Har nämnderna fattat beslut om åtgärder med anledning av resultatet?

Regionstyrelsen

Internkontrollplanen omfattar 6 kontrollområden med totalt 11 kontrollmoment.

Som tidigare nämnts har uppföljning av Regionstyrelsens internkontrollplan inte behand-lats av styrelsen.

Redovisningsenheten har upprättat en internkontrollplan som omfattar fyra

ruti-ner/system för den regiongemensamma ek0nomiska redovisningen. I rapporteringen är kontrollmoment, urval, resultat och förslag på åtgärder presenterade.

Åtgärder med anledning av resultatet är:

 GAS har arbetet fram en rutin som ska säkerställa korrekt kontering av moms på konto 7070 Representation samt att det ska finnas nödvändig information om syfte och deltagare.

 Översyn av att attestordning och registrerade attestanter i Agresso samstämmer.

 Gjort förtydliganden i process och rutinbeskrivning vid kontering av utbildning.

 Infört återkommande kontroller av stora periodiseringsposter.

Redovisningsenhetens internkontrollplan har inte varit ett ärende som behandlats av sty-relsen.

DN Hallands sjukhus

Internkontrollplanen omfattar 8 kontrollområden vara 7 kontrollområden återrapporte-ras. Kontrollmomentet ”Säkerställa att organisation finns för kontroll av medicinteknisk säkerhet” har inte återrapporterats. I återrapporteringen beskrivs kontrollsystemet för respektive kontrollområde samt resultatet av genomförda kontroller.

Angivna kontrollmoment är i några fall inga kontroller utan löpande uppföljning av verk-samheten eller kartläggning av organisation och arbetssätt. Genomförda ”kontroller” ger då inte svar på frågan om kontrollsystemet fungerar tillräckligt väl eller inte.

Några förbättringsområden har identifierats:

 Behov av att utveckla utdatarapporter för att säkra uppföljningen av kvalitet, som del i den månatliga uppföljningen av verksamheten.

 Samarbetet mellan Medicinsk Teknik Halland, Logistikservice och Regionhandling behöver utvecklas och stärkas för att säkra följsamhet till gällande upp-handlingsavtal och uppdateringen av Mediq web shop.

Av nämndbeslutet framgår att de förbättringsområden som har identifierats i uppfölj-ningen behöver fortsatta att utvecklas och förbättras.

Nämndens sammanfattande bedömning är att det finns en god intern kontroll och att åtgärder vidtas som möter aktuella riskområden utifrån beslutade kontrollmoment.

DN ADH

Internkontrollplanen omfattar sju kontrollområden. Samtliga kontrollområden, kon-trollmoment och kontrollmetoder är gemensamma med DN Hallands sjukhus. I återrap-porteringen beskrivs kontrollsystemet för respektive kontrollområde samt resultatet av genomförda kontroller.

I likhet med Hallands sjukhus är angivna kontrollmoment i några fall inga kontroller utan löpande uppföljning av verksamheten eller kartläggning av organisation och arbetssätt.

Genomförda ”kontroller” ger då inte svar på frågan om kontrollsystemet fungerar tillräck-ligt väl eller inte.

Brister har framkommit angående dokumentation vid upphandling. Förvaltningen avvak-tar regiongemensamma riktlinjer. Av nämndsbeslutet framgår att bristerna behöver bli åtgärdade.

Nämndens sammanfattande bedömning är att det finns en god intern kontroll och att åtgärder vidtas som möter aktuella riskområden utifrån beslutade kontrollmoment.

DN Närsjukvård

Internkontrollplanen omfattar 19 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrap-porteras i bilaga till driftnämndens årsredovisning 2015.

I återrapporteringen beskrivs kontrollsystem för respektive kontrollområde, genomförda aktiviteter, uppföljningar enligt certifieringskrav samt resultatet av genomförda kontroller i de fall kontroller genomförts. Flera kontrollmoment har karaktären av

aktivite-ter/rutiner som är delar i den löpande verksamheten.

Bristområden och åtgärder som redovisas i rapporteringen:

 Rapporteringen till nämnden gällande delegerade beslut. Inga åtgärder redovi-sade.

 Följsamhet till upphandlings- och samavtal. Nya kontrollmoment kommer att ingå i internkontrollplanen för 2016

 Rutiner för bisysslor. Återkoppling ha skett till närmaste chef.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

DN Psykiatri

Internkontrollplanen omfattar 14 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrap-porteras i bilaga till driftnämndens årsredovisning 2015.

I återrapporteringen beskrivs resultatet av genomförda kontroller eller kommentar till uppföljningen. En del kontroller som har utförts inom ramen för intern revision av led-ningssystem ingår i rapporteringen.

Bristområden och åtgärder som redovisas i rapporteringen:

 Inköp av hyrläkartjänster följer inte fastställda rutiner. Avvikelsen beror delvis på att upphandlade leverantörer inte kunnat leverera verksamhetens behov. Kon-trollområdet kommer att kvarstå även 2016.

 Vid systemkontroll av årshjulet med aktiviteter för det systematiska arbetsmiljöar-betet har uppmärksammats aktiviteter som inte fullgjorts. Inga åtgärder redovi-sade.

 Loggkontroller fungerar inte tillfredsställande. Åtgärder har vidtagits med att utse loggkontrollanter samt genomförd utbildning i loggkontroll VAS.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

DN Regionservice

Internkontrollplanen omfattar 11 kontrollområden. Samtliga kontrollområden återrap-porteras.

I återrapporteringen beskrivs på vilket sätt kontrollerna har genomförts samt resultatet av genomförda kontroller.

Brister att åtgärda:

 3 av 12 serviceområden visar negativa resultat 2015. Inga åtgärdsplaner är upprät-tade.

 Bristande avtalstrohet inom områdena frukt och grönt, kolonial samt kaffe.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

DN Kultur och skola

Internkontrollplanen omfattar 3 kontrollområden avseende Kultur i Halland samt 3 kon-trollområden avseende skolförvaltningens verksamhet. Samtliga konkon-trollområden åter-rapporteras. Därutöver redovisas ett kontrollområde i internkontrollplanen 2014.

Kontrollerna har genomförts av medarbetare från regionservice och regionkontoret. I återrapporteringen beskrivs på vilket sätt kontrollerna har genomförts, resultatet av ge-nomförda kontroller samt förslag till åtgärder med anledning av resultatet. Flera kon-trollmoment har genomfört med intervjuer. Av resultatet inom skolverksamheten framgår att köptroheten har förbättrats sedan 2013 men är på fortfarande på låg nivå samt att det finns brister i rutinerna för inventarieförteckning.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

Förslag till åtgärder för att öka avtalstroheten och som redovisas i rapporteringen:

 Använda, så långt som möjligt, de befintliga avtal som idag är upphandlade av Region Halland.

 Förbättra inköpsrutinerna inom förvaltningen.

 Starta med att utbilda samtliga beställare inom förvaltningen i inköp, regionens policys och riktlinjer samt att hitta i avtalskatalogen.

 Gå igenom möjliga varor/tjänster att upphandla utifrån internrevisorns samman-ställning.

Förslag till åtgärder att förbättra rutiner för inventarieförteckning:

 Blankett tas fram som ska fyllas i av inventarieansvarig i respektive verksamhet när inventarier införskaffas som inte når upp till villkoren för investering. Blanket-ten lämnas tillbaka till administrationen för registrering i sidoordnat register i Agresso. Stöldmärkning är att rekommendera för stöldbegärlig egendom, såsom t.ex. musikinstrument.

 Kriterier för vad som ska stöldmärkas och upptas i inventarieförteckning beslutas inom förvaltningen.

 Förslaget är att ovan rutiner gäller för nya inventarier från den 1 januari 2016. Be-fintliga inventarier behöver inventeras och bör innan 2016 års utgång ha komplet-terats i det sidoordnade registret.

 Utbildning i registret kan anordnas av ansvarig person på Regionkontoret för alla som behöver det.

Ett antal mindre åtgärder har förslagits för att stärka den interna kontrollen inom för-eningsstöd, konsthantering samt projekthantering.

Nämndens samlade bedömning av den interna kontrollen saknas i rapporteringen.

2016-03-28

Kerstin Sikander

Uppdragsledare/Projektledare