantörer i samband med offentlig upphandling. CSR kompassen kan användas av Håbo kommun i de upphandlingar där påverkan och sannolikheten bedöms som hög efter utförd riskbedömning. Det är viktigt att innan krav ställs tänka igenom vad och hur uppföljning ska ske.
Det finns möjligheter att ställa vissa kontraktsvillkor enligt Konkurrensverket. Till exempel är det möjligt att kräva att en tjänsteleverantör minst betalar minimilön, under förutsättning att denna minimilön är tydligt definierad i ett rikstäckande kollektivavtal.
15.3 Sociala kontrakt
Vid direktupphandlingar är det idag möjligt att vända sig till leverantörer och reservera kontrakt till skyddande verkstäder eller program för skyddade anställningar. Upphandlingsenheten kommer att följa lagstiftning och praxis för att se vilka möjligheterna är att även i andra upphandlingsformer kunna reservera kontrakt alternativt premiera leverantörer som i kontrakt med Håbo kommun erbjuder anställning till personer utanför reguljär arbetsmarknad.
15.4 Lag om valfrihetssystem (LOV)
Håbo kommun har infört LOV när det gäller hemtjänst.
Socialnämnden ansvarar för information till brukare och leverantörer, ”principer för
icke-valsalternativ”, ersättningsnivåer, kravställning, ta emot ansökningar, beslut om uteslutning, beslut om godkännande och ingående av kontrakt samt uppföljning av leverantörer.
6 kompletterat genom kommunfullmäktiges beslut, 2013-12-16 § 102
Upphandlingsenheten ansvarar för annonsering, avtalsdatabasen över godkända leverantörer samt kontroll av skatter och avgifter under löpande avtal.
Bilaga 1
Roll- och ansvarsfördelning i den förvaltningsspecifika upphandlingsprocessen
Ansvarsfördelning mellan förvaltning (F) och Upphandlingsenheten (U)
Upphandlingsfas Ansvar Genomförande Beslut
Analys/Förberedelse F F F
Utvärderingskriterier U/F U U
Annonsering U U U
Uppföljning av leverantören
U U U
Uppföljning av lev. i E-handeln
U U U
Internkontroll F F F
Bevaka avtalstider F/U F/U F/U
Beslut om ev.
avtalsförlängning
F F F
Avsluta upphandlingen
U U U
Bilaga 2
Checklista inför upphandling
Checklistan ska ses som ett stöd/hjälp i analysen som föregår arbetet med att ta fram kravspecifikationen inför upphandlingen.
Vissa frågor är inte relevanta i alla typer av upphandlingar.
Att fundera över:
• Nulägesbeskrivning
o Vad är för och nackdelar med nuvarande avtal?
o Vad behöver vi tänka på inför nästa avtal?
o Vilka krav är viktiga?
Skriv in detta i beställningsblanketten
• Behovsanalys
o Har verksamheten nya behov som behöver tillgodoses i kommande upphandling?
Vilka krav behöver tillkomma.
Skriv in detta i beställningsblanketten
• Konsekvensanalys
o Finns synpunkter från verksamhetens kunder som kan påverkar kraven?
o Utifrån kommunens övergripande mål finns det anledning att justera kraven?
o Ska kraven beslutas av nämnden?
o Om det är en tjänst eller entreprenad – ska/kan kommunen själv sköta uppdraget?
o Om det är en tjänst eller entreprenad – har verksamheten anmält detta till samverkan?
Har nya krav tillkommit eller har kraven justerats/tillkommit skriv in detta i beställningsblanketten
• Marknads- och omvärldsanalys
o Vet vi vad som finns på marknaden?
o Vet vi vilka leverantörerna är?
o Vet vi vad leverantörerna kan erbjuda oss?
Har nya krav tillkommit eller har kraven justerats/tillkommit skriv in detta i beställningsblanketten
• Investeringsanalys
o Finns pengar avsatta i budgeten?
o Finns pengar avsatta för framtida driftskostnader?
Skriv in det beräknade värdet i beställningsblanketten.
Bilaga 3
Blankett som ska lämna till upphandlingsenheten i samband med upphandlingsanmodan
Datum:……….
Ansvarig Nämnd:
Delegat:
Kontaktperson:
Kontaktpersonens Telefon Kontaktpersonens e-post
Vid inkommen upphandlingsanmodan förutsätter upphandlingsenheten att den kontaktperson som givit oss uppdraget är behörig till detta och att det är förankrat, såväl ekonomiskt som behovsmässigt hos beslutande budgetansvarig.
Kravspecifikationen tas fram av verksamheten.
Vara/Tjänst
Kravspecifikation (För mera komplexa upphandlingar så bifoga bilaga/bilagor)
Omfattning
Värde i kronor – både investering och drift Beräknad avtalstid
Datum när avtalet bör gälla från Datum när gällande avtal upphör
Samverkan med fackliga organisationer (gäller för tjänster och entreprenader)
Samverkan har skett datum
Protokollsbilaga bifogas
Upphandlingsenhetens återkoppling Utsedd upphandlare
Beräknad tidpunkt för registrering av ärendet
Bilaga 4
Till den som vunnit
Hej!
Ett beslut har nu fattats avseende upphandling (skriv i den upphandling som avses).
Håbo kommun har med beaktande av samtliga affärsmässigt betingade omständigheter funnit att ert anbud var förmånligast.
Håbo kommun ser framemot att teckna avtal med er.
Med vänlig hälsning Beslutsfattare
Till den/de som inte vunnit
Hej!
Ett beslut har nu fattats avseende upphandling (skriv i den upphandling som avses). Håbo kommun har med beaktande av samtliga affärsmässigt betingade omständigheter funnit att förmånligare anbud inkommit från annan anbudsgivare.
Håbo kommun tackar för ert anbud och hoppas att ni känner er välkomna att komma med nya anbud i andra upphandlingar!
Med vänlig hälsning Beslutsfattare
Bilaga 5 CSR kompassen UPPFÖRANDEKOD
Våra leverantörer (avtalspartners) ska respektera grundläggande mänskliga rättigheter i sin verksamhet.
Leverantören skall ha rutiner för att säkerställa att produkter som levereras under avtalsperioden vara framställda under förhållanden som är förenliga med:
• ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182,
• FN:s barnkonvention, artikel 32,
• det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt
• den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om minimilön, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet.
PRINCIPER OM ANSTÄLLDAS RÄTTIGHETER
Nationell lagstiftning
Lagstiftningen i de länder där leverantören är verksam ska efterlevas och utgör alltid en miniminivå för de anställdas villkor.
Ingen förekomst av barnarbete (ILO 138 och 182)
Barnarbete, enligt definitionen i ILO-konventionen, får inte förekomma.
Ingen förekomst av tvångsarbete (ILO 29 och 105)
Att utnyttja någon i form av tvångs- eller straffarbete accepteras inte.
Ingen förekomst av diskriminering (ILO 100 och 111)
Diskriminering på grundval av etnisk tillhörighet, kön, religion, socialt ursprung, handikapp, politiska åsikter eller sexuell orientering får inte förekomma.
Föreningsfrihet och organisationsrätt (ILO 87 och 98)
Anställda ska ha rätt att organisera sig fackligt utan negativa konsekvenser. I länder där
föreningsrätten är begränsad eller under utveckling, ska leverantören medverka till att anställda får möta företagsledningen för att diskutera löne- och arbetsvillkor utan negativa konsekvenser.
Löner och arbetstider
Lön ska betalas direkt till den anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt lagstadgade minimilönen är lägsta accepterad lönenivå. Veckoarbetstiden får inte överstiga den lagliga gränsen och övertid ska vara betald.
MILJÖ
Företaget ska ha rutiner för att minska såväl sin energi- och resursförbrukning som sitt avfall och utsläpp till mark, atmosfär och vatten. Kemikalier ska hanteras på ett för människan och naturen säkert sätt.
HÄLSA OCH SÄKERHET
Arbetsmiljön ska hålla en nivå som överensstämmer med internationella riktlinjer. Anställda ska informeras om de eventuella hälsorisker som arbetet kan medföra. Alla anställda ska ha tillgång till och använda relevant skyddsutrustning.
INSPEKTIONER
Genom att leverantören, VD/ansvarig firmatecknare, skriver under dokumentet intygas att
leverantören, och eventuella underleverantörer, följer de krav som är formulerade i detta dokument.
Underskriften ger oss rätt att genom inspektion, eller på annat sätt, undersöka att dokumentets krav efterlevs.
--- ---
Företagets namn Signatur
--- ---
Datum Namnförtydligande